297820-2026 - Competition
Germany – IT services: consulting, software development, Internet and support – Ablösung SAP R/3 Core durch SAP S/4HANA Core
OJ S 84/2026 30/04/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadtwerke Osnabrück AG
Email: christian.elixmann@swo.de
Activity of the contracting entity: Production, transport or distribution of gas or heat
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Ablösung SAP R/3 Core durch SAP S/4HANA Core
Description: Ablösung SAP R/3 Core durch S/4HANA Core
Procedure identifier: 45d01e35-4506-4303-8058-a2992e7fd797
Internal identifier: 133 / 170
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Alte Poststraße 9  
Town: Osnabrück
Postcode: 49074
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YM6MBWL# Die Stadtwerke Osnabrück AG behält sich gemäß § 15 Abs. 4 SektVO ausdrücklich vor, den Zuschlag ohne vorherige Verhandlung bereits auf die Erstangebote zu erteilen.
Legal basis: 
Directive 2014/25/EU
sektvo -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Participation in a criminal organisation: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Money laundering or terrorist financing: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Fraud: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Corruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Breaching obligation relating to payment of taxes: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Breaching of obligations in the fields of social law: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Breaching of obligations in the fields of labour law: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Insolvency: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Assets being administered by liquidator: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Business activities are suspended: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Grave professional misconduct: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Ablösung SAP R/3 Core durch SAP S/4HANA Core
Description: Implementierungsberatung zur Umstellung von SAP R/3 Core auf SAP S/4HANA Core, einhergehend mit einer Prozessoptimierung. Das System wird für betriebswirtschaftlichen Kernprozesse, logistischen Funktionen, debitorische Abrechnungen, Abrechnung von Leistungen außerhalb der klassischen Energieabrechnungen, Abrechnungen von Hausanschlussneuanlagen sowie die Personalabrechnungen genutzt. Dafür werden die SAP Module FI (inkl. FI-AA), CO, MM, HR, SD, PS und IM eingesetzt.
Internal identifier: 133 / 170
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Alte Poststraße 9  
Town: Osnabrück
Postcode: 49074
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/10/2026
Duration end date: 31/12/2029
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Exakte Beschreibung der Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen, die mit der Aufforderung zum Angebot bereitgestellt werden.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Nachweis über die Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bewerbers (bei ausländischen Bewerbern gleichwertige Bescheinigung einer Behörde des Heimatlandes nebst amtlich anerkannter Übersetzung).

Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Vorlage von Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt, Sozialversicherungsträgern und Berufsgenossenschaften, die zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sind (Anlage A4).

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Vorlage von Eigenerklärungen, die bestätigen, dass - die Vertraulichkeitserklärung incl. Datenschutz bestätigt wird (Anlage A3) - keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 bis 126 GWB vorliegen (Anlage A4) - Deutsch als Projektsprache (Mindestanforderung Sprachniveau C1) anerkannt wird (Anlage A10) - die Anwendung des deutschen Rechts anerkannt wird - im Auftragsfall zur Anwendung eines EVB-IT-Dienstvertrages kommt - dass die Tariftreue gemäß § 4 Abs. NTVergG anerkannt wird (Anlage A8) - kein Verstoß gegen Russland-Sanktionen vorliegt (Anlage A9) - die Datenschutz-Richtlinien des AG eingehalten werden (Anlage A11)

Criterion: Authorisation or membership of a particular organisation needed for service contracts
Description of selection criterion: Nachweis eines zertifizierten Partnerstatus "SAP Silver Partner" (mindestens) der SAP SE.

Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Nachweis einer Zertifizierung nach ISO / IEC 27001. Das Eignungskriterium gilt als bestanden, wenn eine der drei folgenden Möglichkeiten erfüllt wird: - Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach ISO 27001, deren Geltungsbereich die zu erbringenden Leistungen vollständig umfasst. - Nachweis, dass für alle zu erbringenden Leistungen (inkl. entsprechende Subauftragnehmer) ein hohes, einer Zertifizierung ISO 27001 vergleichbares, Schutzniveau besteht. Alternative Dokumentationen zum Schutzniveau müssen mindestens die Inhalte des Anhangs A der ISO 27001 umfassen und sich strukturell daran orientieren. - Sollten zum Zeitpunkt des Einreichens des Teilnahmeantrags der EU-Ausschreibung vorstehende Möglichkeiten nicht vom Bieter erfüllt werden können, so ist die unterzeichnete Absichtserklärung zum Erbringen der Anforderung inkl. angemessener Terminplanung vorzulegen (Anlage A5 - Absichtserklärung ISO27001). Dies gilt auch für bestehende Zertifizierungen oder dazu vergleichbare alternativ nachgewiesene Schutzniveaus, deren Geltungsbereich die zu erbringenden Leistungen nicht vollständig umfassen. Unvollständige Unterlagen oder Angaben können zum Ausschluss vom Verfahren führen. Der AG behält sich vor, die Qualität des Bewerbers in einem Qualifizierungsverfahren zu prüfen.

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Vorlage einer Unternehmensdarstellung, die sowohl ein Organigramm als auch eine detaillierte Vorstellung des Beratungsportfolios zum gegenständlichen Vergabeverfahren beinhaltet.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 5,00

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Vorlage des unterzeichneten Verhaltenskodex (Code of Conduct) (Anlage A7)
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 5,00

Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Vorlage einer Wirtschaftsauskunft (Creditreform, D&B oder vergleichbar) vorlegen, welche maximal 6 Monate alt ist.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 5,00

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 5 MEUR.

Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Nachweis der Netto-Umsatzzahlen des Bewerbers der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023-2025) je nach Ausschreibungsgegenstand angeben. Der daraus resultierende durchschnittliche Umsatz (Mittelwertverfahren) wird bewertet. Die Umsatzzahlen müssen belegen, dass der Bieter einen Auftrag dieser Größenordnung abwickeln kann.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 10,00

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Nachweis der Anzahl der sozialversicherungspflichtig angestellten Berater/Entwickler im Beratungssegment "SAP S/4HANA CORE" der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023-2025) angeben. Die Angabe muss dabei nach der Seniorität der Berater/Entwickler differenzieren (Senior mit Berufserfahrung größer 8 Jahre, Consultant mit Berufserfahrung zwischen 2 und 8 Jahren und Junior mit Berufserfahrung bis 2 Jahren). Die Beschäftigtenzahlen müssen belegen, dass der Bieter einen Auftrag dieser Größenordnung abwickeln kann.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 15,00

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Nachweis von mindestens zwei und höchstens jedoch drei Referenzen im Beratungssegment "SAP S/4 HANA CORE" einreichen. Werden mehr als drei Referenzen eingereicht, werden nur die ersten drei Referenzen berücksichtigt. Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Mindestens eine der Referenzen muss zum Zeitpunkt der Bewerbung abgeschlossen worden sein (mindestens Phase Hypercare oder Run nach SAP Activate). Mindestens eine der Referenzen muss Bezug zur Energiewirtschaft aufweisen. Für die Referenzen ist zwingend die Anlage A6 - Projektreferenzen zu verwenden. Die Angabe von Kunden- und Projektbezeichnung, Ansprechpartner, erbrachter Leistungsgegenstand, übernommene Rollen im Projekt und Projektbeteiligung in Beratertagen ist verpflichtend. Hinweis: Eigene Nachweise über Referenzen oder Verweise auf Referenzlisten etc. werden nicht akzeptiert.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 60,00
Information about the second stage of a two-stage procedure: 
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Fachliche Angebotsbewertung
Description: Fachliche Angebotsbewertung des Projektvorgehens, Process Streams und Work Streams
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Quality
Name: Fachliche Bewertung Konzepte
Description: Fachliche Bewertung der Konzepte: - Migration - Berechtigungswesen - Zentrale Steuerung PM/CS-Aufträge - E2E Prozess Purchase-to-pay - NN
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 15
Criterion: 
Type: Quality
Name: Fachliche Bewertung Beraterprofile
Description: Fachliche Bewertung der Beraterprofile: - Project Manager - Change Manager - Owner - Berater - Entwickler - Project Coordinator
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion: 
Type: Quality
Name: Fachliche Bewertung Bieterpräsentation
Description: Fachliche Bewertung der Bieterpräsentation: - Moderation - Zeitmanagement - Kernteam und Management - Angebotspräsentation - Beantwortung offener Fragen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 15
Criterion: 
Type: Price
Name: Bewertung angebotene Tagessätze
Description: Kaufmännische Bewertung der Tagessätze inkl. Nebenkostenpauschalen je Rolle / Seniorität
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion: 
Type: Price
Name: Bewertung Angebotspreise
Description: Kaufmännische Bewertung der Gesamt Angebotspreise gemäß Anlage B2 Preisblatt
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 26/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YM6MBWL/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YM6MBWL
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure: 
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 19/06/2026
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YM6MBWL
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 05/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Siehe Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen. Die vollständigen Texte und Anforderungen der Eignungskriterien sind dem Dokument "Verfahrensbrief" zu entnehmen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Finanzielle Vereinbarungen siehe ggf. Vergabeunterlagen
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Niedersächsisches Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung, Vergabekammer
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadtwerke Osnabrück AG
Organisation receiving requests to participate: Stadtwerke Osnabrück AG
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadtwerke Osnabrück AG
Registration number: DE117644618
Postal address: Alte Poststraße 9
Town: Osnabrück
Postcode: 49074
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
Contact point: Einkauf
Email: christian.elixmann@swo.de
Telephone: +49 54120022360
Fax: +49 54120023126
Internet address: https://www.stadtwerke-osnabrueck.de/
Buyer profile: https://www.stadtwerke-osnabrueck.de/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Niedersächsisches Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung, Vergabekammer
Registration number: t:04131153308
Postal address: Auf der Hude 2
Town: Lüneburg
Postcode: 21339
Country subdivision (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Country: Germany
Email: vergabekammer@mw.niedersachsen.de
Telephone: +49 4131150
Fax: +49 4131152943
Internet address: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/uber_uns/aufsicht_und_recht/vergabekammer/vergabekammer-niedersachsen-144803.html
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: c24cbad2-e757-41af-8c01-9a5ea6adb7b1  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 29/04/2026 13:46:49 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 297820-2026
OJ S issue number: 84/2026
Publication date: 30/04/2026