2026-02-26+01:0000:00:00+01:00248545.22RES-0001248545.22222730.86selec-wTEN-0001tenders3part-req3CON-0001LOT-0001TEN-0001false248545.22noTPA-0001LOT-0001LibnovaCON-00012026-02-24+01:00Software voor digitale archivering (E-depot)ORG-00013418-6275TEN-0001TPA-0001ORG-000629http://www.menen.be/ORG-0001Stad MenenGrote Markt 1Menen8930BE254BEL0207.433.312+32 56529200+32 56529309info@menen.behttp://www.menen.be/ORG-0002AankoopdienstGrote Markt 1Menen8930BE254BELADaankoopdienst@menen.behttp://www.raadvst-consetat.be/ORG-0003Raad van StateWetenschapsstraat 33Brussel1040BE100BELBE 0931.814.266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00043P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0005FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.belargeORG-0006LibnovaOrense 6Madrid28020ES300ESPB8584631928+34 686167976ana.escalera@libnova.com00141740-202642/20262026-03-02+01:002.3eforms-sdk-1.1376e32930-d485-4d01-88b6-06c693747dc312220e3d-b502-43d3-8cf2-a713e44cccf72026-02-26+01:0000:00:00+01:00012026-03-02+01:0032014L0024can-standardNLDlagen-pubORG-0001ted-esenORG-0005serv-provORG-0004openPPP0ET-2779/6074/2025/1432Software voor digitale archivering (E-depot)De opdracht bedraagt de levering en installatie van een softwaretoepassing (SaaS) voor langetermijnopslag van digitale informatie, inclusief onderhoud en support. Stadsbestuur Menen wenst een e-depot voor het beheer van haar bedrijfsinformatie, dat alle soorten archiefdocumenten doorzoekbaar en terugvindbaar maakt voor interne en externe gebruikers. De toepassing moet webbrowser gebaseerd zijn en zowel vrij beschikbare als raadpleging via persoonlijke toegang mogelijk maken. services250000.0072000000BE254BELBE254BELLOT-0001no-eu-fundspoi-exa35costPrijsDe prijs omvat: - de maandelijkse software licentie op basis van all-in prijs (= het beheer en gebruik van de software, het onderhoud/bijstand (supportcontract)), de updates en de initiële opleiding) - de implementatiekost (incl. de levering/installatie van de software bij opstart) - de maandelijkse kost voor het publieksportaal (openbare toegang) - vereiste optie: uurprijs voor ad hoc migratie van gegevens uit door het bestuur gebruikte toepassingen - vereiste optie: uurprijs voor bijkomende opleiding - vereiste optie: prijs/koppeling voor API-koppelingen met toepassingen door het bestuur gebruikt - vereiste optie: prijs/extra GB (Gigabyte) voor hot en cold storage boven basisopslagquotum - vereiste optie: prijs/read-write actie boven basisquotum De inschrijver maakt een document op waarin de prijsopgave van bovenvermelde items individueel worden toegelicht zodat de aanbestedende overheid bevattelijk en ondubbelzinnig begrijpt hoe de prijszetting tot stand komt met inbegrip van antwoorden op o.a. volgende vragen: De maandelijkse licentiekost: 1 Wat is de gehanteerde licentiepolitiek? Hoe is het licentiemode opgebouwd. Is dit een userlicentie per gebruiker, is dit een globale licentie, … 2 Hoe flexibel wordt er omgegaan met toename of afname aantal gebruikers? Welke invloed heeft een (tijdelijke) toename of afname van het aantal gelicentieerde gebruikers. Wordt er gewerkt met een vast maximum of kan dit aantal overschreden worden 3 Hoe is de all-in prijs opgebouwd? De implementatiekost: 1 Hoeveel dagen worden er voorzien? 2 Hoeveel dagen nazorg na opstart? 3 Wat omvat de implementatie? - Export/import bestaande gegevens - Coördinatiegesprek - Implementatiegesprekken - Opleidingen administrator - Begeleiding bij opstart - Nazorg -… De beoordeling van dit gunningscriterium gebeurt volgens de regel van drie; Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs poi-exa30qualityFunctionele en technische aspecten van de aangeboden softwareDe functionele en technische specificaties van de aangeboden softwaretoepassing zullen worden beoordeeld op basis van: - de conformiteit met de gevraagde technische specificaties van het bestek. De kandidaat-inschrijver dient hiervoor het bijhorende invuldocument (bijlage D) in te vullen. - de inschrijvers die een regelmatige offerte indienen zullen uitgenodigd worden tot het geven van een demo van hun aangeboden product. Deze demo moet de aangeboden functionele en technische aspecten, alsook het gebruiksgemak, van de software a.d.h.v. een representatieve testomgeving aantonen en toelichten voor de diverse gebruikers. Hoe beter de functionele en technische aspecten van het aangeboden beheersysteem aansluiten met de gevraagde specificaties, hoe meer punten worden toegekend, met een maximum van 30 punten. De beoordeling van dit criterium gebeurt a.d.h.v. onderstaande puntenverdeling: (Gelijkwaardige offertes krijgen eenzelfde beoordeling). - Uitstekend (maximaal denkbare meerwaarde): 100% - Heel goed (heel veel meerwaarde): 90% - Goed (aanzienlijke meerwaarde): 80% - Ruim voldoende (duidelijk aanwijsbare meerwaarde): 70% - Neutraal (geen meerwaarde): 60% - Minder goed dan neutraal: 50% - Niet goed: 40% - Zwak: 30% - Zeer zwak: ≤ 20% - Onaanvaardbaar: 0% De totale score voor dit criterium moet minimaal 60% zijn tgov. de totale te behalen punten voor dit criterium (m.a.w. minimum 18/30) om verder weerhouden te worden voor de toepassing van alle gunningscriteria. Zo niet wordt de offerte als niet-kwalitatief bevonden en als substantieel onregelmatig beschouwd.poi-exa15qualityPlan van aanpak / methodologie / timingOm de toepassing volledig te integreren in de werking van de stad Menen dient een specifiek traject gevolgd te worden. Om de afstemmingen met de verschillende interne en externe diensten zo optimaal mogelijk te kunnen inplannen, is een heldere tijdsinschatting en plan van aanpak van de kandidaat- inschrijver essentieel. De kandidaat-inschrijver beschrijft in een duidelijke nota zijn plan van aanpak/methodologie/timing (bijlage E) rekening houdende met de verwachtingen van het bestuur -> zie technische bepalingen III.3. Voornoemde beoordelingselementen betreffen geen sub-gunningscriteria. Voor dit criterium zal één (1) gemotiveerde score worden toegekend.poi-exa20qualityService en supportDe kandidaat-inschrijver beschrijft in een duidelijke nota (bijlage F) zijn aangeboden service en support rekening houdende met de verwachtingen van het bestuur -> zie technische bepalingen III.4. Hoe gunstiger de (omschreven) aangeboden service en support, hoe meer punten worden toegekend, met een maximum van 20 punten. Voornoemde beoordelingselementen betreffen geen sub-gunningscriteria. Voor dit criterium zal één (1) gemotiveerde score worden toegekend. ORG-0002Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van StateORG-0003ORG-0003truefalsenonenone2025/1432_1Software voor digitale archivering (E-depot)De opdracht bedraagt de levering en installatie van een softwaretoepassing (SaaS) voor langetermijnopslag van digitale informatie, inclusief onderhoud en support. Stadsbestuur Menen wenst een e-depot voor het beheer van haar bedrijfsinformatie, dat alle soorten archiefdocumenten doorzoekbaar en terugvindbaar maakt voor interne en externe gebruikers. De toepassing moet webbrowser gebaseerd zijn en zowel vrij beschikbare als raadpleging via persoonlijke toegang mogelijk maken. services250000.0072000000BE254BEL2026-02-24+01:0000:00:00+01:002031-02-23+01:0000:00:00+01:00Vereiste opties (De inschrijvers zijn verplicht om voor elke vereiste optie een offerte in te dienen. - Post 4 [Vereiste optie] Ad hoc migratie van gegevens uit door het bestuur gebruikte toepassingen - Post 5 [Vereiste optie] Bijkomende opleiding - Post 6 [Vereiste optie] Eigen API-koppelingen met toepassingen door het bestuur gebruikt (het bestuur wenst jaarlijks een softwarepakket met het e-depot te koppelen o.a. boekhoudprogramma, besluitvormingssoftware…) - Post 7 [Vereiste optie] Prijs per GB (Gigabyte) voor hot en cold storage indien het basisopslagquotum wordt overschreden - Post 8 [Vereiste optie] Prijs per read/write-actie indien het basisquotum aan read/write acties wordt overschreden Er dient een eenheidsprijs per optie opgegeven te worden)2026-02-04+01:00