1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Kliniken der Stadt Köln gGmbH
Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Software Projektcontrolling
Description: Nachdem eine Analyse der bestehenden Systeme funktionale Lücken im Zusammenhang mit Berichten, Frühwarnung und Fördermittel-Tracking aufgezeigt hat, hat der Auftraggeber festgestellt, dass die Komplexität des Campus-Projektes Merheim sowie die Anforderungen der Fördermittelgeber ein effektives und transparentes Controllingsystem erforderlich machen. Zu diesem Zweck möchte der Auftraggeber die Implementierung eines IT-gestützten Systems für das Bau- und Projektcontrolling zur regelkonformen und prüfbaren Steuerung aller Projekte und Teilprojekte des neuen Gesundheitscampus am Standort Merheim beauftragen, wobei insbesondere Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Frühwarnung systemgestützt auf allen Ebenen gewährleistet sein müssen.
Procedure identifier: aafec68a-30bf-4ccf-9864-6d66542970d2
Previous notice: 308822-2026
Internal identifier: Kliniken der Stadt Köln 03/26 - 2
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package, 72263000 Software implementation services
2.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YFKMJVB# Bei dem Verfahren handelt es sich um das auf den Zeitpunkt vor Angebotsabgabe zurückversetzte Offene Verfahren mit der Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung 308822-2026 und der Bekanntmachungs-ID: CXP4YFKMNCE.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Software Projektcontrolling
Description: Es ist sicherzustellen, dass die Integration bestehender Systeme und die Anbindung relevanter Schnittstellen reibungslos erfolgt. Dies umfasst die Übergabe und den Austausch von Kosten- und Finanzdaten, die Übermittlung von Vergabeinformationen und Beauftragungsständen. Zudem muss die Innenrevision durch lesebasierte Zugriffsrechte in die Lage versetzt werden, die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation interner Prüfungen sicherzustellen.
Internal identifier: Kliniken der Stadt Köln 03/26 - 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package, 72263000 Software implementation services
5.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Information about previous notices:
Identifier of the previous notice: 308822-2026
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: Eine Eigenerklärung darüber, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Hierfür ist das "Formblatt Eignung" zu verwenden.
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Eine Eigenerklärung zum Umsatz des Bieters der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024 und 2023). Dabei ist Voraussetzung, dass der Bieter mindestens drei Jahre existiert. Weitere Voraussetzung ist, dass der durchschnittliche Unternehmensumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024 und 2023) mindestens 1.000.000 EUR netto (gerundet) beträgt. Für die Angaben ist das "Formblatt Eignung" zu verwenden.
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Nachweis der Zertifizierung gemäß ISO/IEC 27001 oder einer gleichwertigen Zertifizierung. In Bezug auf die Anforderung der ISO/IEC 27001-Zertifizierung oder einer gleichwertigen Zertifizierung reicht es aus, wenn der Bieter spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung über eine entsprechende Zertifizierung verfügt. Sollte die Zertifizierung zum Zeitpunkt der Abgabe der Angebote noch nicht vorliegen, ist dies in den Unterlagen zu vermerken und der Zeitpunkt des Erhalts der Zertifizierung zu benennen. Es ist ein Zertifikat einzureichen sowie für die Angaben das "Formblatt Eignung" zu verwenden.
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: Eine Eigenerklärung bezüglich der "Russland-Sanktionen" (Selfdeclaration - (EU) Nr. 833-2014). Für die Angabe ist das "Formular - Erklärung Russland" zu verwenden.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Eine Eigenerklärung über das Vorliegen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 2.000.000 EUR für Personenschäden und mindestens 2.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall oder eine Eigenerklärung, dass im Fall der angekündigten Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mindestens mit den entsprechenden Deckungssummen pro Versicherungsfall unverzüglich und noch vor Zuschlagserteilung abgeschlossen wird. Hierzu ist das Formular "Formular - Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung" zu verwenden.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Eine Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens 2 Referenzen, die folgende Mindestanforderungen erfüllen: - Referenz über die Lieferung und den Betrieb einer Software, - mit Gesamtkosten von mindestens 50.000 Euro netto, - Abschluss der Referenzleistung während der letzten fünf Jahre, gerechnet vom Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Angebote (vollständig erbracht). Für jede Referenz ist eine aussagekräftige Kurzdarstellung auf eigener Unterlage (jeweils maximal 1 DIN A4-Seiten, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5) einzureichen. Die Kurzdarstellung muss mindestens folgende Angaben enthalten: - Name und Gegenstand der Referenzleistung, - Angabe des Auftraggebers unter namentlicher Nennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, - Kurzbeschreibung der vom Bieter erbrachten Leistungen, - Angabe der Kosten (gerundet auf volle 10.000 EUR), - Zeitraum der Leistungserbringung, - Angabe, ob es sich bei dem Auftraggeber der Referenz um einen öffentlichen Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB handelt, - Angabe, ob mit der angegebenen Referenzsoftware Fördermittel verwaltet wurden.
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: Sofern sich Bietergemeinschaften beteiligen, ist zusätzlich eine Bietergemeinschaftserklärung mit dem Angebot vorzulegen. Dafür ist zwingend das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formblatt "Formular - Erklärung der Bietergemeinschaft" zu verwenden. Bei Beteiligung einer Bietergemeinschaft ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft eine unterschriebene Erklärung über die gesamtschuldnerische Haftung im Auftragsfall unter Benennung eines bevollmächtigten Vertreters einzureichen. Die bisher genannten Nachweise sind in diesem Fall von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 15/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
Name: Die Kommunikation erfolgt über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Über dieses Postfach werden auch verfahrenserhebliche Erklärungen abgegeben.
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 20/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor, den betreffenden Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weiter wird auf die Rügeobliegenheit gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB und die - gegebenenfalls verkürzte - Frist des § 134 Abs. 2 GWB hingewiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kliniken der Stadt Köln gGmbH
Organisation receiving requests to participate: Kliniken der Stadt Köln gGmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Kliniken der Stadt Köln gGmbH
Registration number: DE814063638
Town: Köln
Postcode: 51067
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Telephone: 030 8803310
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Rheinland
Registration number: 05315-03002-81
Town: Köln
Postcode: 50606
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 6b937db0-db82-4e4a-bcdc-33e28d5f31ad - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 19/06/2026 10:49:24 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 427179-2026
OJ S issue number: 118/2026
Publication date: 22/06/2026