26/2026

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

E-Mail: wankmueller.katja@swm.de

Tätigkeit des Auftraggebers: Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: SV-KWA-260203-004 Betrieb und Weiterentwicklung Alfresco

Beschreibung: Die Stadtwerke München (SWM) betreiben eine komplexe IT-Landschaft mit zahlreichen Anwendungen und Plattformen. Um interne Ressourcen auf Kernkompetenzen zu fokussieren, sollen ausgewählte Systeme – darunter die Alfresco Content Services (ACS) DMS-Plattform – als Managed Service ganzheitlich durch einen externen Dienstleister betreut werden. Ziel ist eine ganzheitliche Betreuung inklusive IT-Servicemanagement nach ITIL, Weiterentwicklung, Requirement Engineering (inkl. UI/UX) sowie Alfresco Applikations- und Systemadministration. Der Ansatz erfolgt in einem agilen DevSecOps-Produktteam, das alle Rollen und Skills abdeckt. IST-Zustand: Der aktuelle Managed Service läuft bis 31.05.2026. Für die Transition zum neuen Dienstleister sind ca. zwei Monate vorgesehen. Soll-Zustand: Der Dienstleister übernimmt die Betreuung der ACS-Plattform und zugehöriger Komponenten (On-Premises gehostet, Webbasierte Frontends in Azure, ein Clientbasiertes-Frontend). Schwerpunkte sind: ITSM nach ITIL mit Servicemanager als SPOC und Brückenkopf. Weiterentwicklung von Frontend-Systemen (mit ADF/ADW) und Entwicklung/Einführung neuer IT-Komponenten. Requirement Engineering unter Berücksichtigung der Alfresco-Standards und UI/UX. Administration der Alfresco-Plattform inkl. Release-Management und CI/CD. Die Anbieter müssen in ihrem Angebot Konzepte zur Erfüllung dieser Anforderungen sowie eine transparente Kostenstruktur darstellen.

Kennung des Verfahrens: 8f9150ab-a1de-491c-ba9d-4e8895206d57

Interne Kennung: SV-KWA-260203-004

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72222300 Informationstechnologiedienste

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Die Einreichung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch über das Lieferantenportal der SWM. Für das Vergabeverfahren werden die Vergabeunterlagen unter der in der genannten URL zum freien Download zur Verfügung gestellt. Der freie Download dient jedoch nur einer ersten Ansicht der Vergabeunterlagen. Voraussetzung für die elektronische Einreichung der Teilnahmeanträge ist eine Freischaltung der Vergabeunterlagen im Lieferantenportal (URL: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen). Diese ist mit Angabe der Aktenzeichen SV-KWA-260203-004 anzufordern. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist durch jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft ein elektronischer Teilnahmeantrag über das Lieferantenportal einzureichen. Die Aufteilung der (Teil)-Leistungen bzw. Aufgaben auf die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft ist für den Auftragsfall darzustellen. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahl der Bewerber erfolgt über eine Prüfung und Bewertung der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise im Bezug zu den angegebenen Teilnahmebedingungen (= Eignungsprüfung). Unbeschadet der Regelungen zu den vergaberechtlichen Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB ist Voraussetzung für die Berücksichtigung eines Teilnahmeantrages dessen fristgerechte Einreichung, dessen Vollständigkeit sowie der Nachweis einer ausreichenden Fachkunde und Leistungsfähigkeit unter Berücksichtigung der festgelegten Mindestanforderungen für eine vertragsgerechte Leistungserbringung. Es werden nur die Bewerber zur Angebotsabgabe ausgewählt, welche nach dem Ergebnis der Eignungsprüfung über eine ausreichende Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) verfügen und daher die notwendige Sicherheit für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen bieten.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/25/EU

sektvo -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Erklärung des Unternehmens, dass vergaberechtliche Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegen.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: SV-KWA-260302-004 Betrieb und Weiterentwicklung Alfresco

Interne Kennung: SV-KWA-260302-004

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72222300 Informationstechnologiedienste

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Zweimal ein Jahr als optionale Verlängerung (3+1+1)

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/05/2026

Enddatum der Laufzeit: 30/06/2031

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister

Beschreibung des Eignungskriteriums: Eignung zur Berufsausübung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: (1) Erklärung des Unternehmens, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung erfüllt sind. (2) Nachweis über eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Unternehmens. (3) Erklärung des Unternehmens, dass die gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist. (4) Erklärung des Unternehmens, ob das Unternehmen Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist und die Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft/gesetzliche Unfallversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist. (5) Erklärung des Unternehmens, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, welche die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlegen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: (6) Erklärung des Unternehmens, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (7) Erklärung des Unternehmens, dass über dessen Vermögen kein Insolvenzverfahren oder vergleichbar gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. (8) Erklärung des Unternehmens, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (9) Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen. (10) Umsatzanteile des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlegen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: (11) Referenzen über die abgeschlossene (= fertiggestellte) Ausführung von Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und deren Fertigstellungszeitpunkt (= Abnahme) im aktuellen Jahr, vor dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, oder in den letzten fünf vorhergehenden Kalenderjahren liegt. Zu den Referenzen sind folgende Angaben erforderlich: Auftraggeber, Ansprechpartner des AG mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Ort der Ausführung, Vertragsverhältnis, Beschreibung mit Art und Umfang der erbrachten Leistung, Ausführungszeitraum und Auftragswert (netto) pro Jahr. Spezielle Anforderungen an die Referenzen: Der Anbieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung ausgeführten Aufgaben mit den notwendigen Skills und personellen Kapazitäten in angemessener Qualität durchzuführen. Der Nachweis über die Fähigkeit zur Leistungserbringung soll in Form von Referenzen über die Ausführung von Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, erfolgen. Es sind nach Möglichkeit drei Referenzen einzureichen. Die Vorlage der Referenzen wird als Nachweis für die Leistungsfähigkeit und fachliche Qualifikation gewertet. Die Ausführungen pro Referenz sollen den Umfang von vier DIN-A4-Seiten inklusive Grafiken nicht überschreiten. Das Leistungsende (=Abnahme) soll im aktuellen Jahr, vor dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, oder in den letzten 5 vorhergehenden Kalenderjahren liegen und die Referenz soll u. a. Aufschluss über den fachlichen Kontext, die erbrachten Leistungen inkl. der jeweiligen Ergebnistypen sowie die Vorgehensweise und Methodik bei der Leistungserbringung geben. Mindestens eine der Referenzen sollte im öffentlichen Sektor verortet sein, mit einer Leistungserbringung in den Leistungsbestandteilen - IT-Servicemanagement nach ITIL - Weiterentwicklung inkl. Requirement Enginieering/UI/UX auf der Alfresco Content Services - DMS - Plattform - Alfresco Applikations- bzw. Systemadministration Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre sein. Mindestens eine Referenz mit >= 2.500 Usern. Generelle Aspekte: ISO 9001 - bitte Prozess(e) darlegen, um eine qualitativ hinreichende Dienstleistung bereitstellen ISO 27001 - bitte Prozess(e) für Informationssicherheits- und Risikomanagement darlegen Zur Bewertung der Referenzen werden folgende Kriterien angewendet. 1. Transitionsprojekt im vergleichbaren Umfang 2. Technologie-Stack: Einsatz von Hyland Alfresco Content Services (ACS) 1 Punkt: Version, eingesetzte Frontend-Applikations-Technologien, mehr als 5 Metadatenmodelle = 1 Punkt. 3. Erfahrung mit Alfresco Content Services (mehr als 3 Jahre = 1 Punkt) 4. Leistungsumfang: ITIL-basiertes Servicemanagement (1 Punkt), Weiterentwicklung/Requirement Analyse/UI/UX (1 Punkt), Alfresco Systemadministration (1 Punkt). 5. Betriebsmodell: On-Prem / Hosting-Modell, Azure Cloud, Containerisierung (Docker/Kubernetes), DevSecOps-Ansatz jeweils 1 Punkt. 6. Größe & Komplexität: Anzahl Frontend - Applikationen mehr als 5 (1 Punkt) 7. SLA - Anforderungen vergleichbar mit SWM (1 Punkt) 8. Nutzeranzahl (z.B. >500, >2.000). 9. Datenvolumen (z.B. >1 TB Contentstore). 10. Integrationen (IT-Anwendungen; SAP BTP; SAP Module, LowCode-Plattformen (z.B. Outsystems), Technologien (Rest, SOAP, CMIS)) (1 Punkt wenn mindestens eine der Plattformen integriert ist) (12) Personelle Ausstattung: Zahl der im Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahres-durchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Qualifikationen (Ausbildung, Fachrichtung) mit extra ausgewiesenem technischen Leitungspersonal (13) Angaben zur Technischen Ausrüstung, die für die Ausführung der Leistung zur Verfügung steht. Spezielle Anforderung an die technische Ausrüstung: nicht vorhanden. (14) Auftragsspezifische Erklärungen und Nachweise: Hyland (Alfresco) Partnerprogramm (gewertet wird der höchste nachgewiesene Status: Authorized Partner / Registered Partner Einstiegsebene für Unternehmen, die Alfresco-Produkte vertreiben oder erste Projekte umsetzen. (1Punkt) Solution Partner Für Firmen, die Implementierungs- und Integrationsleistungen anbieten. Zugang zu erweiterten Ressourcen und Schulungen. (2 Punkte) Technology Partner Für Anbieter, die eigene Produkte oder Add-ons mit Alfresco integrieren. (4 Punkte) Premier / Strategic Partner Höchste Stufe mit umfangreichen Vorteilen, z. B. Co-Marketing, dedizierter Support, Zugang zu Beta-Versionen. (5 Punkte) (15) Nennung und Nachweis für den Fall der Eignungsleihe durch die Kapazitäten anderer Unternehmen. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlegen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 1

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Zulässig

Adresse für die Einreichung: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/03/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen vor.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Kommunikations-, Dokumentations- und Supportsprache ist Deutsch (mindestens C1-Zertifzierung).

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Bei Bildung einer Bewerbergemeinschaft: Bewerbergemeinschaftserklärung mit Benennung sämtlicher Mitglieder, welche im Fall der Angebotsaufforderung eine Bieter-/Arbeitsgemeinschaft bilden werden sowie des bevollmächtigten Vertreters, welcher die Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich vertritt und einer Bestätigung, dass alle Mitglieder für die Erfüllung des Vertrages gesamtschuldnerisch haften.

Finanzielle Vereinbarung: Gemäß Vergabeunterlagen.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung (elektronisch oder per Fax) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass der Antragsteller die geltend gemachten Vergabeverstöße, soweit diese vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt wurden, innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, soweit die Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 - 3 GWB).

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: SWM Services GmbH

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: SWM Services GmbH

Organisation, die Angebote bearbeitet: SWM Services GmbH

8. Organisationen

8.1.

ORG-0000

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

Registrierungsnummer: DE813863509

Postanschrift: Emmy-Noether-Straße 2

Stadt: München

Postleitzahl: 80992

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Katja Wankmüller

E-Mail: wankmueller.katja@swm.de

Telefon: +49 89 2361-4855

Internetadresse: https://swm.de

Profil des Erwerbers: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

Organisation, die Angebote bearbeitet

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Registrierungsnummer: DE811335517

Postanschrift: Maximiliansstraße 39

Stadt: München

Postleitzahl: 80538

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Geschäftsstelle

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de

Telefon: +49 89 2176-2411

Fax: +49 89 2176-2411

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 60732ff4-72a4-47c8-ac44-e0a2379ea4cc - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 17

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/02/2026 11:21:21 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 89177-2026

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 26/2026

Datum der Veröffentlichung: 06/02/2026