297052-2026 - Competition
Germany – IT services: consulting, software development, Internet and support – Externe Unterstützung des IT-Supports der Landeshauptstadt Potsdam
OJ S 84/2026 30/04/2026
Contract or concession notice – standard regime - Change notice
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Email: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Externe Unterstützung des IT-Supports der Landeshauptstadt Potsdam
Description: Der Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnologie (FB 54) der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) spielt eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Geschäftsprozesse und der Sicherstellung einer hohen Verfügbarkeit und Qualität der benötigten IT-Dienstleistungen. Vor diesem Hintergrund sollen Teile des IT-Servicemanagements für die Stadtverwaltung (ca. 2800 Mitarbeiter) und die 51 öffentlichen Schulen (ca. 2100 Lehrende) an einen externen IT-Dienstleister ausgelagert werden, um die Servicequalität langfristig sicherstellen zu können und die internen Ressourcen zu entlasten. Der überwiegende Anteil der im Rahmen des Service-Desks zu erbringenden Leistungen entfällt auf den Remote-Support. Darüber hinaus umfassen die extern zu vergebenden Leistungen Tätigkeiten in den Bereichen IT-Systembetreuung, IT-Gerätemanagement sowie Logistik und Inventarisierung. Im Rahmen der Ticketbearbeitung kann bei Bedarf ein Vor-Ort-Einsatz durch den Auftraggeber beauftragt werden, insbesondere für Leistungen in den genannten Bereichen. Dabei ist sicherzustellen, dass vereinbarte Service-Level-Anforderungen des Service-Desks auch bei Vor-Ort-Einsätzen eingehalten werden. Die LHP sucht einen Auftragnehmer zur Übernahme von Tätigkeiten i.S.d. 1st-Level-Supports, Teilen des 2nd-Level-Supports, der Vor-Ort-Systembetreuung sowie Fernwartung und weiterer auf Abruf zu erbringenden Leistungen. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die Betreuung einer Telefonhotline, die Annahme von schriftlichen Tickets für Störungs- und Bedarfsmeldungen (sogenannte Incidents und Changes) sowie Anwendungsfragen (Service Requests), deren Bearbeitung im 1st-Level-Support und, sofern notwendig, deren Zuordnung und Weiterleitung der Tickets zu den zuständigen Mitarbeitenden des 2nd-Level-Supports (eigenes Personal der LHP oder, je nach Zuständigkeit, Personal des Auftragsnehmers) im Fachbereich 54, oder bei weiteren beteiligten Dienstleistern. Da das Supportaufkommen auf Seiten der LHP-Verwaltung und der Schulen in Trägerschaft der LHP nur geschätzt werden kann, muss der Auftragnehmer in der Lage sein, Schwankungen bei der Anzahl von Anfragen an den 1st- und 2nd-Level-Support zu bewältigen. Außerdem kann die Anzahl der Schulstandorte im Laufe des Vertragszeitraumes ansteigen bzw. auf Grund von Baumaßnahmen können Änderungen an Schulstandorten zu ungeplanten IT-Servicemanagement-Bedarfen führen. Der Auftragnehmer wird für den Fachbereich 54 der LHP je einen Service-Desk für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung und die Nutzenden an den Schulen betreiben. Das Ziel ist es dabei, die beiden IT-Service-Desks als Single-Point-Of-Contact zwischen IT-Nutzenden und dem Fachbereich 54 (sowie beteiligter ext. Dienstleister) als Service-Provider in Anlehnung an ITIL 4 zu etablieren. Der Service-Desk soll dabei sowohl leistungsfähige Kommunikationsschnittstelle zwischen Nutzenden und der LHP als Anbieterin von IT-Services sein, als auch eine möglichst hohe Erstlösequote für eingehende Störungsmeldungen durch Beratung und Fernzugriff auf Systeme der Nutzenden erzielen. Neben den Leistungen im Bereich IT-Service-Desk werden Aufgaben in den Bereichen Vor-Ort-Systembetreuung, Unterstützung des Gerätemanagements und Entsorgung sowie Logistik und Inventarisierung als Leistungen ausgeschrieben. Im IT-Servicemanagement für die Schulen stellt die Erbringung von Vor-Ort-Supportleistungen für die 51 Schulen in Trägerschaft der LHP einen großen Leistungsbaustein dar. Auch in der Verwaltungs-IT ist die Erbringung von 2nd-Level-Tätigkeiten vorgesehen. Der Auftragnehmer wird mit eingeschränkten Rechten der IT-Administration versehen, sodass in diesem Rahmen anfallende 2nd-Level-Tätigkeiten in seinem Leistungsbild enthalten sind. Im Rahmen der Ticketbearbeitung im Service-Desk kann bei Bedarf ein Vor-Ort-Einsatz durch den Auftraggeber beauftragt werden. Darüber hinaus sollen weiterführende Tätigkeiten vom Auftragnehmer erbracht werden, die bislang ebenfalls Aufgabe des Fachbereichs 54 waren. Hierzu gehört der Aufbau von Hardware für die Stadtverwaltung, die Entsorgung von technischen Geräten, die Unterstützung bei Umzügen von IT-Technik sowie die physische Inventur zum Jahresabschluss. Erwartetes Ticketaufkommen: Verwaltungs-IT-Support: Das zu erwartende Ticketaufkommen für den Service Desk LHP (Verwaltung) kann aufgrund der bisherigen Tickets grob geschätzt werden. Die internen Statistiken des Ticketsystems der LHP-Verwaltungsnutzenden verzeichnen ein gleichbleibendes Niveau der jährlichen und täglichen Support-Tickets von ca. 4250 Support-Tickets pro Jahr. Dies entspricht somit ca. 18 Tickets pro Arbeitstag. Alle Tickets sind im First-Level zukünftig durch den Auftragnehmer zu bearbeiten. Im 2nd-Level entfallen ca. 70% der Tickets in den Verantwortungsbereich des Auftraggebers zur Bearbeitung. Zudem gehen täglich 50-70 Anrufe bei der Hotline mit Anfragen ein. Schul-IT-Support: Das zu erwartende Ticketaufkommen für den Service-Desk Schulen kann aufgrund der bisherigen Tickets nur grob geschätzt werden, da die Zahl der Clients in den Schulen aufgrund der Zunahme von mobilen Endgeräten weiter steigen wird. Im Jahr 2024 wurden 1215 Tickets im Service-Desk-Schule bearbeitet. Dies entspricht ca. 6 Tickets pro Arbeitstag. Alle Tickets sind im First-Level zukünftig durch den Auftragnehmer zu bearbeiten. Im 2nd-Level entfallen ca. 80% der Tickets in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers zur Bearbeitung. Servicezeiten Verwaltungs-IT: Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 17:00 Uhr / Freitag von 07:00 bis 15:00 Uhr Servicezeiten Schul-IT: Montag bis Freitag von 07:00 bis 15:00 Uhr Weiterhin gelten die vereinbarten Service-Level-Agreements (SLAs) gem. Leistungsbeschreibung.
Procedure identifier: 04d84adf-1792-4dd2-9d21-4bed247d89e0
Internal identifier: OV-L-5412-72-26
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72250000 System and support services, 72253000 Helpdesk and support services
2.1.2.
Place of performance
Town: Potsdam
Country subdivision (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Country: Germany
Additional information: Die Leistungen sind teils Remote, teils Vor-Ort zu erbringen.
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRHA39# (1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden. (2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen. (3) Für die Erstellung von Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formblätter zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formblätter sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen. (4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen. (5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten: 1. Die Bieter haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins das Angebot über den Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen. 2. Das Angebot und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden. 3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt. 4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. 5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können. (6) Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen bzw. Angeboten. (7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Participation in a criminal organisation: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Money laundering or terrorist financing: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Fraud: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Corruption: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Breaching obligation relating to payment of taxes: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Breaching of obligations in the fields of social law: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Breaching of obligations in the fields of labour law: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Insolvency: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Assets being administered by liquidator: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Business activities are suspended: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Grave professional misconduct: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Externe Unterstützung des IT-Supports der Landeshauptstadt Potsdam
Description: Leistungspaket 1 - IT-Service-Desk LHP (Verwaltungs-IT und Schul-IT) 1a - Bereitstellung des Service-Desks Der Auftragnehmer stellt das Personal für 2 Service-Desks: einen Service-Desk für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung (Verwaltungs-IT) sowie einen Service-Desk für die Nutzenden an Schulen (Schul-IT). Der Auftraggeber stellt jeweils eine Telefonhotline, ein über das Internet verfügbares Ticketsystem sowie ggf. weitere unterstützende Kommunikations- und Informationssysteme zur Verfügung. Die Bereitstellung des Service-Desks umfasst insbesondere: - Anfragen- und Störungsmanagement sowie Telefonhotline - Berichterstattung und Analyse - Aufbau und Aktualisierung der Wissens- und Lösungsdatenbank 1b - Ticketbearbeitung Die Ticketbearbeitung umfasst die operative Bearbeitung aller im Ticketsystem erfassten Incidents und Service-Requests im First-Level- und Second-Level-Support. - Problemlösung und Fehlerbehebung im First- und Second-Level-Support - Benutzersupport und -beratung - Eskalationsmanagement - Fernwartung von IT-Systemen - Dokumentation im Ticket - Unterstützung des Change- und Release-Management (1st-Level) Leistungspaket 2 - Vor-Ort-Wartung schulischer IT-Systeme Das Leistungspaket 2 umfasst die Vor-Ort-Wartung schulischer IT-Systeme (Netzwerke, Server, Betriebssysteme, Endgeräte etc.) durch den Auftragnehmer, in Abstimmung mit dem Fachbereich 54. Leistungspaket 3 - Unterstützung des Gerätemanagements und Entsorgung 3a - Hardwareaufbau und -installation von Endgeräten und Präsentationstechnik Ergänzend (nur Schul-IT): Die Service-Desk-Mitarbeitenden unterstützen den Fachbereich 54 als Serviceanbieter bei der organisatorischen und kommunikativen Umsetzung von Changes und Releases. 3b - Rollout-Unterstützung für Infrastruktur-Komponenten 3c - Außerbetriebnahme und Unterstützung der Entsorgung von Altgeräten 3d - IT-Unterstützung für Veranstaltungen Der Auftragnehmer leistet innerhalb der Servicezeiten IT-technische Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen (Verwaltung und Schulen). Hierbei handelt es sich um IT-Support für Vor-Ort-Veranstaltungen (Technikaufbau, Fehlerbehebung) oder um Unterstützung bei digitalen Veranstaltungen (Videokonferenzen). Aufwandsschätzung: vor Ort aktuell einmal im Monat für einen halben Tag (je Bereich) Leistungspaket 4 - Logistik und Inventarisierung 4a - Durchführung von IT-Umzügen 4b - Physische Inventur der IT zum Jahresabschluss Im Weiteren wird für die detaillierten Ausführungen zum Leistungsinhalt und -umfang auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.
Internal identifier: OV-L-5412-72-26
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72250000 System and support services, 72253000 Helpdesk and support services
5.1.2.
Place of performance
Town: Potsdam
Country subdivision (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Country: Germany
Additional information: Die Leistungen sind teils Remote, teils Vor-Ort zu erbringen.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der Vertrag beginnt am Tag nach Zuschlagserteilung und wird für eine feste Laufzeit von 24 Monaten geschlossen. Er verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht vom Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt insgesamt 48 Monate. Nach Erreichen der maximalen Vertragslaufzeit endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: I. Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot sind einzureichen: - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 4.3 EU). Es sind Angaben zu tätigen, welche Teile des Auftrages das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). - Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens in Form einer Eigenerklärung beizulegen (sofern einschlägig). Regelung zur Einbindung von Drittunternehmen: Der Bieter kann sich bei der Ausführung der Leistung Dritter, z.B. von Nachunternehmern oder Eignungsentleihern, eingeschränkt bedienen (§ 47 Abs. 5 VgV). Die vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft selbst auszuführenden Aufgaben oder Tätigkeiten sind in diesem Fall folgende: Leistungen der Position 1a (Bereitstellung des Service-Desks), Position 1b (Ticketbearbeitung) sowie Position 2 (Vor-Ort-Wartung schulischer IT-Systeme) der Tabelle 1 aus Kapitel 1.2 der Leistungsbeschreibung. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich. II. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind für jeden benannten Unterauftragnehmer / Eignungsverleiher separat einzureichen: - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Formular 4.1) (sofern einschlägig) - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4) (sofern einschlägig) - Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern (Formular 5.4) (sofern einschlägig)

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot ist einzureichen: - Eigenerklärung über mindestens 3 abgeschlossene unternehmensbezogene geeignete Referenzen aus den letzten 3 Jahren (rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist), die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind (Formular 4.6). Vergleichbar ist eine Referenz, wenn der Auftragnehmer bereits einen externen 1st-Level-IT-Servicedesk (inkl. Hotline und Ticketannahme) für eine öffentliche Verwaltung oder eine Bildungseinrichtung mit mindestens 1.000-5.000 Nutzenden und mindestens 5.000 Endgeräten betrieben hat, einschließlich der Bearbeitung von Incidents und Service Requests nach ITIL, dem Umgang mit stark schwankendem Ticketaufkommen sowie ergänzenden Tätigkeiten wie Vor-Ort-Systembetreuung, Fernwartung und der Weiterleitung von Tickets an interne oder externe 2nd-Level-Einheiten. Folgende Angaben innerhalb der Eigenerklärung sind zu tätigen: - Auftragsgegenstand - Leistungszeitraum - Auftragswert ca. (in EUR netto) - Inhaltliche Beschreibung der Leistung unter Bezugnahme auf die v. g. Anforderungen: - Auftraggeber - Vorgangsnummer (sofern vorhanden) Hinweis: Als Referenz werden auch Leistungszeiträume gewertet, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht abgeschlossen sind, sofern bis dahin ein einjähriger Leistungszeitraum mit dem hiesigen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen nachgewiesen werden kann. Den Nachweis hat der Bieter durch eigene Erklärungen zu führen. Bei einer Bietergemeinschaft genügt es, wenn die Leistungsfähigkeit im Hinblick auf die unternehmerische Referenz für die Bietergemeinschaft insgesamt durch Bündelung der Kapazitäten nachgewiesen wird.

Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot ist einzureichen: - Umsatzerklärung aus den Geschäftsjahren 2023, 2024, 2025 (Formular 4.9) Der Mindestjahresumsatz für Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 1.000.000,00 EUR netto je Geschäftsjahr (2023, 2024, 2025) betragen. Folgende Angaben sind innerhalb der Eigenerklärung zu tätigen: - Gesamtumsatz im Jahr in EUR netto - Mindestumsatz pro Jahr im Tätigkeitsbereich des Auftrags in EUR netto

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot ist einzureichen: - Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens im Tätigkeitsbereich des Auftrags in den Geschäftsjahren 2023, 2024, 2025 (Formular 4.11) Das jährliche Mittel der Beschäftigtenzahl für Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 50 Beschäftigte je Geschäftsjahr (2023, 2024, 2025) betragen. Folgende Angaben sind innerhalb der Eigenerklärung zu tätigen: - Jährliches Mittel der Beschäftigten im Tätigkeitsbereich des Auftrags Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Bei der Wertung des Gesamtpreises wird der Preis in Punkte umgerechnet. Dabei erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 60 gewichtete Preispunkte und ein Angebot mit einem Preis in Höhe des Doppelten des niedrigsten Angebotspreises 0 Punkte. Die Ermittlung der Punkte für die anderen Angebote erfolgt an Hand folgender Formel: Preispunkte = (60 - 60 x (Angebotssumme Bieter - Angebotssumme niedrigstes Angebot) / Angebotssumme niedrigstes Angebot)) Ergibt sich bei der Berechnung der Preispunkte ein Minusergebnis, erhält dieses Angebot auch 0 Punkte. Die ermittelten Preispunkte werden kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsqualität
Description: Die Leistungsqualität wird aus 2 Unterkriterien gebildet: 2.1 - Konzept (Untergewichtung 60 %) 2.2 - Qualifikation des Personals (Untergewichtung 40 %) Mit dem Angebot sind durch den Bieter ein Konzept sowie Zertifizierungen einzureichen. Für das Unterkriterium 2.1 "Konzept" können maximal 16 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält 24 gewichtete Leistungspunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Dies ergibt für jeden Bieter die erreichte Leistungspunktzahl für das Unterkriterium 2.1. Das Konzept sollte ca. 9 DIN A4 Seiten umfassen und ist inhaltlich in die nachfolgenden Unterkriterien aufzugliedern und entsprechend der weitergehenden Erläuterungen in der Bewertungsmatrix auszurichten: - 2.1.1 Methodische Ausgestaltung der Projektphasen - 2.1.2 Betriebskonzept inkl. ServiceDesk - 2.1.3 Qualitätssicherung und Risikomanagement - 2.1.4 Servicereporting Eine Überschreitung der v. g. Seitenzahl führt jedoch nicht zum Ausschluss des Angebotes. Für das Unterkriterium 2.2 "Qualifikation des Personals" können maximal 21 Punkte erreicht werden. Pro nachgewiesener Zertifizierung wird maximal ein Punkt vergeben; Mehrfachnachweise derselben Zertifizierung werden nicht mehrfach gewertet. Bei mehreren Zertifizierungen eines Mitarbeiters aus dem gleichen Zertifizierungspfad, zählt immer nur die jeweils höchste Zertifizierung. Es gibt folgende Unterqualifikationen: - Microsoft - Vmware (gilt für die Schulen) - HPE Aruba (gilt für die Schulen) - Ubuquiti - Netzwerk - Server Infrastruktur (gilt für die Schulen) Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält 16 gewichtete Leistungspunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Dies ergibt für jeden Bieter die erreichte Leistungspunktzahl für das Unterkriterium 2.2. Liegt die kombinierte Bewertung aus 2.1 und 2.2 (Gesamte Leistungspunktzahl) unter 20 Punkten, wird das Angebot als qualitativ unzureichend gewertet und vom Zuschlag ausgeschlossen. Die ermittelten gewichteten Leistungspunkte werden kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet. Im Weiteren wird für die detaillierten Ausführungen zur Wertung auf die Bewertungsmatrix verwiesen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHA39/documents
Ad hoc communication channel: 
Name: Die Kommunikation in Bezug auf dieses Ausschreibungsverfahren erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg.
URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHA39
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHA39
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 18/05/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nachforderung von Vergabeunterlagen gemäß § 56 VgV.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: I. Mit dem Angebot sind mittels Eigenerklärung einzureichen: - Eigenerklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft (Formular 4.2 EU) (sofern einschlägig) - Eigenerklärung restriktive Maßnahmen (Formular 4.12). Im Falle einer Bietergemeinschaft (BG) ist die Eigenerklärung restriktive Maßnahmen für jedes Mitglied separat einzureichen. - Vereinbarung Mindestanforderung BbgVergG (Formular 5.3). Im Falle einer BG ist die Vereinbarung Mindestanforderung BbgVergG für jedes Mitglied separat einzureichen. - Anlage 5 zum Vertrag - Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung Alternativ ist die Vorlage einer EEE nach § 50 VgV möglich. II. Sonstige zu den Vergabeunterlagen zugehörige und zu berücksichtigende Dokumente: - Allgemeine Bewerbungsbedingungen - EBT-IT DL Vertragsentwurf - Anlage 4 zum Vertrag (Fernwartungsvereinbarung - Anlage 6 zum Vertrag (Antikorruption u. elektr. Datenverarbeitung) - Infoblätter Datenverarbeitung LHP Vergabe u. Verträge
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Information about review deadlines: Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten. §160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Organisation receiving requests to participate: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Registration number: 12-12992262150119-98
Postal address: Friedrich-Ebert-Str.79/81
Town: Potsdam
Postcode: 14469
Country subdivision (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Country: Germany
Email: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
Telephone: +49 331289-0
Internet address: https://www.potsdam.de/de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Registration number: t:03318661719
Postal address: Heinrich-Mann-Allee 107
Town: Potsdam
Postcode: 14473
Country subdivision (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Country: Germany
Email: Vergabekammer@MWAEK.Brandenburg.de
Telephone: +49 331866-1610
Fax: +49 331866-1652
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: 068b4e54-b0c7-471f-b3b6-0446fbf15c41-01
Main reason for change: Information updated
Description: Die Angebotsfrist wurde auf den 18.05.2026, 10:00 Uhr verlängert. Zugleich wurde die Bindefrist auf den 17.07.2026 verschoben.
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Die Angebotsfrist wurde vom 07.05.2026, 10:00 Uhr auf den 18.05.2026, 10:00 Uhr verlängert. In diesem Zusammenhang verschiebt sich auch die Bindefrist auf den 17.07.2026. Über die Verlängerung der Angebotsfrist und Verschiebung der Bindefrist wird in der Bieterinformation Nr. 4 mit dem Bieterfragenkatalog vom 29.04.2026 informiert. Hierin wurden auch die aktualisierten zeitlichen Rahmenbedingungen des Vergabeverfahrens bekannt gegeben.
Notice information
Notice identifier/version: f508e660-1bb5-4286-990f-dcea3bfd5908  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 29/04/2026 13:52:41 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 297052-2026
OJ S issue number: 84/2026
Publication date: 30/04/2026