5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72321000 Added-value database services
Additional classification (cpv): 72220000 Systems and technical consultancy services, 72221000 Business analysis consultancy services, 72222000 Information systems or technology strategic review and planning services, 72300000 Data services, 72319000 Data supply services, 72320000 Database services
5.1.2.
Place of performance
Anywhere
Additional information: Der Leistungsort für die Bereitstellung der Lizenzen ist remote. Vor-Ort-Termine zum Austausch mit IT-Experten des Concierge-Service des Auftragnehmers, finden am Firmensitz des Auftraggebers unter Absprache statt (Am Turm 42, 53721 Siegburg).
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 15/07/2026
Duration end date: 14/07/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Die Vereinbarung verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, soweit diese nicht spätestens sechs Monate vor Ablauf durch den Auftraggeber schriftlich gekündigt wird. Eine Vertragsverlängerung unter den genannten Bedingungen kann maximal zweimal erfolgen, womit die Vereinbarung spätestens am 14.07.2030 endet.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Aktueller Handelsregisterauszug (Ausländische Unternehmen haben eine vergleichbare Bescheinigung vorzulegen, sofern eine solche nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Niederlassungsstaates erteilt werden kann. Die Gleichwertigkeit ist vom Bieter/von der Bietergemeinschaft nachzuweisen.)
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wird eine Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestversicherungssummen gefordert. - Deckung für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall und -jahr: 5 Mio. EUR - Deckung für Vermögensschäden pro Versicherungsfall und -jahr: 5 Mio. EUR
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wird eine Eigenerklärung zum Mindestjahresumsatz bezogen auf die Leistungen im Bereich IT-Research & Advisory in Europa i. H. v. jeweils 1.500.000 EUR netto in den vergangenen drei Geschäftsfahren (2023, 2024, 2025) gefordert.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden Eigenerklärungen für maximal drei Referenzen über erbrachte Dienstleistungen im Bereich Research & Advisory mit jeweils einer Laufzeit von mindestens zwei Jahren in den Sektoren "öffentlicher Auftraggeber", "Automotive/Flottenmanagement" und "Bundeswehr/Verteidigung oder kritische Infrastruktur (KRITIS)", aus den letzten drei Jahren gefordert. Mit den Referenzen müssen mindestens zwei der genannten Sektoren abgedeckt werden, wobei eine Referenz auch mehrere Sektoren erfüllen kann. Sofern Referenzprojekte noch nicht abgeschlossen sind, so erfüllen sie die Mindestanforderung einer Laufzeit von zwei Jahren, wenn mindestens sechs Monate des Projektes abgeschlossen sind und die prognostizierte Laufzeit mindestens zwei Jahre beträgt.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Jahreslizenz Leitungsebene-Top-Management
Description: Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotsvergleichspreis (Pos. 1 - 1.3) erhält die maximale Punktzahl (8 Punkte). Die weiteren Angebote erhalten Punkte nach folgender Formel: (niedrigste Lizenzgebühr pro Jahr - Mittelwert / angebotene Lizenzgebühr - Mittelwert) * 8 Punkte
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 8
Criterion:
Type: Price
Name: Jahreslizenz Abteilungsleitung-Management
Description: Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotsvergleichspreis (Pos. 2 - 2.3) erhält die maximale Punktzahl (12 Punkte). Die weiteren Angebote erhalten Punkte nach folgender Formel: (niedrigste Lizenzgebühr pro Jahr - Mittelwert / angebotene Lizenzgebühr - Mittelwert) * 12 Punkte
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12
Criterion:
Type: Price
Name: Jahreslizenz Projektleitungsebene - technische Spezialisten
Description: Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotsvergleichspreis (Pos. 3 - 3.3) erhält die maximale Punktzahl (14 Punkte). Die weiteren Angebote erhalten Punkte nach folgender Formel: (niedrigste Lizenzgebühr pro Jahr - Mittelwert / angebotene Lizenzgebühr - Mittelwert) * 14 Punkte
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 14
Criterion:
Type: Quality
Name: Anzahl der spezifischen IT-Research Themenfelder für öffentliche Verwaltungen/öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Alter max. 3 Jahre)
Description: 50 - 149 Themenfelder - 2 Punkte // 150 - 299 Themenfelder - 4 Punkte // 300 - 599 Themenfelder - 6 Punkte // ab 600 Themenfelder - 8 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 8
Criterion:
Type: Quality
Name: Anzahl der spezifischen IT-Research Themenfelder im Bereich "Verteidigung und Rüstung" in Deutschland (Alter max. 3 Jahre)
Description: 50 - 149 Themenfelder - 2 Punkte // 150 - 299 Themenfelder - 4 Punkte // 300 - 599 Themenfelder - 6 Punkte // ab 600 Themenfelder - 8 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 8
Criterion:
Type: Quality
Name: Authentizität - herstellerunabhängige Beratung "Technologiesegment"
Description: Bereitstellung von herstellerunabhängigen Beratungsleistungen und einen Pool von mindestens 150.000 Studien sowie die Beobachtung von mindestens 1.000 Technologiesegmenten. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft über mehr Technologiesegmente verfügt, wird dies wie folgt bewertet: 1.001 - 2.499 Technologiesegmente - 2 Punkte // 2.500 - 3.999 Technologiesegmente - 4 Punkte // ab 4.000 Technologiesegmente - 8 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 8
Criterion:
Type: Quality
Name: Standorte/Niederlassungen in Deutschland
Description: 2 Standorte - 4 Punkte // 3 Standorte - 8 Punkte // ab 4 Standorte - 12 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 12
Criterion:
Type: Quality
Name: Kontakt zu den Analysten
Description: Für Rückfragen und inhaltliche Auseinandersetzungen zu den Studien, muss der Auftraggeber die Möglichkeit haben, mindestens mittelbar über den Concierge-Service Kontakt zu den Verfassern der Studien (Analysten) aufzunehmen. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft auch den unmittelbaren Kontakt zu den Analysten ermöglicht, wird dies mit 10 Punkten bewertet.
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Quality
Name: Anzahl IT-Research Analysten, die für den Bieter/die Bietergemeinschaft tätig sind
Description: Der Bieter/Die Bietergemeinschaft muss innerhalb der Konzernstruktur über einen Pool von mindestens 45 festangestellten Analysten verfügen, die den IT-Research fortlaufend aktuell halten. Ist der Bieter/die Bietergemeinschaft darüber hinaus in der Lage mehr Analysten aus der eigenen Konzernstruktur heraus zu stellen, wird dies wie folgt bewertet: 46 - 49 Analysten - 6 Punkte // 50 - 54 Analysten - 8 Punkte // 55 - 59 Analysten - 10 Punkte // ab 60 Analysten - 14 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 14
Criterion:
Type: Quality
Name: Anzahl der IT-Research Veranstaltungen pro Jahr
Description: unter 20 Veranstaltungen pro Jahr - 0 Punkte // 20 - 39 Veranstaltungen pro Jahr - 3 Punkte // 40 - 69 Veranstaltungen pro Jahr - 6 Punkte // ab 70 Veranstaltungen pro Jahr - 8 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 8
Criterion:
Type: Quality
Name: Netzwerk mit Fachkollegen
Description: Bereitstellung eines digitalen Forums von Fachkollegen "Peers", welches die nachfolgenden Anforderungen erfüllt: - in der Peer-Group agieren Moderatoren des Bieters zur Sicherung der Qualität // - verfügt über Gliederung in Themen // - Suchfunktion nach Rollen und Aufgaben im Unternehmen // - Suchfunktion nach Interessen (IT-Umfeld) // - Kommunikation innerhalb der Peer-Community mittels privater Nachrichten // wird nicht angeboten - 0 Punkte // wird angeboten - 11 Punkte
Category of award fixed criterion: Fixed value (per unit)
Award criterion number: 11
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 22/06/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Dokumente, Nachweise, Angaben und Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: siehe Vergabeunterlagen
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen. § 160 GWB lautet wie folgt: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: BwFuhrparkService GmbH
Organisation receiving requests to participate: BwFuhrparkService GmbH