See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: FOD Binnenlandse Zaken
Legal type of the buyer: Central government authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Openbare procedure voor de levering (met een "service level agreement") van een dispatching-, beheer- en geolokalisatiesysteem voor rekening van de FOD Binnenlandse Zaken.
Description: Perceel 1 betreft het uitrusten van elke operationele eenheid van de Civiele Bescherming (Brasschaat en Crisnée) met een dispatching en oproepcentrale waarmee ook het beheer van personen, middelen, interventies en geolokalisatie mogelijk is. Het systeem kan een real-time overzicht geven van de beschikbaarheid van personeel en rollend materieel, de middelen van de Civiele Bescherming met hun locaties en de middelen en het personeel dat nog beschikbaar is in de operationele eenheid. Het systeem zal ook gebruikt worden in het hoofdbestuur (Algemene Directie Civiele Veiligheid in Brussel) voor de opvolging van de operationele eenheden. Het systeem bestaat uit volgende elementen: • Post 1: - software; - server voor hardware of cloud; - implementatie in de operationele eenheden en het hoofdbestuur; - handleidingen; - opleiding. • Post 2: - abonnement voor het gebruik van het systeem gedurende 10 jaar; - onderhoud en support gedurende 10 jaar. • Post 3: • verdere ontwikkelingen gedurende 10 jaar. Perceel 2 betreft een geolokalistiesysteem dat moet voldoen aan de behoeften van het Bureau Transfer dat de vervoersdienst is van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ). Bureau Transfer is de vervoersdienst van de Dienst Vreemdelingenzaken die voornamelijk instaat voor het vervoer van vreemdelingen van en naar de gesloten centra. Bovendien staat Bureau Transfer in voor het vervoer van een deel van de vreemdelingen die in de gevangenis zitten (in het kader van hun verwijdering), het vervoer van documenten en dossiers en voor het vervoer van personeel. Deze opdracht wordt uitgevoerd door een team veiligheidsmedewerkers-chauffeurs die vanuit verschillende standplaatsen opereren (Brugge, Merksplas, Vottem, Steenokkerzeel, Brussel, …). De opdrachten worden gecentraliseerd en het coördinatiebureau in Brussel maakt een vervoersplanning op. Vervolgens moeten de opdrachten worden verdeeld onder de chauffeurs die deze zullen uitvoeren. De werklast is de laatste jaren steeds groter geworden en het wordt steeds moeilijker om alles op een efficiënte en overzichtelijke manier in te plannen en op te volgen. Daarom werd beslist om te investeren in een systeem dat het mogelijk maakt om opdrachten beter in te plannen en op te volgen. Het systeem bestaat uit volgende elementen: • post 1: - software en functionaliteiten; - handleidingen; - opleiding. • post 2: - abonnement voor het gebruik van het systeem gedurende 10 jaar; - onderhoud en support gedurende 10 jaar. • post 3: - verdere ontwikkelingen gedurende 10 jaar.
Procedure identifier: 2926bd2b-ed07-4fd9-a815-b9a29c763cba
Internal identifier: IBZ-CV-MAT37-454-22-F02__2
Type of procedure: Open
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Country: Belgium
Anywhere in the given country
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Systeem voor dispatching, beheer en geolokalisatie voor de operationele eenheden van de Civiele Bescherming
Description: Perceel 1 betreft het uitrusten van elke operationele eenheid van de Civiele Bescherming (Brasschaat en Crisnée) met een dispatching en oproepcentrale waarmee ook het beheer van personen, middelen, interventies en geolokalisatie mogelijk is. Het systeem kan een real-time overzicht geven van de beschikbaarheid van personeel en rollend materieel, de middelen van de Civiele Bescherming met hun locaties en de middelen en het personeel dat nog beschikbaar is in de operationele eenheid.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 48900000 Miscellaneous software package and computer systems
5.1.2.
Place of performance
Country: Belgium
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: • Het gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd als volgt: • perceel 1: de evaluatie van de offertes in het raam van het gunningscriterium prijs gebeurt op basis van de totale prijs (= Ptot) (inclusief BTW) berekend volgens de volgende prijsformule: Ptot = P1,1 + (20 x P1,2) + (10 x P1,3) + (10 x P1,4)+ (100 x P1,5) + (200 x P1,6) + (10 x P1,7) + (40 x P1,8) + (40 x P1,9) Met dien verstande dat de verschillende prijzen die de totale prijs vormen de eenheidsprijzen (inclusief BTW) zijn zoals voorgesteld door de inschrijver in document A en hierna vastgelegd: • P1,1 = eenheidsprijs voor de aankoop van het systeem zoals beschreven in het document B (zie beschrijving in de algemene aspecten van post 1) en dit omvat: software, server voor hardware of cloud, implementatie in de operationele eenheden en het hoofdbestuur, handleiding en opleiding; • P1,2 = extra eenheidsprijs (per mobiele eenheid) bovenop de aankoopprijs van het systeem voor de bijkomende functionaliteiten van de GPS – traject met vrachtwagen beschreven in punt 1.10.6.3 van post 1 van document B (= vereiste optie 1 – zie punt 1.10.6.7 – post 1 van document B); • P1,3 = jaarlijkse eenheidsprijs voor het gebruik, onderhoud, ondersteuning en eventuele andere terugkerende kosten van het systeem; • P1,4 = eenheidsprijs voor de aankoop van een bijkomende licentie voor smartphones of tablets, bovenop de in punt 1.10.6.1 van post 1 van document B voorziene hoeveelheden (= vereiste optie 2 – zie punt 1.1.2 – post 2 van het document B); • P1,5 = extra jaarlijkse prijs voor het gebruik, onderhoud en de ondersteuning van een bijkomende smartphone of tabletlicentie (= vereiste optie 3 – zie punt 1.1.3 – post 2 van document B); • P1,6 = extra jaarlijkse prijs per mobiele eenheid in verhouding tot de jaarlijkse gebruiksprijs (abonnement) voor de bijkomende functionaliteiten van de GPS-functie – traject met vrachtwagens (= vereiste optie 4 – zie punt1.1.4 – post 2 van document B); • P1,7 = eenheidsprijs voor een bijkomende gebruiksopleiding (= vereiste optie 5 – zie punt 1.9 – post 2 van document B; • P1,8 = uurloon van de werkuren voor alle verzoeken tot verdere ontwikkeling (post 3 van document B); • P1,9 = uurloon van de werkuren voor dringende verdere ontwikkelingen (post 3 van document B). Het maximum aantal punten dat toegekend kan worden aan een inschrijver bedraagt 45 punten voor perceel 1 en 50 punten voor perceel 2. De punten worden als volgt berekend: n = N x E e n: aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend, N: maximum aantal punten, e: aangeboden totale prijs, E: de goedkoopste aangeboden totale prijs.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Quality
Name: Kwaliteit
Description: a. Algemeen: De operationele en technische kwaliteit van de offerte wordt geëvalueerd volgens een puntensysteem. Het maximum aantal punten dat aan een inschrijver kan worden toegekend bedraagt 55 punten voor perceel 1 en 50 punten voor perceel 2. De in punt 2 van posten 1 en 2 van de percelen 1 en 2 van de documenten B, van dit bestek opgesomde elementen vormen voordelen. Ieder element van de offerte van de inschrijver vormt dus een voordeel en krijgt een aantal punten. b. Berekening van de beoordeling van de technische en operationele kwaliteit: De quotatie van de offerte wordt berekend volgens de verschillende procédés zoals gevraagd in de documenten B. Deze procédés kunnen één of meerdere van de volgende procédés zijn: 1) Voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, waarbij een zo laag mogelijke waarde moet worden opgegeven, gebeurt de toekenning van de punten via de volgende formule, in geval van minimalisatie: n = N x E e n : aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor een bepaald criterium; N : maximum aantal punten voor het beschouwde criterium; e : het aanbod van de inschrijver voor dit criterium; E : het beste aanbod van één van de inschrijvers voor dit criterium. 2) voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, waarbij een zo hoog mogelijke waarde moet worden opgegeven, gebeurt de toekenning van de punten via de volgende formule, in geval van maximalisatie: n = N x e E n : aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor een bepaald criterium; N : maximum aantal punten voor het beschouwde criterium; e : het aanbod van de inschrijver voor dit criterium; E : het beste aanbod van één van de inschrijvers voor dit criterium. 3) voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, wordt het maximum van de punten voor het beschouwde criterium toegekend van zodra er een positief antwoord is. De totale beoordeling van de technische en operationele kwaliteit van de offerte bestaat uit de som van de punten die werden behaald voor elk van de criteria. Alle inlichtingen die nodig zijn voor de evaluatie van de technische en operationele kwaliteit ten opzichte van de gunningscriteria en –subcriteria, zullen door de inschrijver bij zijn offerte moeten worden gevoegd.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 55
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: De aanbestedende overheid zal, in toepassing van artikel 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, een wachttermijn respecteren van 15 kalenderdagen vanaf de dag na de verzending van onderhavige kennisgeving, alvorens over te gaan tot de sluiting van de opdracht. U beschikt over 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzendingsdatum van deze brief om een vordering tot schorsing in te dienen. Dit beroep moet ingediend worden bij de Raad van State via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid. De vormvoorschriften voor het schorsingsberoep zijn omschreven in het Koninklijk Besluit van 5 december 1991 tot bepaling van de rechtspleging in kort geding voor de Raad van State.
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Geolokalisatiesysteem voor de Dienst Vreemdelingen Zaken
Description: Perceel 2 betreft een geolokalistiesysteem dat moet voldoen aan de behoeften van het Bureau Transfer dat de vervoersdienst is van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 48900000 Miscellaneous software package and computer systems
5.1.2.
Place of performance
Country: Belgium
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: • perceel 2: de totale prijs (= Ptot) (inclusief BTW) berekend volgens de volgende prijsformule: Ptot = (85 x P2,1) + (850 x P2,2) + (50 x P2,3) + (500 x P2,4) + (4 x P2,5) + (8 x P2,6) + (80 x P2,7) Met dien verstande dat de verschillende prijzen die de totale prijs vormen de eenheidsprijzen (inclusief BTW) zijn zoals voorgesteld door de inschrijver in document A en hierna vastgelegd: • P2,1 = eenheidsprijs voor één licentie voor de aansluiting van een mobiele eenheid op het webplatorm (inclusief opleiding) voor de Dienst Vreemdelingenzaken (zie post 1 van document B); • P2,2 = jaarlijkse eenheidsprijs voor het gebruik (abonnement) van één licentie voor de aansluiting van één mobiele eenheid op het webplatform; • P2,3 = eenheidsprijs voor de aankoop van een bijkomende licentie voor de aansluiting van een mobiele eenheid op het webplatform (inclusief opleiding) voor de Dienst Vreemdelingenzaken - bijkomend op de minimum 85 licenties vermeld in punt 1.3.1.11 van post 1 (= vereiste optie 1 – zie punt 1.1.2 – post 2 van document B) • P2,4 = jaarlijkse eenheidsprijs voor het gebruik (abonnement) van de bijkomende licentie voor de aansluiting van één mobiele eenheid op het webplatform (= vereiste optie 2 – zie punt 1.1.3 – post 2 van document B) • P2,5 = eenheidsprijs voor een bijkomende beheerdersopleiding (= vereiste optie 3 – zie punt 1.8 – post 2 van document B); • P2,6 = eenheidsprijs voor een bijkomende gebruikersopleidig (= vereiste optie 4 – zie punt 1.8 – post 2 van document B; • P2,7 = uurloon van de werkuren voor alle verzoeken tot verdere ontwikkeling (post 3 van document B). Het maximum aantal punten dat toegekend kan worden aan een inschrijver bedraagt 45 punten voor perceel 1 en 50 punten voor perceel 2. De punten worden als volgt berekend: n = N x E e n: aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend, N: maximum aantal punten, e: aangeboden totale prijs, E: de goedkoopste aangeboden totale prijs.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Kwaliteit
Description: a. Algemeen: De operationele en technische kwaliteit van de offerte wordt geëvalueerd volgens een puntensysteem. Het maximum aantal punten dat aan een inschrijver kan worden toegekend bedraagt 55 punten voor perceel 1 en 50 punten voor perceel 2. De in punt 2 van posten 1 en 2 van de percelen 1 en 2 van de documenten B, van dit bestek opgesomde elementen vormen voordelen. Ieder element van de offerte van de inschrijver vormt dus een voordeel en krijgt een aantal punten. b. Berekening van de beoordeling van de technische en operationele kwaliteit: De quotatie van de offerte wordt berekend volgens de verschillende procédés zoals gevraagd in de documenten B. Deze procédés kunnen één of meerdere van de volgende procédés zijn: 1) Voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, waarbij een zo laag mogelijke waarde moet worden opgegeven, gebeurt de toekenning van de punten via de volgende formule, in geval van minimalisatie: n = N x E e n : aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor een bepaald criterium; N : maximum aantal punten voor het beschouwde criterium; e : het aanbod van de inschrijver voor dit criterium; E : het beste aanbod van één van de inschrijvers voor dit criterium. 2) voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, waarbij een zo hoog mogelijke waarde moet worden opgegeven, gebeurt de toekenning van de punten via de volgende formule, in geval van maximalisatie: n = N x e E n : aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor een bepaald criterium; N : maximum aantal punten voor het beschouwde criterium; e : het aanbod van de inschrijver voor dit criterium; E : het beste aanbod van één van de inschrijvers voor dit criterium. 3) voor sommige criteria vermeld in de documenten B van het onderhavig bestek, wordt het maximum van de punten voor het beschouwde criterium toegekend van zodra er een positief antwoord is. De totale beoordeling van de technische en operationele kwaliteit van de offerte bestaat uit de som van de punten die werden behaald voor elk van de criteria. Alle inlichtingen die nodig zijn voor de evaluatie van de technische en operationele kwaliteit ten opzichte van de gunningscriteria en –subcriteria, zullen door de inschrijver bij zijn offerte moeten worden gevoegd.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: De aanbestedende overheid zal, in toepassing van artikel 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, een wachttermijn respecteren van 15 kalenderdagen vanaf de dag na de verzending van onderhavige kennisgeving, alvorens over te gaan tot de sluiting van de opdracht. U beschikt over 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzendingsdatum van deze brief om een vordering tot schorsing in te dienen. Dit beroep moet ingediend worden bij de Raad van State via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid. De vormvoorschriften voor het schorsingsberoep zijn omschreven in het Koninklijk Besluit van 5 december 1991 tot bepaling van de rechtspleging in kort geding voor de Raad van State.
6. Results
Value of all contracts awarded in this notice: 367 360,00 EUR
6.1.
Result lot identifier: LOT-0001
Winner selection status: No winner was chosen and the competition is closed.
The reason why a winner was not chosen: Decision of the buyer, because of insufficient funds
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 1
6.1.
Result lot identifier: LOT-0002
Winner selection status: At least one winner was chosen.
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Gemsotec BV
Tender:
Tender identifier: Gemsotec BV - Perceel 2
Identifier of lot or group of lots: LOT-0002
Value of the tender: 367 360,00 EUR
Contract information:
Identifier of the contract: MAT37-454-22 Perceel 2
Date of the conclusion of the contract: 02/06/2023
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 1
Range of tenders:
Value of the lowest admissible tender: 367 360,00 EUR
Value of the highest admissible tender: 367 360,00 EUR
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: FOD Binnenlandse Zaken
Registration number: 0308356862_4595
Department: Algemene Directie van de Civiele Veiligheid
Postal address: Leuvenseweg 3
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 488 50 01
Fax: +32 2 488 19 54
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: FOD Beleid en Ondersteuning
Registration number: BE001
Postal address: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Official name: Raad van State
Registration number: 0308356862
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Gemsotec BV
Size of the economic operator: Micro, small, or medium
Registration number: 0678664161
Postal address: Vilvoordsebaan 73
Town: Herent
Postcode: 3020
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Tenderer
Winner of these lots: LOT-0002
Notice information
Notice identifier/version: 51dec85c-adcb-4927-9022-d3a2d15615ef - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 29
Notice dispatch date: 16/03/2026 00:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 16/03/2026 00:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch, French
Notice publication number: 182560-2026
OJ S issue number: 53/2026
Publication date: 17/03/2026