See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting entity: Port-related activities
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Aanvullende opdracht op B11093bis - Raamovereenkomst voor dienstverlening payroll
Description: De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Procedure identifier: fd17bd1a-9599-4207-939a-cbab93782423
Internal identifier: AO00297
Type of procedure: Negotiated without prior call for competition
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79631000 Personnel and payroll services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: AO00297 - 1
Description: De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79631000 Personnel and payroll services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 11/04/2026
Duration end date: 31/12/2030
5.1.6.
General information
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
6. Results
Maximum value of the framework agreements in this notice: 1 750 812,50 EUR
Approximate value of the framework agreements: 1 750 812,50 EUR
Direct award:
Justification for direct award: Need for additional works or services by the original contractor
Other justification: Deze aanvullende opdracht wordt gerechtvaardigd op basis van artikel 38/1 KB Uitvoering, waarbij aanvullende diensten door de oorspronkelijke opdrachtnemer kunnen worden uitgevoerd indien: • De diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen: In de oorspronkelijke opdracht (B11093bis), gegund aan Acerta met ingang van 11 januari 2024, voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) en de post-payroll dienstverlening was de overdracht van het bestaande platform naar een extern platform van een sociaal secretariaat as such niet opgenomen. • De verandering van opdrachtnemer is niet mogelijk is om economische of technische redenen én tot een aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder Gelet op het feit dat o Acerta reeds beschikt over een ruime en lopende opdracht die niet zomaar kan stopgezet worden en momenteel instaat voor het technisch onderhoud van het huidige (interne) SAP-platform, evenals de post-payroll verwerking o Een gefaseerde transitie naar een extern sociaal secretariaatsplatform noodzakelijk is geworden ten gevolge van de toenemende complexiteit. Deze complexiteit is grotendeels te wijten aan de fusie tussen de havens van Antwerpen en Zeebrugge, waarbij een 30-tal werknemers van Zeebrugge momenteel nog verloond worden via het sociaal secretariaat CEVI, maar waarbij de RSZ-aangifte wel geconsolideerd dient te gebeuren door Acerta voor zowel POAB-medewerkers als MBZ-medewerkers. o Payroll en post-payroll verwerking steeds sterk met elkaar verbonden zijn en een opsplitsing tussen 2 opdrachtnemers, zeker met het oog op een gefaseerde transitie vandaag niet zonder zeer ernstige risico’s mogelijk is en alleszins zou leiden tot aanzienlijke bijkomende kosten ingevolge de complexe datastromen tussen systemen van de verschillende leveranciers en de problematiek van het werken met twee verschillende sociale secretariaten voor payroll enerzijds en post-payroll anderzijds. Gelet op het bovenstaande is een aanvullende opdracht bij de betrokken dienstverlener noodzakelijk geworden.
6.1.
Result lot identifier: LOT-0001
Winner selection status: At least one winner was chosen.
Framework agreement:
Maximum value of the framework agreement: 1 750 812,50 EUR
Re-estimated value of the framework agreement: 1 750 812,50 EUR
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Tender:
Tender identifier: TEN-0001
Identifier of lot or group of lots: LOT-0001
Value of the tender: 1 750 812,50 EUR
The tender is a variant: no
Subcontracting: No
Contract information:
Identifier of the contract: AO00297 - OVK
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 1
Range of tenders:
Value of the lowest admissible tender: 1 750 812,50 EUR
Value of the highest admissible tender: 1 750 812,50 EUR
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Registration number: 0248399380_4277
Department: Haven van Antwerpen-Brugge NV van publiek recht
Postal address: Zaha Hadidplein 1
Town: Antwerpen
Postcode: 2030
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 32052011
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: FOD Beleid en Ondersteuning
Registration number: BE001
Postal address: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Official name: Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Size of the economic operator: Large
Registration number: 0473329910
Town: Brussel
Postcode: 1020
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Tenderer
Winner of these lots: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Official name: Raad van State
Registration number: BE0931814266
Town: Brussel
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Review organisation
Notice information
Notice identifier/version: f264c085-7f8c-43fc-ae34-c318991f08c3 - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 30
Notice dispatch date: 24/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 24/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 287305-2026
OJ S issue number: 81/2026
Publication date: 27/04/2026