2025-01-15+01:0000:00:00+01:004421199.00RES-00016523818.472915680.50selec-wTEN-0001tenders3part-req3CON-0001LOT-0001TEN-0001false4421199.00nofalsefalseTPA-0001LOT-0001ACERTA SOCIAAL SECRETARIAAT - ACERTA SECRETARIAT SOCIAL - ACERTA SOZIALSEKRETARIATCON-00012024-12-27+01:00Fourniture, mise en place et maintenance d’une solution de gestion intégrée des ressources humaines et de pointageORG-00016649-9983TEN-0001TPA-0001ORG-0006ORG-0007ORG-0006ORG-0008ORG-000629http://www.cpascharleroi.be/ORG-0001CPAS de CharleroiBoulevard Joseph II, 13Charleroi6000BE32BBELCPASAlice BoulangerResponsable du Service Achats+32 71263069+32 71233246alice.boulanger@cpascharleroi.behttp://www.cpascharleroi.be/ORG-0002Service AchatsBoulevard Joseph II, 13Charleroi6000BE32BBELACHSandrine GillesGestionnaire Marchés publics+32 71263100+32 71233050sandrine.gilles@cpascharleroi.behttp://www.raadvst-consetat.be/ORG-0003Conseil d'EtatRue de la Science, 33Bruxelles1040BE100BELBE 0931.814.266 +32 22349611info@conseildetat.beORG-00043P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0005FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.beORG-0006ACERTA SOCIAAL SECRETARIAAT - ACERTA SECRETARIAT SOCIAL - ACERTA SOZIALSEKRETARIATEsplanade 1-65LAEKEN1020BE100BELBE 0473329910+32 475907829angelo.montesi@acerta.behttp://www.lisam.be/ORG-0007LISAM SYSTEMS SABoulevard de La Sennette 42AECAUSSINES7190BE32CBELBE 0466618795Marc VAN DER VEKEN+32 67490003+32 67490211marc.vanderveken@lisam.comORG-0008HRWEB SOLUTIONS BVBALozenberg 1Sint-Stevens-Woluwe1932BE241BELBE 0807855293+32 23181288info@mpleo.com00035894-202512/20252025-01-17+01:002.3eforms-sdk-1.1015f27024-a660-4bba-9a86-c29863939106f416338c-5b61-4ebe-a9e6-60c9483f2f792025-01-15+01:0000:00:00+01:00012025-01-17+01:0032014L0024can-standardFRAhttps://www.publicprocurement.belasoc-proORG-0001ted-esenORG-0005serv-provORG-0004openPPP0G9-4422/5031/2024-ACH0007Fourniture, mise en place et maintenance d’une solution de gestion intégrée des ressources humaines et de pointageLe CPAS de Charleroi compte plus de 2.700 travailleurs répartis sur environ 50 sites localisés sur l’ensemble du territoire de Charleroi. Ses actions sont réparties par secteur d’activité, à savoir aide sociale, action collective, accueil et hébergement des aînés, aide et soins à domicile, prévention santé mentale et urgence sociale, auxquels s’ajoutent les services généraux administratifs. Selon le secteur auquel ils appartiennent, les travailleurs du CPAS sont soumis à des régimes de travail et pécuniaires différents : - des travailleurs sont soumis à un régime de 38h/semaine, d’autres à 39h/semaine ; - des régimes barémiques différents sont applicables avec nécessité d’articulations entre les deux (RGB et IFIC) ; - certains services fonctionnent 7j/7 24h/24 (Maison de repos, abris de nuit…) ; - des secteurs fonctionnent avec des horaires fixes et d’autres avec des horaires variables ; - la dotation des congés varie selon le secteur ; - certains travailleurs perçoivent des chèques-repas, d’autres ont une prime de fin d’année ; - des sursalaires pour prestations de nuit, week-end ou prestations extraordinaires doivent pouvoir être calculés - ... Le présent marché vise à la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion des ressources humaines (hard et soft RH) apte à répondre aux exigences et aux spécificités de la gestion administrative et pécuniaire propres à la fonction publique locale. Cet outil doit donc disposer de différents modules permettant la gestion intégrée de la paie, de l’administration du personnel, du temps de travail et des horaires sur base d’un système de pointage, des référentiels de compétences et descriptions de fonctions, des recrutements, des évaluations sur base du modèle applicable dans les administrations locales, des formations du personnel, du cadre et enfin de l’organigramme. Plus concrètement, sont attendus : - Gestion de la paie : o Calcul : projection, réel, simulation ; o Corrections/régularisations automatiques/individuelles, mesures rétroactives ; o Contrôles avant et après paie ; o DIMONA, DRS (C4, C131A, C131B, PTP/ACTIVA, documents divers mutuelle…) ; o Déclaration DMFA FULL SERVICE ; o Déclarations fiscales (274, BOW) ; o Documents (fiches de paie, fiches individuelles, 281, attestations…) ; o Gestion des indus, saisies, cessions, pensions alimentaires ; o Injection comptable ; o … - Gestion administrative du personnel : signalétique, dossiers, structuration, personnes physiques, identifications, contacts, études, relations, présences/absences, moyens de paiement, personnes morales (dénominations, id BCE, etc.), référentiels (échelles, services, imputations, pays...) ; - Gestion du temps de travail et des horaires : présences, congés, absences… ; - Gestion des pointages : système d’enregistrement des temps de présence via des terminaux et potentiellement, pour le futur , la solution doit pouvoir être compatible avec d’autres modalités de pointage tels que smartphone/PC et avec un système d’accès aux bâtiments ; - Gestion automatisée de la législation belge et des statuts administratifs du CPAS de Charleroi ; - Gestion budgétaire et projections sur plusieurs années ; - Gestion du cadre organique ; - Gestion de l’organigramme ; - Gestion des recrutements ; - Gestion des référentiels de compétences et descriptions de fonctions ; - Gestion des évaluations ; - Gestion des formations du personnel du CPAS. Ces différents modules doivent être interconnectés et permettre une gestion dynamique des carrières. Ils doivent également permettre de sortir des données statistiques (compatibilité au format Microsoft Office) et tableaux de bord (nombre de travailleurs total/par statut/par secteur/par contrat/par subside/par taux d’occupation, absentéisme/Bradford, jours ONSS …) sur base de paramétrages personnalisés en fonction des besoins. Enfin, la solution devra impérativement être compatible avec la solution comptable du CPAS. L’outil actuel est PEGASE fourni par la société CIVADIS. Code CPV principal : 48450000-7 Lieu de livraison : Service du personnel, Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi. supplies48450000LOT-0001no-eu-fundspoi-exa80qualityEtendue et pertinence des fonctionnalités et de la qualité technique de la solution proposéeL'analyse de ce critère sera réalisée sur base des sous-critères suivants : - Obligations légales (en cas de modifications règlementaires, quid des modalités d’informations des utilisateurs : champs et/ou alarmes, quid de l’intégration des modifications règlementaires dans la solution, possibilité de veille législative...) - Solution permettant une gestion intégrée - Module Paie - Module Pointage/horaire - Module Recrutement - Module Evaluation - Module Formation - Module Descriptions de fonctions et référentiel de compétences - Module Cadre et organigramme - Module Budget - Module Statistiques (possibilité de générer des listings, de les exporter et de les exploiter sous des formats compatibles avec les suites Office et en PDF) - Ergonomie (intuitivité, rapidité, facilité de navigation et de recherche, simplicité d’utilisation dans le travail quotidien des utilisateurs, …). A cette fin, le soumissionnaire devra remettre une note technique expliquant les diverses fonctionnalités et performances de la solution (cf. sous-critères ci-dessus) et réaliser une démonstration (cf. point III.6). Le pouvoir adjudicateur informe le soumissionnaire que ces informations doivent être regroupées en un document clairement identifié comme se rapportant à ce critère. Les informations disparates et dispersées dans le corps de l’offre ne seront pas prises en compte dans l’analyse de ce critère. Ces éléments seront également appréciés lors de la démonstration de la solution. Un jury, composé à minima de membres des services GRH, Achats, Finances et Informatique du pouvoir adjudicateur, évaluera l'étendue et la pertinence des fonctionnalités et la qualité technique de la solution proposée par rapport aux besoins et aux exigences du pouvoir adjudicateur.poi-exa50costPrixRègle de trois; Score offre = (prix de l’offre la plus basse / prix de l’offre) * pondération du critère prix Il sera tenu compte du coût global pour le pouvoir adjudicateur : inventaire de prix + tout autre coût indispensable au bon fonctionnement de la solution révélé par l’offre. poi-exa30qualityEtendue et pertinence de la maintenance, du support et de l'accompagnement proposésL'analyse de ce critère sera réalisée sur base des sous-critères suivants: - la maintenance évolutive et corrective (quel mode opératoire, quid des délais et des modalités de réaction à préciser en heures ouvrables, quels interlocuteurs, … ), - le support (quelle définition de ce service, quel mode opératoire, quid des interventions, quid des délais et des modalités de réaction à préciser en heures ouvrables, quels interlocuteurs, quid de la facturation des frais, quid des outils utilisés et des frais inhérents à ceux-ci … ), - l'accompagnement et le suivi (quid des réunions, des interlocuteurs (personne de contact unique ou call center), autres éléments assurant un suivi de qualité). Par exemple, si le pouvoir adjudicateur est confronté à un problème bloquant dans son processus de calcul de la paie (prime, traitement, chèques-repas, problèmes de liaison entre la solution de paie et la solution de relevé de prestations, problèmes de liaison entre la solution de paie et la comptabilité, …) nécessitant l’intervention du soumissionnaire, quelles sont les modalités de contact, les moyens mis en place, les délais de réaction,… A cette fin, le soumissionnaire devra remettre une note expliquant en détail le contenu de la maintenance, du support et de l’accompagnement proposé. Le pouvoir adjudicateur informe le soumissionnaire que ces informations doivent être regroupées en un document clairement identifié comme se rapportant à ce critère. Les informations disparates et dispersées dans le corps de l’offre ne seront pas prises en compte dans l’analyse de ce critère. Un jury, composé à minima de membres des services GRH, Achats, Finances et Informatique du pouvoir adjudicateur, évaluera l'étendue et la pertinence de la maintenance, du support et de l’accompagnement proposé par rapport aux besoins et aux exigences du pouvoir adjudicateur.poi-exa20qualityPertinence du plan de mise en oeuvre et du plan de formationL'analyse de ce critère portera sur la phase d’implémentation et de configuration de la solution afin d’obtenir un recours effectif à la solution dans les délais imposés et l’analyse portera notamment sur les sous-critères suivants : - l’organisation, - le planning, - le plan de formation. A cette fin, le soumissionnaire est invité à nous remettre une note expliquant la phase d’implémentation et de configuration proposée afin d’obtenir un recours effectif à la solution dans les délais imposés. Dans cette note, il détaillera donc l’organisation, le planning et le plan de formation qu’il propose. Le pouvoir adjudicateur informe le soumissionnaire que ces informations doivent être regroupées en un document clairement identifié comme se rapportant à ce critère. Les informations disparates et dispersées dans le corps de l’offre ne seront pas prises en compte dans l’analyse de ce critère. Un jury, composé à minima de membres des services GRH, Achats, Finances et Informatique du pouvoir adjudicateur, évaluera la pertinence de la mise en œuvre effective de la solution et de la formation à son utilisation par rapport aux besoins et aux exigences du pouvoir adjudicateur.poi-exa20qualitySolutions supplémentaires apportées et leur pertinenceL'analyse de ce critère sera réalisée sur base des solutions supplémentaires proposées par le soumissionnaire par rapport aux attendus minimaux énoncés dans le cahier des charges (entre autres, des modules et des fonctionnalités supplémentaires permettant de faciliter la gestion RH, des solutions de pointage évolutives ou innovantes, une reprise de données plus étendue, etc. ) Le soumissionnaire précisera également si des évolutions de la solution sont prévues et les délais de mise en œuvre. A cette fin, le soumissionnaire devra remettre une note présentant les diverses solutions supplémentaires (et leurs fonctionnalités, performances et éventuellement leur coût). Ces coûts seront mentionnés à titre indicatif pour le pouvoir adjudicateur et ne seront pas pris en compte pour le calcul du score du critère 2 ‘Prix’. Le pouvoir adjudicateur informe le soumissionnaire que ces informations doivent être regroupées en un document clairement identifié comme se rapportant à ce critère. Les informations disparates et dispersées dans le corps de l’offre ne seront pas prises en compte dans l’analyse de ce critère. Un jury, composé a minima de membres des services GRH, Achats, Finances et Informatique du pouvoir adjudicateur, évaluera l'étendue et la pertinence des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux besoins et aux exigences du pouvoir adjudicateur.ORG-0002ORG-0003truefalsenonenone2024-ACH0007_1Fourniture, mise en place et maintenance d’une solution de gestion intégrée des ressources humaines et de pointageLe CPAS de Charleroi compte plus de 2.700 travailleurs répartis sur environ 52 sites localisés sur l’ensemble du territoire de Charleroi. Ses actions sont réparties par secteur d’activité, à savoir aide sociale, action collective, accueil et hébergement des aînés, aide et soins à domicile, prévention santé mentale et urgence sociale, auxquels s’ajoutent les services généraux administratifs. Selon le secteur auquel ils appartiennent, les travailleurs du CPAS sont soumis à des régimes de travail et pécuniaires différents : - des travailleurs sont soumis à un régime de 38h/semaine, d’autres à 39h/semaine ; - des régimes barémiques différents sont applicables avec nécessité d’articulations entre les deux (RGB et IFIC) ; - certains services fonctionnent 7j/7 24h/24 (Maison de repos, abris de nuit…) ; - des secteurs fonctionnent avec des horaires fixes et d’autres avec des horaires variables ; - la dotation des congés varie selon le secteur ; - certains travailleurs perçoivent des chèques-repas, d’autres ont une prime de fin d’année ; - des sursalaires pour prestations de nuit, week-end ou prestations extraordinaires doivent pouvoir être calculés - ... Le présent marché vise à la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion des ressources humaines (hard et soft RH) apte à répondre aux exigences et aux spécificités de la gestion administrative et pécuniaire propres à la fonction publique locale. Cet outil doit donc disposer de différents modules permettant la gestion intégrée de la paie, de l’administration du personnel, du temps de travail et des horaires sur base d’un système de pointage, des référentiels de compétences et descriptions de fonctions, des recrutements, des évaluations sur base du modèle applicable dans les administrations locales, des formations du personnel, du cadre et enfin de l’organigramme. Plus concrètement, sont attendus : - Gestion de la paie : o Calcul : projection, réel, simulation ; o Corrections/régularisations automatiques/individuelles, mesures rétroactives ; o Contrôles avant et après paie ; o DIMONA, DRS (C4, C131A, C131B, PTP/ACTIVA, documents divers mutuelle…) ; o Déclaration DMFA FULL SERVICE ; o Déclarations fiscales (274, BOW) ; o Documents (fiches de paie, fiches individuelles, 281, attestations…) ; o Gestion des indus, saisies, cessions, pensions alimentaires ; o … - Gestion administrative du personnel : signalétique, dossiers, structuration, personnes physiques, identifications, contacts, études, relations, présences/absences, moyens de paiement, personnes morales (dénominations, id BCE, etc.), référentiels (échelles, services, imputations, pays...) ; - Gestion du temps de travail et des horaires : présences, congés, absences… ; - Gestion des pointages : système d’enregistrement des temps de présence via des terminaux et potentiellement, pour le futur , d’autres outils tels que smartphone/PC et système d’accès aux bâtiments ; - Gestion automatisée de la législation belge et des statuts administratifs du CPAS de Charleroi ; - Gestion budgétaire et projections sur plusieurs années ; - Gestion du cadre organique ; - Gestion de l’organigramme ; - Gestion des recrutements ; - Gestion des référentiels de compétences et descriptions de fonctions ; - Gestion des évaluations ; - Gestion des formations du personnel du CPAS. Ces différents modules doivent être interconnectés et permettre une gestion dynamique des carrières. Ils doivent également permettre de sortir des données statistiques (compatibilité au format Suite Office) et tableaux de bord (nombre de travailleurs total/par statut/par secteur/par contrat/par subside/par taux d’occupation, absentéisme/Bradford, jours ONSS …) sur base de paramétrages personnalisés en fonction des besoins. Enfin, la solution devra impérativement être compatible avec la solution comptable du CPAS. L’outil actuel est PEGASE fourni par la société CIVADIS.supplies4842200048450000Service du personnelBoulevard Joseph II, 13Charleroi6000BE32BBEL2025-12-01+01:0000:00:00+01:002031-12-31+01:0000:00:00+01:002Le marché comporte deux reconductions. Le marché initial sera reconductible tacitement au maximum pour 2 périodes successives de 24 mois (soit 121 mois au maximum au total).0001-01-01+01:00