1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: UZ Leuven
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop
Description: De opdracht betreft de implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop, van ontwerp tot en met ingebruikname, gecombineerd met de begeleiding en realisatie van de transitie naar een procesgedreven organisatie. De opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van een business partner en een system integrator (al dan niet binnen één entiteit), waarbij de business partner instaat voor de begeleiding van de organisatorische transformatie en de system integrator voor de technische realisatie van het platform, in onderlinge afstemming en met een geïntegreerde verantwoordelijkheid voor het geheel. De opdracht omvat zowel de technische implementatie van het platform als de noodzakelijke organisatorische transformatie die hiermee gepaard gaat, inclusief de overgang van het huidige ERP-systeem PeopleSoft naar het nieuwe platform. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij instaat voor de configuratie, integratie en inproductiename van een werkende en geïntegreerde oplossing, en daarbij een leidende rol opneemt in het begeleiden van de organisatie naar een meer gestandaardiseerde, geïntegreerde en procesgedreven werking. Een essentieel onderdeel van de opdracht is de harmonisatie en standaardisatie van processen over de betrokken domeinen heen (HR, Finance en Aankoop), waarbij maximaal wordt ingezet op de standaardfunctionaliteiten van het platform. In dit kader wordt verwacht dat bestaande werkwijzen kritisch worden geëvalueerd en, waar nodig, hertekend in functie van best practices en een toekomstgerichte werking. Daarnaast omvat de opdracht de begeleiding van de transitie vanuit het huidige legacy ERP-systeem PeopleSof, Oracle Recruit en learn, inclusief de migratie van relevante data, de afbouw van bestaande oplossingen en het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening gedurende de overgangsperiode. De opdrachtnemer dient zijn projectgovernance zodanig in te richten dat een structurele en duurzame kennisoverdracht naar de medewerkers van UZ Leuven wordt verzekerd. Dit met als doel de organisatie in staat te stellen om na oplevering het systeem zelfstandig te beheren, verder te ontwikkelen en te onderhouden. De opdracht vereist een geïntegreerde aanpak waarbij technologie, procestransformatie en change management onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, met als doel een duurzame verankering van de nieuwe werking binnen de organisatie.
Procedure identifier: ff4afc82-84b6-45c7-a701-afbaabb2c885
Internal identifier: PPP0WC-691/6296/P8783
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop
Description: De opdracht betreft de implementatie van Workday binnen de domeinen HR, Finance en Aankoop, van ontwerp tot en met ingebruikname, gecombineerd met de begeleiding en realisatie van de transitie naar een procesgedreven organisatie. De opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van een business partner en een system integrator (al dan niet binnen één entiteit), waarbij de business partner instaat voor de begeleiding van de organisatorische transformatie en de system integrator voor de technische realisatie van het platform, in onderlinge afstemming en met een geïntegreerde verantwoordelijkheid voor het geheel. De opdracht omvat zowel de technische implementatie van het platform als de noodzakelijke organisatorische transformatie die hiermee gepaard gaat, inclusief de overgang van het huidige ERP-systeem PeopleSoft naar het nieuwe platform. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij instaat voor de configuratie, integratie en inproductiename van een werkende en geïntegreerde oplossing, en daarbij een leidende rol opneemt in het begeleiden van de organisatie naar een meer gestandaardiseerde, geïntegreerde en procesgedreven werking. Een essentieel onderdeel van de opdracht is de harmonisatie en standaardisatie van processen over de betrokken domeinen heen (HR, Finance en Aankoop), waarbij maximaal wordt ingezet op de standaardfunctionaliteiten van het platform. In dit kader wordt verwacht dat bestaande werkwijzen kritisch worden geëvalueerd en, waar nodig, hertekend in functie van best practices en een toekomstgerichte werking. Daarnaast omvat de opdracht de begeleiding van de transitie vanuit het huidige legacy ERP-systeem PeopleSof, Oracle Recruit en learn, inclusief de migratie van relevante data, de afbouw van bestaande oplossingen en het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening gedurende de overgangsperiode. De opdrachtnemer dient zijn projectgovernance zodanig in te richten dat een structurele en duurzame kennisoverdracht naar de medewerkers van UZ Leuven wordt verzekerd. Dit met als doel de organisatie in staat te stellen om na oplevering het systeem zelfstandig te beheren, verder te ontwikkelen en te onderhouden. De opdracht vereist een geïntegreerde aanpak waarbij technologie, procestransformatie en change management onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, met als doel een duurzame verankering van de nieuwe werking binnen de organisatie.
Internal identifier: P8783_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Herestraat 49
Town: Leuven
Postcode: 3000
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Additional information: UZ Leuven
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/10/2026
Duration end date: 01/01/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: Wordt later bepaald
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
Criterion:
Type: Cost
Description: Wordt later bepaald
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 2
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Description of the financial guarantee: Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Deadline for receipt of requests to participate: 26/05/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven
Review organisation: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven
Organisation providing additional information about the procurement procedure: UZ Leuven
Organisation providing more information on the review procedures: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven
Organisation receiving requests to participate: UZ Leuven
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: UZ Leuven
Registration number: 0419.052.173
Postal address: Herestraat 49
Town: Leuven
Postcode: 3000
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Contact point: Cel Overheidsopdrachten
Telephone: +32 16345253
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven
Registration number: 0308.357.753
Postal address: Ferdinand Smoldersplein 5
Town: Leuven
Postcode: 3000
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Telephone: +32 25426511
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Mediation organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: LOT-0001
The procurement documents were changed on: 30/04/2026
Notice identifier/version: 31a30ecf-9cfc-4ce3-9b09-ebac5301b018 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 30/04/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 301017-2026
OJ S issue number: 85/2026
Publication date: 04/05/2026