2026-02-27+00:0014:05:45+00:001000000RES-0001selec-wcomplainants0TEN-0001t-esubm4CON-0001LOT-0000TEN-00011000000noTPA-0001LOT-0000T165252CON-00012026-01-05Z11743TEN-0001TPA-0001ORG-000329https://www.tudelft.nlORG-0001Technische Universiteit DelftStevinweg 1 5e etageDelft2628CNNL362NLD27364265Itha Bakker+31 152788577I.S.Bakker@tudelft.nlORG-0002Rechtbank Den HaagPrins Clauslaan 60Den Haag2500 EHNL361NLD82946175n.v.t.+310883622200rb.denhaag@rechtspraak.nlmediumORG-0003Visma Circle B.V.Poststraat 12Sittard6135KRNL423NLD17084945Tenderdesk Tenderdesk+31 402972444tenderdesk.circle@visma.com00148422-202643/20262026-03-03+01:002.3eforms-sdk-1.13e79630ca-8db5-48f4-9ca5-712ca6094f8a2d578111-e2ae-4a1f-ba55-76294372140a2026-02-27+00:0014:05:00+00:000132014L0024can-standardNLDhttps://s2c.mercell.com/buyer/7487body-pleducationORG-0001open33925c4b-c6a6-4c43-9295-80d850ed20d2-01falseLegal matters systeemHet aantal (complexe) vraagstukken en daarmee de druk op de collega’s van de directie Legal Services neemt toe. Denk hierbij aan beroepen, bezwaren, klachten, adviezen en incidenten op het gebied van integrale veiligheid. Er zijn op dit moment geen middelen voorhanden waarin eenvoudig alle communicatie en relevante stukken van een dossier gearchiveerd kunnen worden en die klachten, beroepen, bezwaren en incidenten adequaat kunnen registreren en er over kunnen rapporteren. Kortom: er zijn op dit moment geen ‘handige’ tools die de juristen ontlasten in hun dagelijkse bezigheden. Om deze reden wenst de TU Delft middels deze aanbesteding een systeem ter ondersteuning van Legal Matters te verwerven. De procedure heeft als doel een overeenkomst te sluiten met één dienstverlener.services79000072260000Zie documentatieanyw-couNLDLOT-0000falseno-eu-fundspoi-exa80qualityWens 1: ‘Nice-to-haves’ PvEVoor de beantwoording van deze wens wordt verwezen naar de ‘nice to haves’ uit Bijlage 2 ten behoeve van het Programma van Eisen. De beantwoording kan worden gegeven in de geel gemarkeerde velden van het Excel-document. Van de inschrijver wordt verwacht dat in de beantwoording wordt aangegeven in welke mate aan de functionaliteit kan worden voldaan en dient hierbij een toelichtende beschrijving te geven.poi-exa160qualityWens 2: Adoptieplan en implementatieGezien de huidige situatie waarin er geen digitale ondersteuning is voor de primaire processen van Legal Services, is een vlekkeloze implementatie en uitstekende adoptie van cruciaal belang voor het succes van de toepassing.poi-exa120qualityWens 3: Beheer en support Legal Matter ManagementLegal Services beschikt voor 8 uur per week over een functioneel beheerder. We wensen daarom zoveel als nodig te worden ontzorgd. We verwachten van de dienstverlener een proactieve houding in ondersteuning, communicatie en probleemoplossing.poi-exa220qualityWens 4: Ondersteuning juridische processenDe juridische afdeling beschikt over een set processen die momenteel worden ondersteund met Word-documenten, Excelbestanden en handmatige termijnbewaking in agenda's. Het gaat o.a. om: • Beroeps-, klacht- en bezwaarprocessen (secretarissen) • Woo • Advies • (deze processen zijn als bijlage bijgevoegd). Bovendien worden er geregeld juridische adviezen gegeven. Dit gebeurt nu vooral via de mail. We zijn op zoek naar een adviesproces dat door het systeem wordt ondersteund en minimale overhead heeft. Wij zoeken een oplossing waarbij deze processen aantoonbaar worden ondersteund in het systeem, met als doel betere samenwerking, termijnoverzicht en compliance. We verwachten een concreet beeld van hoe uw oplossing deze processen ondersteunt en wat dit oplevert voor de organisatie.poi-exa220qualityWens 5: Demonstratie en UserFriendlinessTestDe TU Delft wil een concreet beeld krijgen van de werking en gebruikerservaring van de oplossing van Inschrijver en dient praktijkgericht te zijn en dient aan te sluiten op de context van een juridische afdeling binnen een (semi-)publieke organisatie. Daarom zal een demonstratie en ‘UserFriendlinessTest’ (hierna UFT) deel uitmaken van het beoordelingsproces.poi-exa80priceImplementatieEenmalige kosten voor de investering die benodigd is ten behoeve van het succesvol implementeren van het systeem. Het gaat om één vaste prijs voor implementatie- en migratiekosten die voldoet aan zijn/haar eisen voor Wens 2: Implementatieplan en partnerschap binnen de gestelde termijn en rekening houdt met paragraaf 2.4 en alle vereisten zoals uiteengezet in paragraaf 5.1.poi-exa120priceJaarlijkse licentiekosten (per gebruiker)De licentiekosten zijn de jaarlijkse kosten voor het gebruik van het systeem, inclusief onderhoud en support per gebruiker en updates. De licentiekosten dienen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst (incl. alle verlengingsopties) gestand te doen. De Inschrijver dient rekening te houden met paragraaf 2.4 en alle vereisten zoals uiteengezet in paragraaf 5.1. De licentiekosten dienen alle periodieke kosten te omvatten, waaronder, maar niet beperkt tot, hosting, licenties, alle vormen van onderhoud en ondersteuning. Deze jaarlijkse kosten dienen alle kosten voor de uitvoering van de Overeenkomst te omvatten en er mogen geen andere of aanvullende kosten in rekening worden gebracht.De aanbestedende dienst neemt een opschortende termijn in acht van ten minste 20 (twintig) kalenderdagen die aanvangt op de dag na de datum van verzending van de mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing aan de betrokken inschrijvers. Iedere betrokken inschrijver die het niet eens is met deze beslissing, kan hiertegen binnen de bovengenoemde termijn opkomen in een kort geding bij de voorzieningenrechter in Den Haag. Dit geschiedt door betekening van de dagvaarding aan de aanbestedende dienst: Technische Universiteit Delft Directie Legal Services Stevinweg 1, 5de etage 2628 CN DelftORG-0002truefalsenonenoneLegal matters systeemHet aantal (complexe) vraagstukken en daarmee de druk op de collega’s van de directie Legal Services neemt toe. Denk hierbij aan beroepen, bezwaren, klachten, adviezen en incidenten op het gebied van integrale veiligheid. Er zijn op dit moment geen middelen voorhanden waarin eenvoudig alle communicatie en relevante stukken van een dossier gearchiveerd kunnen worden en die klachten, beroepen, bezwaren en incidenten adequaat kunnen registreren en er over kunnen rapporteren. Kortom: er zijn op dit moment geen ‘handige’ tools die de juristen ontlasten in hun dagelijkse bezigheden. Om deze reden wenst de TU Delft middels deze aanbesteding een systeem ter ondersteuning van Legal Matters te verwerven. De procedure heeft als doel een overeenkomst te sluiten met één dienstverlener.services79000072260000Zie documentatieanyw-couNLD2025-12-01Z2029-11-30Z6Tevens wordt een optie tot verlenging van zes (6) maal twaalf (12) kalendermaanden in de overeenkomst opgenomen. De aanbestedende dienst heeft het recht, maar uitdrukkelijk niet de plicht, om deze Overeenkomst te verlengen.2000-01-01Z