1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Odin Prosjekt AS
Rechtsform des Erwerbers: EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: European Free Trade Association
Rechtsform des Erwerbers: Organisation mit besonderen oder ausschließlichen Rechten
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: EFTA - New Case, Records and Document system
Beschreibung: Intro and purpose: The European Free Trade Association (EFTA) is issuing this Request for Information (RFI) to identify potential technology vendors and solutions for replacing the current Case, Records, and Document Management system. This RFI is intended to gather information about available solutions and suppliers to inform the development of a Request for Proposal (RFP) expected to launch in March 2026. We invite technology vendors with relevant expertise to provide information about their solutions, implementation approaches, and experience with similar organizations. Responses to this RFI will help EFTA better understand the current market landscape and refine our requirements for the formal procurement process. This RFI is for informational purposes only and does not constitute a commitment by EFTA to issue an RFP or award a contract. About EFTA: The European Free Trade Association is an intergovernmental organization established in 1960 to promote free trade and economic integration between its member states: Iceland, Liechtenstein, Norway, and Switzerland. EFTA manages various trade agreements, including the European Economic Area (EEA) Agreement, which allows three of its members to participate in the EU's single market. The EFTA Secretariat operates across three locations: Geneva (headquarters), Brussels, and Luxembourg. With approximately [staff number] personnel, the Secretariat supports Member States in promoting free trade and economic integration through six operational divisions. Our work requires comprehensive document, records, and case management capabilities to support trade facilitation, legal, and administrative functions across multiple duty stations and in collaboration with external stakeholders in Member State ministries.
Interne Kennung: 2026-01
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 48780000 Softwarepaket für die System-, Speicher- und Inhaltsverwaltung, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 72400000 Internetdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
3. Teil
3.1.
Teil: PAR-0000
Titel: EFTA - New Case, Records and Document system
Beschreibung: Intro and purpose: The European Free Trade Association (EFTA) is issuing this Request for Information (RFI) to identify potential technology vendors and solutions for replacing the current Case, Records, and Document Management system. This RFI is intended to gather information about available solutions and suppliers to inform the development of a Request for Proposal (RFP) expected to launch in March 2026. We invite technology vendors with relevant expertise to provide information about their solutions, implementation approaches, and experience with similar organizations. Responses to this RFI will help EFTA better understand the current market landscape and refine our requirements for the formal procurement process. This RFI is for informational purposes only and does not constitute a commitment by EFTA to issue an RFP or award a contract. About EFTA: The European Free Trade Association is an intergovernmental organization established in 1960 to promote free trade and economic integration between its member states: Iceland, Liechtenstein, Norway, and Switzerland. EFTA manages various trade agreements, including the European Economic Area (EEA) Agreement, which allows three of its members to participate in the EU's single market. The EFTA Secretariat operates across three locations: Geneva (headquarters), Brussels, and Luxembourg. With approximately [staff number] personnel, the Secretariat supports Member States in promoting free trade and economic integration through six operational divisions. Our work requires comprehensive document, records, and case management capabilities to support trade facilitation, legal, and administrative functions across multiple duty stations and in collaboration with external stakeholders in Member State ministries.
Interne Kennung: 2026-01
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48780000 Softwarepaket für die System-, Speicher- und Inhaltsverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72400000 Internetdienste
3.1.2.
Erfüllungsort
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
3.1.6.
Auftragsunterlagen
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: European Free Trade Association
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Odin Prosjekt AS
Registrierungsnummer: 994950967
Postanschrift: Fabrikkgaten 6
Stadt: BERGEN
Postleitzahl: 5059
Land, Gliederung (NUTS): Oslo (NO081)
Land: Norwegen
Kontaktperson: Eirik Steine
Telefon: +47 99259951
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: European Free Trade Association
Registrierungsnummer: 0
Stadt: Geneva
Postleitzahl: 1211
Land, Gliederung (NUTS): Genève (CH013)
Land: Schweiz
Telefon: +4799259951
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: European Free Trade Association
Registrierungsnummer: 0
Stadt: Geneva
Postleitzahl: 1211
Land, Gliederung (NUTS): Genève (CH013)
Land: Schweiz
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 66019a79-58ef-4e78-98b5-03633250a567 - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/12/2025 19:13:27 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 20/12/2025 06:00:44 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 856430-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 01/04/2026