5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50413200 Repair and maintenance services of firefighting equipment
Additional classification (cpv): 50400000 Repair and maintenance services of medical and precision equipment, 50413000 Repair and maintenance services of checking apparatus, 50710000 Repair and maintenance services of electrical and mechanical building installations
5.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 14/12/2026
Duration end date: 13/12/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Mit der Ausführung der Leistungen ist spätestens innerhalb von vier (4) Wochen nach Zuschlagserteilung zu beginnen. Die Grundlaufzeit des Vertrages beträgt zwei (2) Jahre ab Beginn der Leistungserbringung. Der Vertrag verlängert sich im Anschluss automatisch höchstens zweimal um jeweils ein (1) weiteres Jahr, sofern er nicht vom Auftraggeber unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Die Gesamtlaufzeit des Vertrages beträgt höchstens vier (4) Jahre ab Beginn der Leistungserbringung. Auf den den Vergabeunterlagen beiliegenden Vertrag wird verwiesen.
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Description: 2030/ 2031
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 3 vergleichbare Referenzen der letzten 5 Jahre und mindestens eine mehrjährige Referenz (ab 2jähriger Dauer) im Krankenhaus-/kritische-Infrastruktur-Umfeld. Bei Nichterfüllung Ausschluss. Vorlage von: - Mindestens 3 Referenzen mit Angaben zu Auftraggeber, Art der Einrichtung, Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Leistungsumfang und Ansprechpartner. - Sammelerklärung, dass die Referenzen die Mindestanforderungen erfüllen und der Auftraggeber die Angaben beim Referenzgeber überprüfen darf. Weitere Nachweise können nachgefordert werden Form der Vorlage Für die Vorlage der Referenzen ist ds beigefügte Formblatt "Eigenerklärung Eignung TW" zu verwenden. Die in dieser Datei beschriebenen Inhalte sind vollständig zu beantworten. Nachforderung von Referenzbestätigungen Die Angaben zu den Referenzen erfolgen zunächst als Eigenerklärung des Unternehmens. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf vom Bieter die Vorlage von Referenzbestätigungen der jeweiligen Referenzgeber nachzufordern.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung zu den üblichen Versicherungsbedingungen abzuschließen oder dem Auftraggeber durch Vorlage eines entsprechenden Versicherungsnachweises das Bestehen einer solchen Versicherung nachzuweisen. Der Versicherungsschutz muss bis zum Ende der Vertragslaufzeit bestehen und auch solche Verstöße erfassen, die vor Beginn des Versicherungsvertrages begangen wurden und dem Versicherungsnehmer noch nicht bekannt waren.
Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter, die Bietergemeinschaft muss bestätigen, dass er/sie der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt sind. Präqualifizierte Unternehmen weisen dies durch Verweis auf das Präqualifikationsverzeichnis nach. Bei nicht Präqualifizierten Unternehmen erfolgt die Bestätigung über das Formblatt 124 (Eigenerklärung zur Eignung). Der Auftraggeber behält sich die Nachforderung der Nachweise vor.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: VdS-Anerkennung Sprinklerlöschanlagen und Einhaltung technischer Normen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Gültige VdS-Anerkennung für Sprinklerlöschanlagen und verbindliche Zusicherung der Leistungserbringung nach VdS CEA 4001, DIN 14462, DIN EN 671-3 sowie Herstellerangaben. Vorlage von: - Eigenerklärung zur fachlichen Eignung im Bereich stationäre Feuerlöschanlagen (Beschreibung Tätigkeitsfeld). - Kopie des gültigen VdS-Zertifikats Sprinklerlöschanlagen. - Eigenerklärung zur Einhaltung der genannten Normen und Herstellerangaben. Originale/Zertifikate können nachgefordert werden Auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers: Vorlage von Gesellen oder Facharbeiterzeugnissen oder gleichwertigen Ausbildungsnachweisen der benannten Mitarbeiter. Form der Vorlage Für die Vorlage ist das beigefügte Formblatt "Eigenerklärung Eignung TW" zu verwenden. Die in dieser Datei beschriebenen Inhalte sind vollständig zu beantworten.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Personelle Eignung - Objektleitung und deren Stellvertretung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Namentlich benannte Objektleitung und deren Stellvertretung mit nachgewiesenen Qualifikationen (Sachkunde/Befähigung gemäß Leistungsbeschreibung) und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Betreuung vergleichbarer Feuerlöschanlagen. Bei Nichterfüllung Ausschluss. Vorlage von: - Eigenerklärung mit Angabe der Objektleitung und deren Stellvertretung (Name, Funktion). - Tabellarischer Lebenslauf der Objektleitung und deren Stellvertretung. - Nachweise zur Qualifikation als sachkundige/befähigte Personen (z. B. DIN 14462, BetrSichV/TRBS 1203, VdS-Schulungen). - Kurze Darstellung der Berufserfahrung und betreuter Projekte. Originalzeugnisse/Zertifikate können nachgefordert werden Form der Vorlage Für die Vorlage ist das beigefügte Formblatt "Eigenerklärung Eignung TW" zu verwenden. Die in dieser Datei beschriebenen Inhalte sind vollständig zu beantworten.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Personelle Eignung - übriges Personal / Qualifikationsstruktur (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Personelle Eignung - Qualifikationsstruktur und Einsatzteam für Wartung/Instandhaltung. Alle eingesetzten Personen verfügen über eine einschlägige technische Berufsausbildung, besitzen die für die Aufgaben erforderliche Sachkunde/Befähigung und es besteht eine feste Kernmannschaft mit geregelten Vertretungen für alle wesentlichen Funktionen. Bei Nichterfüllung Ausschluss. Vorlage von: - Eigenerklärung mit Übersicht der vorgesehenen Mitarbeitenden (Name, Funktion/Rolle, technische Berufsausbildung, wesentliche Qualifikationen). - Darstellung der Personalstruktur (Anzahl, Rollen, Vertretungsregelungen). Schulungs- und Qualifikationsnachweise können nachgefordert werden Form der Vorlage Für die Vorlage ist das beigefügte Formblatt "Eigenerklärung Eignung TW" zu verwenden. Die in dieser Datei beschriebenen Inhalte sind vollständig zu beantworten.
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Unternehmensbezogene fachliche Eignung - VdS & normen - Was der Bieter leisten muss: Das Unternehmen muss fachkundig im Bereich stationärer Feuerlöschanlagen sein, eine gültige VdS-Anerkennung für Sprinklerlöschanlagen besitzen und zusichern, dass die Leistungen nach den einschlägigen Normen (VdS CEA 4001, DIN 14462, DIN EN 671?3) sowie nach den Herstellerangaben erbracht werden. Welche Unterlagen / Erklärungen einzureichen sind: - Eigenerklärung zur fachlichen Eignung im Bereich Feuerlöschanlagen (Beschreibung des Tätigkeitsfelds). - Kopie des gültigen VdS-Zertifikats Sprinklerlöschanlagen (VdS-Anerkennung). - Eigenerklärung zur Einhaltung der Normen VdS CEA 4001, DIN 14462, DIN EN 671?3 sowie der Herstellerangaben. Originale/Zertifikate können vom Auftraggeber bei Bedarf nachgefordert werden. Mindestanforderung: - Eigenerklärung zur fachlichen Eignung im Bereich Feuerlöschanlagen, - gültige VdS-Anerkennung für Sprinklerlöschanlagen liegt vor, - Einhaltung der genannten Normen und Herstellerangaben wird verbindlich zugesichert. Bei Nichterfüllung erfolgt der Ausschluss.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Qualifikation Objektleitung und deren Stellvertretung - Was der Bieter leisten muss: Der Bieter muss eine Objektleitung und deren Stellvertretung benennen, welche fachlich qualifiziert sind und über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Betreuung vergleichbarer stationärer Feuerlöschanlagen (Sprinkler, Hydranten, Trockensteigleitungen) verfügt. Welche Unterlagen / Erklärungen einzureichen sind: - Eigenerklärung mit Angabe der Objektleitung und der Stellvertretung (Name, Funktion). - Tabellarischer Lebenslauf der Objektleitung und der Stellvertretung. - Nachweise zur Qualifikation als sachkundige/befähigte Person (z.?B. Sachkunde nach DIN 14462, befähigte Person nach BetrSichV/TRBS 1203, einschlägige VdS-Schulungen) der Objektleitung und der Stellvertretung. - Kurze Darstellung der Berufserfahrung und der betreuten Projekte (Feuerlöschanlagen, Krankenhaus-/kritische?Infrastruktur-Umfeld) der Objektleitung und der Stellvertretung. Originalzeugnisse/Zertifikate von beiden benannten Personen können vom Auftraggeber bei Bedarf nachgefordert werden. Mindestanforderung: - Objektleitung und deren Stellvertretung ist namentlich benannt, - Qualifikationen der Objektleitung und deren Stellvertretung gemäß Leistungsbeschreibung (Sachkunde/Befähigung) sind nachgewiesen, - mindestens drei (3) Jahre Berufserfahrung in der Betreuung vergleichbarer Feuerlöschanlagen sind belegt von beiden benannten Personen. Bei Nichterfüllung erfolgt der Ausschluss.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Qualifikationsstruktur des übrigen Personals - Was der Bieter leisten muss: Der Bieter muss ein ausreichend qualifiziertes und personell stabiles Team für die Wartung/Instandhaltung der Feuerlöschanlagen einsetzen (einschlägige technische Berufsausbildung, Sachkunde/Befähigung, ggf. VdS-Ausweise; Sicherstellung von Vertretung im Krankheits-/Urlaubsfall). Es existiert eine feste Kernmannschaft, die seit mindestens 2 Jahren im Unternehmen tätig ist (kein überwiegender Einsatz von Leiarbeitern oder ständig wechselndem Personal). Welche Unterlagen / Erklärungen einzureichen sind: - Eigenerklärung mit Übersicht der vorgesehenen Mitarbeitenden (Name, Funktion/Rolle, technische Berufsausbildung, wesentliche Qualifikationen). - Darstellung der Personalstruktur (Anzahl, Rollen, Vertretungsregelungen). Schulungs- und Qualifikationsnachweise können vom Auftraggeber bei Bedarf nachgefordert werden. Mindestanforderung: - alle eingesetzten Personen verfügen über eine einschlägige technische Berufsausbildung, - Sachkunde/Befähigung für die Aufgaben ist vorhanden, - ausreichende personelle Besetzung und Vertretungsregelungen sind erkennbar. Bei Nichterfüllung erfolgt der Ausschluss.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 24/7 Serviceorganisation & Reaktionszeit - Was der Bieter leisten muss: Der Bieter muss einen 24/7?Bereitschaftsdienst vorhalten, eine dauerhaft erreichbare Notrufnummer zur Verfügung stellen und verbindlich zusichern, dass die Reaktionszeit bis zum Eintreffen des Notdienstes vor Ort (Uniklinik Köln, Leitstelle, Gebäude 4) maximal 2 Stunden beträgt. Welche Unterlagen / Erklärungen einzureichen sind: - Eigenerklärung: "Wir betreiben einen Bereitschaftsdienst an sieben Tagen der Woche rund um die Uhr (24/7)." - Angabe der 24/7?Notrufnummer. - Eigenerklärung: "Wir garantieren eine maximale Reaktionszeit von 2 Stunden bis zum Eintreffen des Notdienstes vor Ort (Uniklinik Köln, Leitstelle, Gebäude 4)." Nachweise können vom Auftraggeber bei Bedarf nachgefordert werden. Mindestanforderung: - 24/7?Bereitschaftsdienst vorhanden, - 24/7 Notrufnummer angegeben - Reaktionszeit von höchstens 2 Stunden verbindlich zugesichert, Bei Nichterfüllung erfolgt der Ausschluss.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzen Erfahrung Wartung/Instandhaltung stationäre Feuerlöschanlagen - Was der Bieter leisten muss: Das Unternehmen muss über einschlägige Erfahrung mit der Wartung/Instandhaltung stationärer Feuerlöschanlagen verfügen und dies durch Referenzen der letzten 5 Jahre belegen, mindestens eine mehrjährige Referenz (ab 2jähriger Dauer) im Krankenhaus-/kritische?Infrastruktur-Umfeld. Welche Unterlagen / Erklärungen einzureichen sind: - mindestens 3 Referenzen mit Angaben zu Auftraggeber, Art der Einrichtung, Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Leistungsumfang und Ansprechpartner. - Sammelerklärung, dass die Referenzen die geforderten Mindestanforderungen erfüllen und der Auftraggeber die Angaben beim Referenzgeber überprüfen darf. Weitere Nachweise können bei Bedarf nachgefordert werden. Mindestanforderung: - mindestens 3 vergleichbare Referenzen, - mindestens eine mehrjährige Referenz im Krankenhaus-/kritische?Infrastruktur-Umfeld. Bei Nichterfüllung erfolgt der Ausschluss.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 29/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 09/09/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Die Forderung einer Sicherheit bestimmt sich nach § 18 VOL/B.
Deadline for receipt of requests to participate: 11/08/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach den Voraussetzungen des § 56 VGV.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Entsprechend dem beigefügten Dokument Matrix-Eignungskriterien_TW sind die Unterlagen beizufügen.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
Financial arrangement: nach den Bestimmungen des § 17 VOL/B in der jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Nach den Bestimmungen gem. § 160 GWB ist der Antrag zulässig soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: medfacilities Betrieb GmbH
Organisation receiving requests to participate: medfacilities Betrieb GmbH