1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: SAP-Unterstützung für Basis und Applikationen
Beschreibung: Das UKJ ist eine Einrichtung der Grund-, Regel- und Maximalkrankenversorgung für über 1 Million Bürger in der Region. Zu der Patientenbetreuung und –behandlung in den Kliniken und Polikliniken kommt der Zweig der Forschung und Lehre. Dafür gibt es 25 wissenschaftliche Institute. Dort durchgeführte Forschungen spiegeln sich in über 1.100 wissenschaftlichen Publikationen wider, die hier jährlich veröffentlicht werden. Als Unternehmen der kritischen Infrastruktur unterliegt das UKJ den KRITIS Vorgaben. Für die Unterstützung der ERP-Prozesse sowie das Patientenmanagement und die Patientenabrechnung betreibt das UKJ eine hochverfügbare, mehrstufige SAP Systemlandschaft mit den einschlägigen ERP-Modulen und dem Branchenmodul SAP IS-H sowie ish-med. Das Universitätsklinikum Jena beabsichtigt die Dienstleistungen für die SAP Basis sowie die Applikationsbetreuung für die Standard ERP-Module neu zu vergeben und möchte im Rahmen der hier bekanntgemachten Interessenbekundung das aktuelle Marktinteresse erfassen. Mit diesem Verfahren sollen die nachfolgend benannten und derzeit im Einsatz befindlichen Softwarekomponenten betreut werden: System Version Stack SAP ERP 6.0 EHP7 ABAP SAP BW 7.5 ABAP/ JAVA SAP NETWEAVER 7.4 ABAP SAP NETWEAVER 7.5 ABAP / JAVA SAP SOLUTION MANAGER 7.2 ABAP / JAVA SAP FIORI FRONTEND SERVER 6.0 ABAP SAP HANA DATABASE 2.0 Darüber hinaus die weiteren Softwarekomponenten: • SAP BUSINESS CONNECTOR 4.8.1 • SAP WEBDISPATCHER • SAP TREX 7.10 • SAP Cloud Connector • SAP PO • SAP ADS Die einzelnen SAP Module werden im GB IT des Universitätsklinikum Jena durch mehrere IT-AnwendungsbetreuerInnen betreut. Die genutzten Module umfassen die Standard ERP-Module (FI, CO, MM, PM, PS, SD, PSM, RE-FX), die Branchenlösung IS-H (Healthcare), ish*-med und verschiedene Zusatzmodule. Bei Bedarf sollen externe SAP-Unterstützungsleistungen für die benannten Modulen abgerufen werden können, wenn Anforderungen nicht mit SAP-Standard-Lösungen und dem Wissen der IT-AnwendungsbetreuerInnen alleine gelöst werden können. Die Applikationsbetreuung der Branchenlösung IS-H (Healthcare) und i.s.h.med ist dabei nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Darüber hinaus ist die umfängliche Basisbetreuung der benannten SAP-Systeme am UKJ sicherzustellen, da am UKJ keine Inhouse SAP Basisbetreuung vorhanden ist. Dies umfasst sämtliche Aufgaben wie die Systemadministration, Konfiguration, das Management von Datenbanken, die Installation von Software-Updates und Patches sowie die Überwachung der Systemleistung und –integrität einschließlich den Verbindungen zwischen der Anwendungssoftware, den Datenbanken und dem Betriebssystem. Der Basis-Betrieb ist zusätzlich auch für das SAP BW System abzusichern. Neben der Sicherstellung des reibungslosen Betriebsablaufs, einschließlich der Identifizierung und Behebung von Fehlern, Problemen oder Ausfällen in den SAP-Systemen, stehen derzeit wichtige Aktivitäten im SAP-Basis-Bereich an, die im Rahmen der bevorstehenden Transformationsprojekte anfallen. Das UKJ bereit derzeit die Transformation der administrativen SAP Systeme (ECC und BW) auf SAP S/4HANA bzw. SAP BW4 (jeweils On-Premise) vor. Die jeweiligen Transformationsprojekte starten voraussichtlich ab April 2026 und sollen bis zum ersten Quartal 2028 beendet sein. Bedingt durch den Einsatz der Branchenlösung IS-H sowie i.s.h.med sind mindestens 6 Wartungen pro Jahr notwendig. Diese sind durch den Dienstleister in geeigneter Weise vorzubereiten und durchzuführen. Die Datenbank und Applikationsserver des ERP und HCP SAP Systeme werden in einer HPE Serviceguard Cluster Umgebung betrieben. Hieraus ergeben sich für die eingesetzten Mitarbeiter besondere Belehrungs- und Dokumentationspflichten, die gemäß den Vorgaben des UKJs zwingend einzuhalten sind. Die Unterstützung betrifft sowohl Beratungs-, Support- als auch Entwicklungsleistungen und die Betreuung der technologischen Grundlagen der SAP Systeme am UKJ (Dienstleistungen im Bereich SAP Basis).
Kennung des Verfahrens: 67fbbc8e-b817-4a39-ad91-0379521d1cd1
Interne Kennung: 745.I.25.181
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: Vorinformation verbunden mit einem Aufruf zur Interessenbekundung gemäߧ 38 Absatz 4 VgV dar. Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung nach§ 37 Absatz 1 VgV vergeben. Der Auftraggeber fordert alle Unternehmen, die auf die Veröffentlichung dieser Vorinformation nach§ 38 Absatz 4 VgV hin eine lnteressensbekundung übermittelt haben, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auf (Aufforderung zur lnteressensbestätigung). Mit der Aufforderung zur lnteressensbestätigung wird der Teilnahmewettbewerb nach§ 16 Absatz 1 und § 17 Absatz 1 eingeleitet (§ 38 Absatz 5 VgV).
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72265000 Software-Konfiguration, 72266000 Software-Beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsklinikum Jena Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Vorinformation verbunden mit einem Aufruf zur Interessenbekundung gemäß § 38 Absatz 4 VgV dar. Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung nach § 37 Absatz 1 VgV vergeben. Alle Unternehmen, die ein lnteresse bekundet haben, werden zur Bestätigung ihres Interesse auffordert, dies stellt den Teilnahmewettbewerb dar.
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: SAP-Unterstützung für Basis und Applikationen
Beschreibung: Für die Unterstützung der ERP-Prozesse sowie das Patientenmanagement und die Patientenabrechnung betreibt das UKJ eine hochverfügbare SAP Systemlandschaft mit den einschlägigen ERP-Modulen und dem Branchenmodul SAP IS-H sowie ish-med. Das Universitätsklinikum Jena beabsichtigt die Dienstleistungen für die SAP Basis sowie die Applikationsbetreuung neu zu vergeben und möchte im Rahmen der hier bekanntgemachten Interessenbekundung das aktuelle Marktinteresse erfassen.
Interne Kennung: 745.I.25.181
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: weitere 2 Jahre
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsklinikum Jena Am Klinikum 1 Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/12/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/11/2028
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Innovationsfördernde Auftragsvergabe: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen.
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: • Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen • deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können • mind. 1 Referenz für den vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim Auftraggeber • Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM) • Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP-Systembetreuung • Zusicherung, mindestens 20 Tage OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Nicht zulässig
Begründung, warum eine elektronische Einreichung nicht möglich ist: Schutz besonders sensibler Informationen
Beschreibung: Interessenbekundung formlos per Mail an Kontaktstelle: vergabestelle@med.uni-jena.de mit Ausweisung der Kontaktdaten und idealer Weise Vorlage von Nachweisen und Referenzen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Interessenbekundungen: 28/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: • Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen • deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können • mind. 1 Referenz für vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim AG • Mind. 1 Referenz für die umfassende Betreuung als externer SAP Dienstleister für Anwendungsbetreuung im Krankenhaus • Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM) • Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP Systembetreuung • Zusicherung, mindestens 20 Tage/Jahr OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten • Nachweis von mindestens 5 Mitarbeitern im SAP Consulting mit mindestens 5 Jahren Erfahrung im SAP Projektgeschäft
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer ORG001 genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist als ORG003 benannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Registrierungsnummer: DE150545777
Abteilung: Stabsstelle Vergabe
Postanschrift: Kastanienstraße 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
Telefon: +49 3641 9320180
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99432
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Telefon: +49 3613 7737276
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1c0917ce-05c7-4b3b-be1d-58f411b12294 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 10
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/12/2025 14:13:51 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 858779-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025