16 false false ORG-7001 Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstrasse 1 Neuherberg 85764 DE21H DEU keine Angabe Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft +49 8931872727 +49 8931873327 bianca.lander@helmholtz-munich.de https://www.bundeskartellamt.de ORG-7004 Vergabekammer des Bundes Villemombler Straße 76 Bonn 53123 DEA22 DEU k. A. +49 22894990 +49 2289499163 vk@bundeskartellamt.bund.de ORG-7005 Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstrasse 1 Neuherberg 85764 DE21H DEU k.A. +49 8931872727 +49 8931873327 ORG-7006Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de 00298616-202684/20262026-04-30+02:00 2.3 eforms-sdk-1.13 eforms-sdk-1.13 fc758c51-5f16-4b41-bc6a-b0ee19d7f9a6 310b5eba-5537-4529-9d57-4fdedb90e136 2026-04-29+02:00 10:04:52+02:00 01 2026-04-29+02:00 32014L0024 cn-standard DEU pub-undert-cga health ORG-7001 ted-esenORG-7006 vgv CrossBorderLaw Erklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 epo-notice epo-procurement-document exg-sitn-liq-admin Eigenerklärung exg-mis-misconduct Eigenerklärung exg-mis-bre-soc-law Eigenerklärung exg-pmt-bre-tax Eigenerklärung neg-w-call false 2026-007 HR-Core-System Die Hauptabteilung Personal des Helmholtz Zentrums München stellt sich im Bereich HR Digitalisierung neu auf. Die aktuellen Funktionen der HR-Systeme bieten nur eine geringe Automatisierungsquote und sind somit nicht mehr State-of-the-Art. Es müssen tragfähige digitale Prozesse aufgesetzt werden, um eine effektive Zusammenarbeit und Synergieeffekte innerhalb der Hauptabteilung aber auch zu zahlreichen anderen Abteilungen im Unternehmen zu erreichen. Die derzeitige IT-Architektur arbeitet mit SAP als führendem System, gleichzeitig gibt es jedoch eine Vielzahl weiterer Softwareanwendungen, die teilweise an SAP angebunden sind, teilweise jedoch Insellösungen darstellen. Aktuell wird nach einem führenden HR-Core System gesucht. Viele Prozesse laufen bis heute manuell und mit verbundenem Mehraufwand. Diese sollen nun digitalisiert und bestmöglich automatisiert werden. Dabei liegt der Fokus auf einen durchgängigen Stammdatenfluss, Workflows und Self Services. Ziel ist es, möglichst viele HR-Prozesse des Zentrums in einer HR-Suite abzubilden. Eine interne Bestandsaufnahme der Systeme, sowie ein Sollkonzept der HR-IT-Landschaft der Zukunft liegen vor. Gegen einen unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung stellen wir diesen Anlage auf Anfrage gerne zur Verfügung. Beachten Sie hierzu auch den entsprechenden HINWEIS zu "MASSNAHMEN ZUM SCHUTZ DER VERTRAULICHKEIT:" am Anfang des Dokuments. SAP HCM soll dabei weiterhin als Zeiterfassungssystem, sowie Entgeltabrechnung eingesetzt werden. Der zukünftige Lizenzumfang beträgt 3.355 Mitarbeiter (2.555 interne Mitarbeiter und 800 Gäste, welche aber Volllizenzen erhalten sollen). Zusätzliche Lizenzen für optionale Module müssen als Preisoption angegeben werden. Das Helmholtz Zentrum München verfolgt einen mehrstufigen Einführungsansatz für die neue HR-IT-Lösung. Der Start erfolgt mit Zuschlagerteilung mit der Umsetzung der Basismodule HR Core und Onboarding Weitere Module können in Phase 2 und 3 folgen (Option des Auftraggebers). Die Timelines für diese weiteren Phasen werden mit dem Bieter festgelegt. Fokusthemen dabei sind: PHASE 1 - Hauptauftrag: HR-Core mit Stammdaten und Workflows, Personalmaßnahmen (Crossboarding, Vertragsveränderungen), e-Akte, ESS/MSS, Einstellung/ Pre-/ Onboarding, Offboarding, Stellenplan und Personalanforderung, Vertragserstellung, Reporting PHASE 2 - Option: Recruiting, Performance Management & Zielvereinbarung PHASE 3 - Option: LMS und Seminarmanagement, Personalentwicklung & Nachfolgeplanung Die Einführung erfolgt dabei bewusst modular: Durch ein Optionen-basiertes Vorgehen wird es möglich, bei Bedarf ab 2027/2028 weitere Module der PHASE 2 und PHASE 3 nachzuziehen. So kann das System entsprechend der organisatorischen und fachlichen Entwicklung bedarfsgerecht erweitert werden. PHASE 2 und PHASE 3 stellen Optionen dar. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, alle Optionen zu ziehen. Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung einer vollumfänglichen HR-Lösung, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung. services Geheimhaltungsvereinbarung: Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können unter der Internetseite evergabe.de abgerufen werden und werden ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Vergabeunterlagen sind gemäß §§ 41 Abs. 1, 9 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der eVergabeplattform abrufbar. Ausgenommen hiervon sind diejenigen Bereiche der Vergabeunterlagen, die aufgrund von Geschäftsinternas besonders schützenswert sind - hier Dokument "2026-007 Sollkonzept der HR-IT-Landschaft". Diese Unterlagen werden zur Sicherstellung des erforderlichen Maßes an Vertraulichkeit gemäß § 41 Abs. 3 VgV erst nach Zugang einer unterzeichneten sowie mit Firmenstempel versehenen Geheimhaltungserklärung zugänglich gemacht. Die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Geheimhaltungserklärung ist nach Registrierung über die Vergabeplattform (Nachrichtenfunktion) an die Vergabestelle zu senden. Diese Geheimhaltungserklärung ist spätestens mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbung) form- und fristgerecht einzureichen. Die schützenswerten Teile der Vergabeunterlagen werden nach Vorlage der Geheimhaltungserklärung über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Wird die Geheimhaltungserklärung erst mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden die schützenswerten Teile der Vergabeunterlagen erst mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und der Teilnahme an Verhandlungen übersandt. Das Dokument "2026-007 Sollkonzept der HR-IT-Landschaft " wird nach Vorlage der Geheimhaltungsvereinbarung über die Nachrichtenfunktion versendet! Test: Mit der Angebotsabgabe müssen drei (3) Testzugänge für 30 Tage zur Verfügung gestellt werden. Der Test erfolgt nur mit den drei (3) Bestbietern gem. Wertungsmatrix (bezogen auf KHG B bis KHG F). Der Test erfolgt vor der Verhandlungsrunde. Sollten sich ein oder mehrere Bieter auf dem gleichen Rang befinden oder durch die Durchführung des Tests die Chance haben, auf einen der drei obersten Ränge zu kommen, werden auch diese Testzugänge dem Test unterzogen. 1. Verhandlungsrunde: Die Verhandlung inkl. Präsentation & Systemdemonstration erfolgt mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung). Sollten sich zwei oder mehrere Bewerber auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bieter komplett zur Verhandlung eingeladen. Folgende Termine sind für die Verhandlungen vorgesehen: 13.10.2026, 14.10.2026 und 15.10.2026. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Die Einladung zur Verhandlung ist für den 07.10.2026 geplant. Wir erwarten, dass bei der Angebotspräsentation die Berater anwesend sind, die das Projekt durchführen werden (mindestens Projektleiter und Technischer Berater). 2. Verhandlungsrunde: Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrunde würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Folgende Termine sind für die zweiten Verhandlungen vorgesehen: 17.11.2026, 18.11.2026 und 19.11.2026. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Die Einladung zur Verhandlung ist für den 11.11.2026 geplant. 72000000 Ingolstädter Landstrasse 1 85764 Neuherberg DE21H DEU LOT-0000 slc-abil-qual-inst Zertifizierung ISO/IEC 9001: Bestätigung über eine gültige Unternehmenszertifizierung nach ISO/IEC 9001 ODER vergleichbare Zertifikate. true slc-abil-ref-services Referenzen: Es müssen mindestens drei (3) Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand - hier Phase 1 - (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren (Ende der Angebotsfrist minus 3 Jahre) abgegeben werden. Weniger als drei (3) Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich); (2) Angebotene Module; (3) Volumen (PT) der Implementierung; (4) Zeitraum der Implementierung; (5) Sitz des Unternehmens (bezogen auf den Projektscope). Es muss auch bestätigt werden, dass sich die Projekte auf Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern im Unternehmen bezogen haben. Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. true slc-abil-staff-qual Mitarbeiterprofil Projektleiter: Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name; (2) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle: mindestens 2 Jahre Erfahrung; (3) relevante Weiterbildungen; (4) Fremdsprachen: mindestens Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift; Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. true slc-stand-other Unternehmensdarstellung: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgen-den Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens; (2) Geschäftsführer; (3) Geschäftssitz; (4) alle Niederlassungen; (5) Gesellschaftsform; (6) Gründungsdatum. Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. false false false not-allowed no-eu-funds par-requ false not-allowed DEU TenderDoc non-restricted-document https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-19cdca24975-4251ebddae1136cc epo-notice epo-procurement-document late-all gem. Angebots- und Bewerbungsbedingungen none no allowed not-allowed true per-exa 50.00 quality Leistung Leistung per-exa 50.00 cost Preis Preis ORG-7001 https://www.evergabe.de ORG-7001 Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. ORG-7005 ORG-7004 DEU true true allowed true true 2026-07-09+02:00 2026-06-02+02:00 11:00:00+02:00 false 3 false none none LOT-0000 HR-Core-System Lizenzen für ca. ca. 3.355 Mitarbeiter (2.555 interne Mitarbeiter und 800 Gäste, welche aber Volllizenzen erhalten sollen), Implementierung & Projektdurchführung, Schulung, Wartung & Support, optional Schnittstellen services false none 72000000 Ingolstädter Landstrasse 1 85764 Neuherberg DE21H DEU UNLIMITED