1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Activity of the contracting entity: Railway services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Konzeptions- und Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Description: Die Deutsche Bahn AG samt ihrer Tochtergesellschaften (DB Fernverkehr, DB Regio, DB InfraGo, DB Cargo etc.) plant, organisiert und realisiert im Jahr ca. 300 Live-Kommunikations-Maßnahmen in unterschiedlichen Größen (10 - 5.000 Pax), Formaten (on-site, digital (mit und ohne Studio), hybrid), Umsetzungen (Roadshow, Messe, Kongress, Mitarbeitende-Veranstaltung etc.) und für diverse Zielgruppen (intern, extern) sowie mit unterschiedlichen Budgets. Wir suchen Rahmenvertragspartner für Konzeptions- sowie für Realisierungsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen. Bei den Konzeptionsleistungen in einem konkreten Projekt erwarten wir die Ausarbeitung der gestellten Aufgaben inkl. kreativer Ideen / Konzeptions-Ansätze – samt Herleitung und Aufzeigen der Verbindungen zu den bestehenden Unternehmens- und Projekt-Rahmenbedingungen und -Zielen. Basis hierfür und vorausgehend ist ein standardisiertes, aussagekräftiges Briefing. Bei den Realisierungsleistungen geht es nicht um das Kreativ-Konzept für eine Live-Kommunikations-Maßnahme, sondern um deren Ausarbeitung und Planung, die Organisation und Umsetzung, die Durchführung und Realisierung, sowie die Nachbereitung eines vorhandenen Kreativ-Konzeptes durch eine:n Partner:in. Wir gehen davon aus, dass bereits ein Kreativ-Konzept besteht und übergeben dieses an die Agentur zur Umsetzung. Ein Unternehmen kann sich nur auf eins der nachfolgenden Lose bewerben. Los 1: Konzeptionsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen Los 2: Realisierungsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen
Procedure identifier: a511d7ef-58d1-4516-9ddb-aee79f39a7b8
Internal identifier: 26FEA87677
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Additional classification (cpv): 79952000 Event services, 79956000 Fair and exhibition organisation services
2.1.2.
Place of performance
Town: bundesweit
Postcode: 10785
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 25 000 000,00 EUR
Maximum value of the framework agreement: 40 000 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für die Teilnahmeanträge ist die Anlage "T1 Los 1 Teilnahmeantrag“ / „T2 Los 2 Teilnahmeantrag“ des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden sie keine Berücksichtigung. Der Auftraggeber stellt diese Anlage auf dessen Bieterportal http://www.deutschebahn.com/bieterportal jedem Bewerber zum Download zur Verfügung. Die Projektnummer lautet: 26FEA87677. Eine Zusendung z.B. per E-Mail oder per Post ist ausgeschlossen. Jeder Bewerber hat die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Anlage "T1 bzw. T2 Teilnahmeantrag" im Excel-Datei-Format auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 03.08.2026 (12:00 Uhr) mit allen geforderten Nachweisen, Erklärungen etc. auf dem Bieterportal zu hinterlegen. Sollte kein Teilnahmeantrag frist- und formgerecht auf dem Bieterportal hinterlegt worden sein, sondern nur in anderer Form eingereicht worden sein, findet dieser Teilnahmeantrag keine Berücksichtigung. Bitte beachten Sie nachstehende Anforderungen: Alle elektronisch übergebenen Unterlagen müssen in einem PC-lesbaren Format (MS-Office 2000 kompatibel, pdf, tif, jpg oder mp3) vorliegen. Schätz- und Höchstwerte: Beim Schätzwert handelt es sich um eine reine Schätzung und nicht um eine verbindliche Angabe. Diese wurde auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Die Schätz- und Höchstwerte sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte und Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung. Schätzwerte pro Los: Los 1: 8.500.000,00 Mio.€, Los 2: 16.500.000,00 Mio. €, Höchstwerte pro Los: Los 1: 13.500.000,00 Mio. €, Los 2: 26.500.000,00 Mio. €. Bitte beachten Sie, dass zu dem o.g. Termin nur der wie oben beschriebene Teilnahmeantrag mit den entsprechend geforderten Anlagen und in geforderter Form einzureichen ist. Eine Angebotsabgabe (Bepreisung) ist zu diesem Zeitpunkt nicht zulässig. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen mit den Dateinamen Anlage A… (z.B. Anlage A2.2 Konzeptionsleistungen Aufgabe) dienen zum jetzigen Zeitpunkt der detaillierten Information über Umfang, Inhalt des Auftrags. Angebote dürfen erst nach ausdrücklicher Aufforderung zur Angebotsabgabe eingereicht werden. Ein dennoch ohne entsprechende Aufforderung eingereichtes Angebot bleibt – auch zu einem späteren Zeitpunkt - unberücksichtigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen. Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 3 Anträge pro Los ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß den genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt (siehe Datei „T1 und T2 Teilnahmeantrag“). Es werden die besten 3, max. 5 der geeigneten und zuverlässigen Bewerber pro Los zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die bestplatzierten Anbieter und somit wirtschaftlichsten Anbieter erhalten pro Los den Zuschlag. Die Auswahl und Zuweisung von Aufträgen innerhalb eines Loses erfolgt anhand sachgerechter und objektiver inhaltlich-fachlicher Kriterien, die sich nach dem konkreten Anforderungs- und Leistungsbedarf wie Umfang des Projektes, Inhalte, Zielgruppe, Resort, Anzahl der Gewerke richten. Die Bewertung umfasst insbesondere spezielle fachliche Qualifikationen und Leistungsmerkmale, auftragsbezogene Erfahrungen und konzeptionell-kreative (Los 1) / umsetzungsorientierte (Los 2) Lösungsansätze zur Erfüllung der konkreten Anforderungen und der ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags. In Einzelfällen – insbesondere, wenn der Auftraggeber nicht eindeutig erkennen kann, welcher Vertrag als wirtschaftlicher gilt – ist er berechtigt, einen nachgelagerten Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern pro Los durchzuführen. Ziel dieses Wettbewerbs ist es, den wirtschaftlichsten Vertrag für den jeweiligen Einzelauftrag festzustellen und darauf basierend die Auftragsvergabe vorzunehmen. Die Bewerbung ist nur auf ein Los möglich. Sofern ein Unternehmen sich ungeachtet dieser Regelung für beide Lose bewirbt, wird das Unternehmen aufgefordert, der Vergabestelle mitzuteilen, welcher Teilnahmeantrag am Vergabeverfahren teilnehmen soll. Der andere Teilnahmeantrag findet sodann keine Berücksichtigung. Bewerber, die sich bewerben wollen (einen Teilnahmeantrag abgeben möchten) und auf der Bieterplattform noch nicht registriert sind, müssen sich rechtzeitig auf der Bieterplattform des Auftraggebers registrieren (www.deutschebahn.com/bieterportal). Wir empfehlen dies mindestens 10 Tage vor Einreichen bzw. Hochladen der Dateien und Abgabe des Teilnahmeantrags zu tun.
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
sektvo -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 1
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 1
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Gemäß §§ 123, 124 GWB
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Los 1 Konzeptionsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Description: Bei den Konzeptionsleistungen in einem konkreten Projekt erwarten wir die Ausarbeitung der gestellten Aufgaben inkl. kreativer Ideen / Konzeptions-Ansätze – samt Herleitung und Aufzeigen der Verbindungen zu den bestehenden Unternehmens- und Projekt-Rahmenbedingungen und -Zielen. Basis hierfür und vorausgehend ist ein standardisiertes, aussagekräftiges Briefing.
Internal identifier: 74f94285-edbe-4bb1-ba5e-9f1cbdc4d2aa
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Options:
Description of the options: Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung bis zu drei Jahren vor. Die Verlängerung kann auch jahresweise erfolgen.
5.1.2.
Place of performance
Town: bundesweit
Postcode: 10785
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 8 500 000,00 EUR
Maximum value of the framework agreement: 13 500 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/1a670c47-4766-4bd2-9f01-01bed76b467a/suitabilitycriteria Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auszug aus dem Handelsregister ist beizufügen (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) Beizufügen: Handelsregisterauszug Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Es ist eine Erklärung hinsichtlich des Gesamtumsatzes des Unternehmens zur Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist eine Erklärung zur Höhe des Eigenkapitals und Fremdkapitals sowie der Eigenkapitalquote der letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist der Gewinn der letzten drei Geschäftsjahre auszuweisen Beizufügen: Erklärung Eine aktuelle Bankauskunft sowie Wirtschaftsauskunft eines unabhängigen Dritten z.B. Creditreform, Schufa (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität) des Unternehmens ist beizufügen. Beizufügen: Bankauskunft, Wirtschaftsauskunft Technische Leistungsfähigkeit: Der/Die Bewerber:in hat eine vollständige Aufstellung der derzeitigen Kund:innen abzugeben. In der Liste sind die Unternehmen aus dem Dienstleistungs-, Mobilitäts- und Logistiksektor kenntlich zu machen, die mit der Deutschen Bahn oder deren Tochtergesellschaften im Wettbewerb stehen (z.B. Fluglinien mit innerdeutschem Streckenangebot und/oder andere europäische Bahngesellschaften mit innerdeutschem und/oder europäischem Streckenangebot, Fernbuslinien sowie Verkehrsverbünde bzw. -verbände, Logistikdienstleister:innen, Automobil). Sollte der/die Bewerber:in konkurrierende Unternehmen in dieser Definition betreuen, hat er/sie darzustellen, wie er/sie im Falle einer Betreuung der Deutschen Bahn für die Wahrung der Interessen der Deutschen Bahn insbesondere hinsichtlich unternehmensinterner Vertraulichkeit und Mitarbeitendenesklusivität sorgen würde. Beizufügen: Liste und Darstellung / Konzeption wie dies umgesetzt wird Zusicherung zur Bereitstellung eines festen Betreuungsteams, Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch (in Wort und Schrift) sowie ständige Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten (Mo - Fr 8.00 - 18.00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage). Sicherstellung einer Notdienst-Telefonnummer. Beizufügen: Erklärung Die Kommunikation zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache. Die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift ist bindend. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Das gesamte Betreuungsteam verfügt über Expertise und Erfahrung im Bereich der Live-Kommunikation (sowohl on-site, digital als auch hybrid) von mindestens 3 Jahren, national und international. Eine entsprechende berufliche Ausbildung in der Live-Kommunikation und anverwandeten Bereichen setzen wir voraus. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Erfahrungen des/der Bewerber:in in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Konzernen im Bereich digitaler, hybrider oder on-site-Events. Beizufügen ist eine entsprechende Kunden-Referenzliste max. der letzten 3 Jahre mit Kennzeichnung welche Art von Leistungen eigenständig erbracht wurde. Beizufügen: Kundenliste mit Kennzeichnung Beschreibung des Unternehmens (z.B. Unternehmenskultur, Leistungsspektrum, Mitarbeiterstruktur, Philosophie, Unique Selling Point (USP) und/oder besondere Arbeitsweise/-prozesse) aus dem hervorgeht, warum wir mit Ihnen zusammenarbeiten sollten. Bitte gehen Sie hier auch spezifisch auf die Größe Ihres Unternehmens und ihr Firmenmodell ein und in welchen Strukturen Sie arbeiten - bitte geben Sie an in und mit welchen Netzwerken Sie arbeiten, wie agil und lösungsorientiert Sie auf die spezifischen Bedürfnisse jedes enzelnen Projektes eingehen können. Beizufügen: Präsentation - max. 5 charts (word, power-point etc.) Erfahrungen mit methodischer Entwicklung kunden- und marktgerechter Kreativkonzepte, die ein durchgängiges Kundenerlebnis entlang aller Kundenkontaktpunkte schaffen sind anhand von mind. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Ergänzungshinweisen zur Umsetzung Wie stellen Sie sicher, am Puls der Zeit und innovativ insbesondere bei on-site/hybriden Formaten zu sein? Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis in der Fortbildung, Informationsbeschaffung und Weitervermittlung sowie die Themen (z.B. Nachhaltigkeit, Datenschutz etc.) darstellt. Beizfügen: Präsentation Beschreiben Sie, wie Künstliche Intelligenz (KI) derzeit in Ihrem Unternehmen und speziell im Rahmen Ihrer Veranstaltungen verwendet wird. Erläutern Sie konkrete Anwendungsfälle und stellen dar, welche Vorteile erzielt wurden und an welchen Punkten KI an ihre Grenzen stieß. Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis darstellt. Beizfügen: Präsentation
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Order of importance: 5,00
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Beschreiben Sie, welche Trends, Chancen und Risiken Sie beim KI-Einsatz im Kontext aller prozessualen Wertschöpfungs-Schritte der Live-Kommunikation sehen, wie Sie sich darauf einstellen und wie sich dies auf zukünftige Veranstaltungen der Deutsche Bahn AG vermutlich auswirken wird. Beizfügen: Präsentation Die für die Deutsche Bahn erarbeiteten kreativen Ideen und Konzept-Ansätze stammen nicht aus anderen zuvor (bei anderen Kund:innen) erabeiteten Konzeptions-Arbeiten und werden nicht bei anderen Kund:innen verarbeitet. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Die Bietereigenerklärung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Beizufügen: Bietereigenerklärung (Anlage T 3) Sofern Bietergemeinschaft: Beizufügen Bietergemeinschaftserklärung (Anlage T 4) Details sind der Anlage T1 Los1 Teilnahmeantrag zu entnehmen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Order of importance: 5,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Description: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 28/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 03/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß § 51 Abs. 2 SektVO. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Entfällt
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor und entgegenzunehmen. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitgliedersind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.
Financial arrangement: Die Zahlungsbedingungen gelten gemäß Vergabeunterlagen.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 2
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Bundes
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Los 2 Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Description: Bei den Realisierungsleistungen geht es nicht um das Kreativ-Konzept für eine Live-Kommunikations-Maßnahme, sondern um deren Ausarbeitung und Planung, die Organisation und Umsetzung, die Durchführung und Realisierung, sowie die Nachbereitung eines vorhandenen Kreativ-Konzeptes durch eine:n Partner:in. Wir gehen davon aus, dass bereits ein Kreativ-Konzept besteht und übergeben dieses an die Agentur zur Umsetzung.
Internal identifier: 85391c4a-16f9-4b12-bb00-4848f4e6fa63
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Options:
Description of the options: Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung bis zu drei Jahren vor. Die Verlängerung kann auch jahresweise erfolgen.
5.1.2.
Place of performance
Town: bundesweit
Postcode: 10785
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 16 500 000,00 EUR
Maximum value of the framework agreement: 26 500 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/1a670c47-4766-4bd2-9f01-01bed76b467a/suitabilitycriteria Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auzug aus dem Handelsregister ist beizufügen (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) Beizufügen: Handelsregisterauszug Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Es ist eine Erklärung hinsichtlich des Gesamtumsatzes des Unternehmens zur Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist eine Erklärung zur Höhe des Eigenkapitals und Fremdkapitals sowie der Eigenkapitalquote der letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist der Gewinn der letzten drei Geschäftsjahre auszuweisen Beizufügen: Erklärung Eine aktuelle Bankauskunft sowie Wirtschaftsauskunft eines unabhängigen Dritten z.B. Creditreform, Schufa (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität) des Unternehmens ist beizufügen. Beizufügen: Bankauskunft, Wirtschaftsauskunft Technische Leistungsfähigkeit: Der/Die Bewerber:in hat eine vollständige Aufstellung der derzeitigen Kund:innen abzugeben. In der Liste sind die Unternehmen aus dem Dienstleistungs-, Mobilitäts- und Logistiksektor kenntlich zu machen, die mit der Deutschen Bahn oder deren Tochtergesellschaften im Wettbewerb stehen (z.B. Fluglinien mit innerdeutschem Streckenangebot und/oder andere Bahngesellschaften mit innerdeutschem und/oder europäischem Streckenangebot, Fernbuslinien sowie Verkehrsverbünde bzw. -verbände, Logistikdienstleister:innen, Automobil). Sollte der/die Bewerber:in konkurrierende Unternehmen in dieser Definition betreuen, hat er/sie darzustellen, wie er/sie im Falle einer Betreuung der Deutschen Bahn für die Wahrung der Interessen der Deutschen Bahn insbesondere hinsichtlich unternehmensinterner Vertraulichkeit und Mitarbeitendenesklusivität sorgen würde. Beizufügen: Liste und Darstellung / Konzeption wie dies umgesetzt wird Zusicherung zur Bereitstellung eines festen Betreuungsteams, Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch (in Wort und Schrift) sowie ständige Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten (Mo - Fr 8.00 - 18.00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage). Sicherstellung einer Notdienst-Telefonnummer. Beizufügen: Erklärung Die Kommunikation zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache. Die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift ist bindend. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Das gesamte Betreuungsteam verfügt über Expertise und Erfahrung im Bereich der Live-Kommunikation (sowohl on-site, digital als auch hybrid) von mindestens 3 Jahren, national und international. Eine entsprechende berufliche Ausbildung in der Live-Kommunikation und anverwandeten Bereichen setzen wir voraus. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Erfahrungen des/der Bewerber:in in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Konzernen im Bereich digitaler, hybrider oder on-site-Events. Beizufügen ist eine entsprechende Kunden-Referenzliste max. der letzten 3 Jahre mit Kennzeichnung welche Art von Leistungen eigenständig erbracht wurde. Beizufügen: Kundenliste mit Kennzeichnung Beschreibung des Unternehmens (z.B. Unternehmenskultur, Leistungsspektrum, Mitarbeiterstruktur, Philosophie, Unique Selling Point (USP) und/oder besondere Arbeitsweise/-prozesse) aus dem hervorgeht, warum wir mit Ihnen zusammenarbeiten sollten. Bitte gehen Sie hier auch spezifisch auf die Größe Ihres Unternehmens und ihr Agenturmodell ein und in welchen Strukturen Sie arbeiten - bitte geben Sie an in und mit welchen Netzwerken Sie arbeiten, wie agil und lösungsorientiert Sie auf die spezifischen Bedürfnisse jedes enzelnen Projektes eingehen können. Beizufügen: Präsentation - max. 5 charts (word, power-point etc.) Erfahrungen in der Umsetzung und Anwendung der Marke DB oder vergleichbaren Marken im Live-Kommunikations-Kontext (360 Grad, über den Tellerrand denken) sind anhand von min. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Ergänzungshinweisen zur Umsetzung Wie stellen Sie sicher, am Puls der Zeit und innovativ insbesondere bei on-site/hybriden Formaten zu sein? Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis in der Fortbildung, Informationsbeschaffung und Weitervermittlung sowie die Themen (z.B. Nachhaltigkeit, Datenschutz etc.) darstellt. Beizfügen: Präsentation
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Order of importance: 5,00
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Beschreiben Sie, welche Trends, Chancen und Risiken Sie beim KI-Einsatz im Kontext aller prozessualen Wertschöpfungs-Schritte der Live-Kommunikation sehen, wie Sie sich darauf einstellen und wie sich dies auf zukünftige Veranstaltungen der Deutsche Bahn AG vermutlich auswirken wird. Beizfügen: Präsentation Die für die Deutsche Bahn erarbeiteten kreativen Ideen und Konzept-Ansätze stammen nicht aus anderen zuvor (bei anderen Kund:innen) erabeiteten Konzeptions-Arbeiten und werden nicht bei anderen Kund:innen verarbeitet. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizfügen: Zusicherung Dienstleistersteuerung und Implementierung von entwickelten Kreativkonzepten sind anhand von min. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Wichtig ist hierbei ein Verständnis für die Rolle und das Rollenverständnis des AN in den späten Projektphasen zu bekommen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Darstellung der Rollen/Aufgaben und Verantwortungen Die Bietereigenerklärung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Beizufügen: Bietereigenerklärung (Anlage T 3). Sofern Bietergemeinschaft: Beizufügen Bietergemeinschaftserklärung (Anlage T 4) Details sind der Anlage T2 Los 2 Teilnahmeantrag zu entnehmen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Order of importance: 5,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Description: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 28/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 03/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß § 51 Abs. 2 SektVO. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Entfällt
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor und entgegenzunehmen. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitgliedersind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.
Financial arrangement: Die Zahlungsbedingungen gelten gemäß Vergabeunterlagen.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 3
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Bundes
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Registration number: 614e5983-da36-4339-8fed-deed96606a37
Postal address: Potsdamer Platz 2
Town: Berlin
Postcode: 10785
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Contact point: FE.EA 33
Telephone: +49 3029756737
Fax: +49 6926520154
Roles of this organisation:
Buyer
Central purchasing body awarding public contracts or concluding framework agreements for works, supplies or services intended for other buyers
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: 0a9ea480-08e4-4ab6-bf12-d722d0ad54b6
Postal address: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49 22894990
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: fd937bcc-d3cc-4ba7-888e-24272e191a55 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 02/07/2026 18:58:19 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 460895-2026
OJ S issue number: 127/2026
Publication date: 06/07/2026