1.0 RES-0000 selec-w complainants 0 TEN-0001 t-esubm 1 t-sme 0 tenders 1 CON-0001 LOT-0000 TEN-0001 false false 1.0 no TPA-0001 LOT-0000 1 CON-0001 2024-04-25+02:00 2024-05-01+02:00 P1 Integraal financieel systeem ORG-0001 CON-0001 TEN-0001 TPA-0001 ORG-0002 true 29 http://www.vlaardingen.nl ORG-0001 Gemeente Vlaardingen Westnieuwland 6 Vlaardingen 3131 VX NL33C NLD 6116978 Nico Zoutenbier +31 102484000 inkoop@vlaardingen.nl http://www.vlaardingen.nl TPO-0002 Bestek kunt na registratie, kostenloos downloaden bij de onderhavige publicatie op www.tenderned.nl (onder aanbestedingsdocumenten) Westnieuwland 6 Vlaardingen 3131 VX NL33C NLD Gemeente Vlaardingen +31 102484000 inkoop@vlaardingen.nl http://www.rechtspraak.nl TPO-0001 Rechtbank Rotterdam wilhelminaplein 100-125 Rotterdam 3072 AK NL33C NLD +31 883626000 rechtbankrotterdam@rechtspraak.nl http://www.unit4.com large ORG-0002 UNIT4 Business Software Netherlands B.V. Johan de Wittstraat 156 Dordrecht 3311 KJ NL33A NLD 73574066 Katrien De Cupere +31 0641069743 unit4bs@unit4.com 00312326-2024102/20242024-05-28Z 2.3 eforms-sdk-1.7 6feda062-1299-428f-b661-0b060e5f1b37 742ceff8-f379-4bb8-93a1-b839fb41ac3e 2024-05-27+02:00 10:09:35.414605+02:00 01 32014L0024 can-standard NLD http://www.vlaardingen.nl ra gen-pub ORG-0001 open false IV.100100 Integraal financieel systeem Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één (1) opdrachtnemer voor de aanschaf, implementatie, het beheer en onderhoud van een integraal financieel systeem. De eerste fase van de overeenkomst bestaat uit het implementatietraject. De beoogde livedatum van het financieel systeem is 1 januari 2026. Na de livegang van het systeem vangt de beheer- en onderhoudsfase aan. De beheer- en onderhoudsfase kent een initiële looptijd van vier (4) jaar. Na deze periode heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid om de overeenkomst drie (3) keer met twee (2) jaar te verlengen. De maximale looptijd van de overeenkomst bedraagt tien (10) jaar. De overeenkomst wordt met één (1) opdrachtnemer afgesloten en heeft betrekking op de aanschaf, implementatie, beheer en onderhoud van een financieel systeem. De overeenkomst is door de gemeente Vlaardingen te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van zes (6) maanden. De geraamde waarde overschrijdt het drempelbedrag voor Europees aanbesteden supplies 48442000 Vlaardingen anyw-cou NLD LOT-0000 no-eu-funds poi-exa 22 quality W1 Lijst van Wensen In Bijlage 9 – Programma van Eisen en Wensen zijn door de aanbestedende dienst wensen gedefinieerd. Per wens is het maximaal aantal punten weergegeven. De inschrijver dient bij zijn inschrijving per wens aan te aan te geven of hij hier invulling aan kan geven. Nadrukkelijk wordt gesteld dat de invulling van de wensen meerwaarde biedt ten opzichte van het gevraagde (de eisen). In tegenstelling tot de eisen is het niet verplicht om aan een wens te voldoen. Indien de inschrijver aangeeft te kunnen voldoen aan een wens dient de inschrijver de betreffende wens van een onderbouwing te voorzien. De onderbouwing wordt vervolgens beoordeeld door de aanbestedende dienst. Indien de inschrijver voldoet aan het gevraagde wordt de maximale score voor de betreffende wens toegekend. Wanneer de beantwoording van de wens naar oordeel van de aanbestedende dienst niet (geheel) voorziet in het gevraagde behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om geen punten toe te kennen. Het positief beantwoorden van een wens betekent dat deze integraal onderdeel uitmaakt van de inschrijving. Het is niet toegestaan om additionele kosten in rekening te brengen voor de invulling van een wens. poi-exa 15 quality K1 Plan van aanpak implementatie De gemeente Vlaardingen is op zoek naar een kundige opdrachtnemer die in staat is het integraal financieel systeem op adequate wijze te implementeren in de organisatie. De inschrijver wordt gevraagd een plan op te stellen en hierin maatregelen te beschrijven welke bijdragen aan het bereiken van de doelstelling van de gemeente. De aanbestedende dienst heeft hiertoe de volgende doelstelling gedefinieerd: Een doelmatige en efficiënte implementatie van een integraal financieel systeem binnen de planning van de gemeente, waarbij alle samenwerkingspartners betrokken worden en risico’s voor de gemeente beperkt worden. Inschrijver dient in het plan van aanpak ten minste in te gaan op de onderstaande aspecten: • Hoe is de projectorganisatie vormgegeven voor dit project?; • Welke stappen worden genomen tijdens de implementatiefase? Inschrijver dient hierbij ten minste in te gaan op welke standaardstructuren beschikbaar zijn ter bevordering van de implementatie, specifiek gericht op gemeentelijke organisaties; • Hoe realiseert inschrijver de gevraagde koppelingen met de bestaande applicaties?; • Welke mogelijkheden biedt de inschrijver om het te leveren financiële systeem uit te breiden met aanvullende modules? • Welke inzet verwacht de inschrijver gedurende de implementatiefase vanuit de gemeente Vlaardingen (gelet op het feit dat de aanbestedende dienst zich realiseert dat de organisatieverandering bij de opdrachtgever is belegd)? o Welke stakeholders worden betrokken bij de implementatie?; o Wat is de planning van het implementatietraject?; • Wat zijn de lessons learned uit eerdere implementatietrajecten en hoe worden deze ingezet voor de gemeente Vlaardingen? • Hoe gaat de inschrijver de gevraagde trainingen voor het gebruik van de software verzorgen? poi-exa 15 quality K2 Plan van aanpak beheer, onderhoud en ondersteuning Nadat het financieel systeem in gebruik is genomen wenst de aanbestedende dienst gebruik te maken van de expertise van de opdrachtnemer voor het beheer en onderhoud van de software. Indien nodig dient de opdrachtnemer gedurende de gebruiksfase ondersteuning te bieden. De inschrijver wordt gevraagd een plan op te stellen en hierin maatregelen te beschrijven welke bijdragen aan het bereiken aan onderstaande doelstelling Een adequate aanpak van de opdrachtnemer voor het beheer, onderhoud en ondersteuning bij het gebruik van het financieel systeem. De gemeente wordt gedurende de gebruiksfase ontzorgd door de opdrachtnemer. Inschrijver dient in het plan van aanpak ten minste in te gaan op de onderstaande aspecten: • Welke maatregelen neemt de inschrijver op het gebied van hosting, beheer (zowel technisch beheer als functioneel beheer) en onderhoud?; • Welke ondersteuning biedt de inschrijver gedurende de gebruiksperiode van het financieel systeem?; • Hoe realiseert inschrijver de gevraagde koppelingen met de toekomstige applicaties? Inschrijver dient in te gaan op zowel koppelingen met applicaties van de gemeente als OCI-koppelingen?; • Welke inzet verwacht de inschrijver gedurende de gebruiksfase voor het beheer, onderhoud en ondersteuning van het financieel systeem vanuit de gemeente Vlaardingen?; • Hoe waarborgt de inschrijver de continuïteit van de dienstverlening? poi-exa 20 quality K3 Demo In het kader van de opdracht wordt de inschrijver gevraagd om demo te verzorgen waarin de functionaliteiten van het integraal financieel systeem worden toegelicht. De aanbestedende dienst heeft een aantal onderwerpen uitgelicht waarmee de functionaliteiten van het financieel systeem worden aangetoond. Tijdens de demosessie wordt de inschrijver gevraagd ten minste in te gaan op de onderstaande aspecten: 1. Rapportages/ ontsluiting data BI-tool : • Welke standaardrapportages kent uw oplossing (en zouden we als gemeente dus niet meer hoeven te bouwen en onderhouden?) • In welke mate kunnen medewerkers deze rapportages voor hun eigen gebruik aanpassen dan wel welke functionaliteiten zijn er beschikbaar om de standaardrapportages meer eigen maken? • Wat is het datamodel van uw oplossing, zodat de ontsluiting via datawarehouse naar BI-tool kan worden gemaakt of er query’s op de database kunnen worden gemaakt • Over welke vrije velden beschikt uw oplossing? • Op welke wijze kan Excel worden geïmporteerd naar uw oplossing? 2. Koppelingen (met name HR-systeem Visma RAET): • Welke soorten en varianten koppelingen kent uw oplossing? • Hoe werken de koppelingen en data-ontsluiting in de Cloud/ werking API’s? • Op welke wijze kan uw oplossing koppelen met Visma RAET voor bijvoorbeeld urenregistratie en workflows • Heeft u voorbeelden van koppelingen met zaaksystemen en welke (financiële) data wordt daar uitgewisseld? • Op welke wijze kan uw oplossing koppelen met bijvoorbeeld Pepperflow? 3. Workflows • In hoeverre maakt uw oplossing gebruik van workflows voor bijvoorbeeld handmatig aangemaakte memoriaalboekingen, verkoopfacturen en inleesbestanden? • Hoe wordt een workflow opgezet en hoe kan deze worden gewijzigd? • Hoe kan bij afwezigheid de vervanger worden aangewezen? 4. Integratie FA met PA en budgetten: • Hoe werkt het doorvoeren van begrotingswijzigingen? • Hoe gaat uw oplossing met projecten en kredieten om (bijvoorbeeld budgetten en budgetwijzigingen • Hoe gaat uw oplossing om met jaar overstijgende kredieten: • Hoe gaat uw oplossing om met wijzigingen in investeringskredieten? • Hoe stel je een budgetwijziging/ budgetoverheveling op. Dit gaat nu in Excel en wordt ingelezen in Coda. Werkt dit ook zo in uw oplossing of direct in systeem? 5. Externe afschrijvingstabel inlezen – kapitaallasten extracomptabel: • Hoe werkt de VA module: wijze van afschrijven en afschrijvingsplan 6. Metadata bij documenten (zoekvelden): • Hoe kan de gemeente-metadata vastleggen voor de archiefwet? • Hoe kan de gemeente-metadata meegeven om in SharePoint zaken te kunnen terugzoeken? • Op welke wijze kan gemeente op het moment dat een document wordt gegenereerd extra zoekwaarden meegeven? De demo wordt beoordeeld op de onderstaande aspecten: • De mate waarin de oplossing de gevraagde functionaliteiten ondersteund; • Gebruikersvriendelijkheid; • De mate waarin het projectteam kennis heeft van de materie en dit toe weet te passen binnen het project; • De overtuigingskracht, communicatieve vaardigheden en inhoudelijke kennis van de projectleider/het projectteam; • De mate waarin de beantwoording van de vragen die u tijdens het interview worden gesteld concreet en toepasbaar zijn voor de aanbestedende dienst; • De mate waarin het projectteam vragen adequaat en consistent weet te beantwoorden. poi-exa 10 price P1 Initiële kosten P1 Initiële kosten poi-exa 15 price P2 Gebruikskosten Gebruikskosten poi-exa 5 price P3 Aanvullende dienstverlening Aanvullende dienstverlening TPO-0002 ORG-0001 TPO-0001 true false none none 1 Integraal financieel systeem Integraal financieel systeem Zie de opdrachtomschrijving in de aanbestedingsleidraad. supplies 1.0 48442000 Vlaardingen anyw-cou NLD 2026-01-01+01:00 2035-12-31+01:00 2000-01-01+01:00