461016-2026 - Competition
Germany – Scanning services – Digitalisierung von Bestandsakten
OJ S 127/2026 06/07/2026
Contract or concession notice – standard regime - Change notice
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Kreis Rendsburg-Eckernförde
Email: zentrale-vergabestelle@kreis-rd.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Digitalisierung von Bestandsakten
Description: Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in verschiedenen Fachdiensten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen). Die Menge der zu verarbeitenden Akten beläuft sich auf ca. 40.000 Akten verschiedener Fachdienste.
Procedure identifier: b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a
Internal identifier: 2026-0037
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Rendsburg-Eckernförde (DEF0B)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 1 200 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption: 
Fraud: 
Money laundering or terrorist financing: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Grave professional misconduct: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Business activities are suspended: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Digitalisierung von Bestandsakten
Description: Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems ein. Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand in den jeweiligen Fachdiensten komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen. Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in verschiedenen Fachdiensten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. In diesem Zusammenhang wird der Abschluss eines Rahmenvertrages angestrebt, der Zeitraum beträgt 2 Jahre mit der Option einer einmaligen Verlängerung von maximal 2 Jahren. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen). Die Menge der zu verarbeitenden Akten beläuft sich auf ca. 40.000 Akten verschiedener Fachdienste. Weitere Details stehen in der Leistungsbeschreibung.
Internal identifier: 0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Rendsburg-Eckernförde (DEF0B)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/08/2026
Duration end date: 01/08/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Der Rahmenvertrag kann einmalig um maximal 2 weitere Jahre verlängert werden.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Die Bieter müssen die nachfolgend aufgeführten Zertifikate nachweisen können:  ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement)  DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Die Bieter haben neben ihrem jeweiligen Angebot auch ein Sicherheitskonzept für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen einzureichen. Darin sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. § 64 BDSG zu beschreiben, welche die Einhaltung des Datenschutzes während der gesamten Auftragsabwicklung gewährleisten.

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Bei der Vergabe nicht berücksichtigt werden Bieter, die die zeitlichen Vorgaben der Leistungserbringung (aufgeführt unter 2.2 und 2.3) nicht einhalten können (siehe Erklärung zur Eignung, die abgegeben werden muss)

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und mindestens drei entsprechende Referenzprojekte mit einem Mindestauftragswert von jeweils 100.000€ vorweisen können (siehe Erklärung zur Eignung). Als Nachweis ist eine Aufstellung von gleichgearteten Projekten mit Angaben über Referenzkunden, Aktenvolumen und Zeitraum der Verarbeitung einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: In jeder Transportkolonne des Auftragnehmers ist eine Person vorhanden, die über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung datenschutzkonformer Transporte verfügt und die deutsche Sprache fließend spricht (mindestens Sprachniveau C1). Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung). Die Akten dürfen die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Sämtliche Systeme zur Speicherung der Daten müssen sich in Deutschland befinden. Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preiskriterium
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 03/07/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 21 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kreis Rendsburg-Eckernförde
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Kreis Rendsburg-Eckernförde
Registration number: 13717
Postal address: Kaiserstraße 8
Town: Rendsburg
Postcode: 24768
Country subdivision (NUTS): Rendsburg-Eckernförde (DEF0B)
Country: Germany
Email: zentrale-vergabestelle@kreis-rd.de
Telephone: +49 43312027231
Internet address: https://www.deutsche-evergabe.de
Buyer profile: https://www.deutsche-evergabe.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Registration number: a8d7e3c3-e1f7-43de-8dfb-1379a8671200
Postal address: Düsternbrooker Weg 94
Town: Kiel
Postcode: 24105
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
Telephone: +49 4319884542
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a-01
Main reason for change: Information updated
Description: terminliche Gründe
Notice information
Notice identifier/version: b02cf0dc-4c0d-4e99-97c6-51fb9c29c43f  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 02/07/2026 16:58:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 461016-2026
OJ S issue number: 127/2026
Publication date: 06/07/2026