2026-03-20+01:0000:00:00+01:0016http://www.vilvoorde.be/ORG-0001stad VilvoordeGrote Markt znVilvoorde1800BE241BELBE 0207.514.474Melissa De Buyserdiensthoofd+32 22557901+32 22554539melissa.de.buyser@vilvoorde.behttp://www.raadvst-consetat.be/ORG-0002Raad van StateWetenschapsstraat 33Brussel (Etterbeek)1040BE100BELBE 0931.814.266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00033P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0004FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.be00202821-202658/20262026-03-24+01:002.3eforms-sdk-1.136ca831a6-e5de-4b50-95b8-ba6507f09ad85ef99712-4206-4dcc-a307-cdb614b078862026-03-20+01:0000:00:00+01:00012026-03-24+01:0032014L0024cn-standardNLDlagen-pubORG-0001ted-esenORG-0004serv-provORG-0003epo-procurement-document33neg-w-callfalsePPP04C-2029/6094/BZ 2025 - 01Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van toepassingssoftware BurgerzakenLeveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van toepassingssoftware Burgerzakenservices72268000BE241BELBE241BELBE241BELBE241BELLOT-0001not-allowedno-eu-fundsnot-requfalseDOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/2029/4C/2026nonefalseepo-procurement-documentnot-allowedrequirednofalsetruepoi-exa30costPrijsDe Inschrijver vult de inventaris (zie bijlage E, F en G van huidige leidraad) in en voegt bij zijn offerte een beschrijving (maximum 2 A4 pagina's (enkelzijdig)) van de opbouw van de aangeboden globale prijs waarin alle onderliggende kosten duidelijk verklaard worden, waaronder: • de éénmalige implementatiekost van de software, inclusief conversiekost, projectmanagementkost, installatiekost, … • het aantal licenties ; • de jaarlijkse onderhoudskost van de software; • de opleiding(en) bij opstart; • de (jaarlijkse + éénmalige) kostprijs van de aangeboden integraties; • de kosten voor de koppeling met andere modules indien deze niet tot hetzelfde pakket behoren; • de opleiding(en) bij opstart nieuwe medewerkers of als opfrissing; • de kosten die gepaard gaan met een exit na afloop van de overeenkomst (hierbij dient ook opgenomen te worden of de Aanbesteder nog een kost dient te dragen als ten gevolge van deze opdracht een bepaalde bestelling niet meer door zal gaan). In deze nota beschrijft de Inschrijver ook hoe er gefactureerd zal worden waarbij de Aanbesteder een voorkeur heeft voor een jaarlijkse facturatiefrequentie. De prijs wordt beoordeeld op basis van de regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs poi-exa45qualityKwaliteit en functionaliteit van de softwareDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Technische waarde, nl. mate waarin het voorstel aan alle technische vereisten voldoet; • Gebruiksvriendelijkheid: • Leesbaarheid en toegankelijkheid van de documenten en het programma; • Gebruikersbeheerenautorisatie; • Extractie van gegevens; • Digitale archivering; • Vormgeving; • Verwerking inkomende documenten; • Moduleerbaarheid van interne flows; • Rapporteermogelijkheden (zowel heden als verleden, vb. aantal niet-Belgen inschreven op 13 maart 2012, aantal opgemaakte geboorteakten tussen 14 maart 2023 en 21 november 2024; aantal nieuwe inwoners in 2012; etc.); • Aanwezigheid van stappenplannen (logische flow schermen en knoppen om de leercurve van bestaande en nieuwe medewerkers zo vlot mogelijk te laten verlopen); • Het kunnen ondervangen van menselijke fouten; • Eenvoudige inzage in logbestanden door beheerder. • Plaatsonafhankelijk werken, nl. mate waarin op een eenvoudige manier plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden; • Integratie met andere toepassingen, zoals: • Linken met externe toepassingen en externe partners/partijen (ACM/IDM; MAGDA, Rijksregister, DABS, eGovFlow, MijnBurgerprofiel, Centric, GreenValley, JCC, etc.) • Koppeling tussen de verschillende modules zodat bij het werken met verschillende modules toch het gevoel ontstaat dat er in 1 pakket gewerkt wordt (dit gevoel moet ook bestaan indien de modules genomen worden via verschillende leveranciers). De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Bovendien zal dit criterium beoordeeld worden door een werkgroep van ervaringsdeskundigen Burgerzaken op basis van een live voorstelling van het werkende product (proof of concept (POC)). Elke Inschrijver wordt door het opdrachtgevend bestuur uitgenodigd om het voorgestelde systeem te presenteren en toe te lichten (maximum 2 uur). De datum van de live voorstelling zal later gecommuniceerd worden. Het is niet toegestaan om enkel een selectie van wireframes of presentatie met schermafbeeldingen te presenteren. Er zal worden nagegaan of de software voldoet aan de technische vereisten zoals beschreven in hoofdstuk IV van de Leidraad. Wanneer niet kan voldaan worden aan de gevraagde minimale vereisten, kan de Inschrijver op basis hiervan geweerd worden. Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden. poi-exa15qualityDataveiligheid en noodplanningDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Veiligheid: mate waarin de Inschrijver garant staat voor de veiligheid van de aangeboden oplossing en beschrijft welke maatregelen er op dat vlak genomen worden • Back-up: de leverancier toont aan dat van de data op voldoende wijze een back-up wordt gemaakt • Calamiteiten: mate waarin de leverancier kan garanderen dat bij calamiteiten op eenvoudige en kosteloze wijze op een externe locatie een noodgemeentehuis kan worden geopend zonder impact op de dienstverlening • Opvolging: beheerder (bij het bestuur zelf) kan op eenvoudige wijze logbestanden ophalen uit het systeem, alsook nagaan wat de reden van opvraging is. De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden.poi-exa10qualityPlan van aanpakDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande 2 subgunningscriteria. Plan van aanpak betreffende de implementatie en conversie van bestaande gegevens en SLA. Voor elk subgunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten Zwak: 40% van de punten Zeer zwak: < 30% van de puntenORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001U kan binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de kennisgeving een vordering tot schorsing indienen bij de Raad van State. U kan een beroep tot nietigverklaring instellen binnen een termijn van zestig dagen na kennisgeving van de beslissing. Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl. ORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredfalsetrue2026-05-20+02:002026-05-05+02:0015:00:00+02:00falsenonenoneBZ 2025 - 01_1Module bevolking• Eenvoudige toegang tot het rijksregister voor opvragingen en bijwerkingen. De mogelijkheid om via vrije structuren bijwerkingen te doen, wordt als een grote meerwaarde gezien. • Beveiligingsstructuur om toegang te krijgen tot het rijksregister (eenvoudig in te stellen). • De procedures worden zoveel mogelijk opgesplitst zodat een correcte opvolging van de verschillende procedures mogelijk is (bij voorkeur begeleid via wizard). • De medewerker kan documenten uploaden (uploaden van scans van aangeboden documenten (vonnissen, aktes...), kan op elk moment digitaal de status van een lopend dossier raadplegen. • Rechtstreeks mailen vanuit de toepassing met handtekening van medewerker/dienst (eventueel via koppeling met Exclaimer). • Toegang tot de elektronische post van het rijksregister op eenvoudige en duidelijke manier. • Opvraagmogelijkheden: o Op nationaal nummer o Fonetisch (deel van een naam, afwezigheid van symbolen worden genegeerd) o Op adres o Op geboortedatum • De toepassing laat toe op een digitale en beveiligde wijze informatie/documentatie uit te wisselen met verschillende overheden en partijen. • Het beheer van de dossiers dient vanaf de aanvraag tot de voltooiing van het dossier volledig digitaal te verlopen. • Briefwisseling/emailverkeer, gerelateerd aan een dossier/burger kan eenvoudig digitaal worden gearchiveerd op een uniforme wijze. • Beheer van de informatietypes is voorzien. • Belangrijk is dat de toepassing voorziet dat iedereen op dezelfde manier een dossier opbouwt. • De toepassing moet voorzien dat ook een medewerker een dossier van een collega snel kan opvolgen en ook de status van het dossier eenvoudig kan raadplegen (mits instellen van beveiligingsregels). • Mogelijkheid tot management-rapportage van alle procedures: men kan zelf beleidsrapporten samenstellen via lijsten en liefst ook visueel via alle soorten diagrammen. • Het opbouwen van een dossier/procedure gebeurt via een wizard/stappenplan en is heel eenvoudig te gebruiken. Het zelf kunnen maken van wizards wordt gezien als meerwaarde. • Digitale agenda: Wettelijke vervaldata worden automatisch overgenomen, daarnaast mogelijkheid om zelf taken met vervaldata, zoals referentieadressen, tijdelijke afwezigheden, etc. toevoegen. Hiervan komt een melding via mail naar een zelf gekozen mailadres. • Notitieveld: om alle belangrijke en relevante info in te kunnen noteren per inwoner/adres/dossier/procedure tussen de werknemers (niet zichtbaar voor andere overheden/besturen of de burger zelf). • Documentenbeheer: het moet mogelijk zijn eigen documenten/brieven/oproepingen toe te voegen in de toepassing, aangepast aan de huisstijl, waarbij deze steeds in de procedure bewaard kunnen worden. • Beheer van speciale informatietypes. • Annulatie, toevoegen, suppressie van informatie, zowel op eenvoudige wijze als via vrije structuren. • Verbeteren van informatie, zowel op eenvoudige wijze als via vrije structuren. • Beheer van woningbestand: o Toevoegen van straatnamen o Toevoegen, verwijderen, verbeteren, historiek zetten van huisnummers o Toevoegen, verwijderen, verbeteren, historiek zetten van busnummers o De historiek hiervan moet op een eenvoudige manier teruggevonden worden o Opmaken van lijsten leegstand o Toevoegen van grondplannen van gebouwen • Beheer van registers en het in bulk kunnen versturen van brieven (fysiek en/of digitaal): o Register van identiteitskaarten (inclusief opvolging) o Register van verblijfskaarten (inclusief opvolging) o Register van kids-ID (inclusief opvolging) o Register van poliovaccinaties (inclusief opvolging) o Register van wettelijke samenwoning (inclusief opvolging indien nodig – cfr. schijnsituaties) • Synchronisatie met Belpic en bevolkingstoepassing (R27 – ophalen van de afgeleverde eIDs). • Opmaken van oproepingskaarten – automatisch ingestelde query of andere werkwijze volgens de wettelijke data opgelegd door de FOD Binnenlandse Zaken. • Digitale woonstcontrole • Adreswijzigingen digitaal doorsturen naar de lokale politie (koppeling met Focus/digitale woonstcontrole). • Instellen van algemene en specifieke vragen naar de lokale wijkinspecteur. • Afzonderlijke woonstcontroles voor: o Bevolking o Vreemdelingen o Ambtshalve afvoeringen o Ambtshalve inschrijvingen o Tijdelijke afwezigheid o Vreemdelingen woonstcontrole o Samenwoonstverslag o Vertrek buitenland Belg o Vertrek buitenland niet-Belg o Aankomst (van andere gemeente, buitenland) o Interne mutatie o Woonstcontrole zonder verhuis (= politioneel onderzoek – PO) • Specifieke afzonderlijke procedures voor referentieadressen: natuurlijk persoon omwille van verblijf in een mobiele woning, OCMW detentie (met eventueel automatische mailing naar algemeen mailadres van eigen OCMW), OCMW natuurlijk persoon, met mogelijkheid tot bewaren van bewijsstukken in de procedure • Lijst kunnen opmaken met afgehandelde/openstaande adrescontroles. • Opsplitsing van woonstcontroles: Vreemdelingen/bevolking. services72268000stad VilvoordeGrote Markt znVilvoorde1800BE241BEL2026-09-01+02:0000:00:00+02:002030-08-31+02:0000:00:00+02:00LOT-0002not-allowedno-eu-fundsnot-requfalseDOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/2029/4C/2026nonefalseepo-procurement-documentnot-allowedrequirednofalsetruepoi-exa30costPrijsDe Inschrijver vult de inventaris (zie bijlage E, F en G van huidige leidraad) in en voegt bij zijn offerte een beschrijving (maximum 2 A4 pagina's (enkelzijdig)) van de opbouw van de aangeboden globale prijs waarin alle onderliggende kosten duidelijk verklaard worden, waaronder: • de éénmalige implementatiekost van de software, inclusief conversiekost, projectmanagementkost, installatiekost, … • het aantal licenties ; • de jaarlijkse onderhoudskost van de software; • de opleiding(en) bij opstart; • de (jaarlijkse + éénmalige) kostprijs van de aangeboden integraties; • de kosten voor de koppeling met andere modules indien deze niet tot hetzelfde pakket behoren; • de opleiding(en) bij opstart nieuwe medewerkers of als opfrissing; • de kosten die gepaard gaan met een exit na afloop van de overeenkomst (hierbij dient ook opgenomen te worden of de Aanbesteder nog een kost dient te dragen als ten gevolge van deze opdracht een bepaalde bestelling niet meer door zal gaan). In deze nota beschrijft de Inschrijver ook hoe er gefactureerd zal worden waarbij de Aanbesteder een voorkeur heeft voor een jaarlijkse facturatiefrequentie. De prijs wordt beoordeeld op basis van de regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs poi-exa45qualityKwaliteit en functionaliteit van de softwareDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Technische waarde, nl. mate waarin het voorstel aan alle technische vereisten voldoet; • Gebruiksvriendelijkheid: • Leesbaarheid en toegankelijkheid van de documenten en het programma; • Gebruikersbeheerenautorisatie; • Extractie van gegevens; • Digitale archivering; • Vormgeving; • Verwerking inkomende documenten; • Moduleerbaarheid van interne flows; • Rapporteermogelijkheden (zowel heden als verleden, vb. aantal niet-Belgen inschreven op 13 maart 2012, aantal opgemaakte geboorteakten tussen 14 maart 2023 en 21 november 2024; aantal nieuwe inwoners in 2012; etc.); • Aanwezigheid van stappenplannen (logische flow schermen en knoppen om de leercurve van bestaande en nieuwe medewerkers zo vlot mogelijk te laten verlopen); • Het kunnen ondervangen van menselijke fouten; • Eenvoudige inzage in logbestanden door beheerder. • Plaatsonafhankelijk werken, nl. mate waarin op een eenvoudige manier plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden; • Integratie met andere toepassingen, zoals: • Linken met externe toepassingen en externe partners/partijen (ACM/IDM; MAGDA, Rijksregister, DABS, eGovFlow, MijnBurgerprofiel, Centric, GreenValley, JCC, etc.) • Koppeling tussen de verschillende modules zodat bij het werken met verschillende modules toch het gevoel ontstaat dat er in 1 pakket gewerkt wordt (dit gevoel moet ook bestaan indien de modules genomen worden via verschillende leveranciers). De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Bovendien zal dit criterium beoordeeld worden door een werkgroep van ervaringsdeskundigen Burgerzaken op basis van een live voorstelling van het werkende product (proof of concept (POC)). Elke Inschrijver wordt door het opdrachtgevend bestuur uitgenodigd om het voorgestelde systeem te presenteren en toe te lichten (maximum 2 uur). De datum van de live voorstelling zal later gecommuniceerd worden. Het is niet toegestaan om enkel een selectie van wireframes of presentatie met schermafbeeldingen te presenteren. Er zal worden nagegaan of de software voldoet aan de technische vereisten zoals beschreven in hoofdstuk IV van de Leidraad. Wanneer niet kan voldaan worden aan de gevraagde minimale vereisten, kan de Inschrijver op basis hiervan geweerd worden. Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden. poi-exa15qualityDataveiligheid en noodplanningDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Veiligheid: mate waarin de Inschrijver garant staat voor de veiligheid van de aangeboden oplossing en beschrijft welke maatregelen er op dat vlak genomen worden • Back-up: de leverancier toont aan dat van de data op voldoende wijze een back-up wordt gemaakt • Calamiteiten: mate waarin de leverancier kan garanderen dat bij calamiteiten op eenvoudige en kosteloze wijze op een externe locatie een noodgemeentehuis kan worden geopend zonder impact op de dienstverlening • Opvolging: beheerder (bij het bestuur zelf) kan op eenvoudige wijze logbestanden ophalen uit het systeem, alsook nagaan wat de reden van opvraging is. De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden.poi-exa10qualityPlan van aanpakDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande 2 subgunningscriteria. Plan van aanpak betreffende de implementatie en conversie van bestaande gegevens en SLA. Voor elk subgunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten Zwak: 40% van de punten Zeer zwak: < 30% van de puntenORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001U kan binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de kennisgeving een vordering tot schorsing indienen bij de Raad van State. U kan een beroep tot nietigverklaring instellen binnen een termijn van zestig dagen na kennisgeving van de beslissing. Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl. ORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredfalsetrue2026-05-20+02:002026-05-05+02:0015:00:00+02:00falsenonenoneBZ 2025 - 01_2Burgerlijke stand• De toepassing maakt de medewerker wegwijs in de voor te leggen documenten/ bewijsstukken/af te leveren documenten voor zoveel mogelijk procedures etc. Een voorgestelde procedure op basis van de informatie die we zelf in kunnen geven, zou een meerwaarde zijn. • De medewerker wordt op een logische, overzichtelijke en eenvoudige manier begeleid in de verschillende stappen doorheen de verschillende procedures (inclusief schijndossiers) vanaf de aanmelding van de burger (aan het loket) tot het voltooien van zijn/haar aanvraag. Indien contactname met bijvoorbeeld DVZ of ambassade noodzakelijk is, staat dit opgenomen in het stappenplan. • De procedures worden zoveel mogelijk opgesplitst zodat een correcte opvolging van de verschillende procedure mogelijk is. • Belangrijk is dat de toepassing voorziet dat iedereen op dezelfde manier een dossier opbouwt. • De toepassing moet voorzien dat ook een collega een dossier van een andere collega snel kan opvolgen en ook de status van zijn dossier eenvoudig kan raadplegen (mits instellen van beveiligingsregels). • Mogelijkheid tot management-rapportage van alle procedures: men kan zelf beleidsrapporten samenstellen via lijsten en liefst ook visueel via alle soorten diagrammen. • De medewerker wordt bij de uitvoering van de taken/ stappen begeleid wat betreft respecteren van wettelijke termijnen evenals zelf opgelegde termijnen. Medewerkers worden ook geïnformeerd over get verstrijken van termijnen via e-mail indien dit gewenst is. • Notitieveld: om alle belangrijke en relevante info in te kunnen noteren per dossier/procedure (niet zichtbaar voor andere overheden/besturen of de burger zelf). • Koppeling van de verschillende registers om het aktenummer automatisch doorlopend te laten nummeren. • Per register worden standaardteksten voorzien. Deze worden automatisch aangepast bij het wisselen van dienstjaar. • Koppeling met andere modules. • Onderscheid tussen beslissingen overheid (rechtbanken,…), te ondertekenen aktes, te behandelen aktes. • Het beheer van de dossiers dient vanaf de aanvraag tot de voltooiing van het dossier volledig digitaal te verlopen - dit zou moeten leiden tot snellere afhandelingstijden van een dossier (geen archivering op papier/ geen kopieën/ …). • De procedures worden zoveel mogelijk opgesplitst zodat een correcte opvolging van de verschillende procedure mogelijk is (liefst begeleid via wizard/stappenplan). Het zelf kunnen maken van wizards wordt gezien als meerwaarde. • De medewerker krijgt informatie omtrent de stappen van te volgen procedure. • De medewerker kan documenten uploaden en kan op elk moment digitaal de stand van een lopend dossier raadplegen. • Rechtstreeks mailen vanuit de toepassing met handtekening van medewerker/dienst (eventueel via koppeling met Exclaimer). • Aanleg van een digitale lijst van ontvangen buitenlandse documenten waarop voortgang kan aangeduid worden. • Koppeling met ScanSearch om akten, opgemaakt voor de invoering van DABS, eenvoudig te kunnen migreren op afschrift- en uittrekselniveau. services72268000stad VilvoordeGrote Markt znVilvoorde1800BE241BELUNKNOWNLOT-0003not-allowedno-eu-fundsnot-requfalseDOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/2029/4C/2026nonefalseepo-procurement-documentnot-allowedrequirednofalsetruepoi-exa30costPrijsDe Inschrijver vult de inventaris (zie bijlage E, F en G van huidige leidraad) in en voegt bij zijn offerte een beschrijving (maximum 2 A4 pagina's (enkelzijdig)) van de opbouw van de aangeboden globale prijs waarin alle onderliggende kosten duidelijk verklaard worden, waaronder: • de éénmalige implementatiekost van de software, inclusief conversiekost, projectmanagementkost, installatiekost, … • het aantal licenties ; • de jaarlijkse onderhoudskost van de software; • de opleiding(en) bij opstart; • de (jaarlijkse + éénmalige) kostprijs van de aangeboden integraties; • de kosten voor de koppeling met andere modules indien deze niet tot hetzelfde pakket behoren; • de opleiding(en) bij opstart nieuwe medewerkers of als opfrissing; • de kosten die gepaard gaan met een exit na afloop van de overeenkomst (hierbij dient ook opgenomen te worden of de Aanbesteder nog een kost dient te dragen als ten gevolge van deze opdracht een bepaalde bestelling niet meer door zal gaan). In deze nota beschrijft de Inschrijver ook hoe er gefactureerd zal worden waarbij de Aanbesteder een voorkeur heeft voor een jaarlijkse facturatiefrequentie. De prijs wordt beoordeeld op basis van de regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs poi-exa45qualityKwaliteit en functionaliteit van de softwareDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Technische waarde, nl. mate waarin het voorstel aan alle technische vereisten voldoet; • Gebruiksvriendelijkheid: • Leesbaarheid en toegankelijkheid van de documenten en het programma; • Gebruikersbeheerenautorisatie; • Extractie van gegevens; • Digitale archivering; • Vormgeving; • Verwerking inkomende documenten; • Moduleerbaarheid van interne flows; • Rapporteermogelijkheden (zowel heden als verleden, vb. aantal niet-Belgen inschreven op 13 maart 2012, aantal opgemaakte geboorteakten tussen 14 maart 2023 en 21 november 2024; aantal nieuwe inwoners in 2012; etc.); • Aanwezigheid van stappenplannen (logische flow schermen en knoppen om de leercurve van bestaande en nieuwe medewerkers zo vlot mogelijk te laten verlopen); • Het kunnen ondervangen van menselijke fouten; • Eenvoudige inzage in logbestanden door beheerder. • Plaatsonafhankelijk werken, nl. mate waarin op een eenvoudige manier plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden; • Integratie met andere toepassingen, zoals: • Linken met externe toepassingen en externe partners/partijen (ACM/IDM; MAGDA, Rijksregister, DABS, eGovFlow, MijnBurgerprofiel, Centric, GreenValley, JCC, etc.) • Koppeling tussen de verschillende modules zodat bij het werken met verschillende modules toch het gevoel ontstaat dat er in 1 pakket gewerkt wordt (dit gevoel moet ook bestaan indien de modules genomen worden via verschillende leveranciers). De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Bovendien zal dit criterium beoordeeld worden door een werkgroep van ervaringsdeskundigen Burgerzaken op basis van een live voorstelling van het werkende product (proof of concept (POC)). Elke Inschrijver wordt door het opdrachtgevend bestuur uitgenodigd om het voorgestelde systeem te presenteren en toe te lichten (maximum 2 uur). De datum van de live voorstelling zal later gecommuniceerd worden. Het is niet toegestaan om enkel een selectie van wireframes of presentatie met schermafbeeldingen te presenteren. Er zal worden nagegaan of de software voldoet aan de technische vereisten zoals beschreven in hoofdstuk IV van de Leidraad. Wanneer niet kan voldaan worden aan de gevraagde minimale vereisten, kan de Inschrijver op basis hiervan geweerd worden. Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden. poi-exa15qualityDataveiligheid en noodplanningDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande beoordelingselementen, waaronder: • Veiligheid: mate waarin de Inschrijver garant staat voor de veiligheid van de aangeboden oplossing en beschrijft welke maatregelen er op dat vlak genomen worden • Back-up: de leverancier toont aan dat van de data op voldoende wijze een back-up wordt gemaakt • Calamiteiten: mate waarin de leverancier kan garanderen dat bij calamiteiten op eenvoudige en kosteloze wijze op een externe locatie een noodgemeentehuis kan worden geopend zonder impact op de dienstverlening • Opvolging: beheerder (bij het bestuur zelf) kan op eenvoudige wijze logbestanden ophalen uit het systeem, alsook nagaan wat de reden van opvraging is. De Inschrijver bezorgt hiervoor een nota van maximum 5 A4 pagina's (enkelzijdig). Voor dit gunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten De Inschrijver die hier geen ‘matig’ scoort, zal geweerd worden.poi-exa10qualityPlan van aanpakDit criterium wordt beoordeeld op basis van de onderstaande 2 subgunningscriteria. Plan van aanpak betreffende de implementatie en conversie van bestaande gegevens en SLA. Voor elk subgunningscriterium zal een gemotiveerde score door de beoordelingscommissie als volgt worden toegekend: Uitstekend: 100% van de punten Zeer goed: 90% van de punten Meer dan goed: 80% van de punten Goed: 70% van de punten Meer dan matig: 60% van de punten Matig: 50% van de punten Zwak: 40% van de punten Zeer zwak: < 30% van de puntenORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001U kan binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de kennisgeving een vordering tot schorsing indienen bij de Raad van State. U kan een beroep tot nietigverklaring instellen binnen een termijn van zestig dagen na kennisgeving van de beslissing. Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl. ORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredfalsetrue2026-05-20+02:002026-05-05+02:0015:00:00+02:00falsenonenoneBZ 2025 - 01_3VreemdelingenDe toepassing maakt het mogelijk om vreemdelingendossiers volledig digitaal te beheren: • registreren van niet-Belgen • uploaden van scans van aangeboden documenten (paspoorten, aktes...) • uitvoeren van bijwerkingen, zowel op eenvoudige manier als via vrije structuren. • afleveren van bijlagen • opvolging van te ondernemen acties bij specifieke dossiers (wettelijk bepaalde termijnen – hiervan kan men, indien gewenst, per mail geïnformeerd worden) • controle buitenlandse documenten (paspoorten, identiteitsdocumenten, etc.) aan de hand van Keesingscanner • Notitieveld: om alle belangrijke en relevante info in te kunnen noteren per dossier/procedure (niet zichtbaar voor andere overheden/besturen of de burger zelf). • Aanleg van een digitale lijst van ontvangen buitenlandse documenten waarop voortgang kan aangeduid worden. • Rechtstreeks mailen vanuit de toepassing met handtekening van medewerker/dienst (eventueel via koppeling met Exclaimer). Het vreemdelingendossier moet opgevolgd kunnen worden vanaf het moment van binnenkomst tot de voltooiing van de aanvraag. De toepassing zorgt voor een automatische bijwerking van het eigen bevolkingsbestand door een correcte en feilloze communicatie met het rijksregister. Het is mogelijk om documenten, bezorgd door de vreemdeling, in de module te bewaren en te koppelen aan het dossier zodat alle dossiers volledig digitaal raadpleegbaar zijn, op een snelle en gebruiksvriendelijke manier. Daarnaast is het mogelijk om documenten van Dienst Vreemdelingenzaken Brussel (DVZ) in te scannen en te bewaren bij het vreemdelingendossier waarop ze betrekking hebben. Alle communicatie (met DVZ, de politie, de burger, andere steden en gemeenten e.a.) vertrekt vanuit de toepassing en wordt hierin bewaard. Alle mogelijke procedures voor de inschrijving van niet-Belgen en/of verwerking van vreemdelingendossiers moeten worden voorzien. In deze context moeten alle mogelijke bijlagen, zoals voorzien in de vreemdelingenwetgeving, kunnen geregistreerd/opgeslagen worden. Telkens een nieuwe procedure of een nieuw document verschijnt, zorgt de leverancier dat deze binnen een redelijke termijn in de software beschikbaar is. Alle te volgen stappen binnen een procedure moeten gebruiksvriendelijk zijn. Iedere stap dient zo opgebouwd te zijn dat de medewerker meteen weet wat hij moet doen, welke documenten hij moet opvragen bij de vreemdeling, welke documenten hij moet afleveren aan de vreemdeling, welke documenten overgemaakt moeten worden aan DVZ… De overbodige informatie wordt automatisch door de toepassing weggelaten of doorstreept. Bij twijfel over een procedure zou een medewerker de mogelijkheid moeten krijgen om door middel van ingave van enkele elementen op de beste opties uit te komen. De toepassing moet toelaten op een eenvoudige manier de persoonsgegevens en/of adresgegevens van een burger op basis van verschillende zoekcriteria op te zoeken. In een groot aantal vreemdelingenprocedures zijn er data voorzien waarop actie ondernomen moet worden door de gemeentelijke diensten. Binnen de aangeboden oplossing dienen dagelijks, indien nodig, boodschappen te verschijnen dat er actie ondernomen moet worden in bepaalde vreemdelingendossiers. Daarnaast vragen wij om te beschrijven of en hoe er machtigingen of delegaties van die boodschappen aan collega's kunnen ingesteld worden. De aangeboden oplossing voorziet in consultatiemogelijkheden voor medewerkers die niet dagelijks bezig zijn met de behandeling van vreemdelingendossiers. De digitale vreemdelingendossiers zijn en blijven eigendom van de stad Vilvoorde. services72268000stad VilvoordeGrote Markt znVilvoorde1800BE241BELUNKNOWN