1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
Activity of the contracting entity: Water-related activities
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: SAP S/4HANA Utilities Migration
Description: Die Dortmunder Energie‑ und Wasserversorgung GmbH (DEW21) beabsichtigt die bestehende SAP-Landschaft auf SAP S/4 HANA zu migrieren. Das derzeit eingesetzte Abrechnungssystem SAP IS‑U befindet sich am Ende seines Lebenszyklus; die von SAP verlängerte Wartung wird planmäßig im Jahr 2030 eingestellt. Ziel der Ausschreibung ist es, einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die erfolgreiche Umsetzung der Migration sicherstellt und die Modernisierung der Abrechnungssystemlandschaft nachhaltig unterstützt. Der Integrationspartner erbringt sämtliche zur Einführung der Zielplattform erforderlichen Projektleistungen. Ziel ist die fachlich, technisch, terminlich und organisatorisch erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens einschließlich geordneter Übergabe in den Regelbetrieb. Die Lösung muss die Abrechnung aller wesentlichen Versorgungsarten – Strom, Gas und Wasser – vollständig unterstützen. Der Beginn der Migration ist in der ersten Jahreshälfte 2027 avisiert.
Procedure identifier: 324dc52b-dcfa-4a65-8d55-ee6557fe1e4d
Internal identifier: Vergabenummer: 3515645
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72222300 Information technology services
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72220000 Systems and technical consultancy services, 72227000 Software integration consultancy services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: Zentrale Elemente des Verfahrens: 1. Das von der Auftraggeberin durchgeführte Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb zur Beauftragung einer Rahmenvereinbarung nach Maßgabe der SektVO. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Frist zur Einreichung eines Teilnahmeantrags wurde nach § 15 Abs. 2 S. 2 SektVO auf 15 Tage verkürzt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird allein geprüft, ob der Bdie gewerberechtlichen Voraussetzungen zur Durchführung des Auftrags erfüllt, ob keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob der Bewerber zur Auftragserfüllung hinreichend geeignet (d. h. technisch/beruflich und wirtschaftlich/finanziell leistungsfähig) ist. 2. Die für die Teilnahme am Verfahren erforderlichen Formulare können über den angegebenen Link heruntergeladen werden. 3. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb werden die geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes auf Basis der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase aufgefordert. Die Vergabeunterlagen für die Angebotsphase werden den geeigneten Unternehmen gesondert zur Verfügung gestellt. 4. Für den Fall, dass mehr als drei wertbare indikative Angebote abgegeben werden, behält sich die Auftraggeberin vor, höchstens drei Bieter zu Verhandlungen über das Angebot einzuladen. Dazu wird die Auftraggeberin die indikativen Angebote gemäß den Zuschlagskriterien bewerten und eine Rangfolge erstellen. Die drei bestplatzierten Bieter erhalten eine Einladung zur Teilnahme an den Bieterverhandlungen. Die übrigen Bieter werden nicht am weiteren Vergabeverfahren teilnehmen. Bei einem punktemäßigen Gleichstand mehrerer Bieter und mehr als drei geeigneten Bewerbern entscheidet unter den punktegleichen Bietern das Los. 5. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen. Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere die Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
sektvo -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption:
Fraud:
Money laundering or terrorist financing:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Grave professional misconduct:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Business activities are suspended:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: SAP S/4HANA Utilities Migration
Description: Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die umfassende Transformation der ERP-Systemlandschaft der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21). Das Projekt umfasst die technische Conversion von SAP IS-U auf S/4HANA sowie die Prozesstransformationen getrieben durch SAP S/4HANA Best Practices. Ziel der Ausschreibung ist es, einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die erfolgreiche Umsetzung der Migration sicherstellt und die Modernisierung der Abrechnungssystemlandschaft nachhaltig unterstützt. Nach eingehender Prüfung wurde der Umfang der Ausschreibung zudem um weitere Bestandteile des bestehenden IT‑Ökosystems erweitert, insbesondere um angrenzende Komponenten wie SAP CRM (sowie weitere relevante Umsysteme/Schnittstellen im Abrechnungs- und Kundenprozesskontext). Mit der Migration wird das Ziel verfolgt, konsequent dem Prinzip „Standard First“ zu folgen und sich primär an den Standardfunktionen von SAP S/4HANA Utilities zu orientieren. Dadurch sollen Systemkomplexität, Wartungsaufwand und Risiken nachhaltig reduziert werden. Die neue Zielplattform soll eine durchgängige 360‑Grad‑Kundensicht ermöglichen, sodass alle relevanten Informationen zu z.B. Kunden, Verträgen, Zählpunkten, Abrechnungen und Kontakten zentral, konsistent und aktuell verfügbar sind. Entlang des gesamten Kundenlebenszyklus sollen medienbruchfreie, systemgestützte End‑to‑End‑Prozesse etabliert werden, um Transparenz, Effizienz und Servicequalität zu erhöhen. Ein weiterer zentraler Zielzustand ist die enge Verzahnung von Vertrieb, Kundenservice und Abrechnung auf einer einheitlichen Datenbasis, sodass Änderungen an Tarifen oder Verträgen automatisiert und konsistent in Abrechnung und Kundenkommunikation wirksam werden. Insgesamt soll die Migration eine moderne, integrierte, zukunftsfähige und kosteneffiziente Abrechnungsplattform schaffen, die die flexiblere Einführung neuer Produkte und Services unterstützt.
Internal identifier: 0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72227000 Software integration consultancy services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag um insgesamt vier Jahre zu verlängern.
5.1.6.
General information
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: 1. Angaben zur Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft. Die Angaben sind in dem Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. 2. Bestätigung zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft. Die Angaben sind im Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. 3. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen vom Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Erklärung ist durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars "Eigenerklärung zur Eignung" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 5. Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG. Die Erklärung ist in dem Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. 6. Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung Russland-Sanktionen" ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 7. Eigenerklärung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Die Erklärung ist in dem Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen.
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den jährlichen leistungsspezifischen Umsatz des Bewerbers der Geschäftsjahre 2023, 2024, 2025. Die Erklärung ist in dem Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von den Auftraggebern für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor. Die Auftraggeber behalten sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Mindestanforderung: Es sind folgende Mindestanforderungen nachzuweisen / einzuhalten: Ein durchschnittlicher Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) mit Leistungen, wie in der Leistungsbeschreibung nach Art und Umfang beschrieben, von mindestens EUR 10 Mio.. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Mindestanforderung: Es sind folgende Mindestanforderungen einzuhalten: Bestätigung eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens EUR 3.000.000 je Schadensfall und für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) in Höhe von mindestens EUR 3.000.000 je Schadensfall abzuschließen bzw. bereits abgeschlossen zu haben und diese für den Zeitraum der Leistungserbringung nach Zuschlag aufrecht erhalte(n). Auf gesondertes Verlangen hat der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft einen entsprechenden Nachweis einzureichen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Angaben über mindestens zwei abgeschlossene oder laufende Referenzprojekte über die Implementierung und den Betrieb von SAP S/4 HANA Utilities nebst Datenmigration einer vergleichbaren Systemlandschaft und Integrationskomplexität in den vergangenen fünf Jahren (frühestens 01.04.2021) (Mindestanforderung). Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft hat mindestens zwei geeignete Referenzprojekte zu benennen, die in ihrer Gesamtheit die Leistungsfähigkeit für Implementierung, Migration und/oder Betrieb nachweisen (Mindestanforderung). Eine getrennte Darstellung von Implementierung und Betrieb ist nicht zwingend erforderlich, sofern Umfang und Projektstatus nachvollziehbar beschrieben sind. Die Eigenerklärung zu den Referenzprojekten ist in dem Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen.
Criterion: Number of managerial staff
Description of selection criterion: Für die Projektdurchführung ist ein überwiegend in Deutschland ansässiges, deutschsprachiges Projektteam mit nachweisbarer Erfahrung im deutschen Energiemarkt einzusetzen. Die Verfügbarkeit vor Ort in kritischen Projektphasen ist sicherzustellen. Es sind Angaben zur vorgesehenen Projektleitung (Name, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit, Berufsstand, einschlägige Berufserfahrung in Jahren) erforderlich. Die Angaben sind im Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. Es gelten folgende Mindestanforderungen: Die als Projektleitung benannte Person muss über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im relevanten Bereich verfügen (Mindestanforderung).
Criterion: Number of managerial staff
Description of selection criterion: Es sind Angaben zur vorgesehenen stellvertretenden Projektleitung (Name, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit, Berufsstand, einschlägige Berufserfahrung in Jahren) erforderlich. Die Angaben sind im Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" zu machen. Es gelten folgende Mindestanforderungen: Die als stellvertretende Projektleitung benannte Person muss über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im relevanten Bereich verfügen (Mindestanforderung).
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten (Vollzeitäquivalente) für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereiche (leistungsspezifischer Geschäftsbereich; Aufschlüsselung in die Bereiche kaufmännisch, technisch, Service/Support und sonstige) in den letzten 3 Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) im deutschsprachigen Raum. Es gilt folgende Mindestvoraussetzung: Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft hat insgesamt mindestens 50 Beschäftigte (Vollzeitäquivalente) n dem leistungsspezifischen Bereich im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre 2023/2024/2025.
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Angaben zu Maßnahmen, die der Qualitätssicherung dienen durch Eigenerklärung über das Vorliegen eines Zertifikats über ein standardisiertes und national bzw. international anerkanntes Qualitätsmanagementsystem. Bestätigung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft über das Vorliegen gültiger Zertifikate EN ISO 9001 und EN ISO/IEC 27001 spätestens ab dem Zeitpunkt des Laufzeitbeginns des Auftrags. Bestätigung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft darüber, dass diese Zertifikate über die Laufzeit des Auftrags aufrechterhalten werden. Die Angaben sind im dem Formular "Eigenerklärung zur Eignung" einzureichen.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualitätskriterium
Description: Qualität
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
Criterion:
Type: Price
Name: Preiskriterium
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 15/05/2026 15:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Teilnahmeantrag / des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen vollständig bei. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende Nachweise oder Erklärungen nachzufordern.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Mit der Teilnahme an dem Vergabeverfahren bestätigt der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft, dass die Migration in der ersten Jahreshälfte 2027 gestartet werden kann und dem Bewerber / der Bewerbergemeinschaft ausreichend Personal zur Verfügung steht. Der konkrete Termin wir mit dem ausgewählten Auftragnehmer spätestens nach der Zuschlagserteilung abgestimmt.
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Financial arrangement: in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Information about review deadlines: Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die Voraussetzungen gemäß § 160 GWB: 1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber /Bieter gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1) gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
Organisation receiving requests to participate: Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
Registration number: 14064
Postal address: Günter-Samtlebe-Platz 1
Town: Dortmund
Postcode: 44135
Country subdivision (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Country: Germany
Telephone: +49 23122222121
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registration number: 863ecc21-c20e-4742-9a97-20438919b87b
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 2514111691
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 324dc52b-dcfa-4a65-8d55-ee6557fe1e4d - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 30/04/2026 14:43:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 301049-2026
OJ S issue number: 85/2026
Publication date: 04/05/2026