1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN
Beschreibung: Durchführung einer europaweiten Ausschreibung mit dem Ziel, einen Dienstleister zu beauftragen, der für die Landesverwaltung und die Hochschulen/Universitäten des Landes NRW eine Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN erbringt.
Kennung des Verfahrens: f71f46ba-8e84-4db8-bc76-82b1686c97a3
Interne Kennung: 24-B100004037
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Mauerstraße 51
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Abholung und Rückführung von Akten im gesamten Land NRW und bei Bedarf in Berlin und Brüssel (Zweigstellen der Staatskanzlei)
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRDG0U
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN
Beschreibung: Gemäß § 10 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 08. Juli 2016 besteht für die Bedarfsträger des Landes die Anforderung, das Projekt "Scanleistung für Papierakten unter Einhaltung der Vorgaben der TR-RESISCAN" umzusetzen. Ziel des ersetzenden Scannens ist es, die Voraussetzungen für eine Erleichterung der elektronischen Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu schaffen, um damit die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung weitgehend elektronisch und medienbruchfrei durchführen zu können. Hierzu sollen Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet oder zurücktransportiert werden. Das ersetzende Scannen dient dazu, die mit einer Vernichtung des papiernen Originaldokuments einhergehende Verringerung des Beweiswerts für den jeweiligen Anwender durch einen an das Original möglichst weit angenäherten Beweiswert des Scanproduktes selbst auszugleichen, zu minimieren oder sichtbar zu machen. Hierzu bedarf es eines geordneten und am Stand der Technik ausgerichteten Prozesses. Aus diesem Grund müssen die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen zu jeder Zeit den Anforderungen der TR-RESISCAN des BSI in der jeweils geltenden Fassung genügen. Ziel ist es, das Scangut in Form von Papierakten, die für das ersetzende Scannen in Betracht kommen, von einem Dienstleister in einer den Anforderungen des Auftraggebers entsprechenden Systemumgebung scannen zu lassen. Die auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung im Rahmen der Einzelabrufe zu beauftragenden Leistungen umfassen eine geschätzte Abrufmenge über die Laufzeit in Höhe von insgesamt 647 Mio. Blättern. (Schätzmenge). Die maximale Abrufmenge über die Laufzeit beträgt insgesamt 777 Mio. Blättern (Obergrenze).
Interne Kennung: 24-B100004037
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Mauerstraße 51
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Abholung und Rückführung von Akten im gesamten Land NRW und bei Bedarf in Berlin und Brüssel (Zweigstellen der Staatskanzlei)
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 96 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Auszug aus dem Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Auszug aus dem Handelsregister nicht älter als 6 Monate, bei Unternehmen mit Sitz ausserhalb der Bundesrepublik entsprechendes Dokument des Herkunftstaates
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung über den Gesamtumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage einer Eigenerklärung über den Gesamtjahresumsatz und den spezifischen Umsatz für die letzten drei Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023) nach.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Nachweis Versicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: mindestens EUR 5.000.000 je Schadensfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Versicherungsdeckung in Höhe des zweifachen der genannten Deckungssummen je Versicherungsjahr.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung über den spezifischer Umsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über den spezifischen Umsatz; dieser muss in den letzten drei Geschäftsjahren (2021, 2022, 2023) durchschnittlich mindestens 20.000.000 EUR betragen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Angabe von mindestens zwei Referenzprojekten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von Eigenerklärungen Referenzen zu mindestens zwei vergleichbaren Referenzen in den letzten fünf Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist nach (sie-he Kapitel E1 des Leistungskatalogs). Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Vorbereitung des Scanguts, das Scannen nach TR-RESISCAN und die Bereitstellung der Digitalisate auf digitalen Plattformen zum Gegenstand hat. Von diesen zwei Referenzen muss mindestens eine Referenz ein Projekt zum Gegen-stand gehabt haben, in dem der Bieter zu Spitzenlastzeiten mindestens 750.000 Blatt für den Referenzgeber innerhalb von einem Monat verarbeitet hat. Von diesen zwei Referenzen muss mindestens eine Referenz ein Projekt zum Gegenstand gehabt haben, in dem der Bieter insgesamt mindestens 2.000.000 Blatt für den Referenzgeber innerhalb von 12 Monaten verarbeitet hat. Eine Referenz, die beide der o. g. Vorgaben erfüllt, ist auch ausreichend.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung Lagerungsmöglichkeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter muss seine Lagerungsmöglichkeiten beschreiben und erklären, dass er und/oder seine Unterauftragnehmer zur (Zwischen-)Lagerung unter Einhaltung regulatorischer Rahmenbedingungen imstande ist. Ergänzend wird auf das Kriterium B15.4 des Leistungskatalogs verwiesen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Nachweis DIN-ISO 9001
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung spätestens zum Vertragsbeginn über ein nach der DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem zu verfügen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis gemäß Preisblatt
Beschreibung: Ergebnis der Angaben im Preisblatt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbezogene Punktzahl
Beschreibung: Die Berechnung der Gesamtpunktzahl für die Qualität (Q) ergibt sich aus der Bewertung der schriftlichen Bieterfragen, der SOLL-Kriterien und der Bewertung der Personenprofile. Die jeweils erreichten Wertungspunkte (WP) dieser drei Kriterien werden dann addiert und mit dem Faktor 0,2 multipliziert. Q = (WP Bieteraufgaben + WP SOLL-Kriterien + WP Personenprofile) * 0,2 Bei voller Bepunktung aller Einzelaufgaben kann die Qualität somit mit maximal 30 Punkten bewertet werden. Q = (48 WP Bieteraufgaben + 52 WP SOLL-Kriterien + 50 WP Personenprofile) * 0,2 = 30 WP Diese 30 Wertungspunkte entsprechen den 30% der unter A.0. beschriebenen Gewichtung 30 zu 70 von Qualität zu Preis.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/02/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/02/2025 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber kann fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachfordern.Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Es gelten die Vorschriften des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes NRW (TVgG NRW).
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: IT.NRW hat sich dazu entschieden, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf max. 96 Monate festzulegen. Damit überschreitet die vorgesehene Laufzeit die Regellaufzeit für Rahmenvereinbarungen im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung (VgV) von 48 Monaten (vgl. § 21 Abs. 6 VgV). Die längere Laufzeit beruht auf folgenden Überlegungen: Auf der Grundlage des durchgeführten Marktdialogs geht der Auftraggeber davon aus, dass die am Markt tätigen Unternehmen bei einem fiktiven Abruf der geschätzten Gesamtmenge von rund 647 Millionen Blättern am ersten Tag - je nach den bestehenden Kapazitäten - zwischen zwei und vier Jahren benötigen würden, um diese abzuarbeiten. Die auf dem Markt tätigen Unternehmen müssen hierfür zusätzliche personelle und technische Kapazitäten aufbauen, um den Umfang der potenziell abruffähigen Menge der zu vergebenden Rahmenvereinbarung bewältigen zu können. Dies setzt auch Vorausleistungen der Bieter voraus, die für diese ein nennenswertes wirtschaftliches Risiko darstellen. Zudem erfordern die in der Leistungsbeschreibung geforderten Schnittstellen ebenfalls wirtschaftliche Investitionen des Auftragnehmers. Eine über die regelmäßige Laufzeit von vier Jahren hinausgehende zusätzliche Laufzeit von weiteren 48 Monaten ist daher erforderlich, um die von dem späteren Auftragnehmer zu tätigenden Aufwendungen zu amortisieren. Da die zu tätigenden Aufwendungen ein signifikantes wirtschaftliches Gewicht haben, bedarf es hier einer Planungssicherheit für die Bieter. Ein entsprechend längere Laufzeit der Rahmenvereinbarung kann so ein Anreiz sein, die erforderlichen Investitionen zu tätigen. Zudem rechtfertigt der Leistungsgegenstand auch aus Sicht der Bedarfsträger eine längere Laufzeit: Der Scan von wichtigen und ggf. sensiblen Behördenakten ist ein laufender Prozess, da immer neue Akten angelegt werden. Auch aus Sicht der Bedarfsträger ist es daher wichtig, über einen längeren Zeitraum eingespielte Prozesse mit dem gleichen Auftragnehmer zu haben und dass nicht bereits nach vier Jahren ein potenzieller Auftragnehmerwechsel anstehen könnte.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Registrierungsnummer: 05111-14002-45
Postanschrift: Mauerstraße 51
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40476
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Z3 / Sourcing
Telefon: +49 2119449-4757
Fax: +49 2119449-8075
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-3055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen: Die Angebotsfrist wurde um eine Woche bis zum 21.02.2025, 23:59 Uhr verlängert.
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c9d47e9b-077a-4cfa-b5ba-296bad16519c - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/02/2025 12:11:15 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 98461-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 31/2025
Datum der Veröffentlichung: 13/02/2025