1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: IT-Verbund Schleswig-Holstein AöR
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Rahmenvereinbarung Mängelmelder für die Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein
Description: Der Auftraggeber beabsichtigt die Beschaffung eines digitalen, webbasierten Mängelmeldesystems. Gegenstand ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über bis zu 40 Lizenzen zum Abruf durch Kommunen des Landes Schleswig-Holstein. Die Lösung soll Bürger:innen, Unternehmen sowie kommunale Verwaltungsstellen die Meldung, Bearbeitung, Dokumentation und Statistik von Mängeln ermöglichen. Die Anforderungen ergeben sich vollständig aus den definierten Produkt-, technischen und organisatorischen Kriterien. Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum (4 Jahre): 420.000,00 € netto. Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit. Es wird eine Teststellung/Präsentation gem. Leistungsbeschreibung/Bewertungsmatrix durchgeführt.
Procedure identifier: 68c06dfa-8285-4fee-8479-bdde3ee9d616
Internal identifier: ZV-OV-26-0226000-4121.04
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72260000 Software-related services
2.1.2.
Place of performance
Town: Kiel
Postcode: 24114
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Soweit in dieser Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen auf Formblätter verwiesen wird, sind diese zu verwenden. Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: (Hinweis: die nachfolgende und auch in den Ziff. 5.1.9 und 5.1.10 aufgeführte Nummerierung bezieht sich auf diejenige aus der/den Vergabeunterlagen beigefügter "Anlage 14 vorzulegende Nachweise"). 1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. 2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten). 3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. 5. Vorlage eines Auftragsverarbeitungsvertragsmuster für die lizenznehmenden Kommunen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption:
Fraud:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Business activities are suspended:
Money laundering or terrorist financing:
Assets being administered by liquidator:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Grave professional misconduct:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Insolvency:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Rahmenvereinbarung Mängelmelder für die Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein
Description: Der Auftraggeber beabsichtigt die Beschaffung eines digitalen, webbasierten Mängelmeldesystems. Gegenstand ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über bis zu 40 Lizenzen zum Abruf durch Kommunen des Landes Schleswig-Holstein. Die Lösung soll Bürger:innen, Unternehmen sowie kommunale Verwaltungsstellen die Meldung, Bearbeitung, Dokumentation und Statistik von Mängeln ermöglichen. Die Anforderungen ergeben sich vollständig aus den definierten Produkt-, technischen und organisatorischen Kriterien. Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum (4 Jahre): 420.000,00 € netto. Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit. Es wird eine Teststellung/Präsentation gem. Leistungsbeschreibung/Bewertungsmatrix durchgeführt.
Internal identifier: ZV-OV-26-0226000-4121.04
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72260000 Software-related services
Options:
Description of the options: Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet der Auftraggeber, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 36 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (AG oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 36-monatigen Frist gekündigt hat. Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
5.1.2.
Place of performance
Town: Kiel
Postcode: 24114
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 15/06/2026
Duration end date: 14/06/2029
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet der Auftraggeber, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 36 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (AG oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 36-monatigen Frist gekündigt hat. Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 420 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst# Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: 6. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs-oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: 7. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung.
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: 8. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2023-2025).
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: 9. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2023 – 2025) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für kommunale Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: 10. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt). 11. Ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: 12. Ausgefülltes Preisblatt (Formblatt) ist zwingend in Excel (.xlsx-Format) einzureichen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualität der Konzepte
Description: 13. Konzept Rollout gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung. 14. Konzept Service und Fehlerbehebung gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung. 15. Konzept Schulung gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Teststellung/Präsentation
Description: Teststellung/Präsentation gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 19/05/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 25/05/2026 08:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 64 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
Information about public opening:
Opening date: 25/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Additional information: Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
A non-disclosure agreement is required: no
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Arbeitsgemeinschaft (mindestens GbR)
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Information about review deadlines: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation providing offline access to the procurement documents: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation providing more information on the review procedures: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation receiving requests to participate: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Organisation processing tenders: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Registration number: 01-2002-79-FB412
Postal address: Küterstrasse 30
Town: Kiel
Postcode: 24103
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
Contact point: Fachbereich 412
Telephone: +49 4315991940
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation providing offline access to the procurement documents
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Registration number: t:04319884542
Postal address: Düsternbrooker Weg 94
Town: Kiel
Postcode: 24105
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
Telephone: +49 4319884542
Fax: +49 4319884702
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0190
Official name: IT-Verbund Schleswig-Holstein AöR
Registration number: t:04315305500
Postal address: Deliusstr. 10
Town: Kiel
Postcode: 24114
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
Telephone: +494315305500
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0191
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: LOT-0000
Description of changes: Die Angebotsfrist wurde verlängert. Neue Angebotsfrist: 25. Mai 2026, 08:00 Uhr.
Notice identifier/version: 032175a9-a58d-4b54-b3b8-e3a0bbccfbb6 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/04/2026 14:43:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 300832-2026
OJ S issue number: 85/2026
Publication date: 04/05/2026