1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: EPFL - Service des Achats
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Faculty Retreat@EPFL
Description: Le présent marché porte sur la sélection d’un lieu en Suisse destiné à accueillir la Faculty Retreat de l’EPFL, un événement institutionnel réunissant jusqu’à 250 participantes et participants (professeur·es, MER et cadres académiques). Le marché comprend la mise à disposition d’infrastructures adaptées pour une conférence plénière et des ateliers parallèles sur deux jours consécutifs, ainsi que les prestations d’accueil, de restauration, d’hébergement et d’accompagnement logistique nécessaires à l’événement. Un événement préparatoire (ANP) réunissant environ 50 personnes est organisé la veille du premier jour ; l’hébergement de ces participantes et participants doit être assuré sur le site principal. L’EPFL souhaite établir une collaboration pluriannuelle avec un même lieu afin de garantir une continuité organisationnelle et une qualité constante de l’événement. La Faculty Retreat se déroule chaque année entre la fin des vacances scolaires vaudoises et le début de l’année académique de l’EPFL.
Procedure identifier: d75b5e8e-0707-4e90-baf4-f7aeaf6710e7
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55100000 Hotel services
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Faculty Retreat@EPFL
Description: Le présent marché porte sur la sélection d’un lieu en Suisse destiné à accueillir la Faculty Retreat de l’EPFL, un événement institutionnel réunissant jusqu’à 250 participantes et participants (professeur·es, MER et cadres académiques). Le marché comprend la mise à disposition d’infrastructures adaptées pour une conférence plénière et des ateliers parallèles sur deux jours consécutifs, ainsi que les prestations d’accueil, de restauration, d’hébergement et d’accompagnement logistique nécessaires à l’événement. Un événement préparatoire (ANP) réunissant environ 50 personnes est organisé la veille du premier jour ; l’hébergement de ces participantes et participants doit être assuré sur le site principal. L’EPFL souhaite établir une collaboration pluriannuelle avec un même lieu afin de garantir une continuité organisationnelle et une qualité constante de l’événement. La Faculty Retreat se déroule chaque année entre la fin des vacances scolaires vaudoises et le début de l’année académique de l’EPFL.
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55100000 Hotel services
Options:
Description of the options: Le soumissionnaire doit inclure dans la feuille de prix annexe 02 Fichier de réponse.xlsx les prestations optionnelles proposées en lien avec le présent marché. Ces options devront être détaillées distinctement dans la feuille de prix.
5.1.2.
Place of performance
Country: Switzerland
Anywhere in the given country
Additional information: Le lieu principal d’exécution correspondra au site (lieu de conférence et d’hébergement) pro-posé par le soumissionnaire adjudicataire et retenu par l’EPFL dans le cadre du présent appel d’offres. Le lieu devra impérativement se situer en Suisse.
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/10/2026
Duration end date: 30/09/2027
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Ce contrat peut être prolongé tous les ans sur une durée maximum de 4 ans.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not yet known
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: Critères d’adjudication
Description of the method to be used if weighting cannot be expressed by criteria: Les critères d’adjudication sont définis dans les documents.
5.1.11.
Procurement documents
Access to certain procurement documents is restricted
Ad hoc communication channel:
Name: Simap.ch
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: French, English
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 29/06/2026 16:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 180 Days
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: Not yet known
Conditions relating to the performance of the contract: Plus d’informations dans la publication officielle sur simap.ch
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Plus d’informations dans la publication officielle sur simap.ch
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Tribunal administratif fédéral
Information about review deadlines: Voies de droit Conformément à l'art. 56, al. 1, de la loi fédérale sur les marchés publics (LMP), la présente décision peut être attaquée, dans un délai de 20 jours à compter de sa notification, auprès du Tribunal administratif fédéral, case postale, 9023 Saint-Gall. Présenté en deux exemplaires, le mémoire de recours doit indiquer les conclusions, les motifs et les moyens de preuve et porter la signature de la partie recourante ou de son représentant ; y seront jointes une copie de la présente décision et les pièces invoquées comme moyens de preuve, lorsqu'elles sont disponibles. Conformément à l'art. 56, al. 2, LMP, les dispositions de la Loi fédérale sur la procédure administrative (PA) relatives à la suspension des délais ne s'appliquent pas.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: EPFL - Service des Achats
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: EPFL - Service des Achats
Registration number: 625062c1-e29c-4ca2-b516-bf8cbdbb2387
Postal address: BI A0 528 / Station 7
Town: Lausanne
Postcode: 1015
Country subdivision (NUTS): Vaud (CH011)
Country: Switzerland
Telephone: +41216936055
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Tribunal administratif fédéral
Registration number: BVGER
Postal address: Postfach
Town: St. Gallen
Postcode: 9023
Country subdivision (NUTS): St. Gallen (CH055)
Country: Switzerland
Telephone: +41584652626
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Simap.ch
Registration number: CH001
Postal address: Holzikofenweg 36
Town: Bern
Postcode: 3003
Country subdivision (NUTS): Bern / Berne (CH021)
Country: Switzerland
Telephone: +41584646388
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: ef0ec54e-8543-4531-9ee1-e929532ddac3 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 20/05/2026 02:25:56 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: French
Notice publication number: 348066-2026
OJ S issue number: 97/2026
Publication date: 21/05/2026