RES-0001 TEN-0001 CON-0001 LOT-0001 TEN-0001 TPA-0001 LOT-0001 Angebot zu 03-26-ni CON-0001 Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA (Brownfield) inkl. Hosting 4500113355 TEN-0001 TPA-0001 ORG-0003 25 ORG-0001 Landeslabor Berlin-Brandenburg Rudower Chaussee 39 Berlin 12489 DE300 DEU 11-2000012000-10 +49 3039784-30 vergabestelle@landeslabor-bbb.de ORG-0002 Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Straße 105 Berlin 10825 DE300 DEU 11-1300000V00-74 +49 3090138316 Vergabekammer@senweb.berlin.de false UBO-0001 medium ORG-0003 Orise Digital GmbH Rottweil 78628 DE135 DEU DE223664524 ORG-0004Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de UBO-0001 DEU 00213345-202661/20262026-03-27+01:00 2.3 eforms-sdk-1.13 eforms-sdk-1.13 80136f8d-f0c5-4177-8cee-2c75c71ddd29 dd64be19-1444-460d-8410-bccb998693c3 2026-03-25+01:00 16:00:00+01:00 01 2026-03-25+01:00 32014L0024 veat DEU body-pl-ra health ORG-0001 ted-esenORG-0004 no-eu-funds vgv ORG-0002 neg-wo-call technical Die Voraussetzungen für ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 GWB i.V.m. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b und Abs. 6 VgV liegen vor. Danach kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Es wurde gemäß den gesetzlichen Anforderungen der VgV und der LHO Berlin ein EU- Verhandlungsverfahren o. TW durchgeführt, da der Schwellenwert zu einer europaweiten Ausschreibung erreicht ist. Im Ergebnis einer umfassenden Prüfung kommt zur Aufrechterhaltung der im LLBB etablierten Prozesse aus technischen, betriebsorganisatorischen und wirtschaftlichen Gründen nur eine Migration des aktuellen ERP-Systems von SAP R/3 auf die Nachfolgeplattform SAP S/4 HANA in Betracht. Für den Betrieb des ERP-Systems ist das LLBB zwingend auf ein externes Hosting angewiesen, für das nur unter engen Voraussetzungen die Zustimmung durch den Brandenburgischen IT Dienstleister ZIT-BB erteilt wurde. Ein Wechsel des Hosting-Anbieters und eine erneute Öffnung des Landesnetzes unter den weiter gestiegenen IT-Sicherheitsanforderungen wird nicht möglich sein. Da ein ERP-System für das LLBB ohne externes Hosting nicht möglich ist, kommt somit nur der bisherige Anbieter für die erforderlichen Leistungen der Migration in Betracht. Andere, möglicherweise gleich geeignete SAP-Dienstleister können die Leistung von vornherein nicht anbieten, weil ihnen der Zugang zum Landesnetz aus Sicherheitsgründen verwehrt und das zwingend erforderliche Hosting so nicht möglich ist. 1. Zulässige Produktvorgabe Im LLBB wurden vorab mögliche Varianten für eine SAP R/3-Nachfolge geprüft. Unter Berücksichtigung fachlicher und finanzieller Machbarkeiten sowie des vergaberechtlichen Rahmens und der weiteren strategischen Prioritäten innerhalb des LLBB wurden dabei folgende Optionen näher betrachtet: (1) Anbindung an Einrichtungen der Trägerländer Umstellung auf SAP S4/HANA "als eigenständiger Mandant" bei einer vergleichbaren Einrichtung der Trägerländer (z.B. BIM GmbH, Amt für Statistik, Ministerium der Finanzen und für Europa Brandenburgs). (2) Vorgeschaltete unabhängige Markterkundung Vorgeschaltete unabhängige Markterkundung, ggf. mit einem externen Dienstleister, um eine produktunabhängige kostengünstige ERP-Lösung zu erhalten, welche exakt die Bedürfnisse und Anforderungen des LLBB erfüllt. (3) SAP mit reduziertem Umfang Umstellung auf eine kostengünstige ERP-Lösung mit SAP - ggf. SAP Business One oder nur ausgewählte Module mit einer neuen SAP-Beratungsfirma. (4) SAP S4/HANA mit aktueller SAP-Beratungsfirma oder mit neuem SAP-Berater Umstellung auf SAP S4/HANA als All in One-Lösung inkl. Hosting mit der derzeitigen SAP-Beratungsfirma oder mit einer neuen SAP-Beratungsfirma. Nach abschließender Prüfung wurden folgende Ergebnisse zu den einzelnen Optionen festgestellt: (1) Anbindung an Einrichtungen der Trägerländer Eine Anbindung an das Ministerium der Finanzen Brandenburg bzw. andere zentrale SAP-Strukturen der Landesverwaltungen ist unter anderem aufgrund der Richtlinie zum verteilten NFM-Betrieb (vom 18.03.2022) ausgeschlossen. Eine Rückkehr in die SAP-Landschaft des Landes Brandenburg wurde folglich abgelehnt. (2) und (3) Markterkundung bzw. SAP mit reduziertem Umfang Eine Einschätzung alternativer ERP-Produkte, wie SAP Business One, zeigte, dass diese Lösungen für das LLBB nicht geeignet sind. Zum einen fehlt die umfassende Unterstützung der spezifischen LLBB-Prozesse, zum anderen bestehen hohe Sicherheits- bzw. Ausfallrisiken durch Insellösungen und mangelnde Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft. Dadurch wäre im ungünstigsten Fall die ordnungsgemäße Erfüllung gesetzlicher und betriebswirtschaftlicher Anforderungen gefährdet, insbesondere die termingerechte und prüfungssichere Erstellung des Jahresabschlusses, die Einhaltung der handelsrechtlichen Vorgaben nach HGB, die Sicherstellung der GoBD-konformen Buchführung, die Einhaltung steuerlicher Dokumentationspflichten sowie die Integrität der bestehenden Datenhistorie und Buchungslogiken. Fehler oder Unterbrechungen bei der Umstellung auf ein neues System hätten gravierende Auswirkungen auf das wirtschaftliche Erscheinungsbild des LLBB, die Bewertung durch Abschlussprüfer sowie auf das Vertrauen von Aufsichtsgremien und Zuschussgebern. (4) SAP S4/HANA mit aktueller SAP-Beratungsfirma oder mit neuem SAP-Berater Die Migration der bereits etablierten ERP-Software von SAP auf die Nachfolge-Version S4/HANA ist die einzige technisch und wirtschaftlich sinnvolle Variante für das LLBB. Das bisher eingesetzte SAP R/3-System wurde über viele Jahre hinweg sukzessive an die spezifischen Anforderungen des LLBB angepasst und durch zahlreiche individuelle Workflows sowie komplexe Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft integriert. Eine Migration auf SAP S/4HANA stellt sicher, dass Spezialsoftware wie das Datenmanagementsystem ELO und das Labormanagementsystem Limsophy, welche tief in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert sind und zentrale Aufgaben im Bereich der Labor- und Betriebssteuerung erfüllen, unterbrechungs- und störungsfrei weiterbetrieben werden können. Ein sogenannter Readiness-Check wurde mit dem Ergebnis durchgeführt, dass eine Brownfield-Conversion auf SAP S/4HANA - unter Beibehaltung der bestehenden Systemprozesse - grundsätzlich möglich ist. Eine vollständige Neuimplementierung (Greenfield-Ansatz) wurde aufgrund des hohen Aufwands verworfen. Hinzu kommt, dass ein ERP-Wechsel (ebenso wie ein Wechsel des betreuenden Unternehmens) erhebliche finanzielle Zusatzbelastungen bedeuten würde, die das LLBB nicht bewältigen kann und die in keinem angemessenen Verhältnis zum Wert der zu beschaffenden Leistungen stehen. Begründungsfortsetzung unter zusätzliche Informationen 03-26-ni Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA (Brownfield) inkl. Hosting Im Landeslabor Berlin-Brandenburg (LLBB) wird seit der Gründung im Jahr 2009 SAP R/3 genutzt, ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning), das die zentralen Geschäftsprozesse in den Bereichen Finanzmanagement, Controlling und Beschaffung abbildet. SAP R/3 hat das sog. end of life erreicht, d.h. Supportleistungen (Updates, Schließung von Sicherheitslücken etc.) durch SAP erfolgen grundsätzlich nur noch bis zum 31.12.2027. Mit Blick auf diese Entwicklung sowie im Zuge der strategischen Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft des LLBB ist daher eine Nachfolgelösung für das aktuelle ERP-System notwendig, damit die betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse (Finanzbuchhaltung, Controlling und Beschaffung einschließlich Lagerhaltung) weitergeführt werden können. Im Ergebnis einer umfassenden Prüfung unter Beteiligung der Servicebereiche Z-2, Z-4 und Z-5 kommt zur Aufrechterhaltung der im LLBB etablierten Prozesse aus technischen, betriebsorganisatorischen und wirtschaftlichen Gründen nur eine Migration des aktuellen ERP-Systems von SAP R/3 auf die Nachfolgeplattform SAP S/4 HANA in Betracht. Für den Betrieb des ERP-Systems ist das LLBB außerdem zwingend auf ein externes Hosting angewiesen. Vor diesem Hintergrund werden folgenden Leistungen vergeben: (1) Migration des bestehenden ERP-Systems SAP R/3 einschließlich aller Schnittstellen, Workflows und sonstigem Customizing (vollständiger Erhalt des Status quo) auf SAP S/4 HANA; (2) Bereitstellung der für die Migration erforderlichen SAP-Lizenzen; (3) Hosting SAP S/4 HANA einschließlich SAP Business Connector; (4) Softwarepflege/-wartung für SAP S/4 HANA. services #Bekanntmachungs-ID: CXP9Y58HN66# Begründungsfortsetzung: Der zusätzliche Einarbeitungsaufwand eines neuen Dienstleisters bzw. beim Wechsel des ERP-Systems wird aufgrund fehlender Kenntnisse des bestehenden Systems auf 20-30 % der Projektkosten geschätzt. Die interne Begleitung durch das LLBB würde mindestens drei zusätzliche Vollzeitstellen (TV-L E11) über einen Zeitraum von zwei Jahren für die Bereiche IT, Finanzbuchhaltung und Einkauf erforderlich machen. Daraus ergeben sich hohe Personalkosten (mittlerer sechsstelliger Bereich) zuzüglich kalkulatorischer Nebenkosten (ebenfalls ein mittlerer sechstelliger Bereich). Darüber hinaus wäre ein technischer Parallelbetrieb beider Systeme notwendig, mit zusätzlichen Infrastrukturkosten über ca. zwei Jahre (geringer sechsstelliger Bereich). Der potenzielle Mehraufwand bei Anbieter- bzw. ERP-Wechsel würde sich somit auf einen hohen sechsstelligen Gesamtbetrag belaufen, ohne Berücksichtigung weiterer potenzieller Folgekosten durch Verzögerungen, Fehlerkorrekturen oder notwendige Nachschulungen. Vor diesem Hintergrund ist die Produktvorgabe "SAP S4/HANA" für das Vergabeverfahren zwingend erforderlich und vom Leistungsbestimmungsrecht des Auftraggebers gedeckt. 2. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb als zulässige Verfahrensart Zur Sicherstellung des unbeschränkten Wettbewerbs sowie der Chancengleichheit aller potentiellen Bieter sollen öffentliche Aufträge grundsätzlich im offenen Verfahren oder im nichtoffenen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben werden (vgl. § 97 Abs.1 und 2, § 119 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, GWB, in Verbindung mit § 14 der Vergabeverordnung, VgV). In Ausnahmefällen kann ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 VgV durchgeführt werden. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b in Verbindung mit § 14 Abs. 6 VgV kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Es darf keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung geben und der mangelnde Wettbewerb darf nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter sein. Diese Voraussetzungen sind hier erfüllt. Zum jetzigen Zeitpunkt kommt nur die Nutzung von SAP S4/HANA als ERP-System im LLBB in Betracht. Diese Beschränkung auf ein bestimmtes ERP-System ist weder willkürlich noch mit dem Ziel der Einschränkung des Wettbewerbs erfolgt, sondern aus den unter 1. erläuterten technischen und wirtschaftlichen Gründen. Für den Betrieb von SAP S4/HANA ist das LLBB zwingend auf ein externes Hosting angewiesen, da eigene technische und personelle Ressourcen hierfür nicht zur Verfügung stehen. Bislang wird das Hosting durch die Orise Digital GmbH sichergestellt, die auch Betreuungsleistungen für das aktuelle ERP-System erbringt. Im Rahmen der Markterkundung hat die Orise Digital GmbH mitgeteilt, dass man das Hosting nicht getrennt vom Auftrag zur Migration, der Bereitstellung der neuen Lizenzen und der anschließenden Betreuung des neuen ERP-Systems anbieten werde. Grundsätzlich gibt es mehrere SAP-Dienstleister am Markt, die die Migration von SAP R/3 auf SAP S4/HANA durchführen können. Es ist davon auszugehen, dass einige wenige davon auch technisch in der Lage - und daran interessiert - wären, ein externes Hosting anzubieten. Aufgrund der Anbindung des LLBB an das Landesnetz Brandenburg und die Einordnung durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (auf Empfehlung des Verfassungsschutzes von Berlin) als "besonders schutzbedürftige Einrichtung" gelten für ein externes Hosting jedoch deutlich strengere Sicherheitsanforderungen als z.B. bei einem Wirtschaftsunternehmen. Bereits die erstmalige Öffnung des Landesnetzes für die Einrichtung des Hostings 2018 war aufgrund der technischen bzw. IT-Sicherheitsvorgaben des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB) extrem aufwändig und langwierig. Die Entscheidung wurde damals auf Leitungsebene mit Beteiligung der IT-Sicherheitsbeauftragten der Einrichtungen getroffen. Sie kam nur zustande, weil eine zentrale SAP-Bereitstellung auf Ebene beider Trägerländer nicht möglich war. Damit verbunden waren hohe IT-Sicherheitsanforderungen an den SAP Hosting Dienstleister. Für die Realisierung der Anbindung mussten die beteiligten Dienstleister ein komplexes Firewall- Regelwerk erstellen und implementieren. Es wurden nur die Dienste und Anwendungen in das Regelwerk aufgenommen, die für den Betrieb der SAP-Anwendungen im LLBB zwingend erforderlich waren. Es musste sichergestellt werden, dass es von extern keinen unautorisierten Zugang in das Landesnetz gibt. Die Umsetzung des Hostings erstreckte sich über einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten. Nach Auffassung des IT-Servicebereichs ist es ausgeschlossen, dass das LLBB vor dem Hintergrund einer erhöhten Gefährdungslage und den damit erheblich gestiegenen Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie die zwischenzeitlich erfolgte Einordnung des LLBB als besonders schutzbedürftige Einrichtung eine erneute Zustimmung des ZIT-BB zur erneuten Öffnung des Landesnetzes für einen externen Hosting-Anbieter erhalten würde. Jeder Anbieterwechsel wäre also nicht nur mit erheblichem personellem und finanziellem Mehraufwand, sondern vor allem mit dem Risiko verbunden, im Ergebnis ohne Hosting und damit ohne funktionierendes ERP-System dazustehen. Die erforderliche Sicherheit für die unterbrechungsfreie Fortsetzung des externen Hostings kann somit nur der bisherige, bereits ins Landesnetz integrierte Dienstleister bieten. Gleiches gilt in der Folge für die Migration des bestehenden SAP R/3-Systems auf S4/HANA sowie den Erwerb der dafür erforderlichen Lizenzen einschließlich Wartungsvertrag (umfasst Updates, Support-Leistungen und fortlaufende Lizenzierung), da diese vom bisherigen und zwingend auch neuen Hosting-Anbieter nur als All-in-One-Lösung angeboten werden. Aufgrund der technischen und organisatorischen Besonderheiten des LLBB besteht somit faktisch kein Wettbewerb bzw. die benötigte Leistung kann zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten nur von einem bestimmten Unternehmen, nämlich der Orise Digital GmbH, erbracht bzw. bereitgestellt werden. 72250000 Rudower Chaussee 39 Berlin 12489 DE300 DEU LOT-0001 no-eu-funds ORG-0001 ORG-0002 false 03-26-ni Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA (Brownfield) inkl. Hosting IT-Dienstleistungen (Migration) services none 72250000 Rudower Chaussee 39 Berlin 12489 DE300 DEU 2026-04-07+02:00 2027-05-28+02:00 1 Der Abschluss soll bis zum 31.12.2027 erfolgen. 2000-01-01Z