1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Mülheim an der Ruhr
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Ersatzbeschaffung von Bürgeramt-Software-Module im Bereich Führerschein- und KFZ-Wesen
Description: Das Bürgeramt der Stadt Mülheim an der Ruhr nutzt derzeit die Software-Module IKOL im Bereich Führerschein- und KFZ-Wesen. Diese sollen zum 01.01.2028 abgelöst werden. Hierzu findet nun die Ersatzbeschaffung statt. Der Vertrag über die neuen Module startet zum 01.01.2027, um ausreichend Zeit für Installation, Testbetriebe und Customizing zu gewährleisten.
Procedure identifier: c6eb0d44-b7ed-4633-8290-18a4b8b54397
Previous notice: 15112ed6-1b06-4cf1-b351-303f1e7eb3be-01
Internal identifier: 19-2.01_Bürgeramt KFZ und FS
Type of procedure: Other multiple stage procedure
Main features of the procedure: Gemäß §§ 106 Abs. 2 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist derzeit ein Schwellenwert in Höhe von 216.000,00 € (ohne MwSt.) bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen zu beachten. Dieser Schwellenwert wird aufgrund der vorgenannten Schätzung des Auftragswerts überschritten. Gemäß §§ 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 119 Abs. 5 GWB und in Verbindung mit § 14 Abs. 3 Nr. 1 und 2 VgV erfolgt die Auftragsvergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Bei dem hier abzuschließenden EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A inkl. Pflege (Kurzfassung) handelt es sich um die Beschaffung einer neuen Softwarelösung für das Bürgeramt für die Verfahren FS und KFZ. Hierzu wurden umfangreiche Leistungsverzeichnisse erstellt, in denen auch konzeptionelle Auskünfte abgefragt werden. Die Bietenden haben zum Teil Lösungskonzepte, die anschließend bewertet werden, zu erstellen. Die zu beschaffende Software ist entsprechend dieser Leistungsverzeichnisse auf die Bedürfnisse der Stadt Mülheim an der Ruhr anzupassen. Öffentliche Aufträge werden nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben. Für die Eignungsprüfung von Unternehmen sind die Voraussetzungen gemäß §§ 42 Abs. 1; 43 – 47 VgV zu beachten. Für die Eignungsprüfung wird ein Teilnahmewettbewerb im Sinne des § 17 VgV durchgeführt. Darin werden unter anderem Angaben zur beruflichen Leistungsfähigkeit, zum Nicht-Vorliegen von Ausschlussgründen und fachliche Referenzen abgefragt (s. Anlage „Teilnahmewettbewerb“). Gemäß § 17 Abs. 1 VgV werden Unternehmen zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge beträgt gem. § 17 Abs. 2 VgV mind. 30 Tage.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Additional nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 72268000 Software supply services, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Town: Mülheim an der Ruhr
Postcode: 45468
Country subdivision (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Fraud: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Participation in a criminal organisation: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Business activities are suspended: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Money laundering or terrorist financing: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Assets being administered by liquidator: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Early termination, damages, or other comparable sanctions: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Grave professional misconduct: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching of obligations in the fields of labour law: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching of obligations in the fields of social law: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching of obligations in the fields of environmental law: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Breaching obligation relating to payment of taxes: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
Insolvency: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Ersatzbeschaffung von Bürgeramt-Software-Module im Bereich Führerschein- und KFZ-Wesen
Description: Das Bürgeramt der Stadt Mülheim an der Ruhr nutzt derzeit die Software-Module IKOL im Bereich Führerschein- und KFZ-Wesen. Diese sollen zum 01.01.2028 abgelöst werden. Hierzu findet nun die Ersatzbeschaffung statt. Der Vertrag über die neuen Module startet zum 01.01.2027, um ausreichend Zeit für Installation, Testbetriebe und Customizing zu gewährleisten.
Internal identifier: 19-2.01_Bürgeramt KFZ und FS
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Additional nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 72268000 Software supply services, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Quantity: 1
5.1.2.
Place of performance
Town: Mülheim an der Ruhr
Country subdivision (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Country: Germany
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.8.
Accessibility criteria
Accessibility criteria for persons with disabilities are included
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: s. Eignungsunterlagen/Teilnahmewettbewerb - "Allgemeiner Jahresumsatz" stellvertretend für alle weiteren Eignungskriterien aus den genannten Unterlagen
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Der Zuschlag wird im Rahmen der einfachen Richtwertmethode ermittelt. Die zugehörige Wertungsmatrix wird mit den Vergabeunterlagen veröffentlicht.
Description: Mit Veröffentlichung der Vergabeunterlagen werden Leistungsverzeichnisse für die jeweiligen Softwarekomponenten bereitgestellt. Diese beinhalten Ausschluss- und Leistungskriterien. Ausschlusskriterien sind zwingend zu erfüllen, das Nichterfüllen führt zum Ausschluss des Angebotes. Leistungskriterien werden anhand ihrer Relevanz für die Software bzw. den Auftraggeber gewichtet und bewertet. Hierzu werden Punkte verteilt, die im Anschluss mit dem Angebotspreis ins Verhältnis gesetzt werden. Daraus ergibt sich eine Rangliste der eingegangenen Angebote. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches alle Ausschlusskriterien erfüllt und bei den Leistungskriterien das beste Preis-Leistungs-Verhältnis anbietet. Hierzu wird außerdem eine Wertungsmatrix mit veröffentlicht.
Description of the method to be used if weighting cannot be expressed by criteria: Der Zuschlag wird im Rahmen der einfachen Richtwertmethode ermittelt. Die zugehörige Wertungsmatrix wird mit den Vergabeunterlagen veröffentlicht.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the design contest regime:
The decision of the jury is binding on the buyer: no
Any service contract following the contest will be awarded to one of the winners of the contest
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 05/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die nachgeforderten Erklärungen, Unterlagen und Nachweise können nach Aufforderung mit einer Frist von 6 Kalendertagen nachgefordert werden. Ein Versäumen dieser Frist schließt das Angebot von der weiteren Wertung aus.
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Stadt Mülheim an der Ruhr - Vergabekammer Westfalen
Organisation providing offline access to the procurement documents: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation receiving requests to participate: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation processing tenders: Stadt Mülheim an der Ruhr
8. Organisations
8.1.
ORG-0000
Official name: Stadt Mülheim an der Ruhr
Registration number: DE120347454
Department: Amt für Digitalisierung und IT
Town: Mülheim an der Ruhr
Postcode: 45468
Country subdivision (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Country: Germany
Contact point: Amt für Digitalisierung und IT - 19-2 IT-Beschaffung
Telephone: +49 0208 4551927
Other contact points:
Official name: Vergabekammer Westfalen
Department: Geschäftsstelle der Vergabekammer
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing offline access to the procurement documents
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
Review organisation
8.1.
ORG-0001
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Notice identifier/version: bbc76789-de61-44eb-8a19-0ff72db9b8f5 - 01
Form type: Competition
Notice type: Design contest notice
Notice subtype: 23
Notice dispatch date: 02/07/2026 10:01:36 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 460706-2026
OJ S issue number: 127/2026
Publication date: 06/07/2026