2026-02-11+01:0000:00:00+01:00286520.00RES-0001286520.00286520.00selec-wTEN-0001tenders1part-req1CON-0001LOT-0001TEN-0001false286520.00noTPA-0001LOT-0001COLLECTONLINE_NVCON-00012026-02-09+01:00Software Financiën opvolging debiteurenbeheer en platform naar de burgerORG-00013860-8145TEN-0001TPA-0001ORG-000529http://www.dilbeek.be/ORG-0001Gemeente DilbeekGemeenteplein 1Dilbeek1700BE241BEL0207507645Jonas CrauwelsTeamcoach+32 24810197jonas.crauwels@dilbeek.behttp://www.raadvst-consetat.be/ORG-0002Raad van StateWetensschapsstraat 33Brussel1040BE100BELBE 0931.814.266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00033P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0004FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.besmallORG-0005COLLECTONLINE NVDiamantstraat 6BHerentals2200BE213BEL0835721415Steven Delanghe+32 33691492steven@collectonline.eu00105964-202631/20262026-02-13+01:002.3eforms-sdk-1.13a9f55840-c654-459f-ba82-89d2615ca5536499f84c-ff64-433a-9040-031e8c2dc6c52026-02-11+01:0000:00:00+01:00012026-02-13+01:0032014L0024can-standardNLDlagen-pubORG-0001ted-esenORG-0004serv-provORG-0003oth-singlePPP07V-2091/6099/2025225Software Financiën opvolging debiteurenbeheer en platform naar de burgerIngebruikname van een platform voor digitaal debiteurenbeheer. Via dit platform kan voor elke vorm van facturatie via een aangepaste flow ingevorderd worden, rekening houdend met de doelgroep. Het platform stelt burgers zelf ook in staat om hun openstaande saldo bij de verschillende entiteiten te raadplegen. Het debiteurenbeheer gebeurt zoveel als mogelijk automatisch, digitaal en zorgt voor een efficiëntere en kwalitatieve opvolging van openstaande vorderingen. De nieuwe tool zal zorgen voor tijdigere betalingen, vermindering van administratieve lasten en voor een betere dienstverlening. De leverancier biedt een platform voor digitaal debiteurenbeheer voor alle entiteiten van de gemeente Dilbeek (gemeente, OCMW en politie). Via dit platform kan voor elke vorm van facturatie via een aangepaste flow ingevorderd worden, rekening houdend met de doelgroep. Het platform stelt burgers zelf ook in staat om hun openstaande saldo bij de verschillende entiteiten te raadplegen. De briefwisseling, SMS, mail, … wordt verstuurd via een externe printpartner of het platform zelf. Bij betaling worden de gegevens automatisch aangepast in de achterliggende software van de Groep Dilbeek. Er is ook een link met GAS.net zodat de aanmaningen hiervan mee opgevolgd kunnen worden via het digitaal debiteurenbeheer. De software heeft een link met het incassobureau zodat dossiers geautomatiseerd doorgestuurd kunnen worden. services72268000BE241BELBE241BELLOT-0001no-eu-fundspoi-exa10costPrijsDit betreft de prijs voor de link met de software die in house gebruikt wordt, de installatie, en het onderhoud van het platform. Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Voor dit criterium zal de aangeboden prijs bij post 1 “Kostprijs voor de installatie en het gebruik van het platform” en post 2 "licentiekost per medewerker (4 credit controllers + 2 viewers) in rekening genomen worden. Deze omvat alle componenten (installatiekosten, licenties, implementatiekosten, opleiding, ondersteuningskosten, etc.) van de standaardtoepassing en dit voor het opstartjaar 2026. poi-exa10costGebruikskostenDit betreft de kostprijs voor de verzending van facturen, SMS'en, aangetekende mails en aangetekend schrijven, ... Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Voor dit criterium zal de aangeboden prijs bij post 3 “kosten facturatie" gebruikt worden. Deze post omvat de kostprijs voor de verzending van facturen, SMS'en, aangetekende mails en aangetekend schrijven, ... poi-exa20qualityFunctionaliteiten digitaal platform• Aansluiting op bestaande boekhoudpakket van Gemeente, OCMW en Politiezone: New Horizon.poi-exa30qualityFunctionaliteiten digitaal platform• Linken van externe facturatie-software, d.w.z momenteel worden facturen buiten New Horizon gegenereerd bijv. uit Wisa voor schoolfacturen, uit GEERAC voor OCMW, GAS.NET,…; zodat PDF’s van verkoopfacturen kunnen geëxporteerd of geïmporteerd worden. • Setup van geautomatiseerde rapporten aangaande openstaande klantenlijsten, bijv. - Vervallen vorderingen, niet vervallen vorderingen - Aging: vervallen 30 dagen, 60 dagen, … - Monitoring van gemiddelde betalingstermijn: gemiddeld aantal dagen tussen aanmaak factuur en binnenkomende betaling, per facturatie-soort - Per journaalcode zoals ingesteld in New Horizon • De software gaat automatisch de nodige stappen in het invorderingsproces zetten, maar biedt de kans voor medewerkers om bij te sturen, te pauzeren, …. bijv.: - Aangeven wanneer debiteur telefonisch gecontacteerd is. - Dossier in wacht zetten tot gesprek met maatschappelijk werker - Doorzending naar incassokantoor na x-aantal dagen • Mogelijkheid tot het noteren van telefoongesprekken, taken, toebedelen van taken onder Credit Controllers als collega’s, via dit platform. • Digitale verzending van facturen & herinneringsbrieven via printpartner: 60.000 exemplaren - Dit kan via SMS, Mail, Brief, aangetekend schrijven. - Alle uitgaande documenten worden voorzien van een QR-betaalcode. - Mogelijkheid voor de burger om via dit platform zijn openstaande saldo kan raadplegen voor de verschillende entiteiten. poi-exa20qualityFunctionaliteit: Cases en demoOm de look & feel en het gebruiksgemak van het aangeboden softwarepakket te kunnen beoordelen, voegt de inschrijver bij zijn inschrijving volgende info toe : a. Geef een visuele weergave van het dashboard en beschrijf welke vervolgschermen direct geïnitieerd kunnen worden vanuit het dashboard ; b. Geef weer hoe een afbetalingsplan aangemaakt, gewijzigd en opgevolgd kan worden ; c. Geef weer hoe een aanmaningsbatch manueel kan aangemaakt worden ; d. Geef weer, startend vanaf het beginscherm, hoe de basis dossiergegevens (identiteit debiteur, overzicht openstaande vorderingen, historiek acties, etc.) bereikt kunnen worden. Voor de quotering zal rekening gehouden worden met de overzichtelijkheid, de intuïtiviteit, het aantal stappen, etc. van de toepassing. De inschrijver gebruikt hierbij screenshots uit het aangeboden softwarepakket en geeft een korte geschreven toelichting. De inschrijver stelt een demo ter beschikking. De inschrijver deelt de gegevens en ervaringen van 3 lokale besturen (die gebruik maken van de toepassing CEVI) waar de software reeds loopt.poi-exa10qualityPlan van aanpak: migratie en implementatie platform digitaal debiteurenbeheerDe inschrijver bezorgt bij zijn inschrijving een duidelijk plan van aanpak, rekening houdend met de vooropgestelde operationele startdatum op 01/02/2026, van de migratie van de bestaande gegevens en de implementatie van de nieuwe software. De inschrijver geeft duidelijk aan welke ondersteuning hij zal bieden bij de implementatie. Dit document mag maximaal 5 pagina’s (recto verso, A4, lettertype 10) bedragen. ORG-0001Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Gemeente DilbeekORG-0001ORG-0002truefalsenonenone2025225_1Software Financiën opvolging debiteurenbeheer en platform naar de burgerIngebruikname van een platform voor digitaal debiteurenbeheer. Via dit platform kan voor elke vorm van facturatie via een aangepaste flow ingevorderd worden, rekening houdend met de doelgroep. Het platform stelt burgers zelf ook in staat om hun openstaande saldo bij de verschillende entiteiten te raadplegen. Het debiteurenbeheer gebeurt zoveel als mogelijk automatisch, digitaal en zorgt voor een efficiëntere en kwalitatieve opvolging van openstaande vorderingen. De nieuwe tool zal zorgen voor tijdigere betalingen, vermindering van administratieve lasten en voor een betere dienstverlening. De leverancier biedt een platform voor digitaal debiteurenbeheer voor alle entiteiten van de gemeente Dilbeek (gemeente, OCMW en politie). Via dit platform kan voor elke vorm van facturatie via een aangepaste flow ingevorderd worden, rekening houdend met de doelgroep. Het platform stelt burgers zelf ook in staat om hun openstaande saldo bij de verschillende entiteiten te raadplegen. De briefwisseling, SMS, mail, … wordt verstuurd via een externe printpartner of het platform zelf. Bij betaling worden de gegevens automatisch aangepast in de achterliggende software van de Groep Dilbeek. Er is ook een link met GAS.net zodat de aanmaningen hiervan mee opgevolgd kunnen worden via het digitaal debiteurenbeheer. De software heeft een link met het incassobureau zodat dossiers geautomatiseerd doorgestuurd kunnen worden. services7226800072268000BE241BEL2026-03-02+01:0000:00:00+01:002030-03-01+01:0000:00:00+01:002026-02-09+01:00