297050-2026 - Competition
Germany – Software package and information systems – Software Projektcontrolling
OJ S 84/2026 30/04/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official nameKliniken der Stadt Köln gGmbH
Emailvergabe@zirngibl.de
Legal type of the buyerPublic undertaking, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authorityHealth
2. Procedure
2.1.
Procedure
TitleSoftware Projektcontrolling
DescriptionNachdem eine Analyse der bestehenden Systeme funktionale Lücken im Zusammenhang mit Berichten, Frühwarnung und Fördermittel-Tracking aufgezeigt hat, hat der Auftraggeber festgestellt, dass die Komplexität des Campus-Projektes Merheim sowie die Anforderungen der Fördermittelgeber ein effektives und transparentes Controllingsystem erforderlich machen. Zu diesem Zweck möchte der Auftraggeber die Implementierung eines IT-gestützten Systems für das Bau- und Projektcontrolling zur regelkonformen und prüfbaren Steuerung aller Projekte und Teilprojekte des neuen Gesundheitscampus am Standort Merheim beauftragen, wobei insbesondere Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Frühwarnung systemgestützt auf allen Ebenen gewährleistet sein müssen.
Procedure identifier1c23ad6f-fc49-4138-95a1-5db7e5f6dc58
Internal identifierKliniken der Stadt Köln 03/26
Type of procedureOpen
The procedure is acceleratedno
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contractSupplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package, 72263000 Software implementation services
2.1.2.
Place of performance
TownKöln
Country subdivision (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
CountryGermany
2.1.4.
General information
Additional information#Bekanntmachungs-ID: CXP4YFKMNCE#
Legal basis
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusionNoticeProcurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds
Participation in a criminal organisation
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities
Money laundering or terrorist financing
Fraud
Corruption
Child labour and including other forms of trafficking in human beings
Breaching obligation relating to payment of taxes
Breaching obligation relating to payment of social security contributions
Breaching of obligations in the fields of environmental law
Breaching of obligations in the fields of social law
Breaching of obligations in the fields of labour law
Insolvency
Assets being administered by liquidator
Business activities are suspended
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law
Grave professional misconduct
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure
Early termination, damages, or other comparable sanctions
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure
5. Lot
5.1.
LotLOT-0001
TitleSoftware Projektcontrolling
DescriptionEs ist sicherzustellen, dass die Integration bestehender Systeme und die Anbindung relevanter Schnittstellen reibungslos erfolgt. Dies umfasst die Übergabe und den Austausch von Kosten- und Finanzdaten, die Übermittlung von Vergabeinformationen und Beauftragungsständen. Zudem muss die Innenrevision durch lesebasierte Zugriffsrechte in die Lage versetzt werden, die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation interner Prüfungen sicherzustellen.
Internal identifierKliniken der Stadt Köln 03/26
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contractSupplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package, 72263000 Software implementation services
5.1.2.
Place of performance
TownKöln
Country subdivision (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
CountryGermany
5.1.3.
Estimated duration
Other durationUnknown
5.1.6.
General information
Reserved participation
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA)no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs)no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurementNo strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteriaNotice
CriterionSecurity of information
Description of selection criterionEine Eigenerklärung darüber, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Hierfür ist das "Formblatt Eignung" zu verwenden.

CriterionAverage yearly turnover
Description of selection criterionEine Eigenerklärung zum Umsatz des Bieters der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024 und 2023). Dabei ist Voraussetzung, dass der Bieter mindestens drei Jahre existiert. Weitere Voraussetzung ist, dass der durchschnittliche Unternehmensumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024 und 2023) mindestens 1.000.000 EUR netto (gerundet) beträgt. Für die Angaben ist das "Formblatt Eignung" zu verwenden.

CriterionCertificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterionNachweis der Zertifizierung gemäß ISO/IEC 27001. In Bezug auf die Anforderung der ISO/IEC 27001-Zertifizierung reicht es aus, wenn der Bieter spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung über eine entsprechende Zertifizierung verfügt. Sollte die Zertifizierung zum Zeitpunkt der Abgabe der Angebote noch nicht vorliegen, ist dies in den Unterlagen zu vermerken und der Zeitpunkt des Erhalts der Zertifizierung zu benennen.

CriterionSecurity of information
Description of selection criterionEine Eigenerklärung bezüglich der "Russland-Sanktionen" (Selfdeclaration - (EU) Nr. 833-2014). Für die Angabe ist das "Formular - Erklärung Russland" zu verwenden.

CriterionProfessional risk indemnity insurance
Description of selection criterionEine Eigenerklärung über das Vorliegen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 2.000.000 EUR für Personenschäden und mindestens 2.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall oder eine Eigenerklärung, dass im Fall der angekündigten Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mindestens mit den entsprechenden Deckungssummen pro Versicherungsfall unverzüglich und noch vor Zuschlagserteilung abgeschlossen wird. Hierzu ist das Formular "Formular - Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung" zu verwenden.

CriterionReferences on specified deliveries
Description of selection criterionEine Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens 2 Referenzen, die folgende Mindestanforderungen erfüllen: - Referenz über die Lieferung und den Betrieb einer Software, - mit Gesamtkosten von mindestens 50.000 Euro netto, - Abschluss der Referenzleistung während der letzten fünf Jahre, gerechnet vom Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Angebote (vollständig erbracht). Für jede Referenz ist eine aussagekräftige Kurzdarstellung auf eigener Unterlage (jeweils maximal 1 DIN A4-Seiten, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5) einzureichen. Die Kurzdarstellung muss mindestens folgende Angaben enthalten: - Name und Gegenstand der Referenzleistung, - Angabe des Auftraggebers unter namentlicher Nennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, - Kurzbeschreibung der vom Bieter erbrachten Leistungen, - Angabe der Kosten (gerundet auf volle 10.000 EUR), - Zeitraum der Leistungserbringung, - Angabe, ob es sich bei dem Auftraggeber der Referenz um einen öffentlichen Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB handelt, - Angabe, ob mit der angegebenen Referenzsoftware Fördermittel verwaltet wurden.

CriterionSecurity of information
Description of selection criterionSofern sich Bietergemeinschaften beteiligen, ist zusätzlich eine Bietergemeinschaftserklärung mit dem Angebot vorzulegen. Dafür ist zwingend das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formblatt "Formular - Erklärung der Bietergemeinschaft" zu verwenden. Bei Beteiligung einer Bietergemeinschaft ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft eine unterschriebene Erklärung über die gesamtschuldnerische Haftung im Auftragsfall unter Benennung eines bevollmächtigten Vertreters einzureichen. Die bisher genannten Nachweise sind in diesem Fall von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially availableGerman
Deadline for requesting additional information27/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documentshttps://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFKMNCE/documents
Ad hoc communication channel
NameDie Kommunikation erfolgt über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Über dieses Postfach werden auch verfahrenserhebliche Erklärungen abgegeben.
URLhttps://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFKMNCE
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission
Electronic submissionRequired
Address for submissionhttps://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFKMNCE
Languages in which tenders or requests to participate may be submittedGerman
Electronic catalogueNot allowed
VariantsNot allowed
Tenderers may submit more than one tenderNot allowed
Deadline for receipt of tenders01/06/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional informationDer Auftraggeber behält sich vor, den betreffenden Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Information about public opening
Opening date01/06/2026 12:01:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmesNo
Electronic invoicingAllowed
Electronic ordering will be usedno
Electronic payment will be usedno
5.1.15.
Techniques
Framework agreement
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisationVergabekammer Rheinland
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weiter wird auf die Rügeobliegenheit gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB und die - gegebenenfalls verkürzte - Frist des § 134 Abs. 2 GWB hingewiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedureKliniken der Stadt Köln gGmbH
Organisation receiving requests to participateKliniken der Stadt Köln gGmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official nameKliniken der Stadt Köln gGmbH
Registration numberDE814063638
TownKöln
Postcode51067
Country subdivision (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
CountryGermany
Emailvergabe@zirngibl.de
Telephone030 8803310
Internet addresshttps://www.kliniken-koeln.de
Roles of this organisation
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official nameVergabekammer Rheinland
Registration number05315-03002-81
TownKöln
Postcode50606
Country subdivision (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
CountryGermany
Roles of this organisation
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official nameDatenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number0204:994-DOEVD-83
TownBonn
Postcode53119
Country subdivision (NUTS)Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
CountryGermany
Emailnoreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone+49228996100
Roles of this organisation
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version23fc5789-cef7-4163-afbc-4bb4c1a29dab  -  01
Form typeCompetition
Notice typeContract or concession notice – standard regime
Notice subtype16
Notice dispatch date29/04/2026 14:39:11 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially availableGerman
Notice publication number297050-2026
OJ S issue number84/2026
Publication date30/04/2026