1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Zweckverband der Berufsbildenden Schulen Opladen
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: 2026-0185, IT-Dienstleister Zweckverband der berufsbildenden Schulen Opladen
Description: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über IT-Serviceleistungen in der Systemumgebung des Auftraggebers. Das Berufskolleg Opladen nutzt für seinen Geschäftsauftrag eine IT-Infrastruktur und separiert diese nach dem Verwaltungsnetz sowie dem pädagogischen Netz. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die regelmäßige Wartung und Betreuung der Netze sowie der Hardware und Software zu gewährleisten, damit ein ordnungsgemäßer Geschäftsbetrieb sichergestellt ist. Die Tätigkeiten werden differenziert nach: a) Service und Supporttätigkeiten im Bereich der Infrastruktur, Server und Netzwerke b) Service und Supporttätigkeiten im Bereich stationäre und mobile Endgeräte, Präsentationstechnik, Drucker etc. c) IT-Sicherheitsmanagement d) Beratungsleistungen. Diese Serviceleistungen sind bedarfsweise innerhalb oder auch außerhalb der Geschäftszeiten des BKO auszuüben (siehe EVB-IT Vertrag). Tätigkeiten können remote durchgeführt werden, sind aber auch vor Ort erforderlich.
Procedure identifier: 3aefd2b3-2759-4096-8cfc-becce4091d4f
Internal identifier: 2026-0185
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72267000 Software maintenance and repair services
2.1.2.
Place of performance
Town: Leverkusen
Country subdivision (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 898 643,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXVHYYRYT2MDRQ32#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Es gelten die gesetzlichen Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen beziehungsweise § 5 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW und § 19 Mindestlohngesetz. Diese werden in der Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen abgefragt. Der Bewerber hat daher als Nachweis das ausgefüllte Formblatt "Anlage A4" (liegt den Vergabeunterlagen bei); Nachunternehmer die Anlage A5 mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: 2026-0185, IT-Dienstleister Zweckverband der berufsbildenden Schulen Opladen
Description: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über IT-Serviceleistungen in der Systemumgebung des Auftraggebers. Das Berufskolleg Opladen nutzt für seinen Geschäftsauftrag eine IT-Infrastruktur und separiert diese nach dem Verwaltungsnetz sowie dem pädagogischen Netz. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die regelmäßige Wartung und Betreuung der Netze sowie der Hardware und Software zu gewährleisten, damit ein ordnungsgemäßer Geschäftsbetrieb sichergestellt ist. Die Tätigkeiten werden differenziert nach: a) Service und Supporttätigkeiten im Bereich der Infrastruktur, Server und Netzwerke b) Service und Supporttätigkeiten im Bereich stationäre und mobile Endgeräte, Präsentationstechnik, Drucker etc. c) IT-Sicherheitsmanagement d) Beratungsleistungen. Diese Serviceleistungen sind bedarfsweise innerhalb oder auch außerhalb der Geschäftszeiten des BKO auszuüben (siehe EVB-IT Vertrag). Tätigkeiten können remote durchgeführt werden, sind aber auch vor Ort erforderlich.
Internal identifier: 2026-0185
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72267000 Software maintenance and repair services
5.1.2.
Place of performance
Town: Leverkusen
Country subdivision (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 4
Other information about renewals: Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag durch einseitige Mitteilung in Textform zu den bestehenden Bedingungen um einen Zeitraum von jeweils einem (in Zahl 1) Jahr bis zu viermal zu verlängern (Option), das heißt auf eine Maximallaufzeit von 6 Jahren.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Innovative purchase
Description: Im Rahmen der Bewertung der Konzepte fließt ein, ob der Bieter sinnvolle Verbesserungen oder neue, nützliche Ansätze zeigt.
Innovation procurement: The procured works, supplies, or services entail process innovation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Formblatt RL - Referenzliste (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Supply chain management
Description of selection criterion: Eigenerklärung zu Russlandsanktionen - Abgabe einer Eigenerklärung vom Bewerber/jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, von jedem benannten Nachunternehmer, dass die Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 genannten Sachverhalte zu Russlandsanktionen eingehalten werden (Nachzuweisen durch Eigenerklärung: Anlage A4, Ziffer 1.3).
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung - Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung vorhanden ist, bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird Die Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken: - Für Personen- und Sach- und Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR pauschal je Schadensfall zweifach maximiert pro Jahr (Nachzuweisen durch Eigenerklärung: Anlage A4, Ziffer 2.1), Im Fall einer Bewerbergemeinschaft muss eine entsprechende Versicherung von mindestens einem Mitglied oder alternativ von der Bewerbergemeinschaft selbst vorhanden sein.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen - Abgabe einer Eigenerklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Es sind mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die nachfolgenden Bedingungen erfüllt: - Betreuung einer IT-Infrastruktur mit Hardware, Software und WLAN sowie internen Netzen - Vertragsende nicht länger als 3 Kalenderjahre (2023) zurückliegend - Leistungszeitraum mind. 1 Jahr - Auftragsvolumen mind. 60.000 EUR netto p.a. (Nachzuweisen durch Eigenerklärung: Anlage A4, Ziffer 3.1). Die Auftraggeberin vergibt für die eingereichten Referenzen Punkte. Dabei wird sie je Referenz Punkte entsprechend der folgenden Methodik vergeben. Der Referenzauftraggeber ist ein Schulträger: 5 Punkte Leistungszeitraum: - mehr als 1 Jahr, weniger als 2 Jahre: 1 Punkt - 2 Jahre oder mehr, aber weniger als 3 Jahre: 3 Punkte - 3 Jahre oder mehr: 5 Punkte Die Referenz beinhaltet die Betreuung der Infrastrukur mit der Softwarelösung Phantosys: 10 Punkte Auftragsvolumen: - mehr als 60.000 EUR netto p.a. und maximal 74.999,099 EUR netto p.a.: 1 Punkte - größer gleich 75.000 EUR netto p.a.: 5 Punkte Es werden maximal die ersten zwei eingereichten Referenzen gewertet. Der Bieter hat die Referenzen zu nummerieren.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 100,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 24/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 24/08/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 04/08/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gem. § 56 VgV
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: keine
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Vergabekammer Westfalen
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Zweckverband der Berufsbildenden Schulen Opladen
Organisation providing more information on the review procedures: Oberlandesgericht Düsseldorf
Organisation receiving requests to participate: Zweckverband der Berufsbildenden Schulen Opladen
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Zweckverband der Berufsbildenden Schulen Opladen
Registration number: 05316-31001-10
Postal address: Goetheplatz 1-4
Town: Leverkusen
Postcode: 51379
Country subdivision (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Country: Germany
Telephone: +49 2144063080
Fax: +49 2144065532
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
Registration number: 98005_10000000
Postal address: Friedrichstr. 149
Town: Berlin
Postcode: 10117
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0003
Official name: Oberlandesgericht Düsseldorf
Registration number: 05111-04009-51
Postal address: Cecilienallee 3
Town: Düsseldorf
Postcode: 40474
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
Contact point: DE246790011
Telephone: +49 21149710
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0004
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Fax: +49 2514112165
Roles of this organisation:
Review organisation
Mediation organisation
8.1.
ORG-0005
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 973716b1-7581-46f1-b7cc-14730587eed4 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 03/07/2026 13:01:07 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 462069-2026
OJ S issue number: 127/2026
Publication date: 06/07/2026