312417-2026 - Competition
Germany – Time accounting or human resources software package – 148/164 - Zeiterfassungssystem für die RWTH Aachen University
OJ S 88/2026 07/05/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: RWTH Aachen University
Email: beschaffung@zhv.rwth-aachen.de
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: 148/164 - Zeiterfassungssystem für die RWTH Aachen University
Description: Zeiterfassungssystem für die RWTH Aachen University
Procedure identifier: 04f6e1f2-a6c8-4e3b-96c9-198e01711367
Internal identifier: 10038827
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48450000 Time accounting or human resources software package
Additional classification (cpv): 31711300 Electronic timekeeping systems, 35123300 Timekeeping system
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Templergraben 55  
Town: Aachen
Postcode: 52062
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Additional information: Die Lieferung der einzelnen Terminals entnehmen Sie bitte Dok 2.2 Standorte Terminals
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YD8YTP39AG3N# Es sind keine weiteren Hinweise notwendig.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959)
Participation in a criminal organisation: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Money laundering or terrorist financing: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 2 + 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Fraud: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 4 + 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Corruption: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 6 - 9 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 10 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Breaching obligation relating to payment of taxes: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 4 Nr. 1 + 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 4 Nr. 1 + 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Breaching of obligations in the fields of environmental law: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Breaching of obligations in the fields of social law: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Breaching of obligations in the fields of labour law: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Insolvency: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Assets being administered by liquidator: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Grave professional misconduct: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 6 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Early termination, damages, or other comparable sanctions: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 7 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 124 Abs. 1 Nr. 8 + 9 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: 148/164 - Zeiterfassungssystem für die RWTH Aachen University
Description: Zeiterfassungssystem für die RWTH Aachen University Beinhaltet u.a. 1600 Nutzern, Schulungen und Pflege für 5 Jahre
Internal identifier: 10038827
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48450000 Time accounting or human resources software package
Additional classification (cpv): 31711300 Electronic timekeeping systems, 35123300 Timekeeping system
Options: 
Description of the options: Siehe Dok 2.5 Vergütungszusammenstellung
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Templergraben 55  
Town: Aachen
Postcode: 52062
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Additional information: Die Lieferung der einzelnen Terminals entnehmen Sie bitte Dok 2.2 Standorte Terminals
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 14/09/2026
Duration end date: 31/12/2031
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Angestrebte Digitalisierung des Prozesses, Verringerung der Plastikkarten zum Einstempeln und der Terminals in den Gebäuden
Approach to reducing environmental impacts: Pollution prevention and control
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Angabe von 3 Refrenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vgl. Dok 10.0 Liste der vom Bieter einzureichenden Unterlagen

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Dok 11.0 Eigenerklärung Ausschlussgründe (bei Abgabe in VMP keine Unterschrift notwendig) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Dok 11.1 Eigenerklärung Sanktionen (bei Abgabe in VMP keine Unterschrift notwendig) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Dok 12.0 Angebotsschreiben (bei Abgabe in VMP keine Unterschrift notwendig) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den Abschluss einer Bieterhaftpflichtversicherung (in Dok 3) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Die Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Vermögensschäden beträgt kumuliert 1.500.000 EUR pro Jahr für alle Schadensfälle.

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (in Dok 3) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Kopie eines Handelsregisterauszugs (nicht älter als 01.11.2025) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 27/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8YTP39AG3N/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8YTP39AG3N
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8YTP39AG3N
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 10/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 70 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 Vergabeverordnung)
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Sofern der Bieter sich der Leistungen von Nachunternehmern bedienen möchte, sind folgende Unterlagen von jedem Nachunternehmer über den Bieter einzureichen: Bedingungen an die Ausführung eines Auftrags 1. Dok 6 Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (vom Nachunternehmer ausgefüllt, unterschrieben und eingescannt einzureichen) 2. Dok 2.1 Eigenerklärung Ausschlussgründe (vom Nachunternehmer ausgefüllt und unterschrieben in Textform gem. § 126b BGB) 3. Eigenerklärung des Nachunternehmers über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft 4. Eigenerklärung des Nachunternehmers über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung 5. Kopie eines Handelsregisterauszugs des Nachunternehmers (nicht älter als 01.11.2025)
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Mehrere Bieter können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bietergemeinschaft mit Einreichung des Angebots (i) sämtliche Mitglieder der an der Bietergemeinschaft beteiligten Bieter namentlich mit Anschrift, Telefon-/Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse zu benennen; (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und; (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird; (iv) eine detaillierte Übersicht einreichen, die darstellt, welches Mitglied für die Erbringung welcher Leistungen/Dienstleistungen verantwortlich ist.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland
Information about review deadlines: Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: RWTH Aachen University
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Rheinland
Organisation receiving requests to participate: RWTH Aachen University
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: RWTH Aachen University
Registration number: 053340002002-06001-37
Postal address: Im Süsterfeld 2
Town: Aachen
Postcode: 52072
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Contact point: Abt. 7.3 Zentraleinkauf
Email: beschaffung@zhv.rwth-aachen.de
Telephone: +49 2418094200
Internet address: http://www.rwth-aachen.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Rheinland
Registration number: 05315-03002-81
Postal address: Zeughausstr. 2-10
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Contact point: Siehe E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Email: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telephone: +49 221-1473045
Fax: +49 221-1472889
Internet address: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer
Roles of this organisation: 
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 2a5a3aac-47e5-4f8d-858e-5c65aaaf6645  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 06/05/2026 00:00:39 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 312417-2026
OJ S issue number: 88/2026
Publication date: 07/05/2026