1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Danmarks Fængsler
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Defence
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: EU-udbud vedr. Security Management System
Description: Nærværende prækvalifikation vedrører udbud vedr. anskaffelse af et security management system (her-efter SMS) til Danmarks Fængsler (herefter betegnet Ordregiver eller Danmarks Fængsler). Danmarks Fænglser ønsker således at anskaffe et softwarebaseret it-system med digitale integrationer til eksisterende og kommende sikrings- og brandtekniske systemer på Danmarks Fængslers lokationer. Der skal bl.a. integreres til ABA, ADK, AIA, belysning, cellekald, overfaldsalarmer, perimeterovervågning, porttelefoni, TVO, kropskamera etc. Leverancen omfatter desuden alle nødvendige ydelser i forbindelse med indkøbene, herunder implementering af ny central driftsmodel i Styrelsen for Danmarks Fængsler og i forlængelse heraf driftsstøtte (3. level support), implementering af SMS på matriklerne og alt det, som et indkøb omfatter, herunder bl.a. opsætning, programmering, installationer, integration af lokationens sikrings- og brandtekniske systemer og de enkelte enheder samt tests. Kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en matrikel har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende matrikel. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. K02 danner kontraktgrundlag for aftalen. Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler. Endvidere vil kontrakten også blive benyttet i forbindelse bygge- og anlægsprojekter, fx det nye Fængsel i Viborg Kommune og den nye arrest i Slagelse – begge med en forventet kapacitet på hver især ca. 400 indsatte. Lokationerne vil købe SMS i takt med, at der opstår et behov i kontraktperioden. Ordregiver forventer, at alle fængsler og arrester i kontraktperioden får behov for at købe nyt SMS, og at udrulningen især vil ske i årene 2027-2033. Leverandøren er imidlertid ikke garanteret en mindsteomsætning i kontraktperioden. Der henvises til Danmarks Fængslers hjemmeside for en opdateret oversigt over alle matrikler. Alle medarbejdere hos den kommende leverandør, som skal have adgang til Ordregivers lokationer, eller som skal rådgive Ordregiver enten direkte eller ved behandling af skriftlige materialer, herunder tegningsmateriale, skal sikkerhedsgodkendes af Ordregiver og skal underskrive en fortrolighedserklæring. Sikkerhedsgodkendelsen vil enten være et KR-træk eller være en erklæring om, at de er indforståede med, at der indhentes oplysninger om den pågældende hos Politiets Efterretningstjeneste – herunder oplysninger i politiets registre og efterretningstjenestens egne registre. I så fald forventes sikkerhedsgodkendelsen at være til niveauet “hemmelig“. Sikkerhedsgodkendelsens niveau vil være en konkret vurdering ift. graden af følsomme oplysninger, som den pågældende person kommer til at få indblik i. Herudover bemærkes det, at det er forbudt at medbringe mobiltelefoner og pc’ere inden for murerne ved udførelse af opgaver på Danmarks Fængslers lokationer. De enkelte lokationer kan give dispensation, såfremt det er strengt nødvendigt ift. opgavens udførelse.
Procedure identifier: c0f62b83-2b75-4cc8-98f1-e74ad657d5e2
Previous notice: 58e6032d-3bd5-41b5-9ea7-a031b2d09b63-01
Internal identifier: 23-15-0126
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF af 13. juli 2009 (forsvars- og sikkerhedsdirektivet). Udbudsproceduren udbud med forhandling med offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse benyttes, jf. artikel 26 i forsvars- og sikkerhedsdirektivet. I samme forbindelse er nærværende udbud bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved en udbudsbekendtgørelse. Ordregiver forventer at gennemføre forhandlingsprocessen som beskrevet nedenfor. Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde, hvori der gennemføres et forhandlingsmøde med hver Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at afholde yderligere forhandlingsmøder i en forhandlingsrunde og også til at gennemføre flere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig formålstjenligt eller nødvendigt. Endvidere kan Ordregiver vælge at gennemføre alle eventuelle forhandlingsrunder på flere forskellige måder, herunder som egentlige forhandlingsmøder, skriftlige forhandlinger samt videokonferencer. I givet fald vil Ordregiver naturligvis orientere alle Tilbudsgivere herom. Ordregiver forbeholder sig også retten til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, alternativt at tildele kontrakten på baggrund af det seneste modtagne tilbud (reviderede tilbud) uden gennemførelse af yderligere forhandlinger. Tildeling kan i begge tilfælde alene ske til et tilbud, som Ordregiver ikke er forpligtet til at afvise som ukonditionsmæssigt. Alle Tilbudsgivere, der har afgivet et indledende tilbud inden for den fastsatte tidsfrist, indbydes til at deltage i forhandling, hvis forhandlingerne finder sted, og får mulighed for at aflevere et endeligt tilbud. I tilfælde af at der afholdes mere end én forhandlingsrunde vil Ordregiver, hvis det vurderes hensigtsmæssigt i forhold til dels at minimere transaktionsomkostninger for såvel Tilbudsgiverne som Ordregiver og dels i forhold til at sikre fortsat tilstrækkelig konkurrence, foretage reduktion af antallet af Tilbudsgivere under forhandlingsforløbet (såkaldt shortlisting). En evt. shortlisting vil kun finde sted i det tilfælde, at Ordregiver har prækvalificeret mere end 3 Tilbudsgivere. Reduktionen/shortlistingen vil kunne finde sted efter 1. forhandlingsmøde og efter afgivelsen af et reviderede tilbud (tilbudsafgivelse nr. 2). Reduktion vil i givet fald ske på baggrund af et afgivet skriftligt tilbud og i henhold til de angivne tildelingskriterier. Såfremt forhandlingsprocessen måtte udvikle sig til at indebære yderligere forhandlingsrunder, vil en sådan udskillelse kunne foretages efter yderligere, reviderede tilbud (tilbudsafgivelse nr. 2, nr. 3, etc.) frem mod Ordregivers anmodning om fremsendelse af endeligt tilbud. Det gentages, at shortlisting kun vil finde sted i det tilfælde, at Ordregiver har prækvalificeret mere end 3. For fuldstændighedens skyld bemærker Ordregiver, at det således er forventningen, at Tilbudsgiverne skal aflevere et indledende tilbud, gennemføre en forhandling og aflevere et endeligt tilbud. Ordregiver har således ret til og mulighed for at gennemføre flere møder i en forhandlingsrunde, gennemføre flere forhandlingsrunder og til tildele kontrakten på basis af det indledende tilbud. Tilsvarende har Ordregiver også mulighed for at anmode om supplerende afleveringer (f.eks. uddybning af forhold, mellemregninger, tegninger etc.) som led i forhandlingerne, såfremt det viser sig relevant eller nødvendigt. Alle sådanne forhold vil blive klart kommunikeret og gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige principper. Formålet med forhandlingen er at sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder Ordregivers behov og krav i udbudsmaterialet samt at understøtte en effektiv og god konkurrence. Forhandlingsmøderne har desuden til formål at få Tilbudsgivernes kommentarer til opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt med henblik på en efterfølgende optimering af det endelige udbudsmateriale.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Additional nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 79710000 Security services
Additional classification (cpv): 35121000 Security equipment, 35121300 Security fittings, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 72250000 System and support services, 72261000 Software support services, 72263000 Software implementation services, 79711000 Alarm-monitoring services
2.1.2.
Place of performance
Anywhere
Additional information: Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler.
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 60 000 000,00 DKK
2.1.4.
General information
Additional information: Efter investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Ansøger bør afklare, om ansøgers aftaleindgåelse vil være omfattet af et sådant krav. Se nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Desuden fremhæves det, at kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en matrikel har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende matrikel. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. K02 danner kontraktgrundlag for aftalen.
Legal basis:
Directive 2009/81/EC
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: EU-udbud vedr. Security Management System
Description: Nærværende prækvalifikation vedrører udbud vedr. anskaffelse af et security management system (her-efter SMS) til Danmarks Fængsler (herefter betegnet Ordregiver eller Danmarks Fængsler). Danmarks Fænglser ønsker således at anskaffe et softwarebaseret it-system med digitale integrationer til eksisterende og kommende sikrings- og brandtekniske systemer på Danmarks Fængslers lokationer. Der skal bl.a. integreres til ABA, ADK, AIA, belysning, cellekald, overfaldsalarmer, perimeterovervågning, porttelefoni, TVO, kropskamera etc. Leverancen omfatter desuden alle nødvendige ydelser i forbindelse med indkøbene, herunder implementering af ny central driftsmodel i Styrelsen for Danmarks Fængsler og i forlængelse heraf driftsstøtte (3. level support), implementering af SMS på matriklerne og alt det, som et indkøb omfatter, herunder bl.a. opsætning, programmering, installationer, integration af lokationens sikrings- og brandtekniske systemer og de enkelte enheder samt tests. Kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en matrikel har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende matrikel. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. K02 danner kontraktgrundlag for aftalen. Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler. Endvidere vil kontrakten også blive benyttet i forbindelse bygge- og anlægsprojekter, fx det nye Fængsel i Viborg Kommune og den nye arrest i Slagelse – begge med en forventet kapacitet på hver især ca. 400 indsatte. Lokationerne vil købe SMS i takt med, at der opstår et behov i kontraktperioden. Ordregiver forventer, at alle fængsler og arrester i kontraktperioden får behov for at købe nyt SMS, og at udrulningen især vil ske i årene 2027-2033. Leverandøren er imidlertid ikke garanteret en mindsteomsætning i kontraktperioden. Der henvises til Danmarks Fængslers hjemmeside for en opdateret oversigt over alle matrikler. Alle medarbejdere hos den kommende leverandør, som skal have adgang til Ordregivers lokationer, eller som skal rådgive Ordregiver enten direkte eller ved behandling af skriftlige materialer, herunder tegningsmateriale, skal sikkerhedsgodkendes af Ordregiver og skal underskrive en fortrolighedserklæring. Sikkerhedsgodkendelsen vil enten være et KR-træk eller være en erklæring om, at de er indforståede med, at der indhentes oplysninger om den pågældende hos Politiets Efterretningstjeneste – herunder oplysninger i politiets registre og efterretningstjenestens egne registre. I så fald forventes sikkerhedsgodkendelsen at være til niveauet “hemmelig“. Sikkerhedsgodkendelsens niveau vil være en konkret vurdering ift. graden af følsomme oplysninger, som den pågældende person kommer til at få indblik i. Herudover bemærkes det, at det er forbudt at medbringe mobiltelefoner og pc’ere inden for murerne ved udførelse af opgaver på Danmarks Fængslers lokationer. De enkelte lokationer kan give dispensation, såfremt det er strengt nødvendigt ift. opgavens udførelse.
Internal identifier: 23-15-0126
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Additional nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 79710000 Security services
Additional classification (cpv): 35121000 Security equipment, 35121300 Security fittings, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 72250000 System and support services, 72261000 Software support services, 72263000 Software implementation services, 79711000 Alarm-monitoring services
5.1.2.
Place of performance
Anywhere
Additional information: Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 8 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Ordregiver har mulighed for at forlænge kontraktperioden op til 2 gange af 24 måneder. Forlængelsen af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 60 000 000,00 DKK
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
Additional information: Efter investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Ansøger bør afklare, om ansøgers aftaleindgåelse vil være omfattet af et sådant krav. Se nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Desuden fremhæves det, at kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en matrikel har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende matrikel. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. K02 danner kontraktgrundlag for aftalen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Pris
Description: Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Teknisk løsning
Description: Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Leverancesikkerhed og samarbejde
Description: Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Klagenævnet for Udbud
Information about review deadlines: I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalen-derdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbuds-lovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgi-vet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk. Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Organisation providing more information on the review procedures: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
6. Results
6.1.
Result lot identifier: LOT-0000
Winner selection status: No winner was chosen and the competition is closed.
The reason why a winner was not chosen: Other
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Requests to participate
Number of tenders or requests to participate received: 5
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Danmarks Fængsler
Registration number: 53383211
Department: Styrelsen for Danmarks Fængsler
Postal address: Strandgade 100
Town: København K
Postcode: 1401
Country subdivision (NUTS): Byen København (DK011)
Country: Denmark
Contact point: Simone Holck Jensen
Telephone: +45 51613651
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: Klagenævnet for Udbud
Registration number: 37795526
Postal address: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Town: Viborg
Postcode: 8800
Country subdivision (NUTS): Vestjylland (DK041)
Country: Denmark
Telephone: +45 72405600
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registration number: 10294819
Postal address: Carl Jacobsens Vej 35
Town: Valby
Postcode: 2500
Country subdivision (NUTS): Københavns omegn (DK012)
Country: Denmark
Telephone: +45 41715000
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0004
Official name: Mercell Holding ASA
Registration number: 980921565
Postal address: Askekroken 11
Town: Oslo
Postcode: 0277
Country subdivision (NUTS): Oslo (NO081)
Country: Norway
Contact point: eSender
Telephone: +47 21018800
Fax: +47 21018801
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 583daab8-7958-42c5-9f12-8be2be333a93 - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 31
Notice dispatch date: 20/01/2026 13:08:14 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Notice dispatch date (eSender): 20/01/2026 13:16:04 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Danish
Notice publication number: 45663-2026
OJ S issue number: 14/2026
Publication date: 21/01/2026