842295-2025 - Wettbewerb
Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Migration SAP S/4HANA
OJ S 244/2025 18/12/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: SBK Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH
E-Mail: Frank.Reitz@sbk-koeln.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Migration SAP S/4HANA
Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Migration ihrer bestehenden SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA und sucht mit dieser Ausschreibung eine/n externe/n Anbieter/in, um eine moderne und zukunftssichere Systemumgebung bereitzustellen. Die Umstellung erfolgt im Greenfield-Ansatz, wodurch eine neue Systemlandschaft parallel zum bestehenden System aufgebaut wird.
Kennung des Verfahrens: 17363ebc-b2ea-45f9-978e-28a6b562be64
Interne Kennung: 120/25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72220000 Systemberatung und technische Beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50735
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YKRMH49# 1. Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind folgende Eigenerklärungen einzureichen: - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular mit den Teilnahmeunterlagen abrufbar); - Eigenerklärung Russland-Sanktionen (im bereitgestellten Bewerbungsformular enthalten). 2. Teilnahmeanträge sind unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Bewerbungsformulars zu stellen; das Formular ist mit den Vergabeunterlagen abrufbar. 3. Rückfragen werden nur über das Vergabeportal beantwortet. Nur dort registrierte und für das Verfahren freigeschaltete Unternehmen werden über neue Bewerber- bzw. Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bewerber- bzw. Bieterinformationen abzurufen.
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Betrug: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Korruption: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Migration SAP S/4HANA
Beschreibung: Gegenstand des Auftrags ist die Migration der bestehenden SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA sowie anschließende Dienstleistungen für Wartung, Pflege und Support für die neue SAP S/4 HANA Systemlandschaft. Das nähere regelt die Leistungsbeschreibung.
Interne Kennung: 120/25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72220000 Systemberatung und technische Beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50735
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 30 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 99 999
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die angegebene Laufzeit von 30 Monaten ist geschätzt und umfasst das Migrationsprojekt, für das eine Dauer von rund 18 Monaten veranschlagt wird, sowie die anschließende Mindestvertragsdauer von 1 Jahr für den Dienstleistungsvertrag über Wartung, Support und Service für die neue SAP-Landschaft. Die Dauer dieses Dienstvertrages verlängert sich um 2 Jahre und danach nochmals um weitere 2 Jahre, wenn der Dienstvertrag nicht durch den AG gekündigt wird; dem AN steht kein Kündigungsrecht nach dem ersten bzw. dritten Jahr des Dienstvertrags zu. Nach einer Laufzeit von 5 Jahren verlängert sich der Dienstvertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien jederzeit mit einer Frist von 6 Monaten zum Quartalsende gekündigt werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen über vergleichbare Leistungen in den letzten 6 Jahren, die folgende Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit erfüllen (Grundkriterium 1.1.).: a) Gegenstand der Referenz (Projekt) war die Migration eines bestehenden SAP-Systems zu SAP S/4 HANA. b) Referenzauftraggeber war ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung. c) Gegenstand der Leistung für das Projekt war u.a. die Unterstützung bei der Umsetzung der Migration. (Es ist eine Projektbeschreibung einzureichen, aus welcher sich der Schwerpunkt der geleisteten Tätigkeit und eine detaillierte Beschreibung der eigenen Rolle im Projekt ergibt.) d) Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2020 begonnen. e) Die Migration ist abgeschlossen, d.h. das System SAP S/4 HANA wurde vollständig in Betrieb genommen. Mindestens eine Referenz muss dieses Grundkriterium 1.1. erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Angaben in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 80,00

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Anzahl deutschsprachiger SAP-Experten (MA mit mindestens Sprachniveau C2 und nachweisbarer Projekterfahrung in der Umsetzung von SAP S/4HANA-Migrationsprojekten. Es müssen mindestens 5 Personen alle genannten Voraussetzungen erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Angaben in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20,00

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gewertet werden die Jahresgesamtumsätze des Unternehmens (bei Bewerbergemeinschaften: aller Mitgliedsunternehmen zusammen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gewertet werden die spezifischen SAP-Jahresumsätze des Unternehmens (bei Bewerbergemeinschaften: aller Mitgliedsunternehmen zusammen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen in den als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens: 
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität (Service, Technik und Konzept)
Beschreibung: Bewertet wird ein vom Bieter einzureichendes Projektkonzept mit folgenden Unterkriterien: Konzept (50%), Service (25%) und Technik (25%). Näheres ist in den bereitgestellten Vergabeunterlagen "A03 Zuschlagsmatrix" und "B02 Leistungsverzeichnis" geregelt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualifikation und Erfahrung Projektleiter/-in
Beschreibung: Bewertet werden die Qualifikation und Erfahrung der Person, die vom Bieter im Angebot als Projektleiter/-in benannt wird. Näheres ist in der bereitgestellten Vergabeunterlage "A03 Zuschlagsmatrix" geregelt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Preisbewertung basiert auf einem Vergleich der eingereichten Angebote, wobei das preisgünstigste (nicht auszuschließende) Angebot die höchste Punktzahl erhält. Näheres ist in der bereitgestellten Vergabeunterlage "A03 Zuschlagsmatrix" geregelt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 15/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YKRMH49/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YKRMH49
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen: 
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 20/02/2026
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YKRMH49
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 28/01/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Siehe zu Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV.
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden, oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: SBK Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: SBK Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: SBK Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH
Registrierungsnummer: DE 251 151 321
Postanschrift: Boltensternstraße 16
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50735
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: Frank.Reitz@sbk-koeln.de
Telefon: +49 02217775-1522
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Wolter Hoppenberg Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Registrierungsnummer: DE 125 233 481
Postanschrift: Münsterstraße 1-3
Stadt: Hamm
Postleitzahl: 59065
Land, Gliederung (NUTS): Hamm, Kreisfreie Stadt (DEA54)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@wolter-hoppenberg.de
Telefon: +49 238192122-0
Internetadresse: https://www.wolter-hoppenberg.de
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221-1470
Fax: +49 221147-2889
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 804c2618-3bb5-4b06-982c-6d324f49ce98  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/12/2025 12:35:45 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 842295-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 244/2025
Datum der Veröffentlichung: 18/12/2025