1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Implementierung SAP Concur - End-to-End-Reisekostenmanagement
Description: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Software SAP Concur Request, Travel & Expense zur Digitalisierung der Reiseabwicklung einzuführen. Die Lizenzen sind bereits beschafft; Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Implementierung, das Customizing, die Schulungen, das Change-Management Die Software muss das Bundesreisekostengesetz (BRKG) stets berücksichtigen.
Procedure identifier: 7911cbb3-4c41-4158-96a3-a86c61874c47
Internal identifier: 2026-008
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Ingolstädter Landstrasse 1
Town: 85764
Postcode: Neuherberg
Country subdivision (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
Applicable cross-border law: Erklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Assets being administered by liquidator: Eigenerklärung
Grave professional misconduct: Eigenerklärung
Breaching of obligations in the fields of social law: Eigenerklärung
Breaching obligation relating to payment of taxes: Eigenerklärung
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Implementierung SAP Concur - End-to-End-Reisekostenmanagement
Description: Implementierung Software, HyperCare, Schulung, ChangeManagement
Internal identifier: LOT-0000
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Options:
Description of the options: Die Laufzeit dieses Vertrages beginnt mit dem Zuschlag und endet mit der Abnahme des Systems einschließlich HyperCare-Phase.
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Ingolstädter Landstrasse 1
Town: 85764
Postcode: Neuherberg
Country subdivision (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen Es müssen mindestens drei (3) Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren (Ende der Angebotsfrist minus 3 Jahre) abgegeben werden. Weniger als drei (3) Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich) (2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion) (3) Art der Leistung (4) Volumen (PT oder Euro) (5) Zeitraum
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Mitarbeiterprofil Projektleiter Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name (2) Ausbildung (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle (4) relevante Zertifizierungen (5) relevante Weiterbildungen
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unternehmensdarstellung Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens (2) Geschäftsführer (3) Geschäftssitz (4) alle Niederlassungen (5) Gesellschaftsform (6) Gründungsdatum (7) Geschäftsfokus
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistung
Description: Leistung
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Cost
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 11/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 82 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: gem. Angebots- und Bewerbungsbedingungen
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Organisation providing more information on the review procedures: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Organisation receiving requests to participate: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registration number: keine Angabe
Postal address: Ingolstädter Landstrasse 1
Town: Neuherberg
Postcode: 85764
Country subdivision (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Country: Germany
Contact point: Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft
Telephone: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: k. A.
Postal address: Villemombler Straße 76
Town: Bonn
Postcode: 53123
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registration number: k.A.
Postal address: Ingolstädter Landstrasse 1
Town: Neuherberg
Postcode: 85764
Country subdivision (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Country: Germany
Telephone: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-7006
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: eec43a00-ce18-4b8b-8dbf-8723c8e39f65 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 11/05/2026 07:02:35 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 324347-2026
OJ S issue number: 91/2026
Publication date: 12/05/2026