Leistungen des Technischen Gebäudemanagements – VOEK 501-19

Die Dienstleistungen des AN umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche für einen sicheren, funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb der Liegenschaft, der Gebäude und der technischen Anlagen erforderlich sind und die Betreiberpflichten durch den AN sicherstellt. Der AN ist damit unter anderem für die zyklische und termingerechte Wartung und Inspektion während und nach Ablauf der Herstellergewährleistung vollumfänglich verantwortlich. Im Rahmen des Störungsmanagements gewährleistet der AN 24 Stunden täglich und an 365/366 Tagen im Jahr einen Störungsdienst.

Die geforderten Leistungen sind entsprechend der DIN 31051 / EN 13306, DIN 32736, den Richtlinien des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) sowie der VDMA 24186 zu erbringen.

Das „Technische Gebäudemanagement“ beinhaltet folgende Anlagen der Kostengruppen gemäß DIN 276:

— 300 Technische Anlagen aus dem Bereich Bauwerk-Baukonstruktion,

— 330 Außenwände (Außentüren und -fenster, Sonnenschutz),

— 340 Innenwände (Innentüren und -fenster),

— 360 Dächer (Dachfenster, Dachöffnungen, etc.),

— 410 Abwasser-, Wasser-, Gasanlagen,

— 420 Wärmeversorgungsanlagen,

— 430 Lufttechnische Anlagen,

— 440 Starkstromanlagen,

— 450 Fernmelde- und informationstechnische Anlagen (ggf. ohne Telekommunikations- und Informationstechnische Anlagen),

— 460 Förderanlagen,

— 470 Nutzungsspezifische Anlagen,

— 480 Gebäudeautomation,

— 530 Baukonstruktionen in Außenanlagen,

— 540 Technische Anlagen in Außenanlagen,

Das eingesetzte Personal des AN muss grundsätzlich über eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz-SÜG) verfügen. Erforderlich ist eine einfache Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1). Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen erfolgt in der Zuständigkeit der AG gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 1 SÜG. Eine Abweichung hiervon ist nur möglich, sofern sich der AN bereits in der Geheimschutzbetreuung der Wirtschaft im Zuständigkeitsbereich des BMWi befindet.

Der AN verpflichtet sich, nur Beschäftigte einzusetzen, die erfolgreich sicherheitsüberprüft sind (Ü1), für Beschäftigte, die bereits erfolgreich sicherheitsüberprüft sind (Ü1), die entsprechenden Nachweise innerhalb einer Woche nach Zuschlagserteilung vorzulegen bzw. für Beschäftigte, die noch nicht sicherheitsüberprüft sind, unmittelbar nach Zuschlagserteilung für die Sicherheitsüberprüfung (Ü1) notwendigen Angaben und Auskünfte beizubringen.

Hauptort der Ausführung: Potsdam: Bundesrechnungshof, Dortustraße 30-34, 14467 Potsdam Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Berliner Straße 98-101, 14467 Potsdam Hauptzollamt, Rembrandtstr. 26 A, 14467 Potsdam Kleinmachnow WSV-Berufsbildungszentrum, Stahnsdorfer Damm 1, 14532 Kleinmachnow Brandenburg Wasser- und Schifffahrtsamt, Brielower Landstraße 1, 14772 Brandenburg an der Havel

Für die Dauer der Vertragslaufzeit

— beauftragt die AG den AN mit der Durchführung von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements,

— überträgt die AG dem AN die Betreiberverantwortung für die in den Vertragsunterlagen aufgeführten technischen Anlagen. Das umfasst auch die Verkehrssicherungspflicht. Die auf den AN übertragenen Betreiberpflichten sind in der Leistungsbeschreibung konkretisiert.

Der AN übernimmt die aus diesem Vertrag geschuldeten Leistungen in folgenden Stufen:

— Start-Up-Phase

Stufe 1: beginnt mit Zuschlagserteilung

Stufe 2: 1.12.2020

— Start Regelbetrieb: 1.2.2021 / 0.00 Uhr bis Vertragsende: 31.1.2025 (ggf. Verlängerung bis 31.1.2029),

— Objektrückgabe bzw. -übergabe an die AG oder einen neuen Dienstleister.

Start-Up-Phasen:

Der AN hat sich mit den Liegenschaftsgegebenheiten und Anlagenzuständen vollumfänglich vertraut zu machen und alle für seine Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen zu sichten und zu prüfen (Prüfung, Anerkennung, Übernahme von Revisionsunterlagen, Massenaufstellungen und Aufmaßen gem. Leistungsbeschreibung und -verzeichnis).

Stufe 1 – Beginn: ab Zuschlagserteilung

— Personalvorstellung, inklusive Qualifikationsnachweise, innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung unter Beachtung von § 14 – Geheimhaltung und Datenschutz – der BVB. ggf. Beantragung von weiteren erforderlichen Sicherheitsüberprüfungen,

— kundenspezifische Anpassung des CAFM-Systems des AN und Klärung der objektspezifischen Anforderungen an das CAFM-System sowie Übernahme der Stammdaten der Liegenschaft unter Einbeziehung der Systemadministratoren des AN,

— Klärung zu Art und Umfang der Implementierung der Datensicherung des CAFM-Systems sowie der elektronischen Ablage des AN für die regelmäßige Übergabe an die AG,

— Klärung und Abstimmung grundlegender Prozesse für die Instandhaltungsplanung, Instandsetzung und Berichtswesen,

— Erstellung der Dokumentations- und Archivordnung entsprechend der Dokumentationsablage der AG einschl. Archivordnung vor Ort,

— Aufbau des Monats- und Jahresberichtswesens.

Stufe 2 – Beginn: 1.12.2020

— Übernahme von Anlagen und technischen Systemen einschl. Funktionsprüfung,

— Dokumentation der Übernahme je technische Anlage (i. F. eines Übergabeprotokoll) inklusive Abgleich der offenen Mängel und des ggf. vorhandenen Instandsetzungsstatus,

— Übernahme und Verwaltung der Ersatz- und Verschleißteile sowie Komponenten und Baugruppen inkl. Aufbau einer CAFM-Lagerverwaltung,

— Erstellung der AN-spezifischen Gefährdungsanalysen für die Durchführung der Leistungen des AN an den technischen Anlagen der Liegenschaft,

— Vollständiger Aufbau der Dokumentation gemäß der Dokumentationsrichtlinie BImA inkl. der Prüfung durch die AG,

— Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen,

— Erstellung von Nachunternehmerlisten,

Der AN hat die ihm überlassenen Räumlichkeiten bis spätestens 1.2.2021 zu übernehmen und vollständig einzurichten.

Start-Up-Phasen und Regelbetrieb:

Der AN ist verpflichtet, alle in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis beschriebenen Aufgaben und Leistungen nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen und unter Einhaltung folgender Bestimmungen zu erbringen:

— der für den dargestellten Vertragszweck einschlägigen, gesetzlichen Vorschriften,

— sonstiger Normen, wie Betriebssicherheitsverordnung, Trinkwasserverordnung, Arbeitsstättenverordnungen und Arbeitsstättenrichtlinien, Unfallverhütungsvorschriften und behördlichen Bestimmungen, ZÜS-Vorschriften,

— der allgemein anerkannten Regeln der Technik, wie:

— der Europäische Normen (EN) des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und des Europäischen Komitees für elektrotechnische Normung (CENELEC) sowie

— der Normen des Deutschen Instituts für Normung e.V. (DIN) sowie VDI-, VDE-, AMEV- und VDMA- Vorschriften,

— der Bau- und Prüfordnung des jeweiligen Bundeslandes der zu betreuenden Liegenschaft,

— der verbindlichen Herstellerspezifikationen in der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Fassung, Wartungs- und Betriebsanweisungen der Errichterfirmen,

— sowie der bei der Ausführung von Bauleistungen (Instandsetzungsmaßnahmen) die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C).

Spezielle Leistungsanforderungen:

1) Der AN muss eine zeitgemäße CAFM-Software einsetzen mit den Mindestfunktionen:

— Webbasierter Zugriff (10 Zugriffslizenzen),

— Planung, Überwachung, Dokumentation aller Wartungs- und Inspektions- und Instandsetzungsmaßnahmen,

— Erfassung und Auswertung technischer/ kaufmännischer Daten des Gebäudemanagements und der Instandhaltung sowie von Verbrauchs- und Zählerdaten,

— Dokumentation/Überwachung aller Herstellergarantien und Gewährleistungen,

— Transparenz über die eingesetzten Ressourcen,

— Vermeidung von Medienbrüchen und Doppelarbeit,

— Integration einer durchgängigen und konsistenten Datenhaltung,

— Dokumentationsfähigkeit,

— Historisierung und Archivierung.

Das CAFM-System des AN muss sowohl software- als auch hardwareseitig den IT-Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen und in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert sein. Mindestanforderungen zur Gewährleistung der Informationssicherheit sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

2) Zeiten der Leistungserbringung:

Alle Leistungen des AN sind grundsätzlich bedarfsabhängig zu jeder Zeit, 24 Stunden am Tag und 365/366 Tage im Jahr, zu erbringen. Dies gilt besonders für die Stör- und Notfalldienste sowie für die Erbringung von Zusatzleistungen. Die ständige Erreichbarkeit des AN ist zu gewährleisten. Die regelmäßigen Leistungen werden in der Zeit von 8.00 Uhr bis 16.30 Uhr erbracht. Darüber hinaus kann der Einsatz des AN außerhalb der o. g. Regelarbeitszeit erforderlich sein (z. B. technische Begleitung von Veranstaltungen). Es kann erforderlich sein, staub- und lärmintensive Arbeiten außerhalb der Regelarbeitszeit (vorrangig) in Nacht- und/oder Wochenendarbeit zu erbringen, es kann zu kurzfristigen Unterbrechungen bis hin zum Abbruch kommen. Hier wird eine besondere Flexibilität des AN erwartet.

3) Zentrale des Auftragnehmers:

Der AN richtet zur Unterstützung der Leistungserbringung eine zum Zeitpunkt der Übernahme der Liegenschaft verfügbare und funktionsfähige Zentrale ein oder nutzt eine vorhandene Zentrale für die Entgegennahme und Weiterleitung von Störmeldungen zu jedem Zeitpunkt.

4) Arbeits- und Hilfsmittel, Medien:

Dem AN stehen Räumlichkeiten für seine Vertragserfüllung unentgeltlich zur Verfügung – im Bundesrechnungshof und in den Räumen der BImA in Potsdam. Der AN richtet in den ihm von der AG / dem Nutzer zur Verfügung gestellten, unmöblierten Räumen ein Büro des AN ein.

Medien: Für die IT-und Netzwerkanbindung muss der AN einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter auf seine Kosten abschließen.

Arbeitshilfen: In den Objekten der AG vorhandene Arbeitshilfen, wie z. B. Aufzüge, dürfen durch den AN kostenlos mitbenutzt werden, wenn diese betriebsbereit sind und von der AG nicht selbst genutzt werden. Die Nutzung kann nicht eingefordert werden. Zusätzlich erforderliche Arbeitshilfen sind durch den AN zu stellen.

Werkzeuge: Alle erforderlichen Werkzeuge zur Erbringung der Leistungen sind durch den AN zu stellen. Der AN verpflichtet sich, alle notwendigen Werkzeuge vorzuhalten, um eine schnelle und qualitativ hochwertige Durchführung der Leistungen zu ermöglichen.

Ersatzteile (Kleinteile), Verbrauchs- und Verschleißteile, Verbrauchs- und Verschleißstoffe, Materialien, Betriebsmittel: Der AN verwaltet und beschafft diese im Rahmen der Wartung.

5) Gefahrstofflagerung: Muss der AN für seine Leistungserbringung Gefahrstoffe in der Liegenschaft lagern, so wird dem AN ein entsprechender Lagerort zugewiesen, welchen der AN zwingend zu nutzen hat.

6) Gefahrenmeldeanlagen: Technische Störungen an den Anlagen werden vor Ort angezeigt. Eine direkte Alarmierung des Stördienstes des AN aus den Gefahrenmeldeanlagen erfolgt nicht. In der Start-up Phase werden entsprechende Übertragungswege abgestimmt.

Der AN hat bei Alarmierung im Rahmen seines Stör- und Notfalldienstes alle notwendigen Maßnahmen zur Störungsbeseitigung einzuleiten und mit dem Nutzer abzustimmen.

7) Gebäudeleittechnik: Die Liegenschaften sind mit Gebäudeleittechnik für einen zeitgemäßen Gebäudebetrieb ausgestattet. Der Fernzugriff auf die Systeme ist möglich und erwünscht. Die Übergabe der Zugriffsdaten/Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt durch die AG in der Start-Up-Phase. Der AN stellt sicher, dass ein Fernzugriff mit eigener EDV-Technik über eine VPN Kommunikation ermöglicht wird. Der AN übernimmt das Bedienen und den Betrieb der GLT sowie deren kontinuierliche Kontrolle, Überwachung und Anpassung.

Leistungen im Rahmen des technischen Gebäudemanagements für die Kostengruppen 300 bis 500 umfassen:

— Betreiben,

— Inspektion,

— Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen,

— DGUV Vorschrift 4 – Leistungen (ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen und Betriebsmittel),

— Stellen der verantwortlichen Elektrofachkraft,

— Wartung,

— Instandsetzung,

— Optimieren,

— Störungsmanagement,

— ggf. Gewährleistungsüberwachung,

— Berichten,

— Dokumentieren,

— Energiemanagement,

— Stillstandsmanagement / Stillstandswartung,

— Entsorgung,

— Kommunikationsmanagement,

— EDV,

— Nutzung eines CAFM-Systems,

— spezielle Anforderungen: VDI 6022, VDI 6023, VDI 2052 Raumlufttechnische Anlagen für Küchenanlagen und Aufzugsanlagen und TRBS 3121,

— sonstige Leistungen: Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst, Objektleiter, Haustechniker

Weitere Angaben sind der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

Die Rückgabe umfasst die im Leistungsverzeichnis aufgeführten und ggf. im Vertragszeitraum installierten Anlagen, technischen Systeme bzw. Baugruppen mittels Übergabeprotokoll an die AG oder den neuen Dienstleister.

Preis - Gewichtung: 70

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Mit Angebot sind folgende vollständig ausgefüllte Unterlagen einzureichen:

— Angebotsschreiben (Anhang 0),

— Bieterauskunft mit Eigenerklärungen (Anhang II),

— Bietergemeinschaftserklärung (Anhang III),

— Leistungsverzeichnis (pdf- und GAEB-Format -Anhang I, Ziffer 3),

— Eigenes schriftliches Konzept der Leistungserbringung,

— Kopie eines aktuellen Handelsregisterauszuges oder eines gleichwertigen Nachweises,

— Formblatt Preisgleitklausel Objektleiter/Technischer Hausmeister (Anhang I, Ziffern 1.1 und 1.2),

— Angaben zum verwendeten CAFM-System des AN (Anhang I, Ziffer 4)

Auf Anforderung der Vergabestelle sind vollständig ausgefüllt vorzulegen:

— Erklärung zu Unterauftragnehmern (Anhang IV, Seite 1), und „Verpflichtungserklärung zu Unterauftragnehmern“ (Anhang IV, Seite 2),

— Erklärung zur Eignungsleihe (Anhang IV, Seite 3), und „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ (Anhang IV, Seite 4),

— Bieterauskunft mit Eigenerklärungen und Nachweise für alle weiteren Unternehmen bei Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmern und bei Eignungsleihe,

— Nachweis der Qualifikation / Berufserfahrung des Objektleiters und seines Stellvertreters,

— Angabe der technischen Fachkraft mit Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen.

Im Leistungsverzeichnis (LV) müssen alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein. Gemäß den konkreten Ausfüllvorschriften in der Leistungsbeschreibung (LB) und im LV, sind Positionen, deren Preise nach Vorgabe bereits in einer anderen Position erfasst sind, mit „0“ als Einheitspreis zu versehen. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen im LV führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots.

Zuschlagskriterien sind 1. der Angebotspreis des LV in Euro und 2. das schriftliche eigene Konzept zur Leistungserbringung, mit der Gewichtung 70 % Angebotspreis, 30 % Konzept.

Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (der Summe aus erreichter Punktzahl aus Angebotspreis – max. 70 Punkte – und aus der Konzeptbewertung – max. 30 Punkte).

1. Punktzahl Preis Angebot XY = Preis niedrigstes Angebot x 70 Pkt. / Preis Angebot XY

2. Punktzahl Konzept wird aus der Bewertung der Teilkonzepte und deren Gewichtung ermittelt, Teilgewichtungen sind:

— Start-Up-Phase und Vertragsauslauf- und Übergangsphase, Gewichtung: 4 %,

— Konzept zum Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagement, Gewichtung: 12 %,

— Konzept zum Störungsmanagement, Gewichtung 7 %,

— Konzept zum Qualitätsmanagement, Gewichtung 4 %,

— Konzept zum Energiemanagement, Gewichtung 3 %.

Die Bewertung erfolgt im Wege der Punktevergabe von 0 Punkten (ungenügend) bis 10 Punkten (sehr gut) je Kriterium.

Weitere Details sind der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen.

Bei Inanspruchnahme Kapazitäten anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) sind diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe durch den Bieter zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren.

Ortsbesichtigungen sind freiwillig und erfolgen nur nach Absprache. Besichtigungstermine sind vorab mit Herrn Tischkau, E-Mail: Einkauf-TGM@bundesimmobilien.de, zu vereinbaren. Diese können nur im Zeitraum vom 14.9.2020 bis 24.9.2020 durchgeführt werden. Die Besichtigungstermine müssen bis spätestens 10.9.2020 vereinbart werden.

Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Zum wechselseitigen Schutz vor Ansteckung mit dem Corona-Virus ist bei allen Ortsbesichtigungen unter den Teilnehmern ein Mindestabstand von 1,5 Metern zu wahren. Bei Innenbesichtigungen ist zwingend von allen Teilnehmern eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen. Bei Teilnahme an Außenbesichtigungen werden die Teilnehmer um das Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung gebeten. Gelten zum Zeitpunkt der Besichtigung strengere Vorgaben, sind diese zu beachten. Der Teilnehmer wird dann bei der Terminvereinbarung zur Besichtigung entsprechend informiert.

Aufgrund der aktuellen Gesundheitslage und der damit verbundenen Einschränkungen kann die Möglichkeit der freiwilligen Ortsbesichtigung kurzfristig für alle Teilnehmer entfallen.

Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens 3 Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.

Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Vom Bieter sind in den Vergabeunterlagen geforderte Angaben zur ggf. tariflichen Bindung und zu Grundlagen der Angebotskalkulation vorzunehmen, die für eine erste Prüfung herangezogen werden. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens 3 Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern. Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.

Fragen zu den Vergabeunterlagen sind nur über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Telefonische Auskünfte werden nicht geteilt. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 25.9.2020, 12.00 Uhr, bei der e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) eingehen. Die Bieter haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Bieter werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.

Nach den Nutzungsbedingungen der e-Vergabe-Plattform muss der Bieter, der ein Angebot abgibt, mit der korrekten Bezeichnung seines Unternehmens registriert sein.

Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:

Telefon: +49 (0) 22899 – 610 – 1234

E-Mail: ticket@bescha.bund.de

Geschäftszeiten:

Montag bis Donnerstag: 8.00 bis 16.00 Uhr

Freitag: 8.00 bis 14.00 Uhr.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: