See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Heerenveen
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS, inclusief HUB) Oekraïense ontheemden
Description: De opdracht betreft het verlenen van onderdak en het uitvoeren van aanvullende diensten, waaronder housekeeping, receptiewerkzaamheden, catering en technische ondersteuning, ten behoeve van de Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS), inclusief de eerste opvangfunctie (HUB), voor Oekraïense ontheemden in Fryslân. Contractwaarde: € 3.280.000
Procedure identifier: f8160763-3015-4cad-af4c-3d15e424e0ab
Internal identifier: 2025-22
Type of procedure: Negotiated without prior call for competition
Main features of the procedure: De opdracht betreft het verlenen van onderdak en het uitvoeren van aanvullende diensten, waaronder housekeeping, receptiewerkzaamheden, catering en technische ondersteuning, ten behoeve van de opvang van Oekraïense ontheemden. Sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne is binnen Europa een omvangrijke stroom van ontheemden op gang gekomen. Nederlandse gemeenten zijn hierdoor genoodzaakt om in (tijdelijke) opvang en huisvesting te voorzien. Ook de gemeente Heerenveen heeft hierin een verantwoordelijkheid en behoefte aan een betrouwbare uitvoeringspartner voor de bovengenoemde diensten. Momenteel worden deze diensten geleverd door Hajé-concern B.V. Deze lopende overeenkomst eindigt op 08 juli 2025. De gemeente Heerenveen is voornemens om per 08 juli 2025 een nieuwe overeenkomst voor deze diensten aan te gaan met Hajé-concern B.V. voor de duur van één (1) jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van drie (3) keer één (1) jaar. De maximale looptijd van de overeenkomst bedraagt daarmee vier jaar, met een uiterlijke einddatum van 08 juli 2029. Tussentijdse opzegging door de huurder is mogelijk, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Rechtvaardiging onderhandse gunning: De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd door het ontbreken van mededinging om technische redenen. Gezien de krapte op de woningmarkt is het vinden van een geschikte locatie voor opvang ontheemden uit Oekraine in de gemeente een grote opgave. Door hun traumatische ervaring kunnen de Oekraïense ontheemden slecht/minder goed omgaan met wisselingen en hebben behoefte aan rust, veilige omgeving en een bepaalde mate van zekerheid. Gemeente Heerenveen wil hen dit bieden, door voortzetting van huisvesting op de huidige locatie. Ook is ons slechts één leverancier bekend die deze diensten voor de gemeente Heerenveen kan uitvoeren. In lijn met de bepalingen in de Aanbestedingswet 2012, artikelen 2.32 tot en met 2.37, verklaart de gemeente Heerenveen voornemens te zijn om de levering van de genoemde diensten voor de opvang van Oekraïense ontheemden onderhands te gunnen aan de huidige dienstverlener Hajé-concern B.V. op de locatie Schans 65 te Heerenveen. Na het uitbreken van de oorlog in Oekraïne werd een beroep gedaan op de Staatnoodwetgeving. In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en het Veiligheidsberaad is de gemeente sinds juli 2022 verantwoordelijk voor het huisvesten van Oekraïense ontheemden. De locatie aan de Schans 65 voorziet momenteel in 314 opvangplaatsen. De omvang van deze opdracht en de gestelde kwaliteitseisen vragen om continuïteit in de uitvoering, waarbij de huidige dienstverlener als enige partij in staat wordt geacht om deze diensten conform de gestelde voorwaarden voort te zetten. De gemeente is bevoegd de overeenkomst te sluiten indien binnen een termijn van twintig (20) dagen na publicatie van deze bekendmaking geen andere partij tegen het voornemen is opgekomen door het instellen van een kort geding bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, en mits de betreffende dagvaarding binnen die termijn aan het adres van de gemeente Heerenveen is betekend, op straffe van verval van recht. De genoemde termijn is een fatale vervaltermijn. Bezwaren tegen dit voornemen kunt u kenbaar maken via de berichtenmodule in TenderNed, het eventueel indienen van bezwaar doet niet af aan de voorwaarde om uiterlijk binnen 20 dagen na publicatie een kort geding aan te spannen tegen de gemeente Heerenveen.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 85311000 Social work services with accommodation
2.1.2.
Place of performance
Country: Netherlands
Anywhere in the given country
Additional information: gemeente Heerenveen
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 3 280 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: .
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS, inclusief HUB) Oekraïense ontheemden
Description: De opdracht betreft het verlenen van onderdak en het uitvoeren van aanvullende diensten, waaronder housekeeping, receptiewerkzaamheden, catering en technische ondersteuning, ten behoeve van de Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS), inclusief de eerste opvangfunctie (HUB), voor Oekraïense ontheemden in Fryslân. Sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne is binnen Europa een grootschalige stroom van ontheemden op gang gekomen. Nederlandse gemeenten zijn sindsdien genoodzaakt te voorzien in (tijdelijke) opvang en huisvesting. Binnen de provincie Fryslân is de gemeente Heerenveen verantwoordelijk voor de operationele coördinatie van de spreiding van Oekraïense ontheemden, mede namens de overige Friese gemeenten. Zij vervult deze taak als penvoerder van het Samenwerkingsverband Fryslân OEK. Per 1 januari 2024 heeft de gemeente deze verantwoordelijkheid overgenomen van de Veiligheidsregio Fryslân. In dat kader huurt zij, inclusief diensten, een bedrijfsruimte met in totaal 75 noodbedden op de locatie Schans 65 te Heerenveen van Hajé-concern B.V. Deze locatie is inmiddels erkend als hét aanmeldpunt voor Oekraïense ontheemden in Fryslân. Momenteel worden deze diensten geleverd door Hajé-concern B.V. Deze lopende overeenkomst eindigt op 08 juli 2025. De gemeente Heerenveen is voornemens om per 08 juli 2025 een nieuwe overeenkomst aan te gaan met Hajé-concern B.V. voor de duur van één (1) jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van drie (3) keer één (1) jaar. De maximale looptijd van de overeenkomst bedraagt daarmee vier jaar, met een uiterlijke einddatum van 08 juli 2029. Tussentijdse opzegging door de huurder is mogelijk, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Verklaring van Vrijwillige Transparantie: Volgens de Aanbestedingswet 2012 (artikelen 2.32 t/m 2.37) verklaart de gemeente Heerenveen hierbij voornemens te zijn een onderhandse overeenkomst aan te gaan met Hajé-concern B.V. voor het voortzetten van de dienstverlening op genoemde locatie. De keuze voor onderhandse gunning is gemotiveerd door de noodzaak tot continuïteit van opvang, waarbij de huidige locatie en dienstverlener een cruciale rol vervullen. De locatie is landelijk en Europees bekend als aanmeldpunt, en de dienstverlening – waaronder de beschikbaarheid van bedden, maaltijden en eerste informatie – is essentieel voor een humane en goed georganiseerde eerste opvang. De combinatie van locatie, bereikbaarheid, ervaring en aanwezige infrastructuur maakt dat Hajé-concern B.V. als enige partij in staat wordt geacht om de dienstverlening onder de gestelde condities voort te zetten. De gemeente is bevoegd de overeenkomst te sluiten indien binnen een termijn van twintig (20) dagen na publicatie van deze bekendmaking geen andere partij tegen het voornemen is opgekomen door het instellen van een kort geding bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, en mits de betreffende dagvaarding binnen die termijn aan het adres van de gemeente Heerenveen is betekend, op straffe van verval van recht. De genoemde termijn is een fatale vervaltermijn. Bezwaren tegen dit voornemen kunt u kenbaar maken via de berichtenmodule in TenderNed, het eventueel indienen van bezwaar doet niet af aan de voorwaarde om uiterlijk binnen 20 dagen na publicatie een kort geding aan te spannen tegen de gemeente Heerenveen. Contractwaarde: € 3.280.000
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 85311000 Social work services with accommodation
5.1.2.
Place of performance
Country: Netherlands
Anywhere in the given country
Additional information: gemeente Heerenveen
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 08/07/2025
Duration end date: 08/07/2026
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 3 280 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 100
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Gemeente Heerenveen - Rechtbank Noord Nederland
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Heerenveen
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Heerenveen
Organisation signing the contract: Gemeente Heerenveen
6. Results
Value of all contracts awarded in this notice: 3 280 000,00 EUR
Direct award:
Justification for direct award: The contract can be provided only by a particular economic operator because of an absence of competition for technical reasons
Other justification: De opdracht betreft het verlenen van onderdak en het uitvoeren van aanvullende diensten, waaronder housekeeping, receptiewerkzaamheden, catering en technische ondersteuning, ten behoeve van de Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS), inclusief de eerste opvangfunctie (HUB), voor Oekraïense ontheemden in Fryslân. Sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne is binnen Europa een grootschalige stroom van ontheemden op gang gekomen. Nederlandse gemeenten zijn sindsdien genoodzaakt te voorzien in (tijdelijke) opvang en huisvesting. Binnen de provincie Fryslân is de gemeente Heerenveen verantwoordelijk voor de operationele coördinatie van de spreiding van Oekraïense ontheemden, mede namens de overige Friese gemeenten. Zij vervult deze taak als penvoerder van het Samenwerkingsverband Fryslân OEK. Per 1 januari 2024 heeft de gemeente deze verantwoordelijkheid overgenomen van de Veiligheidsregio Fryslân. In dat kader huurt zij, inclusief diensten, een bedrijfsruimte met in totaal 75 noodbedden op de locatie Schans 65 te Heerenveen van Hajé-concern B.V. Deze locatie is inmiddels erkend als hét aanmeldpunt voor Oekraïense ontheemden in Fryslân. Momenteel worden deze diensten geleverd door Hajé-concern B.V. Deze lopende overeenkomst eindigt op 08 juli 2025. De gemeente Heerenveen is voornemens om per 08 juli 2025 een nieuwe overeenkomst aan te gaan met Hajé-concern B.V. voor de duur van één (1) jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van drie (3) keer één (1) jaar. De maximale looptijd van de overeenkomst bedraagt daarmee vier jaar, met een uiterlijke einddatum van 08 juli 2029. Tussentijdse opzegging door de huurder is mogelijk, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Verklaring van Vrijwillige Transparantie: Volgens de Aanbestedingswet 2012 (artikelen 2.32 t/m 2.37) verklaart de gemeente Heerenveen hierbij voornemens te zijn een onderhandse overeenkomst aan te gaan met Hajé-concern B.V. voor het voortzetten van de dienstverlening op genoemde locatie. De keuze voor onderhandse gunning is gemotiveerd door de noodzaak tot continuïteit van opvang, waarbij de huidige locatie en dienstverlener een cruciale rol vervullen. De locatie is landelijk en Europees bekend als aanmeldpunt, en de dienstverlening – waaronder de beschikbaarheid van bedden, maaltijden en eerste informatie – is essentieel voor een humane en goed georganiseerde eerste opvang. De combinatie van locatie, bereikbaarheid, ervaring en aanwezige infrastructuur maakt dat Hajé-concern B.V. als enige partij in staat wordt geacht om de dienstverlening onder de gestelde condities voort te zetten.
6.1.
Result lot identifier: LOT-0000
Winner selection status: At least one winner was chosen.
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Hajé-concern B.V.
Tender:
Tender identifier: 1
Identifier of lot or group of lots: LOT-0000
Value of the tender: 3 280 000,00 EUR
The tender was ranked: no
The tender is a variant: no
Subcontracting: No
Contract information:
Identifier of the contract: CON-0001
Title: P1 Regionale Coördinatie Vluchtelingen Spreiding (RCVS, inclusief HUB) Oekraïense ontheemden
Date on which the winner was chosen: 20/05/2025
Date of the conclusion of the contract: 20/05/2025
Organisation signing the contract: Gemeente Heerenveen
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders from micro, small or medium tenderers
Number of tenders or requests to participate received: 1
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 1
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Heerenveen
Registration number: 311539253
Postal address: Crackstraat 2
Town: Heerenveen
Postcode: 8441 ES
Country subdivision (NUTS): Zuidoost-Friesland (NL126)
Country: Netherlands
Contact point: Léonie Hartsuiker
Telephone: +31 513617617
Fax: +31 513617475
Other contact points:
Official name: Rechtbank Noord Nederland
Town: Leeuwarden
Postcode: 8911BN
Country subdivision (NUTS): Zuidoost-Friesland (NL126)
Country: Netherlands
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Organisation signing the contract
8.1.
ORG-0002
Official name: Hajé-concern B.V.
Size of the economic operator: Micro, small, or medium
Registration number: 0000412078012
Postal address: Schans 65
Town: Heerenveen
Postcode: 8441AC
Country subdivision (NUTS): Zuidoost-Friesland (NL126)
Country: Netherlands
Roles of this organisation:
Tenderer
Winner of these lots: LOT-0000
Notice information
Notice identifier/version: 19a2d520-c9c0-48c5-ab9e-21921e496eab - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 29
Notice dispatch date: 07/01/2026 12:04:22 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 10804-2026
OJ S issue number: 5/2026
Publication date: 08/01/2026