2026-02-26+01:0000:00:00+01:002000000.00RES-0001958000.00958000.00selec-wTEN-00012000000.00tenders3part-req8CON-0001LOT-0001TEN-0001false958000.00noTPA-0001LOT-0001checkroomCON-00012026-02-23+01:00Raamovereenkomst voor software voor beheer, reservatie en uitleen van materialen binnen de deelnemende hogescholenORG-00011710-2984TEN-0001TPA-0001ORG-000629http://www.vives.be/ORG-0001Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzwDoorniksesteenweg 145Kortrijk8500BE254BELBE 0455.922.071Lieven VandebuerieDiensthoofd+32 56264160+32 56264175lieven.vandebuerie@vives.behttp://www.vives.be/ORG-0002Katholieke Hogeschool Vives vzwDoorniksesteenweg 145Kortrijk8500BE254BELBE 0455.922.071Mathias ReysCoördinator aankoop+32 50305100mathias.reys@vives.beORG-0003Raad van StateWetenschapsstraat 33Brussel1040BE100BELBE 0931814266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00043P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0005FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.belargeORG-0006checkroomGentbrugge9050BE234BELBE 0504999915gert-jan@checkroom.com00143648-202642/20262026-03-02+01:002.3eforms-sdk-1.1366a635f5-20ae-4965-ae4f-4d65b6b91b6298e7319c-8efa-4603-91be-259b657200c62026-02-26+01:0000:00:00+01:00012026-03-02+01:0032014L0024can-standardNLDpub-underteducationORG-0001ted-esenORG-0005serv-provORG-0004neg-w-callPPP0CW-1463/6042/VIV2025/050Raamovereenkomst voor software voor beheer, reservatie en uitleen van materialen binnen de deelnemende hogescholenRaamovereenkomst voor software voor beheer, reservatie en uitleen van materialen binnen de deelnemende hogescholensupplies2000000.0048000000BE254BELBE254BELLOT-0001no-eu-fundspoi-exa30costPrijsBerekend op de totale prijs van alle posten op de inventaris, op basis van de informatie in de technische bepalingen. Eigen offerte-formulieren zijn niet toegelaten. Om de prijs toe te lichten mag de inschrijver een nota van toelichting toevoegen aan de offerte. De score zal als volgt bepaald worden: Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs poi-exa30qualityFunctionele waardeDit criterium zal geëvalueerd worden aan de hand van bijlage C. vragenlijst functionaliteiten Kwaliteit van de aangeboden de oplossing. In welke mate beantwoordt de voorgestelde oplossing aan de vragen / verwachtingen van de hogescholen zoals geformuleerd op p. 39. De functionele waarde zal beoordeeld worden door een jury. In gezamenlijk overleg zal een unanieme gemotiveerde score bepaald worden, volgens onderstaande methodiek: Er zijn 28 functionaliteiten / vragen opgelijst. Elke vraag kan als voldaan (2 punten), deels voldaan (1 punt) en niet voldaan (0 punten) worden beoordeeld. Op 28 vragen is zo een maximum van 56 punten te behalen. Deze wordt herleid naar een beoordeling op 30 punten. Een inschrijver die in dit gunningscriterium een score van 12 of lager op 30 behaalt wordt als niet-kwalitatief beschouwd en wordt als substantieel onregelmatig beschouwd. poi-exa30qualityGebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid van de softwareDit criterium zal beoordeeld worden op basis van een uitgebreide demo en de antwoorden op de vragen inzake gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid van de software. Dit zal beoordeeld worden op volgende subcriteria (elk voor 5 punten): - 3.1. Interface en gebruikerservaring: Logische opbouw van de schermen, menu’s en structuren. Mogelijkheid om zelf configuraties aan te brengen in onder andere de branding en de huisstijl. Inlogopties gebruikers, online akkoordverklaring, gebruiksvriendelijke en intuïtieve userinterface voor alle gebruikers, ondersteuning voor afbeeldingen, video's, extra taalopties, mobielvriendelijk,.. - 3.2. Aantal nodige muis-clicks en/of acties op een bewerking uit te voeren. Het systeem bevat mogelijkheden tot automatisatie. Bulk- en individuele invoer van materiaal is mogelijk, ... - 3.3. Beoordeling van de catalogus & inventarisbeheer: overzichtelijkheid van de catalogus met categorieën en statussen, ondersteunt meerdere locaties en/of collecties, barcode en qr-code functionaliteit, optie om materiaal te groeperen tot vaste uitleensets, inventarislabels en statussen bv. in reparatie... - 3.4. Reserveringsysteem : zelfstandige online zonder tussenkomt meerdere boekingen tegelijk mogelijk, dynamische kalenders per materiaal, periode en categorie, flexibele uitleentermijnen en gebruikersbeperkingen, beperken van uitlenen bij openstaande boetes,... - 3.5. communicatie: automatische herinneringen en pushmeldingen, templates voor berichten en meldingen, mogelijkheid om ad-hoc berichten te sturen, notificaties bij geblokkeerde accounts en/of openstaande boetes,... - 3.6. Uitleenproces en beperkingen: in- en uitcheckproces met kaartlezerondersteuning, onderhouds- en schadebeheer met kostenafhandeling, boetesysteem en kortingsregels, builkuitlening mogelijk voor grote hoeveelheden materiaal, beperkingen zoals zwarte lijsten en back-to-back reserveringen,... De gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid van de software zal beoordeeld worden door een jury. In gezamenlijk overleg zal een unanieme gemotiveerde score bepaald worden, volgens onderstaande methodiek. Elk subcriterium wordt afzonderlijke beoordeeld volgens volgende methodiek. De 6 subcriteria samen vormen een score op 30 punten. 5 = uitstekend: het subcriterium wordt als uitstekend beoordeeld 4 = goed: het subcriterium wordt als goed beoordeeld 3 = voldoende: het subcriterium wordt als voldoende beoordeeld 2 = zwak: het subcriterium wordt als zwak beoordeeld 1 = zeer zwak: het subcriterium wordt als zeer zwak beoordeeld Een inschrijver die in dit gunningscriterium een score van 12 of lager op 30 behaalt wordt als niet-kwalitatief beschouwd en wordt als substantieel onregelmatig beschouwd. poi-exa10qualityOnderhoud - ondersteuning - projectaanpak implementatie - De inschrijver beschrijft ook de totale ondersteuning die de inschrijver aan zal bieden na ingebruikname aan de instellingen en aan de gebruikers. Volgende items moeten behandeld worden. Er wordt telkens aangegeven of het onderdeel deel uitmaakt van de basisondersteuning, onderdeel uitmaakt van de voorgestelde SLA of een afzonderlijke bijkomende kost is (met vermelding van die bijkomende kostprijs.) o Is er trainingsmateriaal en sessies voorzien of beschikbaar voor het personeel dat het systeem zal gebruiken? o Welke documentatie is er beschikbaar voor gebruikers en administrators? o Is er een helpdesk? Hoe is deze georganiseerd? Bereikbaarheid? Responstijd? Is er e-mail ondersteuning, is er live chat mogelijkheid met een consultant? Is er mogelijkheid tot ondersteuning via schermdelen? o Is er een “quotum” aan gratis uren support consultancy en/of opleiding per jaar? o Is er een website met problemen, oplossingen, tips, FAQ’s, blog,….? Zijn er “user meetings”? Frequentie? Topics? o Welke ondersteuningsmogelijkheden zijn er nog? Hoe kunnen de instellingen een impact hebben op toekomstige functionaliteit en evoluties? o Zijn er periodieke updates en patches voorzien? - De inschrijver stelt een onderhoudscontract voor en vermeldt duidelijk wat wel in de ben wat niet inbegrepen is. De inschrijver voegt tevens een voorstel tot SLA toe aan de offerte (de kostprijs hiervan wordt vermeld op p. 44). In deze SLA wordt de dienstverlening (incident management, problem management, …) en Nederlandstalige ondersteuning aan interne gebruikers beschreven (telefonisch of ter plaatse, 24/7 of tijdens kantooruren, …) die inbegrepen zit in de voorgestelde SLA. Er wordt eveneens verwacht dat updates in functie van conceptuele of functionele verbeteringen, wettelijke en technologische evoluties worden uitgevoerd onder het supportcontract. De inschrijver geeft de gegarandeerde oplostijden mee bij de verschillende mogelijke issues (kritiek, hoog, gemiddeld, laag) Een afschrift van het voorgestelde onderhoudscontract wordt meegestuurd. - De inschrijver voegt een projectplan van de implementatie met gedetailleerde timing toe, waarin duidelijk rollen en verantwoordelijkheden worden aangegeven. Volgende punten worden behandeld: o Er wordt ook aangegeven hoe de opleiding en de overdracht van kennis zal gebeuren. o Hoe wordt er omgegaan met wijzigingen? o Welke taken gebeuren on site en welke taken gebeuren remote? o Hoe zal de kandidaat de deelnemende instellingen bijstaan bij migratie vanuit een ander systeem? o Hoe wordt de integratie met andere systemen mogelijk gemaakt? o Welke maatregelen worden er genomen voor gegevensbeveiliging en privacy? o Welke toegangscontroles en beveiligingsprotocollen zijn er? o Welke uptime-garantie % wordt er gegeven? Wat is de minuten downtime per jaar? Bovenstaande punten moet zo volledig mogelijk worden ingevuld. De aanbestedende overheid heeft het recht om zich bij de beoordeling te beperken tot dit beschrijvend document dat max. 10 A4 bladzijden mag bedragen. De beoordeling zal gebeuren op volgende subcriteria: volledigheid en kwaliteit van het projectplan implementatie (3 punten), kwaliteit van de ondersteuning (3,5 punten) en op volledigheid en kwaliteit van het onderhoudscontract. (3,5 punten). Samen wordt een score op 10 bekomen. Het implementatieproces, ondersteuning en onderhoudscontract zal beoordeeld worden door een jury. In gezamenlijk overleg zal een unanieme gemotiveerde score bepaald worden, volgens onderstaande methodiek: 10 = uitstekend: dit wordt als uitstekend beoordeeld 8 = goed: dit wordt als goed beoordeeld 6 = voldoende: dit wordt als voldoende beoordeeld 4 = zwak: dit wordt als zwak beoordeeld 2= zeer zwak: dit wordt als zeer zwak beoordeeld Een inschrijver die in dit gunningscriterium een score van 4 of lager behaalt wordt als niet-kwalitatief beschouwd en wordt als substantieel onregelmatig beschouwd. ORG-0002De termijn voor het indienen van een beroep bij de Raad van State bedraagt 60 dagen vanaf deze publicatie in het Belgisch Staatsblad.ORG-0003truefalsenonefa-wo-rcVIV2025/050_1Raamovereenkomst voor software voor beheer, reservatie en uitleen van materialen binnen de deelnemende hogescholenRaamovereenkomst voor software voor beheer, reservatie en uitleen van materialen binnen de deelnemende hogescholensupplies2000000.0048000000BE254BEL1202026-02-02+01:00