1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Legal type of the buyer: Organisation awarding a contract subsidised by a contracting authority
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: PPB 2026
Description: Beschaffung von IT-Dienstleistungen zur Prozess-, Projekt- und Betriebsunterstützung in der Max Planck Information & Technology MaxIT in Form einer Rahmenvereinbarung
Procedure identifier: 128dfc5d-e43f-473f-bf76-4ad94ba905a4
Internal identifier: 2204.0102.00-01.0303_03/26
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Town: München
Postcode: 80687
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 1,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Es gelten alle Ausschlussgründe gem. Vergabeunterlage (Anlagenrubriken D und E)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: PPB 2026
Description: Es ist die Beschaffung von IT-Dienstleistungen zur Prozess-, Projekt- und Betriebsunterstützung in der Max Planck Information & Technology MaxIT in Form einer Rahmenvereinbarung beabsichtigt. Der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschriebenen Leistung wird an einen Auftragnehmer ("AN") vergeben. Der Vergabegegenstand umfasst die Beratung und Unterstützung der Abteilung IKT der MaxIT bei der Ausführung und Weiterentwicklung der IT-Service-Management-Prozesse. Ausgehend von den bisherigen Erkenntnissen soll die IT stärker auf eine serviceorientierte Struktur ausgerichtet werden. Zu den Aufgaben gehören strategische Beratung, die Lösung technischer Fragestellungen, die Etablierung und kontinuierliche Verbesserung von IT-Services, die Übernahme von Projektleitungsaufgaben sowie die Koordination des IT-Betriebs. Zudem ist die Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen für öffentliche Vergabeverfahren im IT-Bereich erforderlich. Der IT-Betrieb der MaxIT der MPG erfolgt heute in Teilen durch externe Dienstleister und in Teilen durch die interne IKT. Zunehmend werden mehr und mehr Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert bzw. mehr und mehr Applikationen und deren Betrieb notwendig. Die Einbeziehung externer Dienstleister in die Leistungserbringung erfordert im öffentlichen Sektor regelmäßige Ausschreibungen und eine regelmäßige Transformation der Leistungserbringung auf neue Vertragsinhalte sowie eine Transition zu neuen Dienstleistern. Teilweise müssen auch operative Themen angegangen werden, um die Services und Prozesse optimieren und definieren zu können und das fehlende interne Know-How auszugleichen. Bei der Kalkulation der Tagespauschalpreise ist zu berücksichtigen, dass die Leistungserbringung hauptsächlich "remote" erfolgt. Insgesamt sind mit dem Angebot genau fünf (5) Mitarbeiterprofile vorzulegen, die die jeweiligen Anforderungen gem. E.2 der insgesamt fünf (5) einzelnen Rollen wie in E.2 angegeben vollständig erfüllen. Die Rollen sind Senior Consultant IT Services, Senior Consultant Desktop und Basisapplikationen, Senior Consultant Application Projects, Senior Consultant Application Management, Senior Consultant Web/CMS. Über die "Basis-Vertragslaufzeit" (24 Monate) geht der Auftraggeber von einem geschätzten Beratungsvolumen von 2200 Personentagen und maximal 2660 Personentagen aus. Für die "Optionslaufzeit" ist mit dem gleichen jährlichen Beratungsvolumen zu kalkulieren wie für die Basis-Vertragslaufzeit. So kann insgesamt von einem unverbindlich geschätzten Beratungsvolumen pro Verlängerungsjahr von 1100 Personentagen und maximal 1330 Personentagen ausgegangen werden. Insgesamt stehen damit im Wettbewerb 4400 Personentage (Schätzwert) und maximal 5320 Personentage (Höchstwert), wenn der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht nicht Gebrauch macht. Der Auftraggeber behält sich vor, abhängig von der konkreten Bedarfssituation Abrufe im Einvernehmen mit dem Auftragnehmer, in Bezug auf die Gesamtkapazitäten über die Jahre abweichend zu verteilen. Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Anlage A.1 der Vergabeunterlage.
Internal identifier: LOT-0000
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Options:
Description of the options: Leistungsbeginn ist der 01.11.2026 Im Vertrag ist eine Basislaufzeit von 24 Monaten mit optionaler Verlängerung um einmal 24 Monate geregelt. Details siehe Anlage B.1 EVB-IT Rahmenvereinbarung mit Anlagen.
5.1.2.
Place of performance
Town: München
Postcode: 80687
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/11/2026
Duration end date: 31/10/2030
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 1,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Die Unabhängigkeit und Neutralität des späteren Auftragnehmers gegenüber den im Rahmen der Auftragsausführung zu kontrollierenden und zu steuernden Providern (externen Dienstleistern) ist zwingende Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung. Daher hat der Bieter bereits mit Abgabe seines Angebots eine Erklärung zur Neutralität und Freiheit von Interessenkonflikten gegenüber den zu kontrollierenden und zu steuernden Providern, die Leistungen im Rahmen der im Formblatt (vgl. Formblatt "Neutralitätserklärung" in Anlage C.2) genannten Projekte für die MPG zu erbringen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Name: einfache Richtwertmethode
Description: Z=L/P
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 31/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 5 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Information about public opening:
Opening date: 31/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Es gelten die in Anlagenrubrik D genannten Bedingungen. Zudem fordert der Auftraggeber im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen: - Russland-Sanktionen (unter Verwendung der Anlage D.1 -Ausschlusskriterium)
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Information about review deadlines: § 160 GWB findet Anwendung. Die Vorschrift lautet auszugsweise: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (...) (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt wird, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind." Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Bieter wegen des Akteneinsichtsrechts aller Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens nach § 165 Abs. 1 GWB damit rechnen muss, dass sein Angebot von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe nach § 165 Abs. 2 GWB für eine Versagung der Akteneinsicht hinzuweisen und betroffene Angebotsteile kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter an die Vergabekammer wenden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Organisation receiving requests to participate: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Max Planck Information and Technology (MaxIT)
Registration number: t:08921080
Postal address: Landsberger Straße 346
Town: München
Postcode: 80687
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
Telephone: +49 89909311-0
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registration number: t:08921760
Town: München
Postcode: 80534
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 23897fcc-e26a-440e-bfcb-1cea183218e3 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/06/2026 10:53:13 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 450360-2026
OJ S issue number: 124/2026
Publication date: 01/07/2026