243/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

E-Mail: eu-vergabe@bfaa.bund.de

Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Beschreibung: Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen sowie die im Vorfeld erforderliche Vorbereitung und Beratung

Kennung des Verfahrens: d661d20d-29ee-4066-8a84-8e75b34041f6

Interne Kennung: VS-2025-0183

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75210000 Dienstleistungen im Bereich auswärtige Angelegenheiten und sonstige Dienstleistungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 75211100 Dienstleistungen im diplomatischen Bereich, 79992000 Empfangsdienste, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen, 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Werderscher Markt 1

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10117

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 931 500,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2009/81/EG

vsvgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Korruption: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Betrug: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Zahlungsunfähigkeit: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Beschreibung: Der Rahmenvertrag dient der Unterstützung des Auswärtigen Amtes, seiner nachgeordneten Behörden sowie anderer oberster Bundesbehörden bei der Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen in Berlin und an anderen Orten in Deutschland. Hierfür bedarf es fester, zentraler Ansprechpersonen sowie der Bereitstellung von Gruppendelegationsbetreuer*innen und Delegationsbetreuer*innen. Die Delegationsbetreuung umfasst klassische Präsenzveranstaltungen, hier insbesondere die physische Begleitung der Delegation während ihres Besuchs bzw. ihrer Konferenzteilnahme. Aber auch bei virtuellen oder hybriden Formaten können Betreuungsleistungen notwendig werden. Folgende Leistungen werden im Einzelnen benötigt. - Beratung, Steuerung und Management der Delegationsbetreuungsdienstleistungen (u.a. Erstellung eines Delegationsbetreuungskonzepts sowie Planung, Koordinierung und Abwicklung des gesamten Delegationsbetreuungsprozesses); - Planung und Vorbereitung, u.a. Aufbau einer geeigneten Kommunikationsstruktur, Schnittstellenmanagement mit weiteren Dienstleistern, Identifizierung, Untervertragnahme, Bereitstellung und Steuerung einer ausreichenden Anzahl von geeigneten (Gruppen-)Delegationsbetreuer*innen; - Betreuung der Delegationen im Vorfeld der Veranstaltungen (kontinuierliche Ansprechbarkeit, Überwachen und Einhalten von Fristen, Teilnahme an Vorausreisen etc.); - Betreuung der Delegationen während der Veranstaltungen, u.a. kontinuierliche Ansprechbarkeit, Schnittstellenmanagement (zu anderen Dienstleistern, Sicherheitsbehörden, Hotels und Veranstaltungsorten), Schnittstelle zwischen Delegationen und deren Botschaften, Betreuung und Begleitung der Delegation (Teilnahme an Begrüßung/Verabschiedung, Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans, Information und Orientierung bei allen Fragen zum Programm, Serviceleistungen wie Botendienste, Kopiertätigkeiten, Einholung von Auskünften); - Budgetierung und Budgetkontrolle, Kostenabwicklung sowie regelmäßiges Monitoring und Reporting zur Inanspruchnahme dieses Rahmenvertrages. Die Leistungen sowie das hierfür zum Einsatz kommende Personal müssen höchsten Ansprüchen an Qualität, Kompetenz, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Etikette, Diskretion und Flexibilität genügen. Diese spiegeln sich in den festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien wider. Für den Rahmenvertrag ist eine Laufzeit von 4 Jahren vorgesehen mit einer dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr. Der Rahmenvertrag beinhaltet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Erteilung eines Einzelauftrags oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen.

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75210000 Dienstleistungen im Bereich auswärtige Angelegenheiten und sonstige Dienstleistungen

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Nach der Grundlaufzeit von 4 Jahren soll dreimal eine Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr bestehen.

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10117

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/04/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/03/2033

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 3

Weitere Informationen zur Verlängerung: Entfällt.

5.1.5.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 931 500,00 EUR

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge

Beschreibung: Es ist davon auszugehen, dass der Bedarf für die Dienstleistung auch nach Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit von 7 Jahren weiterhin besteht.

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung: Der Bewerber versichert, die arbeits(schutz)rechtlichen Bestimmungen und die ILO-Kernarbeitsnormen einzuhalten.

Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Bitte weisen Sie Referenzen nach, die in Bezug auf Inhalt, Komplexität und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Für eine hinreichende Vergleichbarkeit sind erforderlich: 1) Mindestens drei, seit dem 1. Juli 2020 durchgeführte Delegationsbetreuungsdienstleistungen im Rahmen von Konferenzen, die jeweils folgende Anforderungen erfüllen: > Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Bundesbehörden als Ausrichtende der Konferenzen erbracht. > Die Dienstleistungen wurden im Rahmen von Konferenzen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen erbracht, d.h. mit Durchführung einer Akkreditierung der Teilnehmer gem. § 6 BKAG unter Berücksichtigung der Sicherheitsstufe. > Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Konferenzen mit jeweils mindestens 15 Teilnehmerdelegationen erfolgt. > Die Dienstleistungen wurden durch den Bewerber mit einem Personaleinsatz von jeweils mindestens 15 Personen (Geschäftsführung, Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer/-innen) erbracht. Je Referenz müssen zwingend folgende Angaben gemacht werden: > Bezeichnung (Anlass), Datum und Ort der Konferenz > Angaben zum Auftraggeber einschließlich Auskunftsperson (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse) > Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer) > Anzahl der Teilnehmerdelegationen > Beschreibung der erbrachten Leistungen und des Personaleinsatzes (Anzahl der eingesetzten Personen einschließlich Beschreibung der Qualifikation und Funktion im Projekt) gemäß den Fragen 1. bis 7. des Projektreferenzbogens Die Anlage "Konferenzliste" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Anlage "Projektreferenzbogen" ist jeweils für jede in der Anlage "Konferenzliste" aufgeführte Veranstaltung separat auszufüllen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 2) Mindestens drei weitere, seit dem 1. Juli 2020 durchgeführte Delegationsbetreuungsdienstleistungen im Rahmen von Konferenzen, die jeweils folgende Anforderungen erfüllen: > Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Bundesbehörden oder für vergleichbare Behörden anderer EU-Mitgliedsstaaten als Ausrichtende der Konferenzen erbracht. > Die Dienstleistungen wurden im Rahmen von Konferenzen ohne besondere Sicherheitsanforderungen (normaler Standard) erbracht. > Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Konferenzen mit jeweils mindestens 15 Teilnehmerdelegationen erfolgt. > Die Dienstleistungen wurden durch den Bewerber mit einem Personaleinsatz von jeweils mindestens 15 Personen (Geschäftsführung, Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer/-innen) erbracht. Je Referenz müssen zwingend folgende Angaben gemacht werden: > Bezeichnung (Anlass), Datum und Ort der Konferenz > Angaben zum Auftraggeber einschließlich Auskunftsperson (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse) > Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer) > Anzahl der Teilnehmerdelegationen > Personaleinsatz und geleistete Gesamtstunden > Beschreibung der erbrachten Leistungen und des Personaleinsatzes (Anzahl der eingesetzten Personen einschließlich Beschreibung der Qualifikation und Funktion im Projekt) gemäß den Fragen 1. bis 7. des Projektreferenzbogens Die Anlage "Konferenzliste" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Anlage "Projektreferenzbogen" ist jeweils für jede in der Anlage "Konferenzliste" aufgeführte Veranstaltung separat auszufüllen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 3) Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag eine Fotodokumentation für ein ausgewähltes Referenzprojekt ein. Bitte geben Sie in der Anlage "Konferenzliste", Ziffer 3) an, für welches Referenzprojekt die Fotodokumentation beigefügt ist.

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 15 Delegationsbetreuer/-innen gleichzeitig bereitgestellt werden, um auch kurzfristig angesetzte und mehrere parallel laufende Vorhaben realisieren zu können. Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird. Der Bewerber sichert mit Abgabe des Teilnahmeantrags zu, dass das gesamte Personal, das er für die Erfüllung von über den Rahmenvertrag abgerufenen Einzelaufträgen einsetzt, > Deutsch mindestens auf Sprachniveau C1 und > Englisch mindestens auf dem Sprachniveau B2 des Gemeinschaftlichen Europäischen Referenzrahmens spricht und versteht. Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass Ihr Personal diese Anforderungen vollständig erfüllt. Sicherheitsrelevante Anforderungen an das zum Einsatz kommende Personal: Der Bewerber sichert zu, dass das gesamte Personal, das er für die Erfüllung von über den Rahmenvertrag abgerufenen Einzelaufträgen einsetzt, bereit ist, > sich der erforderlichen Sicherheitsüberprüfung bis zur Stufe Ü3 gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) zu unterziehen und > auf Verlangen ein einfaches Führungszeugnis nach § 30 Abs. 1 BZRG vorzulegen. Der Bewerber erklärt sich zur entsprechenden Mitwirkung bereit und übermittelt auf Anfrage die persönlichen Daten seiner Mitarbeiter/-innen über das Auswärtige Amt dem Bundeskriminalamt. Die "Eigenerklärung Sicherheitsüberprüfung" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Beschreibung des Eignungskriteriums: Bitte geben Sie in Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) an. > Benennung der Anzahl und Kategorie (Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer-/innen) Bei Bewerbergemeinschaften und Nachunternehmern werden die Zahlen addiert.

Kriterium: Anzahl der Führungskräfte

Beschreibung des Eignungskriteriums: 1 zentrale Ansprechperson: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags sichert der Bewerber zu, zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum eine zentrale Ansprechperson für die Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin zu benennen, > die Mitglied der Geschäftsführung ist, > die als Ansprechpartnerin für die Umsetzung aller Einzelaufträge aus dem Rahmenvertrag verantwortlich ist und > deren Kompetenzen die strategische Führung aller für die Leistungserbringung relevanter Geschäftsbereiche umfassen. Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird. 2 fest angestellte Projektmanager/-innen: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 2 fest angestellte Projektmanager/-innen bereitgestellt werden, die die Steuerung und Qualitätssicherung eines Einzelauftrags aus dem Rahmenvertrag und dabei die gesamte Koordinierung, Planung und Umsetzung des Einzelauftrags sowie der sich daraus ergebenden Einzelaufgaben übernehmen und die Gruppendelegationsbetreuer/-innen und Delegationsbetreuer/-innen steuern werden. Die Personen können mit der Geschäftsführung identisch sein. Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird. 5 Gruppen-Delegationsbetreuer/-innen: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 5 Gruppen-Delegationsbetreuer/ -innen gleichzeitig bereitgestellt werden, um auch kurzfristig angesetzte und mehrere parallel laufende Vorhaben realisieren zu können. Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bewerber erklärt, über eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einer für den Geschäftsbetrieb in Deutschland zugelassenen Versicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Versicherungsfall - 10 Mio. für Personenschäden - 5 Mio. EUR für Sachschäden - 5 Mio. EUR für Vermögensschäden zu verfügen. Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres beträgt mindestens das Einfache dieser Deckungssummen. O D E R Der Bewerber erklärt, im Falle der Auftragserteilung unverzüglich bei einer für den Geschäftsbetrieb in Deutschland zugelassenen Versicherung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Versicherungsfall - 10 Mio. für Personenschäden - 5 Mio. EUR für Sachschäden - 5 Mio. EUR für Vermögensschäden abzuschließen. Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres beträgt mindestens das Einfache dieser Deckungssummen. Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Vorfinanzierungsfähigkeit: Der Bewerber weist durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung einer europäischen Bank nach, dass er in der Lage ist, die Vorfinanzierung einer Veranstaltung bis zu 100.000 EUR leisten zu können, um das eingesetzte Personal schon entlohnen zu können, bevor die Abrechnung eines Einzelauftrags nach dem Rahmenvertrag erfolgt ist. Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein und fügen dem Teilnahmeantrag den o.a. Nachweis bei.

Kriterium: Finanzkennzahlen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Bonitätsnachweis: Der Bewerber weist durch Vorlage einer Creditreform Wirtschaftsauskunft oder einer vergleichbaren Auskunft nach, dass die Bonität seines Unternehmens nach dem Bonitätsindex der Creditreform als mindestens "gut", d.h. mit höchstens 249 Punkten bewertet wird oder eine entsprechende Bewertung nach einem vergleichbaren Index erhält. (Der Bonitätsindex dient der Überprüfung von Ausfallwahrscheinlichkeiten und ermöglicht eine schnelle und direkte Einschätzung der Bonität. Es können nur Bewerber berücksichtigt werden, die ein sehr geringes Ausfallrisiko vorweisen können.) Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein und fügen dem Teilnahmeantrag den o.a. Nachweis bei.

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Über die Summe der Gesamtumsätze in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) soll dargelegt werden, dass das Unternehmen in den letzten Jahren in einem ähnlichen Umfang tätig gewesen und wirtschaftlich abgesichert ist. Die Angabe der Gesamtumsätze erfolgt über die Eintragung unter Abschnitt 3 des Teilnahmenantrags ("VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx"), wo die jeweiligen Umsätze eingetragen werden müssen.

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bewerber macht Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters (Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw.). Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätskriterien Konzepte und Personal

Beschreibung: Hier werden bewertet: 1. die in der 2. Stufe einzureichenden Konzepte zur Erfüllung von Einzelaufträgen (2 Szenarien) über protokollarische Delegationsbetreuung,, siehe Ziffern 02 und 03 der Leistungsbewertungsmatrix 2. die Qualifikation und Erfahrung des zum Einsatz kommenden Personals, siehe Ziffer 04 der Leistungsbewertungsmatrix

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 70

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Preisangebot für 1 Vertragsjahr

Beschreibung: Berücksichtigt werden hier die geschätzte Anzahl an Personentagen und die Bürokosten für 1 Jahr (Zelle F40 des Preisblattes). Für die Bewertung der Preise wird ein relativer Bewertungsweg gewählt, der die relativen Preisunterschiede zwischen den Angeboten bewertet und in Punkte umrechnet (Lineare Interpolation), s.a. Leistungsbewertungsmatrix Ziffer 05.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=825075

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 23/01/2026

Bedingungen für die Einreichung:

Obligatorische Angabe der Vergabe von Unteraufträgen: Anteil des Auftrags, den der Bieter im Wege von Unteraufträgen zu vergeben gedenkt

Elektronische Einreichung: Zulässig

Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=825075

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/01/2026 08:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Etwaige Nachforderungsmöglichkeiten orientieren sich an den Regelungen der §§ 22 Abs. 6 VSVgV und 56 Abs. 2 VgV.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Bewerber versichert, dass er keine Beziehungen zu Russland im Sinne des Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 unterhält. Die "Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Der Bewerber versichert, alle ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens zugänglich gemachten Informationen, vertraulich zu behandeln. Die "Vertraulichkeitserklärung" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Der Bewerber versichert, die arbeits(schutz)rechtlichen Bestimmungen und die ILO-Kernarbeitsnormen einzuhalten. Die "Verpflichtungserklärung ILO-Kernarbeitsnormen" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Zusammenschluss zu einer Arbeitsgemeinschaft, die gesamtschuldnerisch haftet

Finanzielle Vereinbarung: Es gilt deutsches Recht. Der Vertragsausführung liegen die Vergabeunterlagen und das Angebot des Bieters zugrunde. Darüber hinaus gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auswärtigen Amtes (AGB-AA-VSVgV) und die Allgemeinen Vertragsbedingungen für Leistungen (VOL/B) in der bei Einleitung des Vergabeverfahrens geltenden Fassung. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt.

Vergabe von Unteraufträgen:

Der Auftragnehmer muss alle Änderungen der Unterauftragnehmer angeben, die sich während der Auftragsausführung ergeben.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Höchstzahl der Teilnehmer: 1

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt

Informationen über die Überprüfungsfristen: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

8. Organisationen

8.1.

ORG-7001

Offizielle Bezeichnung: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Registrierungsnummer: 991-01944-42

Postanschrift: Kirchhofstraße 1-2

Stadt: Brandenburg an der Havel

Postleitzahl: 14776

Land, Gliederung (NUTS): Brandenburg an der Havel, Kreisfreie Stadt (DE401)

Land: Deutschland

E-Mail: eu-vergabe@bfaa.bund.de

Telefon: +49 3018473016324

Internetadresse: https://bfaa.diplo.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-7004

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt

Registrierungsnummer: t:022894990

Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53113

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 2289499-0

Fax: +49 2289499-163

Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-7005

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8c0ab276-af7b-4d57-bf11-37ec895c3fa5 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 18

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/12/2025 14:25:09 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 839725-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 243/2025

Datum der Veröffentlichung: 17/12/2025