RES-0001ORG-0001CON-0001LOT-0001TEN-0001TPA-0001LOT-0001Angebot-01CON-0001Vertrag-01TEN-0001TPA-0001ORG-000225falsefalsehttps://www.tumklinikum.deORG-0001Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)Ismaningerstraße 22Geschäftsbereich Zentrale BeschaffungMünchen81675DE212DEUDE129523996Zentrale Beschaffung, Strategischer Einkauf/Vergabrecht000Ausschreibungen.ZB@mri.tum.defalsefalseUBO-0002https://www.concur.de/largeORG-0002Concur (Germany) GmbHFrankfurter Straße 1Eschborn65760DE71ADEUHRB 81415000http://www.regierung.oberbayern.bayern.deORG-0003Regierung Oberbayern - Sachgebiet Vergabekammer SüdbayernMünchen80534DE212DEUDE 811335517+498921762411vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.deORG-0004Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.deUBO-0002DEU00396664-2026110/20262026-06-10+02:002.3eforms-sdk-1.14eforms-sdk-1.143041eec7-f939-4ae7-8382-1abd56688c74d60019c3-32a5-4e93-ab33-79ac35859afd2026-06-09+02:0010:16:18.786951048+02:00012026-06-09+02:0032014L0024veatDEUbody-pl-rahealthORG-0001ted-esenORG-0004vgvneg-wo-calltechnicalZur Optimierung der Reisekostenabrechnung soll der bestehende Prozess im Klinikum digitalisiert werden. Als zwingende Anforderungen an das zukünftige Reisekostensystem wurden insbesondere die nahtlose Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft, die revisionssichere Abbildung des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG) sowie höchstmögliche KRITIS-, Datenschutz- und Informationssicherheit unter Berücksichtigung komplexer Drittmittel- und Compliance-Prozesse identifiziert. Alle drei genannten Anforderungen müssen zwingend parallel gegeben sein. Um das zu gewährleisten sind zudem nachweisbare Erfahrungen und Referenzen im Umfeld von Universitätsklinika und KRITIS-relevanten Einrichtungen erforderlich. Im April/Mai 2026 wurde hierzu eine EU-weite Marktrecherche durchgeführt, die sieben konkrete Anbieter identifiziert hat. Es wurden alle sieben Anbieter mit Blick auf alle Kriterien, insbesondere die drei parallel notwendigen zwingenden Anforderungen, tabellarisch gegenübergestellt, siehe Anhang. Im Ergebnis erfüllt mit SAP Concur ausschließlich einer der sieben Anbieter die zwingend erforderliche Kombination der genannten technischen, fachlichen und regulatorischen Anforderungen. Im einzelnen: 1. Native Integration SAP HCM/Fi/Co-Integration: Für den Betrieb ist insbesondere eine nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse erforderlich, u. a. hinsichtlich Stammdaten, Orgmgt., Berechtigungskonzepten, SSO sowie der automatisierten Übergabe von Buchungssätzen in die Finanzbuchhaltung. Die IT-Architektur des Klinikums folgt dabei dem Grundsatz, SAP als führendes System zu nutzen und zusätzliche Middleware- sowie Individualschnittstellen zu vermeiden. Dies ist aus Gründen der IT-Sicherheit (Vermeidung zusätzlicher Angriffsvektoren auf Finanzdaten) sowie zur Vermeidung unwirtschaftlicher Folgekosten bei Release-Wechseln zwingend vorgegeben. 2. Revisionssichere Abbildung BayRKG: Zusätzlich bestehen besondere Anforderungen aus dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG). Insbesondere müssen individuelle Tagegelder, Wegstreckenentschädigungen, Übernachtungspauschalen sowie steuerrechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit Drittmitteln und Compliance-relevanten Reisen revisionssicher abgebildet werden. Alternative Lösungen würden hierfür Individualentwicklungen, dauerhafte Sonderkonfigurationen oder manuelle Nebenprozesse erfordern und damit erhebliche Risiken hinsichtlich Wartbarkeit, Releasefähigkeit und Revisionssicherheit verursachen. 3. Anforderung an Datenschutz/KRITIS/Barrierefreiheit in einem Universitätsklinikum unter Berücksichtigung der komplexen Drittmittel- und Compliancestruktur: Mit jährlich ca. 7.000–8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil internationaler Reisen sowie komplexen Drittmittel- und Compliance-Prozessen bestehen besonders hohe Anforderungen an das Reisekostenmanagement. Die Reisekostenprozesse des Klinikums sind aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Finanzierungsquellen (Haushaltsmittel, Drittmittel, Förderprojekte, Sponsorings) deutlich komplexer als in Unternehmen. Hieraus ergeben sich erhöhte Anforderungen an die steuerliche, förderrechtliche und compliancekonforme Zuordnung, Genehmigung und revisionssichere Abrechnung von Dienstreisen. Das System muss in der Lage sein, die Zuwendung von dritter Seite nach §331 Strafgesetzbuch sowie die Obligo der Drittmittel als vorgemerkte Buchung abzubilden. Es ist zwingend erforderlich, dass alle drei Anforderung umfassend erfüllt werden, anderenfalls können Reisekosten nicht korrekt auszahlt werden und es zu Abrechnungsfehlern kommen, die unbedingt vermieden werden müssen. SAP Concur lässt sich nahtlos in SAP HCM/Fi/Co integrieren, bildet das BayRKG revisionssicher ab und ist bereits in vergleichbaren Universitätsklinika im Einsatz. Das System erfüllt die Anforderungen des öffentlich-rechtlichen Umfelds hinsichtlich Datenschutz, KRITIS-, Informations- und Revisionssicherheit sowie digitaler Barrierefreiheit. Hierfür liegen umfangreiche Zertifizierungen und Testate wie ISO 27001, ISO 22301, ISO 9001 sowie SOC 1-/SOC 2-Type-II-Nachweise vor. Die durchgeführte Marktrecherche belegt, dass es neben dem Anbieter SAP Concur keine Alternative oder Ersatzlösung gibt, welche die zwingend notwendigen Anforderungen erfüllt und sich ohne fehleranfällige Schnittstellen-Übergänge in die führende SAP-Landschaft integrieren lässt. (Hinweis: Bei Bedarf kann die tabellarisch geführte Dokumentation zur Marktanalyse zur Verfügung gestellt werden. "Anlage 1")ReisekostenmanagementsystemDigitalisierung des Reisekostenabrechnungssystems am TUM Klinikumsupplies4845000072263000anywDEULOT-0001unused-idunused-idunused-idORG-0001ORG-0001ORG-0003ORG-0003truebuyer-categoriesnonenoneBeschaffung und Implementierung eines digitalen ReisekostenmanagementsystemsBeschaffung und Implementierung eines digitalen ReisekostenmanagementsystemsGegenstand der Beschaffung ist die Einführung und Implementierung eines digitalen Systems zur vollumfänglichen Optimierung und revisionssicheren Abwicklung der Reisekostenabrechnung. Die Lösung richtet sich an die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikums mit jährlich ca. 7.000 bis 8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil internationaler Reisen sowie einer komplexen Drittmittel- und Compliancestruktur.suppliesnone48450000DE212DEUUNLIMITED2000-01-01+01:00