See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen
Description: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archivgut in 20 Losen (inkl. 1 Los restauratorische Reinigung und Umbettung)
Procedure identifier: a2f2bb6e-6a68-449a-a74b-6cf535ab40dd
Internal identifier: 40.2-2026-0009
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
2.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXV2YYRYT3JPN8X9# Bieterfragen müssen rechtzeitig, in der Regel gemäß den Angaben der Terminplanung vor Ablauf der Angebots- /Teilnahmefrist gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingegangene Fragen werden grundsätzlich nicht mehr beantwortet. Stolberg, den 27.01.2026 i.A. Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 20
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 20
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption: Sämtliche in Betracht kommende Ausschlussgründe richten sich nach den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften sowie den Bewerbungs- /Teilnahmebedingungen.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Vakuumgefriertrocknung und restauratorische Bearbeitung von 32 Paletten Bauakten
Description: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. 1 Reinigung Die Unterlagen von Los 1 sind gleichförmige Bauakten in Hängeregistermappen. Ihre Anzahl beläuft sich nach schätzungsweisem Überschlag auf etwa 20.000 Stück. Sie sind vor allem oberflächlich verschmutzt und vorgereinigt. Verunreinigungen innerhalb des Aktenblocks sind größtenteils nicht zu erwarten. Im Rahmen der restauratorischen Reinigung sind die Bauakten von den Verschmutzungen zu reinigen und in einen benutzungsfähigen Zustand aller Einzeldokumente zu bringen. 2 Umbettung Die Akten sind aus den Aktenmappen zu entnehmen. Alle beschrifteten Teile (i. d. R. Vorderseite) des Aktendeckels sind beschnitten, gelocht und bei Bedarf gefalzt der jeweiligen Bauakte als erste Seite anzufügen. Der Aktenblock ist nach Mustervorgabe in eine neue orangefarbige Hängeregistermappe zu heften. Vorgabe: Pendelmappe 450g/qm Manilakarton Farbe: orange Format: 318 mm breit, 275 mm hoch 2 Pendelbeschläge, durchgenietet, Beschlagränder umklebt, innen am Boden mit 2 Doppelheftfälzen aus 320 g/qm Karton, mit 4 Metallschnellheftergarnitur in Linksheftung, Heftsätze 45 mm breit, aus 450 g/qm Manilakarton in Farbe des Hefters, mit je 8 Dehnrillen im Vorder- und Hinterdeckel 3 Dokumentation Die Bauakten sind mit Aktentiteln in einer Excelliste zu dokumentieren. Für jede Verpackungseinheit/Karton ist eine Nummerierung und Zuordnung aufzustellen. Vorgabe: Karton-Nr. (lfd.), Straßenname/Haus-Nummer, Aktenzeichen/Bauschein-Nummer, Gegenstand. 4 Verpackung Die Akten sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken und auf Euro-Paletten zu bündeln.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Der Bestand der Bauakten ist der Einzige, der in seiner inhaltlichen Struktur und Substanz gleichförmig, berechenbar und vollständig zu erhalten ist, so dass unmittelbar im Anschluss der Vakuumgefriertrocknung eine vollständige restauratorische Wiederherstellung vorgenommen werden kann.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Vakuumgefriertrocknung von 7 Paletten Standesamtsunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich).
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Berücksichtigung des Bundeskulturgutschutzgesetzes Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0003
Title: Vakuumgefriertrocknung von 13 Paletten Pläne, Karten, Grafiken, Gemälden (Großformate)
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt. Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen, Druckwerke, Kunstgrafiken und evtl. Gemälde. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer sind in ungepuffertes Seidenpapier einzuschlagen und in großformatige Mappen (DIN A0) zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen.
Internal identifier: 3
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Berücksichtigung des Bundeskulturgutschutzgesetzes Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0004
Title: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen
Description: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) des Zwischenarchivs (etwa 10.000 Stück) sind durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Aktenordner sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken.
Internal identifier: 4
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Zwischenarchivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0005
Title: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen
Description: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) des Zwischenarchivs (etwa 10.000 Stück) sind durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Aktenordner sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken.
Internal identifier: 5
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Zwischenarchivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0006
Title: Vakuumgefriertrocknung von 21 Paletten Zwischenarchiv-Planunterlagen (Großformate)
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt. Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen.
Internal identifier: 6
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0007
Title: Vakuumgefriertrocknung von 18 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 7
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0008
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 8
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0009
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 9
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0010
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 10
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0011
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 11
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0012
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 12
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0013
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 13
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0014
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 14
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0015
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 15
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0016
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 16
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0017
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 17
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0018
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 18
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0019
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 19
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
5.1.
Lot: LOT-0020
Title: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Description: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
Internal identifier: 20
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92512100 Archive destruction services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 21/07/2026
Duration end date: 30/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Approach to reducing environmental impacts: Climate change mitigation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Description: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 24
Criterion:
Type: Quality
Name: Klimaschutz und Energieffizienz
Description: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG).
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 16
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 01/06/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Financial arrangement: gem. VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation providing more information on the review procedures: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Organisation receiving requests to participate: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Registration number: 053340032032-31001-51
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Contact point: A65.5 - Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 240213213
Fax: +49 240299909504
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Registration number: 053340032032-31001-51
Postal address: Rathausstr. 11 - 13
Town: Stolberg
Postcode: 52222
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Contact point: A65.5 - Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 240213213
Fax: +49 240299909504
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registration number: 05315-03002-81
Postal address: Zeughausstr. 2 -10
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Telephone: +49 2211470
Fax: +49 2211472889
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: 2283915e-5e6d-4c4d-9c7a-fbdce51acbd1-01
Main reason for change: Information updated
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: - Die ursprünglich vorgesehene Loslimitierung (max. 4 Lose) wurde aufgehoben. - Fehlerhafte Angaben in der Leistungsbeschreibung (veraltete Vorgaben im Punkt 3.2 des Dokuments "Ausschreibung Vakuumgefriertrocknung von Archivgut _Allgemeine Auftragsbeschreibung 19-03-2026.pdf") wurden korrigiert. -Die Angebotsfrist wurde bis zum 01.06.2026 verlängert.
The procurement documents were changed on: 04/05/2026
Notice information
Notice identifier/version: fe1e5b2d-513f-47b3-9b47-7c427fae9f94 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 04/05/2026 14:39:10 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 304556-2026
OJ S issue number: 86/2026
Publication date: 05/05/2026