See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stad Aarschot
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst met één ondernemer per perceel voor huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting in het centrum van Aarschot en van Rillaar, en in de deelgemeenten
Description: De opdracht betreft de huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten in het centrum van Aarschot en van Rillaar, alsook in de deelgemeenten. De verlichtingselementen moeten het straatbeeld tijdens de kerstperiode mooi aankleden en dienen goed zichtbaar te zijn, zowel overdag (als de verlichting uitgeschakeld is) alsook ’s avonds. De opdracht bestaat uit: - Het huren van kerstverlichting en kerstornamenten voor de eindejaarsperiodes 2026-2027, 2027-2028, 2028-2029 en 2029-2030, met gebruik van de bestaande kabels over de straten; - Het plaatsen, aankoppelen, afkoppelen en demonteren van de kerstverlichting en de kerstornamenten; - Het onderhoud van de kerstverlichting en de kerstornamenten; - Het voorzien van de nodige aansluitingen en koppelingen voor elektriciteit naar de bestaande evenementenkasten in de stad; - Het voorzien van de nodige aansluitingen en batterijen voor zonne-energie in de deelgemeenten. De opdracht is opgedeeld in volgende percelen: - Perceel 1: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op elektriciteit in centrum Aarschot en centrum Rillaar; - Perceel 2: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op zonne-energie in deelgemeenten: Ourodenberg, Gelrode, Gijmel, Langdorp en Wolfsdonk.
Procedure identifier: 91473793-296d-40ef-a230-32a123306efe
Internal identifier: PPP02J-1581/6120/2026/026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 31522000 Christmas tree lights
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 407 271,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op elektriciteit in centrum Aarschot en centrum Rillaar
Description: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op elektriciteit in centrum Aarschot en centrum Rillaar
Internal identifier: 2026/026_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 31522000 Christmas tree lights
5.1.2.
Place of performance
Town: Aarschot
Postcode: 3200
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Additional information: Diverse locaties op grondgebied Aarschot
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 363 636,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: Het bestelbedrag van het perceel wordt beperkt tot € 363.636,00 excl. btw.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: De inschrijver toont aan dat hij beschikt over een verzekering tegen beroepsrisico's die zijn aanprakelijkheid dekt in het kader van de uitvoering van de opdracht. Hiertoe wordt een geldig attest van een verzekeraar of een kopie van de verzekeringspolis bijgebracht waaruit blijkt dat de inschrijver aan deze vereiste voldoet. Minimumeisen: De verzekering dient een passende dekking te voorzien en minstens de burgerlijke aansprakelijkheid te dekken voor materiële en lichamelijke schade veroorzaakt aan derden tijdens de exploitatieperiode en daarna (gevolgschade).
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door middel van relevante referenties van gelijkaardige opdrachten die hij de afgelopen 3 jaar heeft uitgevoerd. Minimumeisen: De inschrijver toont aan dat hij minstens 2 gelijkaardige opdrachten met de volgende kenmerken, succesvol heeft uitgevoerd: - levering, plaatsing, onderhoud en afbraak van kerstverlichting uitgevoerd op straten en pleinen; - met een omvang vergelijkbaar aan de huidige opdracht; - de opdracht was inclusief onderhoud en herstellingsdienst tijdens de exploitatieperiode. Een attest van goede uitvoering wordt toegevoegd.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: Creativiteit en originaliteit van de aangeboden kerstversieringen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 04/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 04/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad Van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stad Aarschot
Organisation providing more information on the review procedures: Raad Van State
Organisation receiving requests to participate: Stad Aarschot
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op zonne-energie in deelgemeenten: Ourodenberg, Gelrode, Gijmel, Langdorp en Wolfsdonk
Description: Huur, plaatsing en onderhoud van kerstverlichting en kerstornamenten op zonne-energie in deelgemeenten: Ourodenberg, Gelrode, Gijmel, Langdorp en Wolfsdonk
Internal identifier: 2026/026 2_2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 31522000 Christmas tree lights
5.1.2.
Place of performance
Town: Aarschot
Postcode: 3200
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Additional information: Diverse locaties op grondgebied Aarschot
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 43 635,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: Het bestelbedrag van het perceel wordt beperkt tot € 43.635,00 excl. btw.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: De inschrijver toont aan dat hij beschikt over een verzekering tegen beroepsrisico's die zijn aanprakelijkheid dekt in het kader van de uitvoering van de opdracht. Hiertoe wordt een geldig attest van een verzekeraar of een kopie van de verzekeringspolis bijgebracht waaruit blijkt dat de inschrijver aan deze vereiste voldoet. Minimumeisen: De verzekering dient een passende dekking te voorzien en minstens de burgerlijke aansprakelijkheid te dekken voor materiële en lichamelijke schade veroorzaakt aan derden tijdens de exploitatieperiode en daarna (gevolgschade).
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door middel van relevante referenties van gelijkaardige opdrachten die hij de afgelopen 3 jaar heeft uitgevoerd. Minimumeisen: De inschrijver toont aan dat hij minstens 2 gelijkaardige opdrachten met de volgende kenmerken, succesvol heeft uitgevoerd: - levering, plaatsing, onderhoud en afbraak van kerstverlichting uitgevoerd op straten en pleinen; - met een omvang vergelijkbaar aan de huidige opdracht; - de opdracht was inclusief onderhoud en herstellingsdienst tijdens de exploitatieperiode. Een attest van goede uitvoering wordt toegevoegd.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: Creativiteit en originaliteit van de aangeboden kerstversieringen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 04/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 04/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad Van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stad Aarschot
Organisation providing more information on the review procedures: Raad Van State
Organisation receiving requests to participate: Stad Aarschot
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stad Aarschot
Registration number: BE 0207.515.464
Postal address: Ten Drossaarde 1
Town: Aarschot
Postcode: 3200
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Telephone: +32 16550350
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Raad Van State
Registration number: BE 0931 814 266
Postal address: Wetenschapsstraat 33
Town: Brussel (Etterbeek)
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 22349611
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 3539a6ec-9941-48cd-b144-02b9ddb66c53 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 28/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 28/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 299882-2026
OJ S issue number: 84/2026
Publication date: 30/04/2026