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1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Zweckverband Mobilität Ruhr-Lippe (ZRL)
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
1.1.
Buyer
Official name: Zweckverband Mobilität Münsterland (ZVM)
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
1.1.
Buyer
Official name: Zweckverband Personennahverkehrs Westfalen-Süd (ZWS)
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Automatische Fahrgastzählsysteme (AFZS) für Westfalen
Description: Gegenstand der Beschaffung ist die Lieferung und Implementierung von Komponenten für ein autarkes automatisiertes Fahrgastzählsystem (AFZS), die die Anzahl der einsteigenden und aussteigenden Fahrgäste im Türbereich der Fahrzeuge messen und zusammen mit Nebeninformationen per Mobilfunk zur Landseite übertragen. Konkret sind dies die fahrzeugseitigen Systeme samt Einbau, Inbetriebnahme, Zertifizierung, landseitigen technischen Hintergrundsystems und Wartungsleistungen. Eine besondere Herausforderung stellt der Umstand dar, dass die Fahrgastzählsysteme in Bestands- und Neufahrzeuge unterschiedlicher Bustypen und Baujahre an unterschiedlichen Standorten innerhalb der Vergabsgebiete der auftraggebenden Zweckverbände nachzurüsten sind. Mit der Ausschreibung soll ein Unternehmen gefunden werden, das über ausreichend Erfahrung und Kapazitäten verfügt und entsprechende Systeme liefert und in den Fahrzeugen installiert, zügig in Betrieb nimmt, hinsichtlich der Zählgenauigkeit testieren lässt und anschließend bei der Wartung und Instandsetzung unterstützt..
Procedure identifier: 0249397f-9ae4-4497-8112-6d67637389a0
Internal identifier: ZRL/2026_001
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Die Vergabe der ausgeschriebenen Leistung erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV i.V.m. § 17 VgV. Das Verfahren gliedert sich in zwei Phasen: (1) vorgeschalteter Teilnahmewettbewerb, in dem die Bieter ihr Interesse bekunden und ihre Eignung nachweisen müssen; es werden die bekanntgemachten Eignungsvoraussetzungen der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ermittelt und entsprechende Nachweise verlangt; (2) Angebots- und Verhandlungsphase, mit der Abgabe eines zunächst indikativen und später eines finalen Angebots; die Bieter haben ihr indikatives Angebot im Rahmen von Bietergesprächen in Form einer Präsentation vorzustellen. Insbesondere sind die Softwarebestandteile (Flottenmanagement, Gerätekonfiguration, Diagnose, Fernwartung) für die Bewertung hinsichtlich der Qualitätsmerkmale Funktionsumfang, Ausgereiftheit und Usability vorzuführen. Es können Verhandlungen über technische und kommerzielle Optimierungen erfolgen. Spätestens zum finalen Angebot ist der Nachweis einer Zertifizierung der angebotenen Zählsysteme (insbesondere der angebotenen Sensoren) gemäß VDV 457 oder methodisch vergleichbaren Verfahren zum Nachweis der Zählgenauigkeit mit Vergleichszählung im Buslinienbetrieb unter realen Bedingungen vorzulegen.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 35125100 Sensors
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Unna (DEA5C)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y7YMEU9# Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle eines Nachprüfungsverfahrens die hieran Beteiligten die Vergabeakten bei der Vergabekammer einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften hiervon erteilen lassen können (§ 165 Abs. 1 GWB). Dies umfasst grundsätzlich auch den Inhalt der Teilnahmeanträge und der Angebote konkurrierender Bewerber/Bieter. Allerdings kann die Vergabekammer die Einsicht in die Vergabeakten bzw. in die Teilnahmeanträge und Angebote konkurrierender Bewerber/Bieter aus wichtigen Gründen, insbesondere zum Zwecke des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, versagen (§ 165 Abs. 2 GWB). Es wird den Bewerbern/Bietern daher empfohlen, bereits mit der Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote kenntlich zu machen, welche Teile ihrer Teilnahmeanträge/Angebote aus Gründen des Schutzes von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der Einsichtnahme durch andere Bewerber/Bieter nicht zugänglich gemacht werden sollten.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Automatische Fahrgastzählsysteme (AFZS) für Westfalen
Description: Ausgeschrieben wird die Beschaffung von Hard- und Softwaresystemen zur Erreichung der oben genannten Ziele. Der Leistungsumfang umfasst: - die Fahrzeugausrüstung, einschließlich o Zählsensoren mit Halterungen zur Zählung der einsteigenden und aussteigenden Fahrgäste o Zentralgerät und Switch o GPS-Modul o Kommunikationsmodul mit Antenne o Verkabelung und Nachlaufsteuerung o Schnittstellen zu den Bordsystemen o Einbau und Inbetriebnahme - Musterinstallationen in Fahrzeugen unterschiedlicher Hersteller bei mehreren Verkehrsunternehmen - Zertifizierung der eingebauten Zählsysteme - Bereitstellung eines technischen Hintergrundsystems bzw. Flotten-managements zur technischen Betriebsführung einschließlich Datenkommunikation, Systemüberwachung und Fernwartung sowie Hosting, Betriebsführung und Support - Software zur Auswertung der Zählvideos - Schnittstellen zur Bereitstellung von Zählrohdaten - Schnittstelle zur Live-Übertragung von Fahrzeug- und Zähldaten einschließlich Nebeninformationen - Durchführung von Video- und Vor-Ort-Schulungen Die Zählsysteme müssen unabhängig von der Versorgung der Fahrzeuge mit Netz- und Fahrplandaten sowie der Fahreranmeldung funktionieren. Bevorzugt werden technische Lösungen, die die genannten Funktionen in möglichst wenigen Geräten vereinen, insbesondere Zentralgerät, Switch, GPS, Kommunikation und Schnittstellen zu den Bordsystemen, und sich durch eine besonders hohe Wartungsfreundlichkeit auszeichnen.
Internal identifier: ZRL/2026_001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 35125100 Sensors
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Unna (DEA5C)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Additional information: Erfüllungsort sind die Gebiete der Auftraggeber in Westfalen.
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/11/2026
Duration end date: 31/12/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der zu schließende Rahmenvertrag läuft zunächst bis zum 31.12.2028, wobei sich die Auftraggeber vorbehalten, die Vertragslaufzeit einmalig um zwei Jahre zu verlängern, mithin bis maximal zum 31.12.2030.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Es sind Referenzprojekte über die Lieferung, Installation und Inbetriebnahme von automatischen Fahrgastzählsystemen (Messung der Einsteiger und Aussteiger im Türbereich) anzugeben. Bei den Referenzen müssen die auftragsgegenständlichen Zählsysteme im Zeitraum zwischen dem 01.01.2022 und dem Schluss des Teilnahmewettbewerbs installiert und in Betrieb genommen worden sein; ältere Referenzen werden nicht berücksichtigt. Dabei gelten in inhaltlicher Hinsicht die folgenden Mindestanforderungen: - Mindestens zwei Referenzen mit Lieferung und Installation und Inbetriebnahme von Fahrgastzählsystemen in mindestens 100 Bestandsfahrzeugen (nur Busse) durch den Bieter. (Bei einem Projekt mit Beginn vor dem 01.01.2022 bitte nur die Anzahl der Systeme angeben, die nach dem 01.01.2022 installiert und in Betrieb genommen wurden. Bei einem noch nicht abgeschlossenen Projekt ist es ausreichend, wenn bis zum Ende der Teilnahmefrist durch den Bieter mindestens 100 Systeme installiert und in Betrieb genommen worden sind. Als Bestandsfahrzeuge gelten Fahrzeuge, bei denen das AFZS nach Auslieferung des Fahrzeugs durch den Bieter installiert wurden (keine Montage durch den OEM)). - Mindestens eine Referenz mit Aufzeichnung von Fahrtdaten aus IBIS oder IBIS-IP und GPS aus mitgelieferter GPS-Einheit - Mindestens eine Referenz mit zyklischer/inkrementeller Aufzeichnung der Fahrgastzählung bei längeren Haltezeiten (Wartesaalerfassung) - Mindestens eine Referenz mit Datenübertragung per mitgelieferter Mobilfunkeinheit an einen Broker im Format VDV 435 - Mindestens eine Referenz mit Aufzeichnung von Bewegtbildern aus den Zählsensoren über die Online-Verbindung des Zentralgeräts, einschließlich Lieferung einer Software zur Aus-wertung für Vergleichszählungen - Mindestens eine Referenz mit Fernwartungsmöglichkeit per Mobilfunkverbindung - Mindestens eine Referenz mit abgeschlossener Zertifizierung nach VDV 457 oder methodisch vergleichbar Dabei kann ein Referenzprojekt auch als Nachweis für mehrere der dargestellten Referenzanforderungen dienen. Bei sämtlichen Referenzen ist der Auftraggeber nebst Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) des Ansprechpartners und das Unternehmen, bei dem die Systeme eingesetzt werden (soweit bekannt mit Kontaktdaten eines Ansprechpartners), zu nennen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister für den Bieter bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft (sofern zutreffend). Zudem sind Nachweise der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit einzureichen: - Nachweis des Bieters, dass er über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 3.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden verfügt (Vorlage der Versicherungspolice). Ggf. hat der Bieter sich zu verpflichten, im Auftragsfalle eine solche für die Vertragsdauer inkl. Gewährleistungszeit abzuschließen und dies im Teilnahmeantrag (formlos) zu erklären. Ergänzend ist die Bestätigung eines Versicherers vorzulegen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung für den Bieter bereit ist. Bei der Bildung einer Bietergemeinschaft ist dafür Sorge zu tragen, dass die Versicherung sich in voller Höhe auf sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinsam erstreckt.
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: - Eigenerklärung des Bieters zu seinen Gesamtumsätzen in den Jahren 2023, 2024 und 2025
Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: - Eigenerklärung des Bieters zu den anteiligen Jahresumsätzen für mit dem Vergabegegenstand vergleichbare Leistungen in den Jahren 2023, 2024 und 2025.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: - Eigenerklärung des Bieters über die Anzahl seiner Mitarbeitenden insgesamt und bezogen auf das auftragsspezifische Geschäftsfeld (Lieferung, Installation und Inbetriebnahme von AFZS) jeweils für die Jahre 2023, 2024 und 2025. - Eigenerklärung des Bieters über die aktuelle Anzahl seiner Mitarbeitenden in der Entwicklung sowie die aktuelle Anzahl seiner Mitarbeiter im Support zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistung
Description: Auf der Grundlage der eingereichten Angebote wird eine Rangfolge der Bieter anhand der veröffentlichten Wertungs- und Zuschlagskriterien gebildet. Der Preis ist dabei nicht das einzige Kriterium. Die Angebote werden nach der Einfachen Richtwertmethode bewertet. Bei der Einfachen Richtwertmethode wird das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl "Z" errechnet: Z = L (Leistung) / P (Gesamtangebotspreis als Wertungspreis). Der Gesamtangebotspreis ergibt sich aus dem Wertungspreis des Preisblattes (Anlage 3) und die Leistungspunkte aus der in der Angebotsphase beigefügten Wertungsmatrix (Anlage 2). Bei der Qualitätswertung werden folgende Zuschlagskriterien in die Wertung einbezogen (insgesamt 100 Qualitätswertungspunkte erzielbar): Max 25 Punkte: Konzept zur Projektabwicklung und Montage, Max 55 Punkte: Qualität der On-Board Systeme, Max 10 Punkte: Qualität des technischen Hintergrundsystems: Funktionsumfang, Ausgereiftheit und Usability, Max 10 Punkte: Konzept und Bedingungen der Systemwartung, Supportleistungen und Störungsbeseitigung. Der Bieter hat mit seinem Angebote verschiedene Konzepte und Erläuterungen einzureichen, die zusammen mit der Vorführung der Softwaresysteme die Grundlage der Bewertung bilden. Die Bewertung der angebotenen Leistungen wird wie in einem Schulnotensystem mit jeweils 0 bis 5, 0 bis 10 bzw. 0 bis 20 Punkten je Unterkriterium von einem Gremium der Vergabestelle vorgenommen, das aus Vertretern des Auftraggebers und Beratern des Auftraggebers besteht.
Category of award weight criterion: Weight (decimal, exact)
Award criterion number: 0,5
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Auf der Grundlage der eingereichten Angebote wird eine Rangfolge der Bieter anhand der veröffentlichten Wertungs- und Zuschlagskriterien gebildet. Der Preis ist dabei nicht das einzige Kriterium. Die Angebote werden nach der Einfachen Richtwertmethode bewertet. Bei der Einfachen Richtwertmethode wird das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl "Z" errechnet: Z = L (Leistung) / P (Gesamtangebotspreis als Wertungspreis).
Category of award weight criterion: Weight (decimal, exact)
Award criterion number: 0,5
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 28/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 26/06/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 08/06/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nachreichungen von Unterlagen auf Aufforderung der Auftraggeber sind zulässig.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen (der Bezirksregierung Münster)
Information about review deadlines: Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Nachprüfung zur Vergabekammer gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit -der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber den Auftraggebern nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; -Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber den Auftraggebern gerügt wurden; -Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber den Auftraggebern gerügt wurden; -mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Zweckverband Mobilität Ruhr-Lippe (ZRL)
Organisation receiving requests to participate: Zweckverband Mobilität Ruhr-Lippe (ZRL)
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Zweckverband Mobilität Ruhr-Lippe (ZRL)
Registration number: DEA5C
Postal address: Bahnhofstr. 48
Town: Unna
Postcode: 59423
Country subdivision (NUTS): Unna (DEA5C)
Country: Germany
Contact point: Vergabestelle ZRL
Telephone: +4917646106383
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Zweckverband Mobilität Münsterland (ZVM)
Registration number: DE124470663
Postal address: Schorlemerstraße 26
Town: Münster
Postcode: 48143
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: ZVM
Telephone: +49 251 4134 0
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0003
Official name: Zweckverband Personennahverkehrs Westfalen-Süd (ZWS)
Registration number: DEA5A
Postal address: Koblenzer Straße 73
Town: Siegen
Postcode: 57072
Country subdivision (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Country: Germany
Telephone: +49271 333-2429
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0004
Official name: Vergabekammer Westfalen (der Bezirksregierung Münster)
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: Bezirksregierung Münster
Telephone: +49 251 411 2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0005
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: f82d9542-5f0c-4402-a05c-6aadbe1a413a - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 08/05/2026 17:13:21 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 325290-2026
OJ S issue number: 91/2026
Publication date: 12/05/2026