1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Politechnika Warszawska
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Świadczenie usługi archiwizowania i zarzadzania dokumentacja archiwalna Politechniki Warszawskiej
Beschreibung: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania zarchiwizowanymi aktami osobowymi studentów Politechniki Warszawskiej, przechowywanymi w magazynach Archiwum Politechniki Warszawskiej, polegająca na: 1) Inwentaryzacja: Zewidencjonowanie (inwentaryzacja) dokumentacji niearchiwalnej i archiwalnej Politechniki Warszawskiej obejmującej teczki absolwentów i byłych studentów. 2) Ewidencja zasobu następującymi atrybutami: a) Teczki studentów: Imię, Nazwisko, Numer Albumu, Numer kodu kreskowego (Naklejany przez Wykonawcę); b) Atrybuty do rejestracji znajdują się wewnątrz teczek i na okładkach teczek. Zdarzają się teczki opisane w sposób nieczytelny, należy weryfikować, czy atrybuty z okładki, o ile na niej występują, zgadzają się z zawartością teczki. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik 1 do SWZ.
Kennung des Verfahrens: a72c9bf2-7abd-46b6-8ea9-7783c5a4deda
Interne Kennung: ZP.U.MG.76.2025
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: 1.Wykonawca składa wraz z ofertą elektroniczną, na którą składają się: 1) Formularz oferty, 2) Certyfikat ISO 9001; 3) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) – 4) Oświadczenie składane na podstawie art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie oraz art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oraz podmioty trzecie; 5) Oryginał gwarancji, jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz, 6) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik; 7) (jeżeli dotyczy) – Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 8) (jeżeli dotyczy) - Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 9) (jeżeli dotyczy) - Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby stanowiące Załącznik nr 3 do Formularza oferty. 10) (jeżeli dotyczy) Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) dotyczący podmiotów udostępniających zasoby, w zakresie wskazanym w Części II Sekcji C formularza JEDZ (Informacje na temat polegania na zdolności innych podmiotów), 2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 10 dni podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia: 1)informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie: art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp i art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem, 2)oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Zamawiający zaleca sporządzenie oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. nr 5 do Formularza oferty, 3)odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 4)Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 zaleca się sporządzenie oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. nr 4 do Formularza oferty. 5) Zezwolenie na prowadzenie działalności regulowanej objętej przedmiotem zamówienia - tj. aktualne zaświadczenie właściwego marszałka województwa o dokonaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa (na podstawie art. 51f ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 6) Lista kontrolna Wykonawcy - Podmiotu przetwarzającego – stanowiącą załącznik nr 9 do FO. 7) Zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez Wykonawcę określonych norm w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia opartych na odpowiednich seriach normach europejskich oraz certyfikowanych przez akredytowane jednostki. Za ww. zaświadczenia uznaje się w szczególności: aktualny certyfikat ISO/IEC 27001, jak określono w Rozdziale V pkt. 5.1.4. ppkt 2) SWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość wykazania równoważności innych certyfikatów, norm lub dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań w zakresie Systemu Zarządzania ISO w sposób zapewniający osiągnięcie efektu równoważnego do ww. normy. 8) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. 9) Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92512000 Dienstleistungen von Archiven
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Warszawa
Land, Gliederung (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Land: Polen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę na podstawie przepisów ustawy Pzp: art. 108 ust. 1; art. 109 ust. 1 pkt. 4 ; Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w: 1) art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, 2) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych - art. 132 - przetarg nieograniczony
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Świadczenie usługi archiwizowania i zarzadzania dokumentacja archiwalna Politechniki Warszawskiej
Beschreibung: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania zarchiwizowanymi aktami osobowymi studentów Politechniki Warszawskiej, przechowywanymi w magazynach Archiwum Politechniki Warszawskiej, polegająca na: 1) Inwentaryzacja: Zewidencjonowanie (inwentaryzacja) dokumentacji niearchiwalnej i archiwalnej Politechniki Warszawskiej obejmującej teczki absolwentów i byłych studentów. 2) Ewidencja zasobu następującymi atrybutami: a) Teczki studentów: Imię, Nazwisko, Numer Albumu, Numer kodu kreskowego (Naklejany przez Wykonawcę); b) Atrybuty do rejestracji znajdują się wewnątrz teczek i na okładkach teczek. Zdarzają się teczki opisane w sposób nieczytelny, należy weryfikować, czy atrybuty z okładki, o ile na niej występują, zgadzają się z zawartością teczki. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik 1 do SWZ.
Interne Kennung: ZP.U.MG.76.2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92512000 Dienstleistungen von Archiven
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: ul. Rektorska 2
Stadt: Warszawa
Postleitzahl: 00-614
Land, Gliederung (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Land: Polen
Zusätzliche Informationen: Usługi będą wykonywane Warszawie bądź innej lokalizacji oddalonej maksymalnie 60 km w linii prostej od adresu: ul. Rektorska 2, Warszawa
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 5.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – Warunek ten będzie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że: 1) należycie wykonał lub należycie wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 2 zamówienia o tożsamym charakterze do przedmiotu zamówienia, polegające na usługach przechowywania dokumentacji osobowej, o łącznej ilości nie niższej niż 5000 mb,
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 5.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – warunek ten zostanie spełniony, jeśli: 4) zapewni zespół projektowy zdolny do realizacji zamówienia, w skład którego wchodzić będzie: a) Kierownik Projektu z wykształceniem wyższym, z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym lub utrzymaniowym w zakresie projektów lub usług archiwizacyjnych, b) co najmniej 4 konsultantów wdrożeniowych.
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: 2) posiada wdrożony System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z ISO/IEC 27001 w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia potwierdzony odpowiednimi certyfikatami wydanymi przez jednostki certyfikujące akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA) lub równoważne podmioty uznawane przez International Accreditation Forum (IAF).
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 3) Zapewnia przetwarzanie danych osobowych zgodne z rozporządzeniem UE ws. ochrony danych osobowych (RODO).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Cena oferty
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Jakość i bezpieczeństwo realizacji usługi
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Lokalizacja magazynu Wykonawcy
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
5.1.11.
Auftragsunterlagen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Polnisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Varianten: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: 1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości: 30 000,00 zł. 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku następujących formach wymienionych w art. 97 ust 7 ustawy Pzp. 3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej. 4. Wadium wniesione w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy musi wpłynąć na rachunek bankowy Banku PEKAO S.A. IV Oddział Warszawa nr 81124010531111000005005664 (w tytule przelewu należy wpisać słowo „wadium” i numer referencyjny postępowania) do upływu terminu wyznaczonego na składanie ofert, tj. przed upływem godziny i dnia wyznaczonego, jako ostateczny termin składania ofert.
Frist für den Eingang der Angebote: 03/02/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 90 Tage
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 03/02/2026 09:10:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Krajowa Izba Odwoławcza
Informationen über die Überprüfungsfristen: 1. Terminy wniesienia odwołania określone są w art. 515 ustawy Pzp. W przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: 1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; albo 2) w terminie 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w inny sposób niż określony w ppkt. 1). 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie : 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż wyżej określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie: 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 4. Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. 5. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. 6. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych. 7. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 – Prawo pocztowe, jest równoznaczne z jej wniesieniem.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Politechnika Warszawska
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Krajowa Izba Odwoławcza
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Politechnika Warszawska
Organisation, die Angebote bearbeitet: Politechnika Warszawska
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Politechnika Warszawska
Registrierungsnummer: 5250005834
Postanschrift: Plac Politechniki 1
Stadt: Warszawa
Postleitzahl: 00-661
Land, Gliederung (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Land: Polen
Telefon: +48222346051
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Krajowa Izba Odwoławcza
Registrierungsnummer: 5262239325
Postanschrift: ul. Postępu 17a
Stadt: Warszawa
Postleitzahl: 02-676
Land, Gliederung (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Land: Polen
Kontaktperson: Urząd Zamówień Publicznych - Biuro Odwołań
Telefon: +48224587801
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f8b044ab-d040-443e-aa0a-3f815997dd40 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/12/2025 12:42:51 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Polnisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 857223-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025