259400.0 RES-0000 selec-w TEN-0001 t-esubm 2 t-sme 1 tenders 2 CON-0001 LOT-0000 TEN-0001 false false 259400.0 no TPA-0001 LOT-0000 1 CON-0001 2024-05-27+02:00 P1 Source-to-Pay applicatie ORG-0001 CON-0001 TEN-0001 TPA-0001 ORG-0002 true 29 http://www.veenendaal.nl ORG-0001 Gemeente Veenendaal Raadhuisplein 1 Veenendaal 3901 GA NL310 NLD 60446038 Rick Kersten +31 318538538 inkoopbureau@veenendaal.nl https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Midden-Nederland TPO-0002 Rechtbank Midden-Nederland Vrouwe Justitiaplein 1 Utrecht 3511 EX NL310 NLD Civiel.RB-MNL.utrecht@rechtspraak.nl https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Midden-Nederland TPO-0001 Rechtbank Midden-Nederland Vrouwe Justitiaplein 1 Utrecht 3511 EX NL310 NLD Civiel.RB-MNL.utrecht@rechtspraak.nl https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Midden-Nederland TPO-0003 Rechtbank Midden-Nederland Vrouwe Justitiaplein 1 Utrecht 3511 EX NL310 NLD Civiel.RB-MNL.utrecht@rechtspraak.nl http://www.proactis.com/nl medium ORG-0002 Proactis B.V. Leeuwenveldseweg 16a WEESP 1382LX NL327 NLD 34175496 Ingrid Quant +31 294752710 sales-nl@proactis.com 00322830-2024105/20242024-05-31Z 2.3 eforms-sdk-1.7 e3057023-6a79-4768-bc13-41cf88697d3c 67164e9c-512a-4370-8a79-057862bf7c69 2024-05-30+02:00 11:23:52.588691+02:00 01 32014L0024 can-standard NLD ra gen-pub ORG-0001 open false 23GV1001 Inkoop tot Betalen (S2P) applicatie De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van de inkoopprocedures en bijbehorende rechtmatigheid. Het inkoop- en bestelproces hangt nauw samen met de financiële processen “administreren van verplichtingen” en “verwerken van facturen”. Bovendien zijn alle documenten die ontstaan in dit proces vanaf de offerte uitvraag tot de factuur onderdeel van een goed inkoopdossier. Om deze reden wordt het proces van Source-to-Pay als één procesketen vanaf de initiële inkoopbehoefte tot en met de betaling van de factuur. Dit proces en het project heeft impact op processen, mensen, systemen en de organisatie. Een deel van de knelpunten kan en moet zonder IT-voorzieningen worden opgelost. Dit betreft bijvoorbeeld gebrek aan gedocumenteerde processen of werkinstructies. Een ander deel van de knelpunten kan juist alleen opgelost worden door gebruik van een Source-to-Pay-applicatie (S2P). Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen: Aantal facturen: 16.500 Aantal contracten: 1400 Aantal verplichtingen: 5000 -7500 Aantal gebruikers: 500 Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000. services 72200000 48000000 72261000 72265000 72266000 Veenendaal anyw-cou NLD LOT-0000 no-eu-funds poi-exa 15 quality Source to Contract De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers van de verschillende teams op eenvoudige wijze, offertes opvragen bij leveranciers en dat hiervan vervolgens een goede registratie van de overeenkomsten plaatsvindt. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 5 uit de use case (H7.3.6.). Bij de beoordeling wordt op de volgende punten gelet: Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? - Kan de gebruiker op eenvoudige wijze een offerteaanvraag samenstellen? - Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende aanvragen? - Vindt de communicatie met leveranciers eenvoudig plaats? - Kan de gebruiker op eenvoudige wijze de winnende offerte omzetten naar een contract? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter. poi-exa 15 quality Gebruikers casus: maken bestelling en registreren van de prestatieverklaring De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers op eenvoudige wijze, volgens het juiste proces een bestelling in de applicatie aanmaken en goedkeuren en de leverancier een inkooporder ontvangt. Na de levering van de goederen of diensten dient er een prestatieverklaring in de applicatie vastgelegd te worden. Deze bestaat uit een akkoord + bewijsvoering. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1, 2, 3, 4 en 5 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Is de bestelling op eenvoudige wijze te genereren vanuit het vastgelegde contract of catalogus? - Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? - Op welke wijze wordt de betrokkenheid van diverse collega’s bij noodzakelijke goedkeuringsstappen georganiseerd en afgedwongen? - Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende bestellingen en prestatieverklaringen? - Wordt een complete opbouw van het dossier gegarandeerd en hoe kunnen noodzakelijke bijlagen eenvoudig aan de processtap worden toegevoegd? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter. poi-exa 15 quality Gebruikers casus: Factuurverwerking De Gemeente Veenendaal ontvangt facturen die nu handmatig geregistreerd worden, op route gezet, decentraal gecodeerd voorzien van prestatieverklaring en goedkeuring. Factuurverwerking verloopt niet efficiënt met lange doorlooptijden en achterstanden tot gevolg. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1 tot en met 6 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Helpt de applicatie met het tijdig, juist en volledig registreren van facturen? - Wordt een factuur overzichtelijk gesplitst in regels, gecodeerd en voorzien van de juiste BTW? - Reduceert de applicatie de administratieve stappen t.o.v. de huidige situatie? - Kan de crediteurenadministratie eenvoudig “mismatches” van facturen op (laten) lossen? - Kan een budgethouder eenvoudig zien wat hij moet goedkeuren en reeds goedgekeurd heeft? - Heeft de crediteurenadministratie goed inzicht in welke gebruiker op welk moment, welke factuur in bewerking heeft? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter. poi-exa 15 quality Gebruikerscasus inhuurproces: Vastleggen inhuurproces inclusief prestatieverklaring en factuurverwerking De Gemeente Veenendaal heeft inhuur van personeel georganiseerd via een broker. Dit zijn jaarlijks circa 150 - 200 inhuurkrachten, waarvoor circa 1500 facturen gestuurd worden. Deze facturen worden handmatig gecontroleerd a.d.h.v. de tariefafspraken en de geschreven uren die als bijlage bij de factuur gevoegd zijn. De gemeente Veenendaal vermoedt dat de administratieve afhandeling van verplichtingen en uren efficiënter kan. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 7 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Worden de verschillende gebruikers van dit inhuurproces op gebruiksvriendelijke wijze door de applicatie heen geleid? - Kunnen inhuurkrachten eenvoudig hun urenschrijven in de applicatie? - Kunnen inhuurkrachten eenvoudig verspreid over meerdere projecten werken en uren schrijven? - Is voor budgethouders eenvoudig te zien hoeveel uren per dag door welke inhuurkracht geschreven zijn? - Helpt de applicatie met het verwerken van facturen? - Kunnen P&O en de betreffende manager eenvoudig de uitnutting van de uren in de gaten houden t.o.v. de verplichting? poi-exa 15 quality Plan van aanpak project De Gemeente Veenendaal wil zicht hebben op de manier waarop u het hele project van implementatie, uitrol en beheer aanpakt samen met ons. Wij vragen u uw visie hierop uit te werken in een plan van aanpak. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van een plan van aanpak dat u indient. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - De verschillende mijlpalen (fasering) die u onderkent in het project; - De door u voorgestelde planning van de fasen in het project - De concrete acties voor de gemeente Veenendaal in de verschillende fasen en de tijdsinvestering daarvoor en maak dit tevens inzichtelijk met een schema op basis van RASCI; - Acceptatie procedure van de ingerichte applicatie; - Hoe u de training vormgeeft; - Hoe u de koppelingen met Centric in samenwerking en samenspraak met Centric, EnableU en de gemeente Veenendaal realiseert; - Samenstelling van uw projectteam; - Hoe de 2e lijns functioneel beheertaak van uw applicatie is ingericht en hoe u beschikbaar bent voor vragen vanuit het functioneel beheer en key-user van de gemeente Veenendaal. Uw plan van aanpak is zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdgebonden) mogelijk beschreven, waarbij u een duidelijke richting geeft aan de benodigde acties van de gemeente Veenendaal in de verschillende fasen vanaf het moment van tekenen van de overeenkomst tot en met de uitrol van de acceptatie binnen de teams van de gemeente Veenendaal. poi-exa 15 quality Duurzaamheid registratie De Gemeente Veenendaal heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Zij past bij zo veel mogelijk opdrachten het Ambitieweb duurzaamheid toe en bepaalt hiermee op de 6 assen welke duurzaamheid zij wil nastreven. Daarnaast is het de verwachting dat de Gemeente Veenendaal in de toekomst meer moet rapporteren op duurzaamheidsgebied. Registratie van CSRD aspecten van de verstrekte opdrachten zal dan ook belangrijker worden in de komende periode. De gemeente wil deze registratie bij voorkeur zo dicht mogelijk bij de bron vastleggen in één applicatie. U geeft een beschrijving/uitwerking op welke wijze u het vastleggen van de duurzaamheidsambities van de gemeente Veenendaal kunt ondersteunen. U gaat hierbij minimaal in op de volgende aspecten: - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. het Ambitieweb duurzaamheid vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. de CSRD aspecten vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. de CO2 uitstoot en/of reductie vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - Het tijdsframe waarbinnen de bovenstaande mogelijkheden zijn geïntegreerd in de S2P applicatie. Een meer flexibele inrichting en verschillende mogelijkheden voor registratie scoren beter. poi-exa 10 price Prijs Inschrijver dient Bijlage 5 Prijsinvulformulier volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. De inschrijver voegt twee gelijk ingevulde documenten toe: één Excel-document (deze is niet ondertekend) en één PDF-document (deze is wel rechtsgeldig ondertekend). Het niet volledig invullen van het prijsinvulformulier, het aanbrengen van wijzigingen, het doen van (niet gemarkeerde mogelijke) aanvullingen in het prijsinvulformulier of het offreren van een prijs boven het genoemde maximumbedrag, leidt tot het uitsluiten van de Inschrijving. ORG-0001 TPO-0002 TPO-0003 TPO-0001 true false none none 1 Source-to-Pay applicatie Source-to-Pay applicatie Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen: Aantal facturen: 16.500 Aantal contracten: 1400 Aantal verplichtingen: 5000 -7500 Aantal gebruikers: 500 Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000. services 72200000 48000000 72261000 72263000 72266000 Veenendaal anyw-cou NLD 60 Er zijn geen opties mogelijk. 10 De opdracht kan met maximaal 10 maal 1 jaar worden verlengd. 2000-01-01+01:00