324378-2026 - Competition
Germany – Software supply services – Offenes Verfahren zur Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems
OJ S 91/2026 12/05/2026
Contract or concession notice – standard regime - Change notice
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Email: vergaben@cispa.de
Legal type of the buyer: Organisation awarding a contract subsidised by a contracting authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Offenes Verfahren zur Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems
Description: Das CISPA beabsichtigt die Vergabe für die Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems. Die genaue Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Procedure identifier: 705c9d88-3479-49cc-8697-4930e8ac7749
Internal identifier: 2026_135
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72268000 Software supply services
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Stuhlsatzenhaus 5  
Town: Saarbrücken
Postcode: 66123
Country subdivision (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YHKYT82YCRX9# Der öffentliche Auftraggeber ist zur Umsetzung und Anwendung der elektronischen Vergabe gemäß UVgO und VgV verpflichtet. Die Angebotsabgabe / Abgabe des Teilnahmeantrages via E-Mail erfüllt die Anforderungen an die elektronischen Mittel im Vergabeverfahren nicht. Die Abgabe von Angeboten / Teilnahmeanträgen via E-Mail ist insoweit nicht zulässig. Rechnungsstellung / X-Rechnung Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form als sog. X-Rechnung zu erteilen (siehe E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)). Ausnahmen von der Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 der ERechV geregelt. Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen kann die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) genutzt werden. Damit die Rechnungen dem CISPA korrekt zugeordnet werden können, ist die Angabe unserer Leitweg-Identifikationsnummer "992-80255-64" zwingend erforderlich. Alternativ können Rechnungen im X-Rechnungs-Format an unser Postfach xrechnung@cispa.de gesandt werden. Rechnungen, für die eine Ausnahme gem. § 3 Abs. 3 ERechV gilt, sind im PDF-Format an invoice@cispa.de zu senden. Bitte beachten Sie in jedem Fall die auf unserer Website hinterlegten Anforderungen an die Rechnungsstellung (https://cispa.de/rechnungsstellung-xrechnung). Für Gutschriften gelten vorgenannte Ausführungen analog. Zu den einzureichenden Referenzen Die Bewerber / Bieter müssen mindestens 3 Referenzen über die Durchführung von vergleichbaren Leistungen nachweisen (im Formular Eigenerklärung zur Eignung). Als Referenzen werden nur vertragsgemäß erbrachte, abgeschlossene Aufträge an-erkannt (keine laufenden Projekte). Wurden vergleichbare Leistungen erbracht, deren Verträge durch sukzessive Verlängerung fortan und aktuell bestehen, gelten die-se Aufträge dann als abgeschlossen, wenn die initiale Grundvertragslaufzeit beendet ist. Unter Bezugnahme auf die vollständig auszufüllende Eigenerklärung zur Eignung wird hiermit festgelegt, dass Referenzen mit der zu vergebende Leistung nur dann als vergleichbare Referenzen i. S. d. Eigenerklärung zur Eignung gewertet werden, sofern es sich um die Bereitstellung von Forschungsinformationssystemen handelt. Einfache Informationssysteme erfüllen damit die Vergleichbarkeit nicht. Wertenden Präsentation Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren. Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist. Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Die Präsentation erfolgt im Zoom-Format. Die Dauer der Präsentation wird auf mindestens 45 Minuten und höchstens 1 Stunde festgelegt Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Es gelten die einschlägigen Vorschriften hinsichtlich der Ausschlussgründe nach VgV, UVgO und GWB.
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Offenes Verfahren zur Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems
Description: Das CISPA beabsichtigt die Vergabe für die Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems. Die genaue Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen
Internal identifier: 2026_135
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72268000 Software supply services
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Stuhlsatzenhaus 5  
Town: Saarbrücken
Postcode: 66123
Country subdivision (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Die Laufzeit des Vertrags beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung. Das System sollte vollständig und vertragsgemäß ab spätestens 10.08.2026 im produktiven Einsatz sein, spätestens nach 8 Wochen. Der Vertrag endet nach Ablauf von 24 Monaten nach produktivem Einsatz. Der AG kann den Vertrag einseitig 2-mal um je ein Vertragsjahr (12 Monate) verlängern. Die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption ist jeweils mindestens 10 Kalendertage vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahr durch den AG in Textform zu erklären. Die maxi-male Vertragslaufzeit ist damit auf 48 Monate ab produktiven Einsatz der Systeme be-schränkt.
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklärung zur Eignung / alternativ die Einheitlich Europäische Eigenerklärung (EEE) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bewerber / Bieter hat die Eigenerklärung zur Eignung ODER ALTERNATIV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag / Angebot hinzuzufügen.

Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Eignungsleihe_Unterauftrag_OPTIONAL. (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Sofern der Bieter / Bewerber beabsichtigt, eine Eignungsleihe zu betreiben, muss das Formular Eignungsleihe_Unterauftrag vollständig ausgefüllt mit dem Angebot / der Bewerbung übermittelt werden.

Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Nachunternehmerschaft_Eigenerklärung zur Eignung des Nachunternehmers_OPTIONAL (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Beabsichtigt der Bieter die Vereinbarung der Nachunternehmerschaft ist VOM NACHUNTERNEHMER die Eigenklärung zur Eignung für Nachunternehmer vollständig auszufüllen und händisch zu unterschreiben. Der Bieter hat diese Eigenerklärung zur Eignung des Nachunternehmers seinem Angebot / seiner Bewerbung hinzuzufügen.

Criterion: Security to process, store and transmit classified information
Description of selection criterion: Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung inkl. Anhänge (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Die Bewerber / Bieter müssen die Anhänge der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung vollständig ausfüllen und dem elektronischen Teilnahmeantrag / Angebot zwingend beifügen (dem Teilnahmeantrag / Angebot über das Bietertooll hinzufügen und hochladen)

Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer_OPTIONAL (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Sofern der Bieter / Bewerber beabsichtigt, sich einer Unterauftragnehmerschaft zu bedienen, müssen die Formulare "Eignungsleihe_Unterauftrag" und "Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer" sowie die Eigenerklärung des Nachunternehmers vollständig ausgefüllt mit dem Angebot / der Bewerbung übermittelt werden.

Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Zertifikat ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Nachweise (Eignungskriterium) (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Zertifikat ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Nachweise (Eignungskriterium)
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 04/06/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YHKYT82YCRX9/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YHKYT82YCRX9
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YHKYT82YCRX9
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 11/06/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 81 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Vergabestelle verweist auf die einschlägigen Vorschriften der VgV.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Angebotsschreiben_633: Die Bieter müssen das Angebotsschreiben_633 zwingend vollständig ausfüllen (und die Preise eintragen) und dem Angebot elektronisch über das Bietertool beifügen. Preisblatt / Preisblätter: Die Bieter müssen die Preisblätter vollständig ausfüllen und dem Angebot zwingen beifügen (über das Bietertool mit Angebot hochladen). Verpflichtungserklärung im Zusammenhang mit der Anwendung von Russland-Sanktionen: Der Bewerber hat die Verpflichtungserklärung im Zusammenhang mit der Anwendung von Russland-Sanktionen vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag hinzuzufügen. Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung: Die Bieter haben ihrem Angebot eine konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung hinzuzufügen. Die Bieter müssen das ausgefüllte Unternehmensprofil vollständig ausfüllen und dem Angebot zwingen beifügen (über das Bietertool mit Angebot hochladen). Anhänge 1 und 2 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung als Eignungskriterium
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: VOL/B
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Information about review deadlines: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spä-testens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertragsnach§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oderelektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Organisation providing more information on the review procedures: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Organisation receiving requests to participate: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Registration number: 9928025564
Postal address: Stuhlsatzenhaus 5
Town: Saarbrücken
Postcode: 66123
Country subdivision (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Country: Germany
Contact point: Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle
Email: vergaben@cispa.de
Telephone: +49 681870831370
Fax: +49 681870838804
Internet address: https://cispa.de
Buyer profile: https://cispa.de/de/about/procurement
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Registration number: 9928025564
Postal address: Stuhlsatzenhaus 5
Town: Saarbrücken
Postcode: 66123
Country subdivision (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Country: Germany
Contact point: Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle
Email: vergaben@cispa.de
Telephone: +49 681870831370
Fax: +49 681870838804
Internet address: https://cispa.de
Roles of this organisation: 
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registration number: 022894990
Postal address: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telephone: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Internet address: http://www.vergabekammer.de
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: dd2d9a4d-22a8-41c9-ab08-e0c3eec88ed4-01
Main reason for change: Information updated
Description: Fristen wurden in den Vergabeunterlagen adaptiert.
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Angebotsfrist und Rückfragefrist zu den Vergabeunterlagen wurden geändert.
The procurement documents were changed on: 07/05/2026
Notice information
Notice identifier/version: bc57d4f4-3a14-4dd3-8e45-a9b9113375ca  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 11/05/2026 11:20:50 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 324378-2026
OJ S issue number: 91/2026
Publication date: 12/05/2026