1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Medizinischer Dienst Baden-Württemberg
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Description: Für die Facility-Management-Leistungen des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg soll ein CAFM-System eingeführt werden, das die effiziente Verwaltung und Steuerung aller relevanten Prozesse unterstützt. Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg betreibt rund 20 Standorte, die überwiegend als Mietobjekte genutzt werden und unterschiedliche Zuständigkeiten in der Bewirtschaftung aufweisen. Die Facility-Management-Leistungen werden zentral in der Hauptverwaltung durch ein Team von etwa zehn Mitarbeitenden erbracht. Zusätzlich sind je Standort verantwortliche Personen definiert, die standortbezogene Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg wahrnehmen. Ziel der Implementierung ist es, durch den Einsatz eines CAFM-Systems Transparenz, Prozesssicherheit und Effizienz in der Bewirtschaftung der Liegenschaften zu erhöhen und eine zukunftsfähige digitale Plattform für das Facility Management bereitzustellen.
Procedure identifier: 385a549b-5116-4147-99e5-5d3a61ec90f7
Internal identifier: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48421000 Facilities management software package
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package, 48219300 Administration software package, 48331000 Project management software package, 48420000 Facilities management software package and software package suite, 48422000 Software package suites, 48517000 IT software package, 48519000 Memory-management software package, 48780000 System, storage and content management software package, 48783000 Content management software package, 50324100 System maintenance services, 72200000 Software programming and consultancy services, 72224000 Project management consultancy services, 72224100 System implementation planning services, 72227000 Software integration consultancy services, 72240000 Systems analysis and programming services, 72260000 Software-related services, 72263000 Software implementation services, 72266000 Software consultancy services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72267100 Maintenance of information technology software, 72268000 Software supply services, 72600000 Computer support and consultancy services, 79632000 Personnel-training services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: Hinweispflicht der Bewerber: Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung eines Bewerbers Unklarheiten enthalten, hat er den Auftraggeber spätestens bis zum Ablauf der Frist für Bewerberfragen darauf hinzuweisen. Die diesbezügliche Frist ergibt sich aus der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption:
Fraud:
Money laundering or terrorist financing:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Grave professional misconduct:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Business activities are suspended:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Description: Für die Facility-Management-Leistungen des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg soll ein CAFM-System eingeführt werden, das die effiziente Verwaltung und Steuerung aller relevanten Prozesse unterstützt. Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg betreibt rund 20 Standorte, die überwiegend als Mietobjekte genutzt werden und unterschiedliche Zuständigkeiten in der Bewirtschaftung aufweisen. Die Facility-Management-Leistungen werden zentral in der Hauptverwaltung durch ein Team von etwa zehn Mitarbeitenden erbracht. Zusätzlich sind je Standort verantwortliche Personen definiert, die standortbezogene Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg wahrnehmen. Ziel der Implementierung ist es, durch den Einsatz eines CAFM-Systems Transparenz, Prozesssicherheit und Effizienz in der Bewirtschaftung der Liegenschaften zu erhöhen und eine zukunftsfähige digitale Plattform für das Facility Management bereitzustellen. Mit der Implementierung des CAFM-Systems sollen die derzeit unterschiedlichen Informationsquellen (z. B. unterschiedlichen Excel-Tabellen und Systemen) zusammengeführt und die Informationsqualität sowie -quantität durch definierte Datenmodelle vereinheitlicht werden. Die daraus entstehende konsistente Datenbasis liefert den Entscheidungsträgern künftig rechtssichere, aktuelle, vollständige und korrekte Informationen. Dies geht einher mit der Transformation von analogen zu digitalen Prozessen. Bestehende Prozesse sollen im Rahmen der Implementierung überprüft und weitestgehend an marktübliche Standards angepasst werden, mit dem Ziel einer Effizienzsteigerung.
Internal identifier: 0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48421000 Facilities management software package
Additional classification (cpv): 48331000 Project management software package, 48219300 Administration software package, 48420000 Facilities management software package and software package suite, 48422000 Software package suites, 48517000 IT software package, 50324100 System maintenance services, 48783000 Content management software package, 48780000 System, storage and content management software package, 72200000 Software programming and consultancy services, 72227000 Software integration consultancy services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72260000 Software-related services, 72267100 Maintenance of information technology software, 48519000 Memory-management software package, 48100000 Industry specific software package, 72266000 Software consultancy services, 72268000 Software supply services, 72600000 Computer support and consultancy services, 72240000 Systems analysis and programming services, 79632000 Personnel-training services, 72224000 Project management consultancy services, 72224100 System implementation planning services, 72263000 Software implementation services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 60 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag zweimal um jeweils 24 Monate zu verlängern. Die Verlängerungsoption steht ausschließlich dem Auftraggeber zu. Der Auftragnehmer hat auch keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die Verlängerungsoption ausübt.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Der Bewerber hat zu erklären, ob er in einem Berufs-/Handelsregister eingetragen ist. Falls ein Bewerber nicht zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister verpflichtet ist, hat der Bewerber zu erklären, ob er auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen kann. Falls der Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat der Bewerber zur Bestätigung seiner Angaben auf gesondertes Verlangen vorzulegen: Gewerbeanmeldung, Berufs-/Handelsregisterauszug, Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Bewerber hat zu erklären, dass er im Auftragsfall über eine Berufshaft- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden in Höhe von mindestens 1.500.000,00 € und für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) in Höhe von mindestens 500.000,00 € verfügen wird. Falls der Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat der Bewerber (1.) einen entsprechenden Versicherungsnachweis oder (2.) eine unwiderrufliche Deckungszusage des Versicherers oder eines Versicherungsmaklers auf gesondertes Verlangen einreichen. Ergänzend wird klargestellt, dass auch eine Versicherung in einer anderen Währung akzeptiert wird, sofern die Versicherungsbeträge den geforderten Beträgen entsprechen.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Der Bewerber hat seinen Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren anzugeben. Der Mindestjahresumsatz beträgt dabei EUR 500.000,00 (netto). Falls der Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat der Bewerber eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen auf gesondertes Verlangen vorzulegen.
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Der Bewerber hat seinen Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software) anzugeben. Der Mindestjahresumsatz beträgt dabei EUR 500.000,00 (netto). Falls der Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat der Bewerber eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen auf gesondertes Verlangen vorzulegen.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Der Bewerber hat Angaben zu geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten Leistungen zu machen. Aus den Angaben muss sich eine Beschreibung der Leistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers (einschließlich Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) für eine mögliche Überprüfung) ergeben. Aus den Referenzangaben muss sich ferner ergeben, dass bei der jeweiligen Referenz die Mindestanforderungen für ein Referenzprojekt erfüllt sind. Damit eine Referenz als vergleichbar gilt (Mindestanforderung), muss die implementierte Software die Bereiche „Flachenmanagement“, „Instandhaltungsmanagement“, „Stör- und Auftragsmanagement/Ticketing“ sowie „Inventarmanagement/Lagerverwaltung“ betroffen haben. Dabei müssen mindestens drei vergleichbare Referenzen genannt werden (Mindestanforderung). Falls ein Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat der Bewerber auf gesondertes Verlangen für die genannten Leistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen. Für die Berechnung der letzten drei Jahre ist der Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung maßgeblich, mit der das Vergabeverfahren eingeleitet wurde.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Der Bewerber hat zu erklären, dass bei ihm in den letzten drei Jahren die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den Bereichen „Softwareentwicklung“, „Customizing“, „Implementierung“ und „Projektleitung für Implementierungen“ oberhalb der Zahl 10 lag (Mindestanforderung). Falls der Teilnahmeantrag eines Bewerbers in die engere Wahl kommt, hat er auf gesondertes Verlangen entsprechende Nachweise vorzulegen. Für die Berechnung der letzten drei Jahre ist der Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung maßgeblich, mit der das Vergabeverfahren eingeleitet wurde.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Justification for not indicating the weighting of the award criteria: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 03/07/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 19/06/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei. Sofern vergaberechtlich die Möglichkeit besteht, Nachweise und Erklärungen nachzufordern, wird der Auftraggeber diesbezüglich sein Ermessen ausüben.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg
Information about review deadlines: Es wird auf die Fristen in § 160 Abs. 3 GWB im Hinblick auf einen etwaigen Nachprüfungsantrag hingewiesen. Dort heißt es wörtlich: "Der Antrag ist unzulässig, soweit (1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, (2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Medizinischer Dienst Baden-Württemberg
Organisation receiving requests to participate: Medizinischer Dienst Baden-Württemberg
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Medizinischer Dienst Baden-Württemberg
Registration number: 10409
Postal address: Ahornweg 2
Town: Lahr
Postcode: 77933
Country subdivision (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Country: Germany
Telephone: +49 78219381117
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registration number: 692b71bc-f70d-4f48-8763-739589884f8a
Postal address: Kapellenstraße 17
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Telephone: +49 7219268730
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 385a549b-5116-4147-99e5-5d3a61ec90f7 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 19/05/2026 23:40:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 347446-2026
OJ S issue number: 97/2026
Publication date: 21/05/2026