4 false false ORG-7001 Stadt Coburg Steingasse 18 Coburg 96450 DE243 DEU 09463000-0001SC1200-50 +49 9561-893155 +49 9561-8963159 Beschaffungsamt@coburg.de ORG-7002 Stadt Coburg - Beschaffungsamt Steingasse 18 Coburg 96450 DE243 DEU 09463000-0001SC1200-50 +49 9561893155 +49 95618963155 Beschaffungsamt@coburg.de ORG-7003 Stadt Coburg Steingasse 18 Coburg 96450 DE243 DEU 09463000-0001SC1200-50 +49 9561-893155 +49 9561-8963159 Beschaffungsamt@coburg.de ORG-7004 Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern Promenade 27 (Schloss) Ansbach 91522 DE251 DEU 09-0358002-61 +49 981531277 +49 981531837 vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de ORG-7005 Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern Promenade 27 (Schloss) Ansbach 91522 DE251 DEU 09-0358002-61 +49 981531277 +49 981531837 vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de ORG-7006Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de 00441433-2026121/20262026-06-26+02:00 2.3 eforms-sdk-1.13 eforms-sdk-1.13 3891ef4a-4040-4ebd-80e6-736c821bf368 2026-06-25+02:00 10:50:12+02:00 01 2026-06-25+02:00 2026-07-09+02:00 32014L0024 pin-only DEU la gen-pub ORG-7001 ted-esenORG-7006 vgv VI-2026-0007 Vertragsverlängerung und Vertragserweiterung von HR-Software Vertragserweiterung und Vertragsverlängerung mit der P&I AG über das IT-System P&I LogaHR als HR-Plattform für die Stadt Coburg. P&I Loga HR beinhaltet seitens der P&I AG folgende Leistungen: - Bereitstellung Hardware (P&I Loga HR Server) - Bereitstellung Software (Betriebssystem, Datenbank, Security-, Monitoring-Software) - Betrieb im BSI zertifizierten Datacenter in Wiesbaden (ISO-27001) - Datensicherung nach einem Mehr-Generationen Prinzip - Technisches Applikationsmanagement (Patches, Releases) - Service-Level-Agreement für die Bearbeitung von fachlichen Fragestellungen - Vollständiges Produktportfolio der P&I inkl. zukünftiger Entwicklungen - Erhalt der Rückrechnungsfähigkeit Fortführung des Vertrages mit der P&I AG für ihr Fachverfahren P&I LogaHR. Beinhaltet: HR-Cloud, Private Cloud für Mitarbeitende, Payroll, Personalkostenplanung, Meldewesen, Bescheinigungswesen, Abrechnungsanalyse, Bescheinigungswesen, Reisekostenabrechnung, HR-Management, e-Learning und Seminarplattform, Digitale Personalakte, BEM, Dokumentenmanagement, On- und Offboarding, Plattform für Erhebungen und Mitarbeiterumfragen, Stellenplanung und Organisationsmanagement, Mitarbeiterportal, Bewerbermanagement, Talent- und Profilmanagement, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung, Auswertungen und HR-Analyse, Intelligente Scouts, Digitaler Zwilling zum Testen, eine Intelligente Produktion und die KI Rund um das Thema HR für Anwendungsbetreuer und Mitarbeitende. Der Vertrag soll um 4 Jahre verlängert werden. services Die Stadt Coburg vertritt die Auffassung, dass die P&I Personal & Informatik AG (Kreuzberger Ring 56, 65205 Wiesbaden) der einzige Anbieter am Markt ist, der die Leistung in diesem Umfang anbieten kann. Sinn und Zweck dieser Markterkundung im Sinne des § 28 VgV ist die Vorbereitung der Auftragsvergabe und die Unterrichtung der Unternehmen über die Auftragsvergabepläne und -anforderungen. Sie soll somit ein Kommunikationsinstrument sein, das der Stadt Coburg die Zurverfügungstellung von Informationen über Inhalte einer Auftragsvergabe vor Beginn eines förmlichen Beschaffungsverfahrens erlaubt. Die Stadt Coburg nutzt die Markerkundung, um zu erkunden, ob es einen für die zu beschaffende Leistung relevanten Markt gibt und ob neben der P&I Personal & Informatik AG weitere Unternehmen die Leistung mit den genannten Anforderungen anbieten können. Die Stadt Coburg möchte sich im Vorfeld des Vergabeverfahrens eine Übersicht über Erzeugnisse, Bezugsquellen und auch über die Unternehmen, die für die Erbringung der auszuschreibenden Leistung geeignet sind, verschaffen. Im Ergebnis verfolgen die Markterkundungen das Ziel, potentielle Bieter zu ermitteln und das zukünftige Vergabeverfahren zu strukturieren. Interessierte Unternehmen werden gebeten, der ausschreibenden Stelle mit der Interessensbekundung aussagekräftig Unterlagen über die angebotenen Produkte zuzusenden. Weiterhin wird um Mitteilung gebeten, ob bzw. inwieweit die dargestellten Anforderungen an die Leistung mit dem angebotenen Produkt erfüllt werden können. Interessensbekundungen ohne aussagekräftige Unterlagen werden nicht berücksichtigt. Das Vergabeverfahren wird umgehend nach Beendigung der Markterkundung durchgeführt. Soweit keine weiteren Interessensbekundungen bei der ausschreibenden Stelle eingehen, so beabsichtigt der Auftraggeber eine Direktvergabe im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV durchzuführen. Der Auftraggeber trägt die Beweislast, dass die Voraussetzungen einer Direktvergabe erfüllt sind. Dazu müssen "ernsthafte Nachforschungen auf europäischer Ebene" angestellt werden, um Unternehmen zu ermitteln, die zur Lieferung in der Lage gewesen wären (EuGH v. 15.10.2009 - C-275/08 - Tz. 61). Das bedeutet für den Auftraggeber, dass auf europäischer Ebene entsprechende ernsthafte Ermittlungen angestellt und dokumentiert werden müssen. Die Vergabekammer Leipzig stellte jüngst auf den relevanten Angebotsmarkt für die nachgefragte Leistung ab und verlangte ebenfalls, dass sich der öffentliche Auftraggeber im Wege einer sorgfältigen "Markterforschung" eine europäische Marktübersicht verschafft (VK Leipzig v. 04.12.2018 - 1/SVK/023-18). Nachdem die Markterkundung dem Nachweis dienen soll, dass ggf. nur ein Unternehmen in der Lage ist, den Auftrag auszuführen, so gebietet das Vergaberecht, dass die Markterkundung jedenfalls so durchgeführt wird, dass sie den sicheren Schluss zulässt, dass andere Anbieter die achgefragte Leistung nicht erbringen können. Die durchgeführte Markterkundung soll auf Basis des genutzten Datenmaterials den sicheren Schluss auf ein aktuelles Alleinstellungsmerkmal zulassen. Frist für Interessensbekundungen: Mittwoch, 08.07.2026 um 12:00 Uhr Anschrift für Interessenbekundungen: Name: Stadt Coburg - Beschaffungsamt Straße: Steingasse 18 PLZ, Ort: 96450 Coburg Telefon: 09561 /89-3155 Fax: 09561 /896-3155 E-Mail: Beschaffungsamt@Coburg.de Internet: www.coburg.de/Vergabeseite 72268000 48450000 96450 Coburg, Kreisfreie Stadt (DE243) anyw-cou DEU PAR-0000 none no ORG-7003 ORG-7002 ORG-7005 ORG-7004 true none none Vertragsverlängerung und Vertragserweiterung von HR-Software Aus nachfolgenden Gründen ist ein Wettbewerb aus technischen Gründen nicht vorhanden sowie Begründung zur Fortsetzung und Erweiterung der bestehenden SaaS-Leistungen im Zusammenhang mit dem Upgrade von P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR Digitale Parallelwelt: Gegenstand der vorgesehenen Vertragsergänzung ist die als Erweiterung der bereits bestehenden Software-as-a-Service-Leistungen der P&I AG auf Basis des bestehenden produktiven Datenbestandes der Stadt Coburg. Die Erweiterung umfasst insbesondere das Upgrade der bestehenden Lösung P&I LogaAll-in auf die aktuelle Plattformgeneration P&I LogaHR einschließlich der Fortführung des bestehenden Betriebsmodells "Private Cloud". Gleichzeitig erfolgt der technische Umzug des bestehenden dedizierten P&I LogaAll-in Servers des Auftraggebers in das P&I IT-Cloud-Datacenter. Die bestehende System- und Datenbasis bleibt hierbei vollständig erhalten. Auch die bereits im produktiven Betrieb befindlichen Schnittstellen werden vollständig übernommen. Es handelt sich ausdrücklich nicht um eine Neubeschaffung eines anderen HR-Systems oder um die Einführung eines neuen Herstellers, sondern um die technische, funktionale und betriebliche Fortentwicklung der bereits produktiv eingesetzten Plattform einschließlich der Fortsetzung bestehender Nutzungs-, Betriebs-, Berechtigungs-, Integrations- und Datenstrukturen. Eine Datenmigration auf ein Fremdsystem oder eine Ausschreibung mit anschließendem Herstellerwechsel würde demgegenüber einen vollständigen Systemwechsel mit erheblichem technischem, organisatorischem, wirtschaftlichem und personellem Risiko darstellen. Die geplante Vertragsanpassung dient daher der Sicherstellung des unterbrechungsfreien Betriebs der bestehenden HR-Kernprozesse einschließlich Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Meldewesen, Berechtigungswesen, Auswertungen und angebundener Schnittstellenverfahren. Durch die Nutzung des bestehenden Datenbestandes bleiben insbesondere folgende Eigenschaften vollständig erhalten: Insbesondere im Bereich der Entgeltabrechnung bestehen aufgrund tariflicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Anforderungen erhebliche Abhängigkeiten von historischen Bewegungsdaten und rückwirkenden Korrekturmechanismen. Ein Herstellerwechsel oder eine Migration auf ein Fremdsystem wird mit Bestimmtheit zu Verlusten fachlicher Funktionalitäten, Einschränkungen bei historischen Rückrechnungen sowie umfangreichen manuellen Nacharbeiten führen. Darüber hinaus müssten bei einem Systemwechsel umfangreiche technische und organisatorische Anpassungen gegenüber Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden, Zusatzversorgungskassen, Berufsgenossenschaften sowie weiteren gesetzlichen Meldeempfängern vorgenommen werden. Die bestehende P&I-Systemarchitektur basiert auf einer dedizierten mandantenspezifischen Betriebsumgebung ("Private Cloud"), welche individuell auf die fachlichen und technischen Anforderungen der Stadt Coburg abgestimmt wurde. Die Privat HR-Cloud, physisch getrenntes System, ist darüber hinaus ausschließlich beim Hersteller P&I im P&I IT-Cloud-Datacenter nutzbar. Die Fortsetzung dieses Betriebsmodells gewährleistet insbesondere: • freie Steuerung abrechnungsrelevanter Betriebs- und Verarbeitungstermine, • flexible Definition eigener Rollen- und Berechtigungskonzepte, • uneingeschränkte Nutzung bestehender fachlicher Parametrisierungen, • Fortführung individueller Schnittstellen und Auswertungslogiken, • vollständige Datenverfügbarkeit innerhalb der bestehenden Datenbankstrukturen, • Fortführung bestehender integrationsrelevanter Prozesse. Die technische Architektur einschließlich Datenstrukturen, Berechtigungswesen, Prozesssteuerungen und Schnittstellenlogiken ist über Jahre hinweg individuell auf die organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt worden. Ein Wechsel des Herstellers würde daher nicht lediglich einen Softwarewechsel darstellen, sondern faktisch eine vollständige Reorganisation, Neuerstellung und erneute Implementierung wesentlicher HR-, Abrechnungs- und Integrationsprozesse erforderlich machen. Der Umzug erfolgt unter Fortführung der bestehenden System- und Datenbasis ohne Herstellerwechsel und ohne Neuimplementierung eines Fremdproduktes. Hierdurch wird insbesondere gewährleistet: • Fortsetzung des bestehenden Betriebsmodells, • Fortführung der bestehenden Datenhaltung ohne Datenmigration, • Fortbestand bestehender Systemkonfigurationen, • unveränderte Nutzung bestehender Benutzer- und Rollenstrukturen, • Fortführung bestehender Schnittstellen, • Minimierung technischer Betriebsrisiken, • Erhöhung der IT-Sicherheits- und Verfügbarkeitsstandards. Der Betrieb erfolgt zukünftig innerhalb des P&I-eigenen IT-Cloud-Datacenters unter Nutzung standardisierter Sicherheits- und Betriebsprozesse der P&I AG, Die Fortführung der Leistungen im P&I IT-Cloud-Datacenter gewährleistet die Fortsetzung der bestehenden Sicherheits- und Datenschutzanforderungen des Auftraggebers. Darüber hinaus können bestehende mitbestimmungsrelevante Rollen- und Berechtigungskonzepte unverändert fortgeführt werden. services Markterkundung - Freiwillige Vorinformation - Keine Auftragsbekanntmachung Frist für Interessensbekundungen: Mittwoch, 08.07.2026 um 12:00 Uhr false 72268000 48450000 96450 Coburg, Kreisfreie Stadt (DE243) anyw-cou DEU 48