1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Utrecht
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Workforce management applicatie voor KCC en Burgerzaken
Description: De gemeente Utrecht wil een Overeenkomst met één Opdrachtnemer sluiten voor het leveren, implementeren, beheren, onderhouden en doorontwikkelen van een SaaS-applicatie voor Workforce Management van het Klant Contact Centrum (KCC) en Burgerzaken. In lijn met het huidige ICT-beleid van de gemeente Utrecht is gekozen voor de uitvraag van een SaaS-applicatie. Met deze roosterapplicatie worden de medewerkers ingeroosterd en wordt de bezetting gemanaged (traffic control). Gebruikers WFM-applicatie De WFM applicatie ondersteunt naar verwachting circa 250 ingeroosterde medewerkers, verdeeld over KCC en Burgerzaken. Daarnaast maken circa 10 planners/forecasters/trafficers gebruik van de WFM applicatie voor forecasting, capaciteitsplanning, roostering, dagsturing en rapportage. De applicatie wordt beheerd door ongeveer 5 functioneel beheerders. Ook 15 leidinggevenden en coördinatoren maken gebruik van de beschikbare functionaliteiten, waaronder medewerkersselfservice. De genoemde aantallen en kenmerken zijn indicatief en hebben tot doel Inschrijvers inzicht te geven in de schaal en complexiteit van de Opdracht. Inkoopvolume De omvang van de Opdracht wordt geschat op € 750.000,- (exclusief BTW). Dit betreft de omvang bij een looptijd van tien (10) jaar, inclusief de eenmalige implementatiekosten en de jaarlijkse (licentie)kosten voor gebruik en onderhoud en een fictieve post voor aanvullende dienstverlening op basis van de opgegeven uurtarieven en opleidingen. Let op: het genoemde bedrag vormt slechts een indicatie voor de toekomstige uitgaven. De Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen.
Procedure identifier: b69f6df9-378f-4378-badb-2ba29952a613
Internal identifier: 2025PBZ862
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Utrecht
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 750 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Workforce management applicatie voor KCC en Burgerzaken
Description: De gemeente Utrecht wil een Overeenkomst met één Opdrachtnemer sluiten voor het leveren, implementeren, beheren, onderhouden en doorontwikkelen van een SaaS-applicatie voor Workforce Management van het Klant Contact Centrum (KCC) en Burgerzaken. In lijn met het huidige ICT-beleid van de gemeente Utrecht is gekozen voor de uitvraag van een SaaS-applicatie. Met deze roosterapplicatie worden de medewerkers ingeroosterd en wordt de bezetting gemanaged (traffic control). Gebruikers WFM-applicatie De WFM applicatie ondersteunt naar verwachting circa 250 ingeroosterde medewerkers, verdeeld over KCC en Burgerzaken. Daarnaast maken circa 10 planners/forecasters/trafficers gebruik van de WFM applicatie voor forecasting, capaciteitsplanning, roostering, dagsturing en rapportage. De applicatie wordt beheerd door ongeveer 5 functioneel beheerders. Ook 15 leidinggevenden en coördinatoren maken gebruik van de beschikbare functionaliteiten, waaronder medewerkersselfservice. De genoemde aantallen en kenmerken zijn indicatief en hebben tot doel Inschrijvers inzicht te geven in de schaal en complexiteit van de Opdracht. Inkoopvolume De omvang van de Opdracht wordt geschat op € 750.000,- (exclusief BTW). Dit betreft de omvang bij een looptijd van tien (10) jaar, inclusief de eenmalige implementatiekosten en de jaarlijkse (licentie)kosten voor gebruik en onderhoud en een fictieve post voor aanvullende dienstverlening op basis van de opgegeven uurtarieven en opleidingen. Let op: het genoemde bedrag vormt slechts een indicatie voor de toekomstige uitgaven. De Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Options:
Description of the options: Zie § 1.1.8 - Herzieningsclausule - van de Inschrijvingsleidraad.
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Utrecht
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 120 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 6
Other information about renewals: De initiële Overeenkomst die met de Opdrachtnemer wordt gesloten, heeft een looptijd van vier (4) jaar. Deze Overeenkomst kan door de Opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden en conform de bepalingen van de Aanbestedingswet 2012, eenzijdig worden verlengd voor periodes van telkens één (1) jaar, met een maximum van zes (6) verlengingsopties.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 750 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Kwaliteit
Description: Kwaliteit
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 70
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 05/10/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 03/11/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 03/11/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Gemeente Utrecht - Rechtbank Midden-Nederland
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Utrecht - Gemeente Utrecht
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Utrecht
Organisation receiving requests to participate: Gemeente Utrecht - Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Utrecht
Registration number: 71663234
Postal address: Stadsplateau 1
Town: UTRECHT
Postcode: 3521 AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: William Besseling
Telephone: +31 302860000
Other contact points:
Official name: Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
Town: Utrecht
Postcode: 3521AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Other contact points:
Official name: Gemeente Utrecht
Town: Utrecht
Postcode: 3521AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Other contact points:
Official name: Rechtbank Midden-Nederland
Postal address: Postbus 16005
Town: UTRECHT
Postcode: 3500 DA
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Rechtbank Midden-Nederland
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Notice identifier/version: 8a4dae0a-b7c9-4b3c-a607-417105bdb7c3 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 02/07/2026 17:06:41 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 460753-2026
OJ S issue number: 127/2026
Publication date: 06/07/2026