1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Beschaffung einer Personalmanagementsoftware (HR-Software)
Description: Die Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR (im Folgenden Kreismäuse AöR) ist eine moderne und innovative Trägerin von insgesamt 45 Kindertageseinrichtungen im Kreis Düren. In diesen Einrichtungen werden über 2.800 Kinder betreut, begleitet und gefördert. Mit nahezu 900 Beschäftigten in verschiedenen Betriebsstätten wird großer Wert auf hohe Qualitätsstandards und die bestmöglichen individuellen Bildungschancen im Rahmen der Förderung und Entwicklung der Kinder gelegt. Die Kreismäuse AöR beabsichtigt die Beschaffung einer Personalmanagementsoftware (im im Folgenden HR-Software), die den besonderen Anforderungen eines Trägers im öffentlichen Dienst gerecht wird. Der Gegenstand der Ausschreibung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie dem Leistungsverzeichnis (Anlage 2).
Procedure identifier: 0dd85b63-218a-4484-9349-fa1a604b2212
Internal identifier: 01/2026
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Bismarckstr. 16
Town: Düren
Postcode: 52351
Country subdivision (NUTS): Düren (DEA26)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXQ1YDVYWZY# Für Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Nachunternehmer gelten die nachfolgenden Regelungen zum Nachweis der Eignung: Beschreibung: Bietergemeinschaften: Bei der Beteiligung von Bietergemeinschaften haben diese mit ihrem Angebot eine Aufstellung der Mitglieder der Bietergemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen, dass der bevollmächtigte Vertreter alle weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft vertritt und alle Mitglieder bei der Auftragsausführung als Gesamtschuldner haften. Hierfür soll das beigefügte Formblatt für Bietergemeinschaften (Anlage 4) verwendet werden. Die Erklärungen und Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Die Auftraggeberin behält sich vor, gegebenenfalls Fremdnachweise für die geforderten Eigenerklärungen nachzufordern, um die Eigenerklärungen zu verifizieren. Eignungsleihe: Der Bewerber bzw. die Bietergemeinschaft kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er bzw. sie nachweist, dass ihm bzw. ihr die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Hierzu ist dieses bzw. sind diese anderen Unternehmen unter Verwendung des Formblatts Eignungsleihe (Anlage 6) zu benennen und die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (Anlage 6a) mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Zudem sind für das bzw. die eignungsleihenden Unternehmen die genannten Eignungsnachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die unter wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit bezeichneten Unterlagen hat der Bewerber- bzw. die Bietergemeinschaft im Falle der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber bzw. die Bietergemeinschaft auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit beruft. Nachunternehmer: Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bietergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen und will der Bewerber bzw. die Bietergemeinschaft sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit berufen, sind die Vorgaben der Eignungsleihe zu beachten. Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bietergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen, ohne sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit zu berufen, müssen die Teile des Auftrags, die im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben werden, im Formblatt bei Einbeziehung von Unterauftragnehmern (Anlage 5) angegeben werden. Soweit zumutbar, sind in Anlage 5 zum Teilnahmeantrag die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und Anlage 5a zum Teilnahmeantrag mit dem Teilnahmeantrag abzugeben. Sofern die Nachunternehmer nicht benannt wurden, kann die Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, unter Verwendung der Anlage 5 zum Teilnahmeantrag die Unterauftragnehmer zu benennen und, unter Verwendung der Anlage 5a zum Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass die ihnen erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Participation in a criminal organisation: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Money laundering or terrorist financing: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Fraud: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Corruption: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Breaching obligation relating to payment of taxes: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Breaching of obligations in the fields of social law: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Breaching of obligations in the fields of labour law: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Insolvency: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Assets being administered by liquidator: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Business activities are suspended: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Grave professional misconduct: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Für die vorstehende Erklärung ist die Eigenerklärung im Formblatt "Teilnahmeantrag" zu verwenden.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Beschaffung einer Personalmanagementsoftware (HR-Software)
Description: Ziel ist es, eine geeignete, zukunftsorientierte und vollumfängliche Personalmanagementsoftware (im Weiteren: HR-Software) zu finden, die den besonderen Anforderungen eines Trägers im öffentlichen Dienst gerecht wird. Die Lösung soll eine einheitliche Plattform bieten, die unsere Personalprozesse effizient unterstützt, digitale Transparenz schafft und langfristig erweiterbar ist. Wesentliche Anforderungen dabei sind: - Flexible Modularität und Skalierbarkeit: Die Software soll flexibel modular aufgebaut sein und die Möglichkeit bieten, einzelne Komponenten - wie zum Beispiel die Lohnabrechnung - termingerecht zu integrieren. Eine spätere Erweiterung um zusätzliche Funktionen muss problemlos möglich sein. - Integration in den öffentlichen Dienst und bestehende Systeme: Die Lösung muss die Abbildung und Pflege verschiedener Tarife des TVöD gewährleisten sowie eine nahtlose Anbindung an bestehende Verwaltungs- und Abrechnungssysteme sicherstellen. - Mitarbeiterportal/Self-Service: Ein intuitives Mitarbeiterportal mit Self-Service-Funktionen soll Transparenz für die Mitarbeitenden schaffen und Verwaltungsprozesse deutlich verkürzen. Dazu zählen beispielsweise die Einsicht in persönliche Daten, selbstständige Urlaubsanträge oder die digitale Dokumentenverwaltung. - Umfangreiche Funktionen für das Personalmanagement: Die Software soll umfassende Module für Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Dienstplanung, Bewerbermanagement, digitale Personalakte sowie eine Wiedervorlagefunktionen bieten. Integrierte Funktionen zu weiteren Bereichen wie zur Fahrtkostenabrechnung, zum Fortbildungsmanagement oder zum Gesundheitsmanagement können abgedeckt werden. - Datenschutz und IT-Sicherheit: Die höchsten Standards in Datenschutz und IT-Sicherheit nach den Vorgaben der DSGVO müssen eingehalten werden. Zudem ist eine regelmäßige Aktualisierung und Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Die Software sollte auch über Berechtigungsstrukturen und Audit-Funktionen verfügen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten. - Benutzerfreundlichkeit und Support: Die Lösung soll eine hohe Nutzerfreundlichkeit bieten, um die Akzeptanz bei Mitarbeitenden zu fördern. Ein professioneller Support sowie Schulungsangebote für Administratoren und Anwender sind essenziell. - Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit: Die Software soll regelmäßig weiterentwickelt werden und auf technologische Veränderungen reagieren können.
Internal identifier: 01/2026
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Bismarckstr. 16
Town: Düren
Postcode: 52351
Country subdivision (NUTS): Düren (DEA26)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Request to participate requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Ein aktueller Handelsregisterauszug oder Registerauszug gleichwertiger Art, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate ist.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Ein aktueller Versicherungsnachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate ist. Mindestbedingungen: Die Deckungssummen der Versicherungen müssen sich mindestens auf folgende Beträge je Versicherungsjahr zweifach maximiert belaufen: - Personenschäden: EUR 5.000.000,00 - Sach- und Vermögensschäden: EUR 3.000.000,00 Falls eine Versicherung bzw. die Versicherungen mit den geforderten Deckungssummen derzeit nicht besteht/bestehen, genügt die Vorlage einer unterschriebenen Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung bzw. entsprechende Versicherungen auf erstes Anfordern der Kreismäuse AöR abzuschließen und die Erklärung eines Versicherers in Kopie, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bzw. entsprechender Versicherungen mit dem Bieter bereit ist.
Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Aktuelle Finanzkennzahlen liegen dem Teilnahmeantrag in Form eines aktuellen Jahresabschlusses, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung; für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr bei.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Bonitätsnachweis: Ein Nachweis über das Bonitäts-Rating über die Ausfallwahrscheinlichkeit des Bewerbers nach DSGV- oder RSU-Standard oder anderer anerkannter Bonitätsindizes, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate ist. Mindestbedingungen: Alle Bewerber müssen eine Mindestbonität (Ausfallwahrscheinlichkeit größer/gleich 2,5 % p.a. oder gleichwertig) nachweisen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 15,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Angabe von mindestens zwei vergleichbaren Referenzen (Einführung und dem Betrieb einer HR-Software) der letzten drei Jahre unter Einhaltung der in den nachfolgenden Tabellen geforderten Angaben. Mindestbedingungen: eine Referenz muss aus einer kommunalen Verwaltung oder aus anderen Bereichen des öffentlichen Dienstes stammen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 30,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Gesamtberufserfahrung des Projektleiters
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 20,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Gesamtberufserfahrung des stellvertretenden Projektleiters
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 20,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 14/07/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 30/06/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Eine Nachforderung steht im Ermessen des Auftraggebers.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Im Falle der Zuschlagserteilung ist eine GBR zu bilden.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland
Information about review deadlines: Die Auftraggeberin weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt. Die Auftraggeberin weist insbesondere darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB unzulässig ist, wenn nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (Nichtabhilfeentscheidung), mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. Die Auftraggeberin wird gemäß § 134 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, hiervon vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des § 134 Abs. 1 GWB informieren. Bei Information auf elektronischem Weg oder per Telefax darf der Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden (§134 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber, § 134 Abs. 2 Satz 3 GWB.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR
Organisation receiving requests to participate: Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR
Registration number: DE412834400
Postal address: Bismarckstr. 16
Town: Düren
Postcode: 52351
Country subdivision (NUTS): Düren (DEA26)
Country: Germany
Telephone: 02421 99092 55
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Rheinland
Registration number: 05315-03002-81
Postal address: Zeughausstr. 2-10
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Telephone: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 424cb1ab-eb77-43be-b400-e2c6feb2708d - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 28/05/2026 12:15:46 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 367366-2026
OJ S issue number: 102/2026
Publication date: 29/05/2026