5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
Additional classification (cpv): 79520000 Reprographic services
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Die Auftraggeberin kann die Rahmenvereinbarung einmal um 1 Jahr verlängern.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Für eine Bewerbung auf Los2 sind mindestens zwei Referenzen, aus den letzten fünf Jahren, die nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, beizufügen. Bitte verwenden Sie für Ihre Angaben das Dokument Formular Referenzen - Los 2. Dort finden Sie auch die Mindestanforderungen. Beschreibungen der Referenzen können in einem separatem Dokument eingereicht werden. Die Auswahlkriterien zur Bewertung der Referenzen sind dem Dokument Fragebogen zur Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb.xlsx zu entnehmen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Lebenslauf Fachkraft Übergabe (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Bitte reichen Sie zur Plausibilisierung des Eignungskriteriums Übergabe Fachkraft einen kurzen Lebenslauf/Lebensläufe des für die Übergabe verantwortlichen Personals ein, aus denen die Mindestanforderungen an Berufsqualifikation hervorgehen (max. 1 A4 Seite je Fachkraft) Die Anforderungen finden Sie im Dokument Fragebogen zur Eignungspruefung im Teilnahmewettbewerb.xlsx
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Lebenslauf Projektleitung/Koordinator (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Im Auswahlverfahren wird die fachliche Eignung und Erfahrung der vom Bewerber benannten Projektleitung im Hinblick auf die Leitung und Koordination von Digitalisierungsprojekten, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind, bewertet. Maßgeblich sind ausschließlich die anhand der eingereichten Unterlagen (insb. Lebenslauf und Projektangaben der Projektleitung) nachgewiesenen Kenntnisse und Erfahrungen. Die Bewertungsmaßstäbe sind dem Dokument Fragebogen zur Eignungspruefung im Teilnahmewettbewerb.xlsx zu entnehmen.
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Unternehmensvorstellung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Bitte reichen Sie eine Darstellung der vorhandenen bzw. der zur Leistungserbringung vorgesehenen technischen Ausstattung, Transportfahrzeuge, Produktions- und Lagerräume, durchschnittliche Digitalisierungsleistungen der letzten drei Geschäftsjahre sowie personellen Kapazitäten, einschließlich einer kurzen Bewerbervorstellung im Umfang von max. 3 DIN A4 Seiten ein. Ihre Angaben dienen zur Plausibilisierung der Eignungskriterien zur technischen und beruflichen Leistungsfähikeit im Dokument Fragebogen zur Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb.xlsx.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: §§ 123, 124 GWB - Es liegen keine Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB vor.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Allgemeine Ausschlussgründe - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß - § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, - § 98c des Aufenthaltsgesetzes, - § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) - § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und - § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959) vor.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Haftpflichtversicherung - Versicherung Personenschäden über 3.000.000,00 EUR Versicherung Sach- und Vermögensschäden über 1.500.000,00 EUR Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorstehenden Deckungssummen je Schadensfall betragen, d.h. zweifach maximiert sein.
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Mindestjahresumsatz - Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich objektschonende Massendigitalisierung von Bibliotheks- und Archivgut der letzten 3 Geschäftsjahre (2023,2024,2025): Mindestanforderung: größer 125.000 Euro p.a. Bitte legen Sie Ihre Angaben in der Unternehmensvorstellung dar.
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Zertifizierung DIN EN ISO 9001:2015 - Eigenerklärung, dass Unternehmen über gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 verfügt. Die Zertifizierung muss durch eine von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) oder einer gleichwertigen nationalen Akkreditierungsstelle akkreditierte Zertifizierungsstelle erfolgt sein. Der Nachweis ist durch Vorlage eines gültigen Zertifikats vor Zuschlagserteilung zu erbringen. Gleichwertige Qualitätsmanagementnachweise werden anerkannt. Der Bewerber/Bieter hat in diesem Fall die Gleichwertigkeit darzulegen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Umfang jährliche Digitalisierungsleistung Kulturgut - Durchschnittliche jährliche Digitalisierungsleistung in der Kulturgutdigitalisierung (z.B. Bibliotheks- und Archivbestände) in Bezug auf die letzten 3 Jahre, bemessen in gescannten Images. Berücksichtigt werden ausschließlich Images, die mit Verfahren hergestellt worden sind wie in der Leistungsbeschreibung unter 2.3.5 "Scanverfahren, Qualitätskontrolle und Bereitstellung der Images" zu diesem Verfahren beschrieben (dort: u.a. Ausschluss von Durchlaufscannern, Flachbettscannern und Scanrobotern). Los 2: Mindestumfang: größer 350.000 Images
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Technische Ausstattung 1 - Technische Ausstattung zur Leistungserfüllung gemäß Leistungsbeschreibung (spätestens zum Zeitpunkt der Leistungsaufnahme): Eigenerklärung über das Vorhandensein einer für die Erfüllung der Leistung quantitativ und qualitativ ausreichenden technischen Ausstattung bestehend aus: - buchschonender Scantechnik mit einstellbaren Buchwippen für Öffnungswinkel zwischen 90° und maximal 120° sowie einstellbare Buchwippe mit Öffnungswinkel von 180°, Erfüllung ISO 19264-1:2021-06 Level B einschließlich PC-Hardware und Software.
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Technische Ausstattung 2 - Technische Ausstattung zur Leistungserfüllung gemäß Leistungsbeschreibung (spätestens zum Zeitpunkt der Leistungsaufnahme): Eigenerklärung über das Vorhandensein einer für die Erfüllung der Leistung quantitativ und qualitativ ausreichenden technischen Ausstattung bestehend aus: - Gültige Universal Test Targets (UTT) TE262 oder vergleichbar in Größe der gesamten Vorlagenfläche an allen eingesetzten Geräten sowie einer Software zur Überprüfung der ISO19264-1 Konformität.
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Technische Ausstattung 3 - Technische Ausstattung zur Leistungserfüllung gemäß Leistungsbeschreibung (spätestens zum Zeitpunkt der Abgabe eines Erstangebotes zur Erfüllung der Aufgabenstellung, siehe Dokument Aufgabenstellung Angebotsphase: Eigenerklärung über das Vorhandensein einer für die Erfüllung der Leistung quantitativ und qualitativ ausreichenden technischen Ausstattung bestehend aus: - Möglichkeit zur Bereitstellung von Digitalisaten zum Upload auf S3-kompatiblem, passwortgeschützten von extern zugänglichem Online-Storage oder vergleichbar - Vorhandensein einer festen IP oder IP-Range für den Login in die Kitodo-Instanz der Auftraggeberin
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Technische Ausstattung 4 - Technische Ausstattung zur Leistungserfüllung gemäß Leistungsbeschreibung (spätestens zum Zeitpunkt der Leistungsaufnahme): Eigenerklärung über das Vorhandensein einer für die Erfüllung der Leistung quantitativ und qualitativ ausreichenden technischen Ausstattung bestehend aus: - Qualitätssicherung: Qualifikation des Personals und technische Voraussetzungen zum Einsatz von softwarebasierter Dateivalidierung, Checksummenerstellung, insbesondere Einsatz von Kommandozeilentools
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Transport 1 - Technische und organisatorische Ausstattung für den Transport von Bibliotheks- und Archivgut gemäß Leistungsbeschreibung (spätestens zum Zeitpunkt der Leistungsaufnahme) Eigenerklärung über das Vorhandensein einer für die Leistungserbringung ausreichenden technischen und organisatorischen Ausstattung für den sicheren Transport von Bibliotheks- und Archivgut, bestehend aus geeigneten Transportfahrzeugen, Transportwagen und Transportkisten in ausreichender Anzahl zur Abwicklung von zwei vollständigen Chargen sowie Einrichtungen zur Sicherung der Transportmittel im Fahrzeug. Der Transport erfolgt unter Einhaltung der Anforderungen der DIN EN 15946:2011-11, DIN EN 16648:2015-11 sowie - sofern erforderlich - unter Nutzung klimatisierter Fahrzeuge gemäß DIN ISO 11799:2017-04. Abholung und Rücklieferung erfolgen, soweit möglich, innerhalb eines Werktages.
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: Transport 2 - Eigenerklärung, dass Bewerber über die personellen, organisatorischen und technischen Kapazitäten verfügt, die in der Leistungsbeschreibung geregelten Anforderungen an Transport ordnungsgemäß erfüllen kann. Dies umfasst insbesondere: -die Fähigkeit, Abholung und Rücklieferung grundsätzlich innerhalb eines Werktags vorzunehmen oder - bei ausnahmsweise erforderlichen Transporten über Nacht durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen die klimatische Stabilität sowie die Sicherung der Bestände in gleichwertiger Weise sicherzustellen, - die Gewährleistung einer permanenten Beaufsichtigung der Bestände während der Transportzeiten.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Personelle Kapazitäten - Personelle Leistungsfähigkeit zur Leistungserfüllung gemäß Leistungsbeschreibung: (spätestens zum Zeitpunkt der Leistungsaufnahme): - personelle Kapazitäten sind quantitativ und qualitativ so bemessen, um die in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen frist- und ordnungsgemäß sowie objektschonend in den vorgegebenen Chargenmengen zu erbringen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Fachkraft Übergabe - Beauftragtes Personal für die Übergaben der Bestände an den Standorten der SBB verfügt über Qualifikationen gem. Leistungsbeschreibung: - insbesondere verfügt die Person über Sprachkenntnisse entsprechend Deutsch C1 oder vergleichbar. (Eigenerklärung) - mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Umgang mit Bibliotheks-, Archiv- oder vergleichbaren Medienbeständen oder in der qualitätsgesicherten Bestandsprüfung und Erfahrung in der Dokumentation von Zustands- und Vollständigkeitsprüfungen besitzt und mit den Anforderungen an den sachgerechten Umgang mit empfindlichen Kulturgutbeständen vertraut ist. (Eigenerklärung, Lebenslauf)
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Projektleitung/Koordinator - Bewertet wird die fachliche Eignung und Erfahrung der vom Bewerber benannten Projektleitung im Hinblick auf die Leitung und Koordination von Digitalisierungsprojekten, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Maßgeblich sind ausschließlich die anhand der eingereichten Unterlagen (insb. Lebenslauf und Projektangaben) nachgewiesenen Kenntnisse und Erfahrungen. Es sind maximal 10 Punkte erreichbar.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 30,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen - Für eine Bewerbung auf Los 2 sind mindestens zwei Referenzen, aus den letzten fünf Jahren, die nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, beizufügen. Bitte verwenden Sie für Ihre Angaben das Formblatt Referenzen Los 2. Folgende Mindestanforderungen müssen von jeder angegebenen Referenz erfüllt werden: - Einsatz eines Workflowmanagementsystems zur Strukturdatenerfassung und Paginierung. - Mindestumfang je Referenz: - 150.000 Images Folgende Mindestanforderungen müssen darüber hinaus erfüllt werden: - Auftraggeber mindestens einer Referenz muss eine Bibliothek sein. - Auftraggeber einer weiteren Referenz muss eine Bibliothek oder ein Archiv sein.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 70,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Einfache Richtwertmethode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Aufgabe Probescannen
Description: Bewertung der Qualität der Digitalisierung anhand von fünf repräsentativen Bänden, inkl. UTT Scans. Einzelheiten zum Ablauf, Bewertung und Punktevergabe entnehmen Sie bitte der Anlage Aufgabenstellung Angebotsphase.pdf.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Aufgabe Probescannen
Description: Bewertung der Qualität der Digitalisierung anhand von fünf repräsentativen Bänden, inkl. UTT Scans. Einzelheiten zum Ablauf, Bewertung und Punktevergabe entnehmen Sie bitte der Anlage Aufgabenstellung Angebotsphase.pdf.
Category of award threshold criterion: Minimum score
Award criterion number: 3
Criterion:
Type: Quality
Name: Aufgabe Probeeingabe Strukturdaten und Paginierung
Description: Bewertung der Qualität der Strukturdatenerfassung und Paginierung anhand einer Probeerfassung in Kitodo 2 unter Nutzung von der SBB vorangelegter Vorgänge. Einzelheiten zum Ablauf, Bewertung und Punktevergabe entnehmen Sie bitte der Anlage Aufgabenstellung Angebotsphase.pdf.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Aufgabe Probeeingabe Strukturdaten und Paginierung
Description: Bewertung der Qualität der Strukturdatenerfassung und Paginierung anhand einer Probeerfassung in Kitodo 2 unter Nutzung von der SBB vorangelegter Vorgänge. Einzelheiten zum Ablauf, Bewertung und Punktevergabe entnehmen Sie bitte der Anlage Aufgabenstellung Angebotsphase.pdf.
Category of award threshold criterion: Minimum score
Award criterion number: 3
Criterion:
Type: Quality
Name: Projektdurchführungskonzept
Description: Bitte legen Sie ein Kurzkonzept in max. 4 Seiten vor, in dem Sie Prozesse und Abläufe darstellen, die Sie zur Umsetzung der hier vorliegenden Leistungsanforderungen und Leistungsumfänge implementieren werden. In diesem Konzept können Sie über die Mindestanforderungen in der hier vorliegenden Leistungsanforderung hinausgehen. Die Darstellung soll sich auf die genannten Unterkriterien konzentrieren. Das vom Auftragnehmer im Vergabeverfahren eingereichte Kurzkonzept oder Teile davon können Bestandteil des Vertrages werden. Die darin dargestellten Prozesse, Methoden, Qualifikationen und organisatorischen Abläufe sind dann verbindlich umzusetzen.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Bewertung der Transportwege nach CO2-Emissionen
Description: CO2-Emissionen Transport von Bibliothek (Standort Haus Unter den Linden 8, Berlin) zu Lager / Verarbeitungsstätte: Berechnung CO2 (kg): CO2 = Entfernung (km) × 2 × CO2-Faktor (Hin- & Rückfahrt) Transport ist auf Chargen von ca. 12 laufenden Metern Bücher auszurichten. CO2-Faktoren (kg/km): Elektro: 0,0 Transporter Diesel (<3,5 t): 0,25 Transporter Benzin (<3,5 t): 0,30 LKW Diesel (~7,5 t): 0,70 LKW Benzin (~7,5 t): 0,85 Schwerer LKW Diesel (>7,5 t): 0,95 Die Bewertung erfolgt anhand der berechneten absoluten CO2-Emissionen. Entfernung und Fahrzeugtyp dienen ausschließlich der Ermittlung der CO2-Emissionen. Die Emissionsfaktoren stellen pauschale Durchschnittswerte dar und dienen ausschließlich der einheitlichen und vergleichbaren Bewertung der Angebote. Anzugeben sind: Standort Lager / Verarbeitungsstätte; Entfernung (einfache Strecke in km); Fahrzeugtyp (siehe CO2-Faktoren)
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 21/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 18/06/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 02/06/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nachforderung von Unterlagen nach § 56 VgV
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: keine
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung 2003, in Verbindung mit den Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) in der Fassung vom 09.11.2023
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin. --- Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. ---- Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. --- Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt. --- Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich. --- Hinweis: Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Organisation receiving requests to participate: Stiftung Preußischer Kulturbesitz