2402267.0 RES-0000 selec-w TEN-0001 t-esubm 1 t-sme 0 tenders 1 CON-0001 LOT-0000 TEN-0001 false false 2402267.0 no TPA-0001 LOT-0000 1 CON-0001 2024-04-01+02:00 P1 e-HRM systeem ORG-0001 CON-0001 TEN-0001 TPA-0001 ORG-0002 true 29 http://www.tynaarlo.nl ORG-0001 Gemeente Tynaarlo Kornoeljeplein 1 Vries 9481 WA NL131 NLD 301666719 Maurice Bathoorn +31 592266662 +31 592266600 inkoop@tynaarlo.nl http://www.rechtspraak.nl TPO-0001 Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen Brinkstraat 4 Assen 9401 HZ NL131 NLD +31 592339222 info.rechtbanknoordnederland@rechtspraak.nl http://www.vismaraet.nl large ORG-0002 Visma Raet B.V. Plotterweg 38 AMERSFOORT 3821BB NL310 NLD 32097068 +31 0882302300 +31 592266600 proposalmanagement@raet.com 00218130-202473/20242024-04-12Z 2.3 eforms-sdk-1.7 591290a6-3dc8-4090-a64b-3488c0d23455 6e32a72e-42c8-4b13-b56f-b78036c24169 2024-04-11+02:00 14:35:32.163868+02:00 01 32014L0024 can-standard NLD ra gen-pub ORG-0001 open false e-HRM systeem gemeente Tynaarlo De gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo hebben in 2014 de Samenwerkingsovereenkomst Drentsche Aa (hierna: SDA) gesloten om de samenwerking op diverse onderdelen te intensiveren. Sinds 2016 verzorgt de gemeente Tynaarlo (hierna: gemeente) de personeels- en salarisadministratie voor deze 3 gemeenten en voor een aantal verbonden partijen (Werkplein Drentsche Aa, Gemeentelijke Kredietbank, Recreatieschap Drenthe, Geopark de Hondsrug, Veiligheidsregio Drenthe). De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3950 vaste verloningen per maand services 79211110 48000000 Vries NL111 NLD Vries NL112 NLD Vries NL113 NLD Vries NL124 NLD Vries NL125 NLD Vries NL126 NLD Vries NL131 NLD Vries NL132 NLD Vries NL133 NLD LOT-0000 no-eu-funds poi-exa 35 quality Gebruikerstest Als onderdeel van de beoordeling van de geboden oplossingen van inschrijvers, wordt er een gebruikerstest georganiseerd voor de beoordeling op gebruiksvriendelijkheid. Inschrijvers worden uitgenodigd om hun oplossing te presenteren op basis van een aantal casussen. Hierbij is de Inschrijver verplicht om dit te presenteren met behulp van een (test)omgeving van het e-HRM pakket. De presentatie moet verder worden verzorgd door een functionaris die onderdeel gaat vormen van het team van de inschrijver die de implementatie gaat uitvoeren. Voor alle casussen zal in consensus één score gegeven worden door het beoordelingsteam, de weging tussen de casussen is gelijk (max 50 punten per casus, in totaal dus max 350 punten. De volgende casussen moeten worden gepresenteerd op 1 dagdeel. U ontvangt t.z.t. een uitnodiging. U wordt geacht deze dagen vrij te houden. Zie voor een beschrijving van de casussen bijlage 9: Casus 1: Verwerking van een indiensttreding Casus 2: Overplaatsing en wijziging arbeidsvoorwaarden medewerker Casus 3: Inzetten individueel keuze budget Casus 4: Verzuimbegeleiding Casus 5: Signaleringen en rapportages Casus 6: Verlof Casus 7: Autorisaties poi-exa 15 quality Partnership en innovatie De gemeente wenst zicht te krijgen op welke wijze inschrijver proactief de gemeente kan ondersteunen tijdens de looptijd van de overeenkomst, Inschrijver dient op maximaal vijf (5) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11, in te gaan op: • De manier waarop inschrijver borgt dat de gemeente op de hoogte is en blijft van ontwikkelingen in het e-HRM systeem en wordt ondersteund bij het doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen en/of mogelijke verbeteringen; • Hoe inschrijver borgt dat zowel wettelijke als bedrijfsspecifieke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd in het e-HRM systeem en dat alle consequenties en neveneffecten van een wijziging juist en tijdig worden ontdekt en doorgevoerd; • De wijze waarop releases worden gecommuniceerd met de gemeente en in hoeverre er met releases rekening wordt gehouden qua planning met de maandelijkse piekbelasting ten gevolge van de salarisverwerking; • Hoe geeft inschrijver invulling aan de juiste en correcte afhandeling van meldingen en issues vanuit de gemeente en de wijze waarop de gemeente wordt geïnformeerd; • De wijze waarop er prioriteiten in de meldingen/issues worden aangebracht; • De wijze waarop de inschrijver er zorg voor draagt dat de kennis van het e-HRM systeem voor de professionele gebruikers van de gemeente actueel blijft; • De wijze waarop de inschrijver gedurende de contractperiode haar systeem blijft actualiseren t.a.v. de technologische ontwikkelingen. • De wijze waarop de inschrijver zich inleeft in de gemeente en op technologisch en organisatorisch gebied gaat ondersteunen. poi-exa 15 quality Programma van wensen De gemeente heeft een aantal wensen geformuleerd. Per wens zijn punten te behalen. De weging van de wensen en de uitwerking van de wensen is vermeld in een aparte bijlage, te weten bijlage 10. Er zijn in totaal maximaal 150 punten te verdelen en er zal in consensus worden beoordeeld. poi-exa 15 quality Implementatieplan De gemeente Tynaarlo wenst een opdrachtnemer die de te leveren dienstverlening goed overziet en doorgrondt, zodat een soepele overgang in de dienstverlening is gegarandeerd vanaf de definitieve gunning. De gemeente wenst inzicht te krijgen op welke wijze de inschrijver zorg draagt voor: • De inrichting en het operationeel maken van de dienstverlening per 1 januari 2025; • Dat binnen de gestelde termijn de migratie vanuit het huidige systeem naar het nieuwe systeem heeft plaatsgevonden; • De uitvoering van minimaal drie maanden schaduwverwerkingen zodat een succesvolle salarisverwerking in januari 2025 gegarandeerd is; • De inrichting van de koppelingen/gegevensleveringen met de interne systemen; • De migratie van de (digitale) personeelsdossiers. Inschrijver dient hiertoe op maximaal acht (8) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11 e.e.a. te beschrijven aan de hand van de volgende aspecten: • Stappenplan met fasering van de te ondernemen acties, met daarbij per activiteit: o De functie/rol wie voor de uitvoering verantwoordelijk is; o Een inschatting van de benodigde capaciteit in uren, per soort functionaris, van zowel de Inschrijver als gemeente; • Rol-, taakverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de inschrijver; • Opleiding / training / instructie voor medewerkers personeelsadministratie; HR-adviseurs; salarisadministratie, functioneel beheerders en gebruikers; • Randvoorwaarden welke de gemeente moet organiseren/borgen; • 3 belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen die genomen worden om de risico’s te verkleinen/beheersen; • Tijdsplanning met mijlpalen, inclusief start- en einddatum. poi-exa 20 price Prijs Gemeente Tynaarlo beoordeelt de inschrijvingen op de prijs zoals onderstaand beschreven: Beoordeling prijs - Kosten per medewerker voor gebruik en beheer e-HRM systeem per jaar - Kosten implementatie (eenmalig) waaronder: • Kosten conversie • Kosten opleidingen • Kosten inregelen koppelingen Voor overige dienstverlening wordt verzocht om een uurtarief in te dienen voor consultancy. Overige dienstverlening is van toepassing voor aanvullende opdrachten die niet tot de implementatie en uw aanbieding behoren. Deze uurtarieven tellen niet mee bij het bepalen van de inschrijfprijs. De tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief reis- en verblijfkosten. ORG-0001 ORG-0001 TPO-0001 true false none none 1 e-HRM systeem De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3850 Vaste verloningen per maand services 79211110 48000000 Vries NL111 NLD Vries NL112 NLD Vries NL113 NLD Vries NL124 NLD Vries NL125 NLD Vries NL126 NLD Vries NL131 NLD Vries NL132 NLD Vries NL133 NLD 2025-01-01+01:00 2028-12-31+01:00 De opdracht kan worden verlengd 4 De gemeente heeft eenzijdig de mogelijkheid de looptijd van de overeenkomst viermaal te verlengen met telkens 1 jaar. Indien de gemeente gebruik wenst te maken van een verlengingsoptie zal de gemeente opdrachtnemer hier tijdig over inlichten (uiterlijk 6 maanden voordat de looptijd van de overeenkomst zal verstrijken). 2000-01-01+01:00